معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و امکانات آن ها

نرم افزار مدیریت پروژه کم کم در حال نفوذ به همه صنایعی است که به‌دنبال رشد و پیشرفت هستند. آمارها می‌گویند که بازار نرم‌افزارهای مدیریت پروژه تا سال 2026 به 10 میلیارد دلار می‌رسد و هرروز شرکت‌های بیشتری به استفاده از آن روی می‌آورند.

در این مقاله، اول به اینکه مسئله که نرم افزار مدیریت پروژه چیست میپردازیم و سپس، از مزایای آن می‌گوییم. در نهایت چند نرم افزار خوب برای شغل مدیریت پروژه معرفی می‌کنیم تا بهترین انتخاب را داشته باشید.

نرم‌ افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌ افزار مدیریت پروژه برای برنامه‌ ریزی، سازمان‌دهی و اختصاص منابع برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود. مدیر پروژه از چنین نرم‌افزارهایی برای همکاری تیمی و ضبط و ثبت پیشرفت پروژه و در عین حال، تعریف وظایف و مسئولیت‌ها کمک می‌گیرد. مدیر پروژه، هزینه‌ها و زمان را با نرم‌افزار کنترل کرده و همکاری روان بین ذی‌نفعان را میسر می‌کند.

آموزش مدیریت پروژه کاربردی

کلیک کنید

تیم‌ها برای تحویل به موقع پروژه‌ها باید همه‌چیز را مرتب نگه دارند، خصوصا زمانی که چندین پروژه در حال انجام وجود دارد. نرم‌افزار ابری مدیریت پروژه نمای کلی از همه پروژه‌ها به شما می‌دهد و به اولویت‌بندی تسک‌ها و مطلع‌ نگه‌داشتن همه افراد درگیر کمک می‌کند.

نرم ‌افزار مدیریت پروژه دارای ابزارهای زیادی است که به افرادی با نیازهای متفاوت خدمات می‌دهد.

• در سمت چپ طیف نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، برگه یادداشت‌های چسبان هستند. از آن‌ها برای یادآوری کارهای آینده می‌توان استفاده کرد، اما فقط همین کاربرد را دارند.
• کمی به سمت راست که حرکت کنیم، اسپریدشیت (برگه‌های گسترده اکسل) را داریم که برای نگهداری فهرستی از کارهای to-do و حتی ساخت بورد کانبان عالی هستند. در اسپریدشیت‌های آنلاین، قابلیت همکاری نیز وجود دارد.
• حتی بیشتر که به سمت راست می‌رویم، به دسته‌ای از ابزارها برمی‌خوریم که نرم‌افزار مدیریت کار تیمی نام دارند. آسانا و ترلو در این دسته قرار دارند.
• در دورترین بخش از سمت راست این طیف، به نرم افزار مدیریت پورتفولیو و پروژه می‌رسیم. با این ابزارها می‌توان پروژه‌ها را در سطحی بالاتر و از لحاظ استراتژیک مدیریت کرد.

چرا به نرم‌ افزار مدیریت پروژه نیاز دارید؟

شمایی که مدیر هستید، باید بدانید چه کاری در چه زمانی باید انجام شود، کدام عضو تیم روی چه چیزی کار می‌کند و غیره. برنامه ‌ریزی پروژه برای موفقیت تیم حیاتی است. انجام دستی این کار یا استفاده از ورقه‌های گسترده و ارتباط ایمیلی قطعا روش بهینه‌ای برای انجام چنین کاری نیست و چالش‌های خاص خود را دارد.

همه اعضای تیم شما در سیستمی با داده‌های پراکنده از سیستم‌های خود برای ردگیری کارشان استفاده می‌کنند که موارد زیر را شامل می‌شود:

• نوت‌پد
• استیکی نوت
• اسپریدشیت

نتیجه این روش، پراکنده‌ماندن تسک‌ها و پوشه‌ها در مکان‌های متفاوت است. نیروها نمی‌دانند زمان خود را اول روی چه چیزی بگذارند و دقایق زیادی را برا یافتن پاسخ هدر می‌دهند. شما برای مشخص‌کردن اولویت‌ها و هماهنگ‌کردن همه افراد باید جلسه برگزار کرده و ایمیل بفرستید که بهره‌وری تیم شما را کاهش می‌دهد.

با استفاده از نرم‌ افزار مدیریت پروژه، همه ارتباطات در مکان مرکزی رخ می‌دهد و اختصاص‌دادن کارها و تعیین اولویت‌ها ساده می‌شود. ردگیری کار اعضای تیم تسخیل شده و پروژه‌ها برطبق برنامه‌ ریزی، پیشرفت می‌کنند.

پیشنهاد مطالعه: نمودار گانت چیست؟ آموزش ایجاد نمودار گانت در اکسل

مزایای کلیدی داشتن نرم ‌افزار مدیریت پروژه

سیستم‌های مدیریت پروژه دارای ویژگی‌های ضروری هستند که برای برنامه‌ریزی بهینه پروژه‌ها، مدیریت منابع دردسترس، واکنش به مشکلات و مطلع نگه‌داشتن همه ذی‌نفعان پروژه نیاز دارید. در کنار خدماتی که کسب و کار شما ارائه می‌دهد، داشتن بهترین ابزار مدیریت پروژه نیز تاثیر شگرفی می‌گذارد.

1- بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

برنامه‌ریزی پروژه و زمان‌بندی آن صرف‌نظر از روش به‌کار گرفته‌شده، جنبه شدیدا مهمی از مدیریت پروژه به‌شمار می‌رود. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، دسترسی به کارهای مرتبط قبلی اعضای تیم را برای پیشبرد پروژه کنونی ساده می‌کند.

همچنین، مدیران پروژه می‌توانند به‌راحتی طرح مدیریت متداوم بسازند و تسک‌ها را برای موفقیت پروژه اولویت‌بندی کنند. نرم ‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند کارهایی مانند اختصاص‌دادن منابع، شناسایی وابستگی‌ها، تنظیم ضرب‌الاجل‌ها و ایجاد خروجی‌های پروژه را در کسری از ثانیه انجام دهد.

از آن‌جایی که شروع خوب، سنگ بنای پروژه‌ای موفق را می‌گذارد، همه ابزارهای موثر زمان‌بندی پروژه دارای ویژگی‌هایی برای به جریان‌انداختن فرآیند برنامه‌ریزی پروژه و زمان‌بندی آن هستند.

2- بهترشدن همکاری

تیم‌های پروژه‌ای گاهی از اعضای بخش‌های متفاوت تشکیل می‌شوند. آن‌ها باید مسئولیت روزانه خود را نیز انجام دهند که کار را برای ملحق‌شدن ذی‌نفعان به جلسه و به‌روزماندن سخت می‌کند. چنین وقفه‌هایی در برقراری ارتباط بین اعضای تیم، منجر به تاخیرهای غیرضروری در پروژه و مشکلاتی می‌شود که منابع ارزشمندی را به هدر می‌دهد.

مزیت بزرگ سیستم مدیریت پروژه، تسهیل همکاری تیمی موثر در پروژه‌هاست. با این سیستم‌، همه ارتباطات در مکانی واحد رخ می‌دهد. بینش‌هایی مانند تایم‌لاین پروژه و به‌روزرسانی‌های وضعیت با یک کلیک در دسترس قرار می‌گیرد و هشدارهای مهم به‌طور خودکار به بخش‌های مرتبط ارسال می‌شوند.

3- کار ریموت

مکان یا دپارتمان فیزیکی دیگر جلوی پروژه‌های مدرن را نمی‌گیرد. نیروی کار امروزی پراکنده و مدیریت آن‌ها بسیار دردسرساز است. مدیریت پروژه‌های ریموت با نرم‌ افزار مدیریت پروژه ریموت ساده می‌شود، زیرا مدیران می‌توانند تیم‌های خود را به شکلی موثر هدایت کنند.

4- تفویض موثر کار

مدیران اغلب در اختصاص منصفانه کارها به اعضا مشکل دارند که روی عملکرد کلی تیم تاثیر می‌گذارد. مدیران با برنامه مدیریت پروژه می‌توانند به‌راحتی کارهای پروژه را به اعضای تیم تفویض کرده و افراد دردسترس را پیدا کنند.

اعضای تیم نیز از این گزینه سود می‌برند، زیرا تنها کاری که باید در مدیریت کار انجام دهند، سرزدن به نرم‌افزار و کار روی تسک‌هایشان براساس اولویت است. چنین برنامه‌هایی در بیشتر مواقع، یادآوری‌های خودکاری را قبل از رسیدن ددلاین می‌فرستند تا عملیات به نرمی و موثر انجام شود.

5- دسترسی و اشتراک‌گذاری ساده‌تر فایل

دسترسی و اشتراک‌گذاری اسناد مهم در کمال امنیت بسیار مهم است. متخصصان قبلا از درایوهای مشترک استفاده می‌کردند، اما نرم افزار مدیریت پروژه گزینه کاربردی‌تری است. محصولات مدیریت پروژه، فضای ذخیره‌سازی در اختیار قرار می‌دهند که کاربر می‌تواند تغییر دهد، بازخورد بگذارد و پاورقی بنویسد. قابلیت ذخیره تاریخچه تغییرات نیز باعث می‌شود تا پروژه در داخل تیم شفاف بماند.

6- ادغام ساده‌تر اعضای جدید

ماهیت پروژه‌ه‌ها پویاست و گاهی واردکردن اعضای جدید به تیم پروژه ضروری است. با این‌حال، ادغام در پروژه کار چالش‌برانگیزی است که بتوانیم اعضای جدید تیم را در زمانی کوتاه به سرعت دیگر افراد برسانیم. استفاده از نرم ‌افزار مدیریت پروژه موثر می‌توانید این قضیه را برطرف کند. آن‌ها قادرند تا به‌طور خودکار، تاریخچه پروژه را نگه داشته و کل پروژه را بصری‌سازی کنند.

7- کاهش موثر خطرپذیری

شناسایی گلوگاه‌های بالقوه و به‌کارگیری راه‌حل‌های موثر از شما مدیر فوق‌العاده‌ای می‌سازد. مدیران با نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانند استراتژی‌های کاهش ریسک خود را ارتقا داده و از منابع خود برای پیاده‌سازی اقدامات متقابل بهره ببرند. عملکرد کلی تیم بالا می‌رود و مدیران می‌توانند منابع دردسترس خود را به‌طور موثر برای جلوگیری از خطرهای پروژه اختصاص دهند.

8- مدیریت بودجه

همانطور که قبلا ذکر کردیم، مزیت عمده استفاده از نرم‌ افزار مدیریت پروژه این است که کاربران می‌توانند همه منابع را به‌خوبی مدیریت کنند. در هر پروژه‌ای، امکان کش‌آمدن محدوده پروژه و از خط خارج‌شدن آن بسیار بالاست.

سیستم مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران در جلوگیری از این مسئله کمک کند. مدیر پروژه با ابزار گزارش‌گیری در لحظه پروژه به ردگیری همه‌چیز پرداخته و جلوی هزینه‌های اضافه پروژه را می‌گیرد.

9- بهره‌وری ارتقایافته

مزیت بزرگ دیگر سیستم مدیریت پروژه، بهینه‌سازی فرآیند تصمیم‌گیری و بهبود بهره‌وری در کار است. از آن‌جایی که همه جزئیات مهم در یک مکان یافت می‌شود، شما می‌توانید تصمیمات آگاهانه در زمانی کوتاه بگیرید.

قابلیت‌های ضروری در نرم ‌افزار مدیریت پروژه

ابزار مدیریت پروژه بسته به آن‌چیزی که دنبالش می‌گردید، از فوق سبک تا ساختاریافته موجود است. ویژگی‌های پایه‌ای وجود دارد که شما باید هنگام جستجو برای نرم افزار مدیریت پروژه به آن‌ها دقت کنید.

آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه با MSP

کلیک کنید

در ادامه قابلیت‌های ضروری در نرم ‌افزار مدیریت پروژه آورده شده است.

بورد کانبان

بورد کانبان، روشی ساده برای بصری‌سازی کار و ردگیری پیشرفت است. شما می‌توانید کارهای انجام‌شدنی و موانع تکمیل آن‌ها را به‌طور واضح ببینید.

مدیریت کار

کاربران با Task Management می‌توانند کارها و زیرمجموعه آن‌ها را ردگیری کنند. برای مثال، کار «نوشتن پست بلاگ» ممکن است به نوشتن متن، ویرایش و بهینه‌سازی برای سئو تقسیم شود. همه این زیرمجموعه‌ها را اعضای تیم‌های مختلف انجام می‌دهند. شما می‌توانید کارها را اولویت‌بندی کرده، ددلاین بگذارید و همکاری را بهبود دهید.

زمان‌بندی

پروژه‌ها موقتی هستند، پس زمان‌بندی یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار به‌شمار می‌رود. آزادی سفارشی‌سازی‌کردن ددلاین، کارهای وابسته، اضافه‌کار و غیره، کلید همکاری مطمئن بر سر پروژه‌ها است.

همکاری

اگر مجبورید که پیوسته با تیم در ارتباط باشید، ویژگی همکاری به جریان‌گرفتن اطلاعات کمک می‌کند؛ بنابراین، همه به‌روز می‌مانند. به علاوه، دنبال نرم‌افزاری باشید که پلتفرمی برای چت‌کردن و مدیریت کارها در بین افراد پروژه و سیستم ردگیری ورژن فراهم کند. شما باید از نزدیک‌شدن ضرب‌الاجل‌ها، تکمیل کارها یا نیازمندی به اقدام شما به‌سرعت اطلاع یابید. هشدار در گوشی‌های هوشمند به متصل‌ماندن شما، صرف‌نظر از محل، کمک می‌کند.

ادغام

پروژه‌ها از بخش‌های در حال حرکت زیادی ساخته شده‌اند. شما هنگام تغییر برخی چیزها، باید تاثیر یک متغیر روی دیگر متغیرها را بشناسید. به عبارت دیگر، به‌دنبال ویژگی‌هایی باشید که چگونگی تاثیر اختصاص‌دادن منابع روی زمان‌بندی کلی پروژه را تجزیه و تحلیل می‌کند. سیستم شما باید همه فایل‌ها را برای اشتراک‌گذاری و دسترسی ساده و سریع در پایگاه داده مرکزی نگهداری کند. از این قابلیت در کار با تیم‌های پراکنده و مشتریانی استفاده می‌شود که می‌توانند بازخورد سریع بدهند.

داشبورد و گزارش‌دهی

داشبورد و گزارش‌دهی بهترین روش برای انداختن نگاهی استراتژیک به وضعیت پروژه است. خصوصا، شما باید بدانید که هرچیزی چطور تا آخر هفته یا ماه پیش می‌رود. نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که همه اطلاعات مربوط به زمان‌بندی، هزینه، عملکرد تیمی و کاربردپذیری منابع را در سندی ساختاریافته گردآوری کند، مناسب کار شماست. گراف‌ها و معیارهای بصری در نگاه کلی پروژه، تصویری سطح بالا از پروژه‌های مختلف به شما می‌دهد.

شما می‌توانید وضعیت هر پروژه را دربیاورید، ببینید چند پروژه انجام و چقدر زمان و هزینه برای پروژه‌های مختلف صرف شده‌است. ایجاد گزارش‌ها به شناسایی نقاط افت تیم و مستعد بهبود کمک می‌کند. شما همچنین می‌توانید تصمیمات بهتر و داده‌محور برای محاسبه بودجه و مخارج و اختصاص منابع بگیرید.

بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

انتخاب از میان صدها نرم‌افزار مدیریت پروژه ایرانی و خارجی در مقیاس‌های کوچک تا بزرگ بسیار دشوار است. فهرست زیر کمک می‌کند تا با سرویس‌های محبوب آشنا شده و گزینه مدنظر خود را انتخاب کنید.

برنامه کنترل پروژه آرسس

برند الگام از سال 1388 در حوزه نرم‌افزارهای سازمانی و مدیریت پروژه فعالیت می‌کند. این برند با داشتن چند صد مشتری به یکی از بازیگران اصلی این حوزه تبدیل شده‌است. شما از نرم افزار مدیریت پروژه فارسی آرسس برای کنترل و مدیریت پروژه، وظایف، بودجه و منابع می‌توانید بهره بگیرید. کسب و کارهای کوچک تا سازمان‌های بزرگ می‌توانند از سه طرح متفاوت این نرم‌افزار برای مدیریت بخش‌های مختلف پروژه و سازمان خود استفاده کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه سمین

شرکتی دانش‌بنیان با نرم افزار مدیریت پروژه فارسی سمین (سامانه مدیریت یکپارچه سازمان) که از سال 87 با تمرکز بر خدمات مبتنی بر داده شروع به فعالیت کرد. سمین، نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین و گردش کار است که فرآیندها، امور مالی و بودجه، پروژه چابک و ارتباط با مشتریان را مدیریت را می‌کند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین تسکولو

تسکولو استارتاپی ایرانی است که نرم‌افزاری برای جایگزینی ترلو، آسانا، کلیک‌آپ و غیره به‌شمار می‌رود. از کاربردهای تسکولو می‌توان به مدیریت کارها، برگزاری جلسات آنلاین و تحلیل و گزارش‌گیری اشاره کرد. نرم افزار مدیریت پروژه رایگان تسکولو با قیمت مقرون به صرفه خود باعث می‌شود تا تیم‌های استارتاپی و چابک بتوانند بدون صرف هزینه زیاد به مدیریت فرآیندهای نه چندان پیچیده خود برسند.

محصولات شرکت Atlassian (ترلو و جیرا)

Atlassian مالک نرم‌افزارهای مشهوری در حوزه کار تیمی و مدیریت پروژه است:

نرم افزار برنامه‌ریزی کارهای ترلو

نرم‌افزار تحت وب ترلو، گزینه مناسب و مقرون به صرفه‌ای برای مدیریت کارها به سبک کانبان و فهرست‌سازی محسوب می‌شود. ترلو نمونه مشهورتر تسکولو است که خدمات زیادی را برای مدیریت پروژه‌های کوچکتان به رایگان در اختیار قرار می‌دهد. با ترلو می‌توانید پروژه تیم‌های بزرگ را از آغاز تا پایان مدیریت کرده، روی پیشرفت پروژه نظارت داشته و هیچ تسکی را از دست ندهید.

نرم‌افزار مدیریت پروژه جیرا

جیرا نرم‌افزاری اختصاصی برای ردگیری باگ، مشکلات و مدیریت پروژه چابک است که اتلسین آن را توسعه داده است. مشتریان زیادی از سرتاسر دنیا برای مدیریت پروژه، زمان، نیازمندی‌ها، تسک، باگ، تغییر، کد، تست و انتشار بهره می‌برند. جیرا حتی از نسخه رایگان نیز برخوردار است.

نرم افزار مدیریت پروژه آسانا

یکی از بزرگترین رقبای ترلو، آسانا است که سه طرح شخصی، آغازگر و پیشرفته دارد. با طرح شخصی می‌توانید همیشه از آسانا به‌طور رایگان استفاده کنید. مدیریت منابع، پروژه، جریان‌های کاری، تعیین هدف و گزارش‌گیری از ویژگی‌های نرم‌افزار آسانا به‌شمار می‌رود.

نرم افزار کنترل پروژه msp

اگر مایکروسافت باز هستید و مجموعه آفیس را ترجیح می‌دهید، احتمالا از اکسل برای برخی از کارهای داده‌محور خود استفاده کرده‌اید. Msp نیز یکی از نرم‌افزارهای مایکروسافت به‌شمار می‌رود که اختصاصی برای مدیریت پروژه ساخته شده‌است. البته msp نرم‌افزار تازه‌ای نیست، ولی شاید برخی با آن آشنا نبودند و بیشتر از اکسل برای مدیریت پروژه‌های کوچکتر خود بهره می‌بردند. msp تقریبا بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی نیز به‌شمار می‌رود.

سخن پایانی

فرقی نمی‌کند تیم شما کوچک است یا بزرگ، استارتاپ هستید یا سازمانی عریض و طویل؛ در نهایت به نرم افزار مدیریت پروژه برای رسیدن به اهداف و نظم و ترتیب نیاز دارید. اگر نمی‌دانید چطور با نرم‌افزارها کار کنید، دوره‌های آموزش مدیریت پلتفرم مکتب‌خونه گزینه مناسبی برای یادگیری روش‌های مختلف مدیریت پروژه و کار با نرم‌افزارهای محبوب به‌شمار می‌رود.

آموزش استاندارد PMBOK

کلیک کنید