برای موفقیت در دنیای کسب و کار و به سر انجام رساندن یک پروژه با کیفیت عالی، باید مدیران پروژه از علم و دانش خود برای اجرای اهداف کمک بگیرند. در کنار مهارت و دانش، به کار بردن فرآیندها و تکنیک‌هایی همچون تکنیک مدیریت پروژه PMBOK برای موفقیت در پروژه‌ها موثر است. معمولا جهت کاهش ریسک و مدیریت ریسک پروژه به بهترین شکل ممکن از استاندارد pmbok از مؤسسه PMI استفاده می شود. این استاندارد همیشه نتایج مطلوبی دارد. زیرا با تمرکز بر ساختارهای پروژه، می‌تواند به رشد یک پروژه کمک شایانی کند. اگر شما نیز جزو آن دسته از مدیرانی هستید که می‌خواهید در مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok عمل کنید، در ادامه با ما همراه باشید.
استاندارد PMBOK چیست؟
پیش از بررسی مراحل و مبانی مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok می‌خواهیم بدانیم که اصلا pmbok چیست. این استاندارد نوعی چهارچوب است که اصطلاحات، قراردادها، اقدامات، فرآیندها و دستور العمل‌های استاندارد صنعتی را در بر می‌گیرد. تمامی مفاهیمی که در این استاندارد وجود دارند، به صورت مداوم به روز رسانی می‌شوند تا مدیران پروژه از بهترین روش‌های ممکن برای پیشبرد اهداف پروژه استفاده کنند.
مدیرانی که در پیشبرد اهداف پروژه با چالش‌ها و موانع بسیاری مواجه هستند، می‌توانند با اطمینان خاطر از استاندارد pmbok استفاده کنند. از آن گذشته، این استاندارد قوانین اجرای پروژه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد و فرآیندهای کاری در یک پروژه را استانداردسازی می‌کند. به همین دلیل در مراحل مختلف مدیریت ریسک در پروژه می‌توان این استاندارد را به کار بست.
تعریف ریسک در pmbok
بر اساس استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK ریسک رویدادی نامشخص است که اگر اتفاق بیفتد، می‌تواند اهداف از پیش تعیین شده یک پروژه را تحت تاثیر قرار دهد. توجه داشته باشید که ریسک هنوز اتفاق نیفتاده است؛ اما احتمال می‌رود در آینده رخ بدهد. این موضوع ریسک را از مسائلی که در طول فرآیند مدیریت پروژه ایجاد می‌شوند متمایز می‌کند. ریسک‌های یک پروژه تاثیرات مثبت و منفی بر عملکرد پروژه دارند.
اهمیت PMBOK در مدیریت ریسک پروژه
اغلب اوقات مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok انجام می‌شود. علت این که استاندارد pmbok به عنوان یکی از معتبرترین استانداردهای مدیریت پروژه به کار گرفته می‌شود، این است که بارها و بارها مطابق با ادعایش عمل کرده است. بیش از هزاران نفر از متخصصان، مدیران و داوطلبانی که به عنوان تیم پروژه فعالیت می‌کنند، با استفاده از مفاهیم مندرج در این استاندارد پروژه را پیش می‌برند. آن‌ها زمانی که استاندارد pmbok را به کار می‌بندند، متوجه بهبود مسیر دستیابی به اهداف می‌شوند و بهره وری خود را نیز افزایش می‌دهند. کافی است دستور العمل مدیریت ریسک پروژه pmbok در یک پروژه پیاده سازی شود تا پروژه با کیفیت عالی به سرانجام برسد.
پیشنهاد مطالعه: بهترین نرم افزار مدیریت پروژه اندروید
مدیریت ریسک پروژه طبق استاندارد PMBOK
در برخی از پروژه‌ها مدیران به دلیل این که ریسک را پیش بینی و تجزیه تحلیل نمی‌کنند، ضرر زیادی را به سازمان وارد می‌نمایند. این به دلیل تمرکز بیش از حد مدیران پروژه روی هزینه و زمان است. اما علاوه بر این دو، باید ریسک‌ها به خوبی اداره شوند. مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok دریچه‌ای را در پیش روی مدیران قرار داده است تا همان طور که انتظار دارند، خطرات احتمالی را پیش بینی کنند و به خوبی به اهداف خود دست یابند.
مراحل مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok
برای مدیریت ریسک در پروژه‌های عمرانی و ساختمانی با PMBOK باید فرآیندهای زیر طی شوند:
گام ابتدایی؛ طرح مدیریت ریسک
در این مرحله برای مدیریت ریسک برنامه ریزی انجام می‌شود. این برنامه ریزی مواردی همچون طبقه بندی سطوح ریسک، زمان بندی روش‌های ارزیابی، احتمال اتفاق افتادن خطر و تاثیر ریسک روی پروژه را در بر می‌گیرد.
گام دوم؛ شناسایی ریسک
در مرحله بعد شناسایی ریسک انجام می‌شود. شما به عنوان مدیر ریسک یک پروژه باید لیستی کامل از خطرات احتمالی که ممکن است در آینه‌ای نه چندان دور اتفاق بیفتند داشته باشید. در این لیست خطرات مربوط به هزینه، برنامه ریزی، زمان و هر عامل دیگر بررسی می‌شوند. استفاده از تجارب مدیران دیگر در این مرحله می‌تواند برای موفقیت پروژه بسیار موثر و کارآمد باشد.
در ثبت ریسک‌های مربوط به یک پروژه باید فرصت‌ها و هزینه‌های بالقوه لیست شوند و تاثیر آن‌ها در افزایش یا کاهش احتمال ریسک بررسی شود. در این مرحله لازم است از جدول ریسک پروژه استفاده کنید و دلایل ایجاد ریسک را طبقه بندی نمایید. اصلی‌ترین خروجی این مرحله ثبت ریسک‌هایی است که در آینده اتفاق خواهند افتاد.
اجرای کیفی آنالیز ریسک
مرحله بعدی مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok به اولویت بندی خطرات اختصاص دارد. به عنوان یک مدیر پروژه باید از این موضوع آگاه باشید که هر ریسک دو متغیر احتمال پیشامد و تاثیر را در دل خود جای داده است. هر یک از این عوامل در مقیاسی بین عدد یک تا ۱۰ طبقه بندی می‌شوند. معیارهایی همچون زیاد، متوسط و کم نیز برای طبقه بندی متغیرهای ریسک مناسب هستند.
زمانی که فرآیند آنالیز ریسک یک پروژه آغاز می‌شود هر کدام از ریسک‌های احتمالی مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند. سپس یک رتبه کلی به هر ریسک اختصاص می‌یابد. با ضرب کردن اعداد رتبه بندی دو متغیر ریسک در یکدیگر اولویت یک ریسک مشخص می‌شود.
اجرای کمی آنالیز ریسک
در اجرای کمی آنالیز ریسک شما با اعداد و ارقام سر و کار دارید. در مرحله قبل اولویت‌های ریسک را تعیین کردید. حال باید تاثیر ریسک بر میزان بودجه و نوع برنامه ریزی پروژه را بررسی کنید. در این مرحله برآورد احتمالی شما با درصد نشان داده می‌شود. برای مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok و تعیین احتمالات آن می‌توانید از توضیح سبک منحنی زنگوله‌ای استفاده نمایید.
برنامه ریزی پاسخ‌های ریسک
پروژه شما مسیری را طی می‌کند تا این که با مهم‌ترین نوع از ریسک‌های پیش بینی شده مواجه می‌شود. در این مرحله باید یک برنامه عملیاتی و اثر گذار برای پاسخ دادن به یک ریسک آماده کنید. این برنامه باید طوری طراحی شده باشد که عوامل زمینه ساز ریسک را از بین ببرد. اگر توان کافی برای تدوین یک برنامه اصولی را داشته باشید، دیگر نگران تاثیرات منفی ریسک در سازمان خود نخواهید بود.
پیاده سازی واکنش در مقابل ریسک
مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok تنها به ارائه مفاهیم کمی و کیفی محدود نمی‌شود؛ بلکه چگونگی واکنش نشان دادن در مقابل ریسک را نیز در بر دارد. زمانی که یک رویداد تهدید آمیز در مسیر پیشبرد پروژه به وجود بیاید، تیم پروژه باید پاسخی مناسب برای این رویداد پیدا کند. رهبر تیم در این زمینه نقشی کلیدی دارد و باید مهارت‌های خود و اعضای تیم را مورد استفاده قرار دهد تا ریسک از بین برود. به محض این که بهترین پاسخ برای ریسک ارائه شد، گزارش مشکل ثبت ریسک و سبک آموخته‌ها نیز انجام خواهند شد.
پیشنهاد مطالعه: انواع PMO (دفتر مدیریت پروژه)
مدیریت ریسک
گام نهایی، مدیریت ریسک است. طبق استاندارد pmbok گام نهایی با فعالیت‌هایی همچون تجزیه و تحلیل ریسک و رد یا تایید ریسک همراه است. در این گام ممکن است اولویت بندی ریسک‌های یک پروژه تغییر کنند و بسیاری از ریسک‌های نادر از لیست ریسک حذف شوند. همچنین مدیران باید گوش به زنگ باشند تا اگر ریسکی اورژانسی در مسیر پیشبرد پروژه به وجود آمد، آن را سریعا برطرف نمایند. با طی کردن فرآیندهای ذکر شده مدیریت ریسک در یک پروژه اتفاق می‌افتد که با مزایای زیادی همراه است.
مثال مدیریت ریسک پروژه
شاید مفاهیم بالا برایتان کمی گنگ و غیر قابل فهم باشند. برای درک بهتر مراحل مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok مثالی برایتان می‌زنیم. تصور کنید مسئول اجرای یک همایش هستید و پیش از برگزاری همایش باید سالن را گل آرایی کنید. در اینجا مدیر می‌خواهد به جای گل لاله از گل آفتابگردان برای تزیین سالن همایش استفاده کند.
پس لیستی از ریسک‌های مربوط به جایگزین کردن گل‌ها را آماده می‌کند. سپس ریسک مربوط به زمان و هزینه و ابعاد کیفی این تصمیم را بررسی می‌نماید و در نهایت گل را جایگزین می‌کند. در این مثال ریسک می‌تواند با منفعت همراه باشد؛ چرا که گل لاله گران قیمت‌تر از گل آفتابگردان است و در نتیجه بودجه اختصاص یافته برگزاری همایش کاهش می‌یابد. پس ریسک همیشه بد نیست و مدیریت آن با سود همراه است.
مزایای مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok
PMBOK در مدیریت ریسک پروژه به ه دلایل متعدد ارزشمند است:
- این استاندارد به سازمان‌های مختلف اجازه می‌دهد تا ریسک را بشناسند و فرآیندهای اجرای یک برنامه را به شکلی استاندارد پیس ببرند.
- استاندارد PMBOK به آن دسته از مدیرانی که نمی‌توانند یک روش خاص را برای مدیریت ریسک پروژه انتخاب کنند کمک می‌کند.
- این مدیران قادرند با تلفیق مهارت‌های خود نیاز شرکت را به خوبی از بین ببرند و درصد اتفاق افتادن ریسک‌های احتمالی را کاهش دهند.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت هزینه پروژه های عمرانی – راهنمای کامل
دوره‌های مدیریت پروژه در مکتب خونه
یکی از ضرورت‌های مدیریت ریسک در پروژه استفاده از استاندارد pmbok است. هر مدیری که در رشته مدیریت پروژه و ریسک‌های آن فعالیت دارد باید این استاندارد را بشناسد و به خوبی از آن برای برطرف کردن ریسک‌ها کمک بگیرد. با توجه به اهمیت فوق العاده این استاندارد در پاسخ دهی به ریسک‌های یک پروژه دوره‌های آموزش کامل و جامع مفاهیم مربوط به این استاندارد در مراکز مختلف عرضه می‌شوند.
مکتب خونه یکی از همین مراکز آموزشی است که شما می‌توانید دوره‌های آموزش مدیریت پروژه و ریسک آن را بر اساس استاندارد pmbok سپری کنید. این دوره باکیفیت با قیمتی باور نکردنی در اختیار مدیران پروژه و تیم اجرای یک پروژه قرار می‌گیرد. در ضمن، پشتیبانی از این دوره‌ها تیز بسیار خوب است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه و شرکت در دوره‌ها با ما در ارتباط باشید.
کلام پایانی
ما در این مطلب مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok را تحت بررسی قرار دادیم. پروژه‌هایی که مدیران باید آن‌ها را به سرانجام برسانند، با انواع اقسام ریسک مواجه هستند. مدیریت ریسک در این پروژه‌ها مستلزم آگاهی از فرآیندهای گوناگون مدیریت ریسک است. برنامه ریزی، شناسایی، اجرای کمی، اجرای کیفی، پاسخ دادن به ریسک، اجرای برنامه‌ها و مدیریت ریسک فرآیندهایی هستند که باید طی بشوند. در این متن نمونه ریسک‌های پروژه به همراه مزایای pmbok در مدیریت پروژه بررسی شدند تا شما مفاهیم ارائه شده و ارزش آن‌ها را به خوبی درک کنید.
