برنامه ریزی روزانه خود را چگونه انجام دهیم
در این مقاله می‌خواهیم 8 راهکار برای انجام برنامه ریزی روزانه و همزمان ارائه دهیم تا بهتر بتوانیم با حفظ مدیریت زمان به کارهای مختلف خود برسیم. در راه‌اندازی کسب و کارهای کوچک یا شرکت‌های نوپا همه‌چیز توجه شمارا می‌طلبد.
مواردی ثابت نیز در هر شغلی وجود دارد که باعث حواس‌پرتی می‌شود و تمرکز شمارا برهم می‌زند. یادگرفتن انجام دادن چندکار باهم کمک شایانی به شما می‌کند که در میان مواردی‌که تمرکزتان را برهم می‌زند، تمرکز خود را بالا برده و ثمربخشی کارتان را افزایش دهید.
در محل کاری شلوغ و پرسروصدا برای انجام کار به بهترین حالت، باید به مغزتان کمک کنید تا همه داده‌ها را پردازش کند. 8 راهکار برای انجام برنامه ریزی روزانه در زیر آمده است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید چند کار را باهم جلو ببرید.
فهرستی از وظایف و کارهایی که میخواهید انجام دهید، تهیه کنید.
هرروز پیش از اینکه محل کارتان را ترک کنید، فهرستی از کارهای روز بعد تهیه کنید. این کار به شما کمک می‌کند که کارها را اولویت‌بندی و روز بعد را پیش‌بینی کنید.
با آگاهی کامل به محل کار می‌آیید و می‌دانید که روزتان چگونه پیش خواهد رفت. تهیه فهرست از کارها به شما کمک می‌کند تا وظایف مشابه را در یک گروه قراردهید.
برنامه ریزی روزانه خود را اولویت‌بندی کنید
اگر درک واضحی از اینکه چه کاری مهم‌تر است داشته باشید، توجه بیشتری را بر روی آن متمرکز می‌کنید. در این‌صورت، احتمال خطا کردن در جایی که مربوط به کارهای مهم‌تر است، کمتر می‌شود. هرچند بطور ایده‌آل نباید هیچ خطایی رخ بدهد.
راه دیگر برای استفاده از فهرست الویت‌بندی برای برنامه ریزی روزانه این است که مطمئن شوید مواردی که ارجحیت دارند، یکی یکی رسیدگی شوند. به جای اینکه توجه خود را به همه موارد در یک زمان اختصاص دهید، در ذهن خود موارد رو براساس میزان اهمیت آنها اولویت بندی و مطابق با آنها متمرکز شوید.
اگر پاسخ دادن به ایمیل‌ها اولویت اول می‌باشد، پس اطمینان حاصل کنید که تماس‌های تلفنی یا وظایف دیگری را همزمان انجام ندهید. هرعصر، به فهرست خود نگاهی بیندازید و ببینید چه کرده‌اید؛ دراین‌صورت، توانایی‌هایتان را در افزایش تمرکز بر مهم‌ترین وظایف تقویت می‌کنید.
از سردرگمی بپرهیزید.
موارد مختلف را از هم تفکیک دهید. مثال ساده‌اش اینست که تلفن همراه خود را خاموش کنید و پاسخ‌دادن به پیام‌هایتان را به بعد موکول کنید (اولویت دیگر). به اعضای گروه ویا کارمندان خود بگویید میخواهید تنها باشید و تمرکز کنید.
دست‌کم برای مدت زمانی از پیش تعیین‌شده حواستان به ایمیل‌ها، گپ‌وگفت‌ها و دیگر امکاناتی که از نسل دیجیتال هستند و موجب حواس‌پرتی می‌شوند، باشد.
اگر در منزل کار می‌کنید، سعی کنید خود را از مواردی که حواس‌پرتی و یا حاشیه‌سازی ایجاد میکنند، کناره‌گیری کنید. در زمانی که با برنامه ریزی رروزانه مواجه هستید، مواردی را که موجب حواس پرتی می‌شوند را به منظور افزایش تمرکز خود، کاهش دهید.
برای انجام بهتر برنامه ریزی روزانه کار را به کاردان محول کنید
حال شما می‌دانید که وظایف چندگانه چه به طور نظری و چه فیزیکی غیرممکن است، اما شما به عنوان یک کارآفرین می‌دانید بعضی کارها باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام شوند؛ در این شرایط محول‌سازی انتخابی منطقی است و پیشنهاد می‌شود. باید وظایفی را که شخصا قادر به انجامشان هستید، برآورد و اولویت‌بندی کنید و بقیه را به شخص دیگری محول کنید.
بهترین روش این است که هرکاری را که انجام می‌دهید بطور روزانه فهرست کنید:
- پاسخ تماس‌های تلفنی
- پاسخ به ایمیل‌ها
- نوشتن
- مدیریت رسانه اجتماعی و سنجیدن فرآیندهایی که به اندازه کافی آسان هستند که به شخص دیگری واگذار شوند.
مثلا شما می‌توانید آخرین خبرهای رسانه‌های اجتماعی را بنویسید و شخص دیگری آنهارا منتشر کند. یا می‌توانید مطلبی را برای وبلاگ بنویسید و ارسال یا انتشار آن را برعهده دستیارتان بگذارید.
با تفکیک نیازهایتان برحسب اینکه در کجا به متخصص‌ها نیاز خواهید داشت و کجا نیاز نخواهید داشت، شروع کنید. سپس افرادی را انتخاب کنید که شما را در جهت این نیازها یاری دهند. آن دسته از افراد که شمارا کمک میکنند، ممکن است از رهبران یا مدیران گروه باشند یا حتی کارمندانی که در خانه کار میکنند.
همچنین می‌توانید استفاده از دستیاران مجازی را درنظر داشته باشید که به نام “VA’s” معروف هستند.
منظور از VA چیست
منظور از VA، شخصی است که در انجام وظایف همزمان به‌صورت مستقل کمک می‌کند. VAها گزینه‌های محبوب و رایجی برای مشاغل کارآفرینی هستندکه به کاهش هزینه، انرژی، زمان و ارتقا عملکردتان به شما کمک میکنند.
تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که اطمینان حاصل کنید، وظایف چندگانه‌ای که برون‌سپاری کرده‌اید دقیقا آماده شده باشند و تنها کاری که آنها باید انجام دهند این است که مراحل را به‌درستی دنبال کنند.
کارهای مرتبط را باهم انجام دهید.
هنگامیکه کاری انجام می‌دهید، مغزشما همه‌ی حوزه‌ها و عصب‌های مرتبط با آن‌کار را فعال می‌کند. وقتی سراغ کاری جدید می‌روید، مغز خود را تطبیق می‌دهد. تغییرجهت سریع اتفاق می‌افتد، اما بر حافظه، تمرکز و مثمر ثمربودن شما صدمه می‌زند. مارکمن در این‌باره میگوید:
«هرچه دفعات بیشتری در کارهایتان تغییرجهت دهید، تعداد دفعات بیشتری باید وضعیت مغزی‌تان را تغییر دهید. این یعنی زمانتان را نیز از دست می‌دهید.»
اگر قرار است کارهایی را باهم انجام دهید، بهایی که برای تغییرجهت‌ها می‌پردازید را با دسته‌بندی کردن برنامه ریزی روزانه و وظایف چندگانه خود کاهش دهید. هرچه کارها به یکدیگر شبیه‌تر باشند، عملکرد شما در انجام امور نیز راحتتر خواهدبود.
از زمان فراغت برای بررسی اطلاعات جدید استفاده کنید.
یکی از خطرات وظایف چندگانه این است که بر روند حافظه تاثیر می‌گذارد. مارکمن میگوید:« در فرآیند یافتن اطلاعات، ذهن دستکاری می‌شود.» هنگامیکه سعی دارید تا مطالبی که در جلسه مراجعین یا جلسات حل مشکلات دریافته‌اید، به یادآورید بیشتر احتمال دارد تا چیزی بخاطر نیاورید.
اگر باید سندی مهم را در یک روز شلوغ کاری مرور کنید، در روزهای بعد نیز برای مرور مجدد آن زمان بگذارید. در فاصله‌ی بین جلسات یا مسیر رفت‌وآمد خانه مطالب را مجددا مطالعه کنید وبه خودتان توضیح دهید تا مطمئن شوید که مطالب را دریافته‌اید. مارکمن در این مورد میگوید:« با اینکار شانس بهتری برای تثبیت کردن مطالب در حافظه‌تان دارید.»
برای برنامه ریزی روزانه به مغزتان استراحت دهید.
اغلب کارفرمایان به کارمندان تمام وقت خود، زمانی برای استراحت در وقت نهار و دو وعده استراحت 15 دقیقه‌ای اختصاص می‌دهند. آیا شما از وقت استراحت‌تان به نحو احسن استفاده می‌کنید؟
اکثر مردم از زمان فراغت خود استفاده نمی‌کنن و دقایقی را به استراحت ذهن از استرس‌ها و اضطراب‌های روزانه اختصاص نمی‌دهند. از زمان‌های استراحت‌تان استفاده کنید، قدم بزنید، در فضای بیرون بنشینید یا فقط چشم‌هایتان را ببندید.
در این 15 دقیقه هرکاری را که دوست دارید انجام دهید تا ذهنتان خالی شود و مغزتان استراحت کند. برای عملکرد مداوم در انجام برنامه ریزی روزانه سطح بالا، استراحت‌های منظم از اهمیت بالایی برخوردار هستند.
وظایف چندگانه را با اضطراب کمتری انجام دهید.
برنامه ریزی روزانه و وظایف چندگانه و همزمان قسمتی از دنیای ما هستند. اگر میخواهید موفق شوید، باید یادبگیرید که چطور از پس وظایف خود بر بیایید، در نتیجه اضطراب غیرضروری بوجود نمی‌آید و شما را از پا درنمی‌آورد.
به سادگی تنش و اضطراب خود را پایین آورده و بیشتر کار کنید تا به سطح عملکرد مطلوبتان برسید؛ در نهایت خروجی تاثیرگذاری خواهید داشت و ثمربخشی شما در کار افزایش خواهد یافت. به عبارت ساده‌تر، حفظ کردن بالاترین سطح عملکرد روانی، کلید موفقیت در انجام وطایف چندگانه و همزمان است.
