مدیریت تدارکات پروژه (Project Procurement Management) یکی از بخش‌های مهم در هر پروژه‌ای، چه کوچک و چه بزرگ است. این بخش از مدیریت، همه فرایندهای لازم در رابطه با تامین محصولات و خدمات را انجام می‌دهد تا پروژه، به نتایج مورد نظر دست پیدا کند. علاوه بر آن، عقد قرارداد برای تامین نیروی کار، خرید تجهیزات و مواد نیز در حیطه وظایف مدیریت تدارکات پروژه قرار دارد. در واقع، تدارکات، زمانی در یک پروژه معنی پیدا می‌کند که نیاز به عقد قرارداد با منابعی خارج از شرکت یا سازمان داشته باشیم.
برای اینکه این روابط با منابع خارجی به بهترین شکل ممکن ایجاد شود، نیاز به مدیریت دارد. اینجاست که بحث برنامه ریزی تدارکات پروژه به میان می‌آید. در ادامه این نوشته قصد داریم، توضیحات کاملی را در رابطه با مدیریت تدارکات پروژه را با شما عزیزان به اشتراک بگذاریم. پس تا انتها همراه ما باشید.
آشنایی با مدیریت تدارکات در پروژه
همه پروژه‌ها، برای پیشبرد اهداف خود نیاز به برخی تجهیزات، محصولات و خدمات دارند. در پروژه‌های بسیار کوچک، شاید تامین این موارد، کار آسانی باشد و نیاز به وجود بخش جدید احساس نشود. اما وقتی پروژه بزرگ می‌شود، مدیریت خرید در پروژه با چالش‌های زیادی مواجه می‌شود؛ چالش‌هایی همچون، پیدا کردن فروشنده و خرید با قیمت مناسب.
به همین دلیل، در اکثر پروژه‌ها، بخشی برای مدیریت تدارکات پروژه در نظر گرفته می‌شود. در یک تعریف ساده می‌توان گفت، مدیریت تدارکات، فرایندی است که در آن، بهترین کالا و خدمات از بین فروشندگان مختلف، بررسی و انتخاب می‌شود.
در این فرایند، قیمت و زمان نقش بسیار مهمی دارند. از این رو، در هنگام انتخاب فروشنده و کالا، باید این دو را مد نظر قرار دهید. برای مثال، فرض کنید یک کالا یا خدمت خاص، با قیمت مناسب خریداری شده است؛ اما با تاخیر زیاد. این تاخیر، به خودی خود می‌تواند روند اجرای پروژه را متوقف کند و مشکلات زیادی را در پی داشته باشد؛ به‌خصوص در پروژه‌های بزرگ و حساس که زمان، نقش و ارزش بسیار زیادی دارد.
به همین منظور، تیم مدیریت تدارکات، پیشنهادات و مناقصات فروشندگان را دریافت کرده و سپس با بررسی دقیق، بهترین‌ها را انتخاب می‌کند. بنابراین، برای کنترل کارآمد در تامین، سفارش، درخواست و اصلاح تدارکات، وجود بخش مدیریت لازم و ضروری است.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با مثلث مدیریت پروژه
مراحل و فرایند خرید در پروژه ها
مدیریت تدارکات پروژه، مراحل مختلفی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به برنامه‌ریزی و انتخاب محصول اشاره کرد. این مراحل باید با دقت بالایی انجام شوند تا در آینده، پروژه بدون هیچ تاخیری پیش برود. در ادامه، بیشتر با فرایندها و مراحل خرید در پروژه‌ها آشنا خواهیم شد.
1. برنامه ریزی
اولین مرحله در مدیریت تدارکات، برنامه ریزی و در نظر گرفتن یک برنامه رسمی است. در این مرحله، تصمیم می‌گیرند که کدام کالا و خدمات را از خارج از مجموعه و کدام یک را در داخل مجموعه تامین کنند. از آنجایی که این تصمیمات، تاثیر مستقیمی بر روی بودجه پروژه دارد، باید همه جوانب به طور کامل سنجیده شود.
بعد از انجام تحقیقات لازم و تصمیم‌گیری، چهارچوب کلی تنظیم شده و نمونه اسناد تدارکات آماده می‌شود. با کمک این چهارچوب، می‌توان برنامه‌ریزی درستی برای رسیدن به اهداف، تامین نیازها، رفع محدودیت‌ها و تهیه لیستی از پیمانکاران و فروشندگان مناسب اقدام کرد.
در مدیریت تدارکات پروژه و در صورت نیاز، باید لیستی از پیمانکاران را نیز مشخص کنید.
2. انتخاب محصول یا خدمت
در مرحله بعدی، باید از میان فروشندگان و پیمانکاران، بهترین‌ها را انتخاب کنید. به همین منظور، پیشنهاد همه آن‌ها را به دقت بررسی کرده و با در نظر گرفتن مزایا و معایب هر کدام، بهترین‌ها را جدا نمایید. برای شناخت بیشتر، معمولا تیم مدیریت تدارکات، جلسات متعددی را با آن‌ها برگزار می‌کنند تا شناخت کاملی از ارائه‌دهندگان به دست آورند.
تیم مدیریت پروژه برای اینکه با دقت بالایی محصول و خدمات و ارائه دهندگان آن‌ها را شناسایی کند، لیستی از معیارها و انتظارات را آماده می‌کند. سپس با توجه به آن، ارائه دهندگان را به طور کامل بررسی می‌کند.
بعد از تکمیل ارزیابی‌ها، با سایر مدیران مجموعه نیز در میان گذاشته می‌شود تا تصمیم‌گیری نهایی انجام شود. در نهایت، توافق نامه آماده شده و به امضای هر دو طرف در می‌آید.
نکته مهم: برای جلوگیری از بروز اختلافات در آینده، حتما نکات لازم را در قرارداد ثبت نمایید. حتی می‌توانید با کمک یک مشاور حقوقی، اصلاحات لازم را انجام دهید.
چنانچه از میان پیشنهادات ارائه شده، مورد مناسبی پیدا نشد، تیم مدیریت تدارکات پروژه می‌تواند از راه‌های دیگر، مثل تبلیغات، تامین کننده مورد نیاز را پیدا کند.
3. کنترل و نظارت بر روند تامین تدارکات
بعد از انجام فرایندهای بالا، فروشنده، تجهیزات و موارد تحویل شدنی را تامین و به محل ساخت پروژه انتقال می‌دهد. در این حالت، باید روند تامین تدارکات با دقت بالایی کنترل شود تا تاخیری در آن به وجود نیاید. در صورتی که پیمانکار یا فروشنده، روند تامین را مختل کند، ضرر زیادی به پروژه وارد خواهد شد. به همین دلیل، نظارت و کنترل بر روندها امری ضروری است.
اگر فروشنده یا پیمانکار، مطابق با تعهدات خود عمل نکرد، حتما باید تغییراتی را در روند تامین تدارکات اعمال نمایید. این تغییرات و اصلاحات می‌تواند با توافق طرفین انجام شود.
4. پایان کار تدارکات
خاتمه تدارکات، زمانی اتفاق می‌افتد که همه تدارکات مورد نیاز از طرف فروشنده یا پیمانکار تامین شده باشد. در این حالت، قرارداد بین دو طرف، خاتمه پیدا می‌کند و صورت وضعیت‌های نهایی برای تسویه حساب به بخش مالی ارسال می‌شود.
اما این به معنای پایان کار نیست، چرا که باید دو فاکتور مهم در نظر گرفته شود.
- تعیین نقطه ضعف‌ها
- مشخص کردن فرایندهای موفق
دقت داشته باشید که در این مرحله از مدیریت تدارکات پروژه، احتمال وجود اختلاف وجود دارد. در این شرایط، سعی کنید با مذاکره، اختلافات را حل کنید؛ چرا که امکان دارد در آینده، نیاز به همکاری با این فروشنده یا پیمانکار داشته باشید.
چک لیست مدیریت پروژه
فرایند مدیریت تدارکات پروژه، نیازمند ارزیابی قسمت‌های مختلف و ریسک‌های موجود است. از این رو، حتما باید یک چک لیست آماده کرده و آیتم‌های آن را یک به یک بررسی کنید. چک لیست به شما کمک می‌کند تا مدیریت تدارکات را با دقت بالایی انجام دهید.
برخی از مواردی که در چک لیست باید بیاورید، عبارتند از:
- تنظیم اسناد تدارکات برای هر تامین یا بسته
- تدوین برنامه مدیریت تدارکات
- تصمیم‌گیری در مورد خرید یا ساخت
- تنظیم شرایط عمومی و خصوصی برای مواد قراردادی
- تنظیم معیارهای انتخاب تامین کننده
- شناسایی تامین‌کنندگان بالقوه
- ارسال اسناد تدارکات برای تامین‌کنندگان
- برگزاری جلسات هماهنگی
- دریافت پیشنهاد تامین‌کنندگان
- انجام مذاکرات
- انعقاد قرارداد
- بررسی جنبه‌های حقوقی قرارداد
- مدیریت تداخل‌ها، تعارض‌ها و دعاوی با تامین‌کنندگان
- تهیه گزارش از عملکرد تامین‌کنندگان
- بررسی صورت حساب‌ها
- پرداخت مبالغ و تسویه حساب
- ثبت گزارش نهایی
پیشنهاد مطالعه: مدیریت منابع انسانی پروژه
مدیریت تدارکات در پروژه‌های Epc
فرایند مدیریت تدارکات پروژه در پروژه‌های EPC، مثل حوزه نفت، گاز، پتروشیمی و کارهای زیربنایی، تفاوت زیادی با پروژه‌های معمولی دارد. در این پروژه‌ها باید موارد مختلفی را در نظر بگیرید که از جمله آن‌ها می‌توان به پیگیری ساخت، ترخیص کالا، تحویل نهایی به همراه جزئیات فنی، پیگیری حمل و انواع بازرسی‌ها اشاره کرد. همچنین باید با طیف وسیعی از مفاهیم، از جمله، انواع بارنامه، اعتبار اسنادی، فیدیک، اینکوترمز، ضمانت‌نامه و قطعات یدکی آشنا شوید.
چالش های مدیریت تدارکات
مدیریت تدارکات پروژه همواره با چالش‌ها و دغدغه‌های زیادی مواجه بوده است. از مهمترین چالش‌های مدیریت تدارکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- هزینه‌های اضافی: یکی از مهمترین چالش‌های مدیران در بحث تدارکات، به وجود آمدن هزینه‌های اضافی است. بنابراین، مدیر تامین تدارکات باید با دقت بالایی، هزینه‌های مربوط به اقلام غیرضروری را مدیریت کند.
- طولانی بودن چرخه فرایند: گاهی مواقع، خدمات و محصولات در لحظات آخر خریداری و تامین می‌شوند. در نتیجه، چرخه خرید طولانی شده و منجر به تغییر برنامه‌های پروژه خواهد شد. از مهمترین دلایل تاخیر در خرید می‌توان به، تعویض انداختن اعلام مبلغ پیشنهادی، عقب نشینی در مذاکره و نادیده گرفتن برنامه خرید اشاره کرد.
- مشکل در چرخه تامین: چالش بعدی در مدیریت تدارکات پروژه، وجود مشکل در همه مراحل تامین است. پیدا نکردن تامین کننده مناسب، مشکل در ارزیابی عملکرد آن‌ها و اطمینان از صحت کالا، برخی از چالش‌های چرخه تامین به شمار می‌روند.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت یکپارچگی پروژه
استاندارد مدیریت تدارکات در pmbok
Pmbok، معروف‌ترین استاندارد برای مدیریت پروژه در دنیا است. این استاندارد، هر 4 سال یکبار مورد بازبینی قرار گرفته و بروزرسانی می‌شود. پروژه pmbok، از یک سری روش‌های سنتی اثبات شده و روش‌های نوآورانه تشکیل شده است.
استاندارد pmbok، 10 بخش دارد که برخی از آن‌ها عبارتند از:
- مدیریت محدوده
- مدیریت هزینه
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت تامین
- مدیریت ریسک
استفاده از پروژه pmbok در مدیریت تدارکات پروژه، به مدیران کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند. مدیریت پروژه بر اساس pmbok، مراحل مختلفی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل اشاره کرد.
جمع‌بندی
مدیریت تدارکات پروژه، یک کار بسیار حساس و مهم در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها است. در صورتی که این مساله به خوبی مدیریت نشود، علاوه بر ایجاد هزینه‌های زیاد، زمان اجرای پروژه را نیز به تاخیر می‌اندازد. به همین دلیل، اگر در این حوزه مشغول فعالیت هستید، توصیه می‌کنیم حتما در دوره‌های آموزشی حرفه‌ای شرکت کرده و دانش و اطلاعات خود را افزایش دهید.
در مجموعه مکتب خونه، دوره‌های آموزشی مختلفی را برای آموزش مدیریت پروژه تولید کرده‌ایم. با شرکت در این دوره‌ها می‌توانید به صورت اصولی با مدیریت تدارکات آشنا شده و آن را حرفه‌ای انجام دهید. از جمله دوره‌های آموزشی مکتب خونه در حوزه مدیریت پروژه می‌توان به آموزش استاندارد pmbok، آموزش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با MSP، آموزش مدیریت پروژه کاربردی و آموزش مبانی چابک اشاره کرد.
