ابتدا بیایید خیلی خلاصه بدانیم که پی ام او چیست؟ دفتر مدیریت پروژه یا PMO یک گروه یا بخشی است که استانداردها و روش‌های مدیریت پروژه را در سازمان تعیین و حفظ می‌کند. سطوح دفتر مدیریت پروژه نشان‌دهنده میزان توانایی و نقش این واحد در اجرای استراتژی و تحول سازمانی است. استقرار و پیاده سازی PMO می‌تواند در هر نوع سازمانِ پروژه محور که نیاز به بهبود کارآمد و کیفیت مدیریت پروژه‌های خود دارد، مفید باشد. موسسه مدیریت پروژه (PMI) براساس سطح کنترل و تأثیر دفتر مدیریت پروژه بر پروژه‌های سازمان، چندین دسته برای آن تعریف کرده است. در ادامه، به بررسی برخی از انواع PMO در سازمان‌های مختلف، می‌پردازیم.
دفتر مدیریت پروژه حمایتی (Supportive PMO)
دفتر مدیریت پروژه حمایتی، یکی از انواع pmo ها است که مستقیما در پروژه‌ها دخالت یا کنترلی ندارند. نقش آن بیشتر مشاوره‌ای است و به‌عنوان منبعی برای بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه عمل می‌کند که مدیران پروژه در صورت نیاز می‌توانند از آن استفاده کنند.
این پی‌ام‌او: الگوها، آموزش، دسترسی به اطلاعات، بهترین شیوه‌ها و تجربیات به‌دست‌آمده از پروژه‌های قبلی را ارائه می‌دهد.
دفتر مدیریت پروژه کنترلی (Controlling PMO)
دفتر مدیریت پروژه کنترلی در سطح متوسطی از پروژه‌ها حمایت می‌کنند و به رعایت استانداردها و قوانین سازمانی وابسته است. این، یکی از انواع PMO است که معمولاً چارچوب‌ها یا روش‌های مدیریت پروژه را تعیین می‌کند و از پروژه‌ها می‌خواهد که از الگوها، فرم‌ها و ابزارهای خاصی استفاده کنند و با مقررات سازمانی هم‌خوانی داشته باشند. PMO کنترلی نقش نظارتی و اجرایی دارد و برای سازمان‌هایی با ساختار ماتریسی متعادل، مناسب است.
دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی (Directive PMO)
دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی یک نوع دفتر PMO است که کنترل کاملی بر روی پروژه‌های سازمان دارد. این دفتر مدیریت، پروژه‌ها را از طریق مدیریت مستقیم آن‌ها اجرا می‌کند و استانداردها، روش‌ها، فرآیندها و ابزارهای مدیریت پروژه را به صورت اجباری برای تمام پروژه‌ها اعمال می‌کند.
دفتر مدیریت حاکمیتی، مسئولیت موفقیت یا شکست پروژه‌ها را بر عهده دارد و از طریق ارزیابی و گزارش‌گیری، عملکرد پروژه‌ها را به سطح بالاتر سازمان ارائه می‌دهد. Directive PMO ، مزایایی مانند افزایش کیفیت، کاهش هزینه‌ها، بهبود ارتباطات، افزایش رضایت مشتری و هماهنگی بهتر بین پروژه‌ها را برای سازمان به همراه دارد.
اما تفاوتی که این دفتر با دیگر انواع pmo دارد، این است که احتمالا با مشکلاتی مانند مقاومت در برابر تغییر، کاهش خلاقیت، افزایش بار اداری و کنترل بیش‌از حد روبرو شود.
بنابراین، برای انتخاب این نوع دفتر مدیریت، باید از نیازها، منابع، فرهنگ و بلوغ سازمانی خود آگاه باشید. ساختار گزارش‌دهی و اختیارات یکپارچه آن‌ها برای ساختارهای تجاری ماتریسیِ قوی یا پروژه‌ای مناسب است.
دفتر مدیریت پروژه فعال‌گرا (Activist PMO)
وقتی سازمان در معرض انفعال، اتلاف و دید غیرمتمرکز قرار می‌گیرد، دفتر PMO فعال‌گرا می‌تواند در رسیدن به موفقیت استراتژیک با افزایش کیفیت و کارایی پروژه‌ها نقش حیاتی داشته باشد. دفتر مدیریت پروژه فعال‌گرا همواره به خطرات پروژه‌ها آگاه بوده و به‌طور مستمر در حال بهبود است.
این دفتر PMO یکی از انواع pmoهایی است که به‌عنوان محور رشد در مدیریت پروژه و برنامه عمل می‌کند و با استفاده از ساختار انعطاف‌پذیر خود، تغییر را در سازمان حمایت می‌کند.
دفتر مدیریت پروژه فردی (Individual PMO)
PMO فرد، مسئول پشتیبانی از یک پروژه یا برنامه پیچیده خاص است. این PMO زیرساخت، استانداردها، پشتیبانی و نظارت لازم را فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه‌ها با بالاترین سطح کیفیت، برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند.
دفتر مدیریت پروژه دپارتمانی/بخشی (Departmental PMO)
همانطور که از نامش مشخص است، PMO بخشی برای پروژه‌هایی که در بخش مربوط به خودش انجام می‌شوند، مسئولیت دارد. مثلا بخش مالی، بخش IT و غیره. گزارش‌های پروژه‌ها به مدیر دپارتمان ارسال می‌شوند. پی‌ام‌او دپارتمانی باید نیازهای مختلف پروژه‌های بخش خود را هماهنگ و مدیریت کند.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت هزینه پروژه های عمرانی – راهنمای کامل
دفتر مدیریت پروژه مطابقتی (Compliance PMO)
سازمان‌هایی که در مستندات، فرآیندها، روش‌ها و رویه‌های خود هماهنگی لازم را ندارند، از ایجاد یکی از انواع pmoها به نامِ دفتر مدیریت پروژه مطابقتی، بسیار سود می‌برند. این دفتر PMO، شیوه‌های استانداردی را برای ارزیابی عملکرد پروژه تعریف می‌کند و سپس وضعیت اقدامات و نتایج مهم را دنبال می‌کند. این کار باعث بهبود کیفیت و کارایی پروژه‌ها می‌شود.
دفتر مدیریت پروژه متمرکز (Centralised PMO)
وقتی سازمان‌ها سطح بالایی از مدیریت پروژه دارند، معمولاً سعی می‌کنند وابستگی خود به PMO ها را کاهش دهند و بیشتر روی ردیابی و گزارش‌دهی پروژه‌ها تمرکز کنند؛ اما وقتی سطح بلوغِ PPM (مدیریت پورتفولیو پروژه) هنوز در حال شکل‌گیری است، PMO متمرکز، حمایتِ ضروری را ارائه می‌دهد.
یکی از انواع pmo هایی که می‌تواند به‌سرعت افراد تازه‌کار را آموزش دهد و آن‌ها را در مسیر رسیدن به توانایی و استقلال همراهی کند، پی‌ام‌او متمرکز است. در این مدل، به‌طور منظم نمایندگان از تیم‌های مختلف پشتیبانی پروژه با هم ملاقات دارند و درباره شیوه‌های بهترین عمل و مشاوره در مورد مسائل، دستاوردها و درس‌های آموخته‌شده تبادل نظر می‌کنند.
دفتر پشتیبانی پروژه (pso)
یکی از شاخص های مدیریت پروژه که به بهودِ عملکرد و موفقیت پروژه کمک می‌کند pso است. دفتر پشتیبانی پروژه یک بخش اداری است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را بهتر انجام دهند. PSO هر روز به تیم‌ها و مدیران پروژه خدمات مختلفی می‌دهد که بستگی به نیازهای آن‌ها دارد. دفتر پشتیبانی سعی می‌کند جاهای خالی را که در تیم‌های پروژه وجود دارد پر کند. برای مثال، PSO می‌تواند این کارها را بکند:
- نوشتن و ویرایش اسناد مربوط به مدیریت پروژه
- تهیه گزارش‌ها و مدارک برای اهداف مختلف مثل تحقیق، آموزش و قانون
- بررسی و نظارت بر همه فعالیت‌هایی که در پروژه انجام می‌شود.
- راه‌اندازی و بهبود روش‌های ارتباطی درون و برون تیم‌های پروژه
- یاری رساندن به اعضای تیم و حل مشکلات آن‌ها
- هماهنگ کردن پروژه‌ها با هدف‌ها و برنامه‌های کلی کسب و کار
- شناسایی ارتباطات بین پروژه‌های مشابه
- شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک‌های ممکن در پروژه
- آموزش دادن به مدیران و حامیان پروژه در مورد روش‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه
با کمک PSO، تیم‌های پروژه می‌توانند کارایی و موفقیت خود را افزایش دهند.
دفتر مدیریت طرح (PgMO)
دفتر مدیریت طرح یک واحد سازمانی است که معیارها و روش‌های مدیریت پروژه را در سطح برنامه‌ها تعیین و اجرا می‌کند. طرح‌ها دسته‌ای از پروژه‌های وابسته به هم هستند که به یک هدف بزرگ مشترک می‌انجامند. هرکدام از انواع pmo ها که مسئول مدیریت پروژه‌های جزئی هستند، از زیرمجموعه‌های PgMO به‌شمار می‌روند و از آن دستورالعمل می‌گیرند. PMO فقط به موفقیت پروژه‌های خود فکر می‌کند، اما PgMO به رسیدن به هدف بزرگ برنامه اهمیت می‌دهد. به عبارت دیگر، PgMO نگاه کلان‌گرایانه PMO نگاه جزئی‌گرایانه دارد.
PgMO همچنین از رعایت استانداردهای صنعتی و بین‌المللی برنامه‌ها اطمینان حاصل می‌کند. برای این کار، PgMO روی چندین پروژه که یک برنامه را تشکیل می‌دهند، نظارت می‌کند و ارتباط و اشتراک اطلاعات بین آن‌ها را بهبود می‌بخشد. علاوه بر این، PgMO فرآیندها و ابزارهایی را برای کمک به سازمان در دستیابی به اهداف خود ارائه می‌کند و نتایج و سودِ برنامه را باتوجه به انتظارات و پیش‌بینی‌ها ارزیابی می‌کند.
دفتر مدیریت پورتفولیو (Portfolio)
دفتر مدیریت Portfolio به مدیران ارشد کمک می‌کند تا بدانند که آیا در حال انتخاب و اجرای پروژه‌ها و برنامه‌هایی هستند که برای سازمان مناسب باشند؟! این دفتر با توجه به تغییراتی که در اهداف سازمان رخ می‌دهد، از مشکلات، تناقضات و خطراتی که ممکن است پیش بیایند آگاه می‌شود و در مورد آن‌ها به مدیران اطلاع می‌دهد.
دفتر مدیریت پورتفولیو باید بتواند تصمیمات مربوط به نمونه کارها را با توجه به شرایط صنعتی مرتبط مورد بررسی قرار دهد و مدیران را با ارائه اطلاعات و پیشنهادات مناسب راهنمایی کند. در نهایت، دفتر مدیریت پورتفولیو باعث می‌شود که تصمیم‌گیری‌های سازمان براساس اولویت‌های راهبردی آن صورت بگیرد و ارزش بیشتری برای سازمان ایجاد کند.
هر یک از انواع pmo یا دفتر مدیریت پروژه، براساس سطح مداخله و تاثیرگذاری بر پروژه‌ها، می‌توانند در مدیریت پورتفولیو یا مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌هایی که به اهداف استراتژیک سازمان مرتبط هستند، نقش داشته باشند.
دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)
دفتر مدیریت پروژه سازمان فراتر از انواع PMO عمل می‌کند. یعنی به جای محدود شدن به تخصیص صیحیح وظایف، یک قدم فراتر رفته و هماهنگی بین عملکرد اعضای تیم، استفاده صحیح از منابع و همسویی با اهداف تجاری را در نظر خواهد گرفت.
به عبارت ساده‌تر EPMO یک واحد کسب و کار است که با هم‌فکری مدیران ارشد، پروژه‌ها را با استراتژی سازمانی هماهنگ می‌کند تا بهره‌وری و سودآوری را بالا ببرد. EPMO برای تمام سازمان، راهنمایی، نظارت، فرآیندهای یکسان، روش‌های مدیریت مجموعه پروژه‌ها، ابزارها و روش‌های بهینه را ارائه می‌دهد. اگر پروژه با اهداف کسب و کار هماهنگ نباشد، ممکن است شکست بخورد.
کسب و کارها معمولاً زمانی از PMO سنتی به EPMO تغییر می‌کنند که بخواهند مشکلاتی مانند ابهام در هدف PMO، استفاده نکردن از تمام منابع، کارایی پایین شرکت یا عدم هم‌خوانی بین پروژه‌ها و برنامه‌های سازمانی را حل کنند.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ راهنمای کامل
دفتر مدیریت تحول سازمانی (TMO)
TMO یک چارچوب کسب و کار است که مسئول اجرای برنامه‌های پیچیده و هم‌تراز با استراتژی کسب و کار است. TMO یک پیوند حیاتی بین دیدگاه مدیران ارشد و فعالیت‌های کسب و کار ایجاد می‌کند. گاهی TMO را «دفتر تحقق استراتژی» هم می‌نامند. نامش هر چه که باشد، وظیفه TMO تبدیل کسب و کار به سازمانی است که مدیران ارشد، مدِ نظر دارند.
دفتر مدیریت تحول، باید برخی یا تمام نقش‌ها و مسئولیت‌های PMO سنتی را به عهده بگیرد. اما TMO چیزی بیش از پروژه‌ها را مدیریت می‌کند. در حالی که PMO می‌داند چگونه یک پروژه را با تحویل یک قطعه ماشین جدید پشتیبانی کند، TMO به تغییر فرهنگ سازمان کمک می‌کند.
بنابراین، TMO باید برخی نقش‌های خاصی را که انواع PMO ها ندارند، ایفا کند. برای مثال، یک کسب و کار ممکن است چندین نیاز داشته باشد که به نظر نامربوط باشند، مانند کاهش هزینه‌ها و به‌روزرسانی فناوری خود. این برنامه‌ها ممکن است با استراتژی کسب و کار هم‌خوانی نداشته باشند.
با قرار دادن تمام این برنامه‌ها زیرِ سایه TMO، مدیران ارشد می‌توانند تغییرات را نظارت کنند و اطمینان حاصل کنند که هر پروژه در چارچوب تعیین شده‌اش قرار دارد.
مرکز تعالی مدیریت پروژه (PMCoE)
PMCoE یا دفتر مرکزی تعالی مدیریت پروژه، بخشی است که اختیارات سازمانی را برعهده دارد تا:
- چشم‌‌انداز و استراتژی را برای پروژه‌ها تعیین کند.
- صلاحیت‌ها را برای انجام پروژه‌ها پیدا کند و ارتقا دهد.
- فرآیندهای مدیریت پروژه را بهبود بخشد.
- استانداردهای کیفیت را مشخص کند.
در واقع، PMCoE فرهنگ سازمانی را تغییر می‌دهد تا همه به سمت استانداردهای بالا و یکنواخت مدیریت پروژه پیش بروند.
دفتر مدیریت پروژه چابک (AMO)
AMO روشی است که با حداقل برنامه‌ریزی و حداکثر همکاری، پروژه‌ها را اجرا می‌کند. این روش به جای اینکه به قدرت و کنترل یک نفر یا گروهی از بالا وابسته باشد، با مدیران پروژه همزمان کار می‌کند و فرآیندهای مربوط به پروژه را تجزیه‌وتحلیل می‌کند. AMO به آرامی و گام به گام پیش می‌رود و اگر پروژه‌ها نیاز به تغییر داشته باشند، تغییرات را به آرام میسر می‌کند.
پیشنهاد مطالعه: سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و هر آنچکه باید در رابطه با آن بدانیم
مدیریت ارزش (VMO)
دفتر ارزش‌گذاری وقتی کارایی خوبی دارد که کسب و کار، کمتر به تولید محصولات بپردازد و بیشتر به ایجاد ارزش برای مشتریانِ خود متعهد باشد. ارزش‌گذاری یک رویکرد سیستماتیک است با موارد زیر است:
- تعیین ارزش برای مشتری
- تعیین و توافق بر روی اهداف پروژه
- توسعه اهداف قابل دستیابی
نقش انواع pmo این است که چارچوب‌هایی را برای انتخاب پروژه‌ها تعیین کنند که با اهداف استراتژیک سازمان هم‌خوانی داشته باشند، منابع را به برنامه‌ها و پروژه‌ها اختصاص دهند، تعارضات در مورد منابع را حل کنند و وابستگی‌های سازمانی را شناسایی کنند.
بهترین دفتر مدیریت پروژه برای سازمان شما آن دفتری است که با نوع کسب و کار شما هم‌خوانی داشته باشد و پاسخگوی نیازهای ویژه شما باشد.
سخن پایانی
دفتر مدیریت پروژه (PMO) گروه یا بخشی است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سازمان تعریف و حفظ می‌کند. اما همه دفترهای مدیریت پروژه یکسان نیستند و بسته به نیازها و هدف‌های سازمان، می‌توانند سطوح مختلفی از راهنمایی، کنترل و پشتیبانی را ارائه دهند. برخی سازمان‌ها ممکن است از ساختارهای دیگری به جای انواع PMO ها استفاده کنند، مانند دفتر مدیریت ارزش یا دفتر مدیریت مرکزی. این مقاله جزئیات زیادی درباره انواع رایج دفتر مدیریت پروژه و وظایف آن‌ها ارائه داد و البته نکاتی که باید در انتخاب دفتر مدیریت پروژه مد نظر داشته باشید.
آموزش مدیریت پروژه در مکتب خونه
مدیریت پروژه یک مهارت ضروری برای سازمان‌ها است که با استفاده از PMO یا دفتر مدیریت پروژه می‌توانند پروژه‌های خود را بهتر اداره کنند. PMO مسئول تعیین استانداردها، روش‌ها، فرآیندها و ابزارهای مدیریت پروژه است و همچنین نقش‌های دیگری مانند نظارت، هماهنگی، پشتیبانی، آموزش و بهبود مستمر را ایفا می‌کند.
برای راه‌اندازی یک PMO موفق، نیاز به دانش و مهارت‌های مدیریت پروژه است که می‌توان از دوره‌های آموزشی مکتب‌خونه این مهارت را با توضیح وظایفِ انواع PMO، کسب کرد. مکتب‌خونه پکیج‌های آموزشی جامع و به‌روز در حوزه آموزش مدیریت پروژه ارائه می‌دهد که شامل مفاهیم پایه، فرآیندها، ابزارها، تکنیک‌ها و مهارت‌های رهبری و تیمی در پروژه است.
مکتب‌خونه با این آموزش‌ها به شما کمک می‌کند تا دانش و مهارت‌های خود را در این زمینه تقویت کنید و فرصت‌های شغلی خود را افزایش دهید. برای اطلاعات بیشتر و ثبت‌نام، می‌توانید به سایت مکتب‌خونه مراجعه کنید.
