تسکولو نام یک نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی است که برای افزایش بهره‌وری و پیشبرد فعالیت‌های تیمی یک سازمان این روزها طرفداران زیادی پیدا کرده است. این اپلیکیشن به زبان‌های انگلیسی و اسپانیایی هم قابل استفاده است. مدیریت پروژه تسکولو دارای اصول خاصی است و می‌توانید با بررسی و شرکت در دوره‌های مختلف به تخصص در این زمینه دست پیدا کنید. نرم افزار تسکولو در جدید ترین آپدیت‌های خودش توانسته امکان تماس تلفنی را هم برای کاربران خودش فراهم کند و درجه محبوبیتش را افزایش دهد. همچنین شرکت‌های فعال در حوزه بازاریابی و تبلیغات، تولید بازی، تولید فیلم و موسیقی می‌توانند در فضای مخصوص به حوزه کسب وکارشان به راحتی و در شرایط دورکاری به مدیریت و اجرای پروژه ها بپردازند.
در اجرای یک پروژه با استفاده از Taskulu می توانید به راحتی فهرست وظایف ایجاد و آن‌ها را مدیریت کنید و در سه بخش Todo ،Doing ،Done قرار دهید. وجود این مراحل، پیگیری وضعیت انجام فعالیت ها توسط اعضای تیم را سریع‌تر و آسان‌تر کرده و از دوباره کاری در مراحل اجرایی پروژه جلوگیری می نماید. به طور کلی تسکولو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه کارآمد با توانایی ارتباط تیمی گامی مهم برای انجام و مدیریت پروژه‌های شرکت شما است.
آشنایی با مدیریت پروژه تسکولو
پس از ورود به وب سایت تسکولو بهتر است زبان را به زبان فارسی تغییر دهید. قبل از شروع به هرکاری در وب سایت تسکولو ثبت نام کرده و بر روی “رایگان شروع کن” کلیک کنید. بعد از وارد کردن اطلاعات خواسته شده، در نظرداشته باشید که حتما ایمیل معتبر وارد کنید.
یک کد تایید به ایمیل ارسال شده و پس از تایید مجدد ایمیل، حساب کاربری شما در تسکولو فعال خواهد شد. برای شروع کار و مدیریت پروژه تسکولو بعد از تایید حساب کار، وارد سایت شده و یک پروژه ایجاد کنید. بعد از ایجاد پروژه، اعضای تیم کاری خود را از طریق وارد کردن آدرس ایمیل‌ها به پروژه اضافه کنید.
مزایای مدیریت پروژه تسکولو
با تسکولو می‌توانید لحظه به لحظه با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و زمانی که صرف انجام پروژه می‌شود را ثبت و براساس آن گزارش‌های کاری دقیقی برای خود تهیه کنید.
از دیگر قابلیت‌های تسکولو می‌توان به پیوست کردن و به اشتراک گذاری فایل‌های کاری لازم برای اجرای پروژه بین اعضای تیم، ثبت دیدگاه و منشن کردن اعضای و گفتگوهای گروهی و خصوصی اشاره کرد. استفاده از تسکولو و عضویت در آن ابتدا برای کلیه کسب و کارها رایگان و بعد از مدتی استفاده از آن برای سطوح مختلف دسترسی نیازمند پرداخت هزینه است.
امروزه سطوح مختلفی برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو در نظر گرفته شده که سطح پایه آن برای کسب و کارهای نوپا و کوچک که دارای ۱۰کاربر یا کمتر هستند کاملا رایگان است. سطوح تجاری، حرفه ای و اختصاصی تسکولو که استفاده از آن نیازمند پرداخت هزینه به دو صورت ماهانه و سالانه است براساس نوع نیاز سازمان ها مشخص شده است.
مدیریت کارها
در تسکولو اهمیتی ندارد که کسب و کار شما نوپاست یا رو به رشد و پیشرفته، تسکولو امکانات لازم را برای مدیریت کسب و کار و همکاری اعضای تیم با یکدیگر فراهم می‌کند. در صفحه‌ها و لیست‌های مختلف می‌توان کارها را دسته بندی کرد در نتیجه استفاده از پروژه ساده مانده و همچنین تمام موارد مربوط به پروژه در یکجا قابل مشاهده است.
امکان گفتگوی آنلاین
وجود ویژگی چت تسکولو سرعت ارتباط بین اعضای تیم را افزایش داده و می‌توان به طور مستقیم پیام‌های مهم ارسال شده کار ایجاد کنید. حتما در نظر داشته باشید که در پیام‌هایتان فقط و فقط در مورد کارها صحبت کنید تا تمام اعضای تیم به سرعت در مورد موضوع بحث مطلع شوند و از سو تفاهم جلوگیری شود.
جهت اطمینان از باخبر شدن شخص خاص از پیام این امکان در تسکولو وجود دارد که نام شخص در پیام گذاشته شود تا از طریق ایمیل و اعلان موبایل و دسکتاپ به اطلاع شخص موردنظر برسد. پیام‌های مهم را می‌توان مشخص کرد تا در صورت نیاز بتوان تنها با یک کلیک به آن‌ها رسید.
ثبت زمان‌های کاری
زمان سرمایه زندگی هر انسانی‌ست و چه خوب که بتوان حین انجام دادن تسک‌های کاری از میزان زمانی که برای آن کار صرف شده است مطلع باشیم.
تسکولو این امکان را فراهم می‌کند که مدت زمان صرف شده برای انجام هر کاری ثبت شود و به راحتی از تمام زمان‌های کاری گزارش گیری انجام می‌شود. همچنین شما به عنوان یک مدیر می‌توانید بسته به نیاز در هر زمانی گزارش‌های دقیق و کامل از مدت زمانی که توسط اعضای تیم‌تان صرف شده است، داشته باشید.
جستجو
واضح است که پیدا کردن کارها و صحبت‌های مهم در پروژه‌های بزرگی که بیشتر از هزار کار در آن‌ها در حال اجراست، کار سختی است. خبر خوب این‌که سیستم جستجوی تسکولو برای یافتن هر چیزی که به دنبال جستجوی آن هستید، مناسب ترین نرم افزار در زمینه مدیریت پروژه است. بنابراین برای جستجوی آسان و داشتن خروجی مطلوب از مدیریت پروژه تسکولو استفاده کنید.
با جستجوی تسکولو می‌توان به پروژه‌ها، کارها، پیام‌ها و زمان‌های کاری با جستجوی کامل متنی یا جستجوی فیلتری پیدا کنید.
مدیریت تیم‌ها
جالب است بدانید که شما در زمینه مدیریت پروژه در تسکولو، به جای درست کردن چندین پروژه کوچک برای مدیریت یک پروژه بزرگ و قبول کردن دردسرهای مدیریتی این کار، در تسکولو می‌توانید یک پروژه بزرگ تعریف کنید و در آن تیم‌های کاری مختلف ایجاد نمایید.
همچنین ویژگی جالب تسکولو این است که می‌توانید برای هر تیم کاری، سطوح دسترسی تعریف کنید تا اطمینان داشته باشید که هر تیم کاری دارای محیط کارای خودش است در حالی‌که شما به عنوان یک مدیر پروژه تمامی کارها و افراد مرتبط با پروژه را در یکجا داشته و می‌توانید به آسانی پیشرفت کار را مشاهده کنید.
بخش‌های مدیریتی در تسکولو
قبل از بررسی و آموزش بخش‌های مدیریتی در مورد برخی کلیدواژه‌ها صحبت می‌شود تا به یک زبان مشترک مدیریتی برای مدیریت پروژه تسکولو برسیم.
سازمان مجموعه‌ای از پروژه‌هاست که دارای اعضای مشترک بوده و هزینه هم به صورت یکجا پرداخت می‌شود. بنابراین با استفاده از این قابلیت می‌توان در هزینه‌های مصرفی صرفه جویی کرد و یک سازمان را ارتقا داده و در آن بی‌نهایت پروژه ارتقا یافته بسازید. در شکل زیر یک سازمان به نام OMD مشاهده می‌شود که سه پروژه در زیر مجموعه این سازمان تعریف شده است.
هر پروژه از بخش‌های مختلفی شامل عنوان، صفحات، لیست کارها، کارها، اعضا، زمان‌های کاری، گفتگوها، نقش‌ها و دسترسی‌ها بوده و برای مدیریت پروژه تسکولو باید صاحب یا عضوی از یک پروژه باشید.
تسکولو امکان جدیدی برای تحلیل عددی و گرافیکی پروژه‌ها آماده می‌کند. این قابلیت به عنوان تحلیل‌گر تسکولو در راستای مدیریت پروژه تسکولو و بهبود نظارت حضور دارد. به عنوان مدیر پروژه می‌توان با استفاده از تحلیل‌گر تسکولو، مدیریت عملکرد تیم خود را بروز کرده و بهره وری تیم مورد سنجش واقع شود.
تقسیم بندی پروژه برای مدیریت پروژه تسکولو
قبل از شروع هر کاری باید جریان کاری فرآیندها شفاف شوند. این جریان می‌تواند شامل مراحل انجام کارها، افراد یا تیم‌هایی که درگیر انجام و تحویل کار می‌شوند، باشد. ماهیت یک پروژه به عوامل زیادی وابسته بوده و به طور معمول کارهایی که داخل هر پروژه قرار می‌گیرد از نظر اهمیت، حجم و روابط دسته بندی می‌شوند. در نهایت چنین دسته‌بندی‌هایی به ایجاد ساختار پروژه‌ها ختم می‌شوند. نکته قابل توجه در مدیریت پروژه تسکولو این است که دسته بندی‌ای کاربردیست که با توجه به شناخت از شرکت و موارد بالا ایجاد شده باشد.
به عنوان مثال همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌شود، در یک سازمان نمونه، بخش مالی به علت اهمیت بالایی که دارد به عنوان پروژه مستقل در نظر گرفته شده و چون بخش اداری با حجم زیادی از کار سر و کار دارد، استقلال داشته و در نهایت بخش‌های فنی و پشتیبانی به دلیل وجود روابط زیاد و نیاز ارتباطی در یک پروژه مشترک قرار دارند.
چیدمان دسته بندی در تسکولو
دسته بندی‌ها برای مدیریت پروژه تسکولو می‌توانند بر اساس واحدهای مختلف، خدمات و روند کار چیده شوند. در این قسمت به بررسی و آموزش چیدمان دسته بندی در تسکولو خواهیم پرداخت.
-
بر اساس واحدهای مختلف
اگر کارهای پروژه‌های در دست اقدام پیچیده نباشند، می‌توان به جای ایجاد چندین پروژه، یک پروژه با صفحات مجزا ایجاد کرده و تمامی کارها در یک پروژه واحد حضور داشته باشند. به عنوان مقال می‌توان در پروژه شرکت بازرگانی برای تحقق اهداف مدیریت پروژه تسکولو، به جای ایجاد هفت پروژه جدا، یک پروژه با هفت صفحه ایجاد کرد به طوری که هر صفحه بر اساس خدمات ارائه داده شده، حضور داشته باشد.
پس از ساخت صفحات پروژه، نوبت به چینش لیست‌ها می رسد. در مثال بالا، مراحل انجام کار در قالب لیست‌های مرتب شده ارائه داده می‌شود. به این صورت که در ابتدا واحد فنی هر قسمت سفارش را بررسی می کند و به همین ترتیب در لیست‌ها، سفارش پیگیری می‌شود.
-
بر اساس خدمات
با توجه به خدمات ارائه شده توسط کسب و کار می‌توان از این روش دسته بندی برای مدیریت پروژه تسکولو استفاده کرد. به عنوان مثال در شکل زیر، شرکت فرضی ایجاد شده که ارائه دهنده خدماتی مانند ADSL، وایمکس و سرور است. بنابراین صفحات این پروژه بر اساس خدمات ارائه شده در شرکت ایجاد می‌شود.
پس از چینش صفحات، نوبت لیست‌های هر صفحه که کارهای زیر شاخه آن صفحه است می‌رسد.
-
بر اساس روند کار
اگر پروژه را بر اساس روند کاری بسازید، خواهید توانست صفحاتی که به صورت افقی در نوار بالای پروژه قرار دارند، بر اساس مراحل انجام کار ایجاد نمایید و همچنین در داخل این صفحه‌ها، لیست‌ها را به صورت دسته بندی خودتان قرار دهید.
به عنوان مثال در پروژه زیر به نام ساخت بازی که سه قسمت دارد، به عنوان صفحه‌ها در نظر گرفته و بسته به دلخواه می‌توان لیست‌ها را چیده و نامگذاری کرد. به عنوان مثال می‌توان مراحل تولید یک فیلم یا یک بازی با به صورت روند کار دسته بندی کرد.
طبق معمول همیشه، بعد از ساخت صفحات، نوبت به چینش لیست‌ها می‌رسد. در همین مثال بالا، هر مرحله از بازی شامل چند لیست است که بنا بر نوع پروژه تغییر می‌کند که در این‌جا بر اساس واحدهای کاری هر مرحله است.
در نظر داشته باشید که هر لیست از چند بخش تشکیل می‌شود که شامل کارهای برای انجام(Todo)، کارهای درحال انجام(Doing) و کارهای انجام شده(Done) هستند و روند کار مدیریت پروژه تسکولو به این صورت است که کاری که هنوز فعالیتی روی آن انجام نشده در قسمت Todo و کارهای در حال انجام در قسمت Doingو در نهایت کارهایی که انجام آن‌ها به پایان رسیده است در قسمت Done قرار می‌گیرد.
