داشبورد مدیریتی در اکسل

داشبورد مدیریتی در اکسل : نرم افزار اکسل یکی از بهترین ابزارها برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها است؛ اما وقتی که تعداد داده‌ها از حدی بیشتر می‌شود و تحلیل آن‌ها کمی دشوار می‌شود، به ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل نیاز پیدا می‌کنید. ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل یا صفحه کنترل، یک صفحه‌‌‌ی متشکل از اطلاعات و معیار‌های جمع آوری شده‌است که به مدیران و رهبران تجاری کمک می‌کند تا KPI یا معیارهای اصلی را ارزیابی کنند که آیا عملکرد آن‌ها برای رسیدن به اهداف تجاری خود رو به راه است و بر اساس آن تصمیم بگیرند. صفحه می‌تواند شامل نمودارها، جداول و نوشته باشد که توسط داده پشتیبانی می‌شود. داشبورد اغلب گزارش نامیده می‌شود، اما همه گزارش‌ها داشبورد نیستند.

 

 

معمولاً داشبورد مدیریت به گونه‌ای سازماندهی می‌شود که بتوانید اطلاعات را تا حد ممکن به وضوح مشاهده کنید و علاوه بر کمک به حفظ کنترل عملیاتی روزمره، مدیران را از آن‌چه در کسب و کار اتفاق می‌افتد آگاه می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد که به سرعت تصمیم‌های تاکتیکی بگیرند‌ و با اطلاعات قابل اعتماد آماده تصمیم‌گیری‌های استراتژیک شوند.

داشبورد اکسل

داشبوردهای اکسل شامل عناصر مختلفی مانند نمودارها، جداول، شکل‌ها و اندازه‌گیری‌ها هستند که در تحلیل داده‌ها کمک می‌کنند. این داشبوردها می‌توانند از هر نوع داده برای بازارها و اهداف مختلف استفاده کنند. از نتایج این تحلیل‌ها می‌توان برای بازاریابی، مذیریت مالی یا سایر پروژه‌های تجاری استفاده کرد. بیشترین کاربرد داشبورد مدیریتی در اکسل برای تحلیل داده‌ها با حجم وسیع است چرا که در غیر این صورت بررسی آن حجم از داده مخصوصا با مدت زمان محدود، بسیار هولناک است. اما با ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل، به راحتی می‌توان حجم وسیعی از داده‌ها را تحلیل و بررسی کرد.

طراحی و ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

همنطور که گفته شد از داشبورد مدیریتی در اکسل رای نمایش نمای کلی از تحلیل داده‌های حجیم استفاده می‌شود. داشبوردها با نشان دادن قسمت‌های مهم داده ها در همان پنجره، روند تصمیم گیری را آسان می کنند. ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل یک فرایند چند مرحله‌ای است و موارد اساسی وجود دارد که باید هنگام طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل به خاطر داشته باشید.

هدف از ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل چیست؟

قبل از راه اندازی اکسل، باید هدف از طراحی داشبورد مدیریتی اکسل را واضح بدانید. به عنوان مثال، اگر داشبورد KPI برای ردیابی KPI مالی یک شرکت ایجاد می‌کنید، هدف شما نشان دادن مقایسه دوره فعلی با دوره (های) گذشته است. به همین ترتیب، اگر داشبوردی برای بخش منابع انسانی برای پیگیری آموزش کارمندان ایجاد می‌کنید، هدف این خواهد بود که نشان دهید چه تعداد کارمند آموزش دیده‌اند و چه تعداد برای رسیدن به هدف باید آموزش ببینند.

بسیاری از افراد به محض دستیابی به اطلاعات روی داشبورد کار می‌کنند و در بیشتر موارد، به دلیل عدم تحقق اهداف مشتری/ ذینفع، لازم می‌شود که مجددا روی داشبورد مدیریتی کار کنند.

در زیر برخی از سوالاتی که باید قبل از شروع طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل به آن‌ها پاسخ داده باشید آورده شده است:

 هدف داشبورد مدیریتی در اکسل چیست؟

اولین کاری که باید به محض دریافت اطلاعات (یا حتی قبل از دریافت داده‌ها) انجام دهید، شفاف سازی در مورد خواسته ذینفع خود است.

منابع داده چیست؟

همیشه بدانید که داده‌ها از کجا و در چه قالبی تهیه می‌شوند. در اینجا س سئالاتی وجود دارد که باید بپرسید: داده متعلق به چه کسی است؟ در چه قالبی داده‌ها را دریافت خواهید کرد؟ هر چند وقت یکبار اطلاعات به روز می‌شوند؟

 

 

چه کسی از این داشبورد مدیریتی در اکسل استفاده می کند؟

یک مدیر احتمالاً فقط به ظاهر داشبورد شما علاقه مند باشد، با این حال، برخی از تحلیل‌گران داده در تیم او ممکن است به یک دید دقیق‌تر نیاز داشته باشند. براساس کسانی که از داشبورد شما استفاده می‌کنند، باید داده‌ها و خروجی نهایی را ساختار ایجاد کنید.

داشبورد اکسل هر چند وقت یک بار به روز می‌شود؟

اگر داشبورد‌های شما به صورت هفتگی یا ماهانه به روز می‌شود، بهتر است یک مدل پلاگین (که بتوانید به سادگی داده‌ها را کپی و جایگذاری کنید و به طور خودکار به روز شود) ایجاد کنید. اگر فقط یکبار قرار است داده‌ها وارد شود، می‌توانید استفاده از پلاگین‌های خودکار را کنار بگذارید و آن را به صورت دستی انجام دهید.

دریافت داده‌ها برای ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

به محض اینکه اطلاعات کافی در مورد آنچه که باید ایجاد کنید، به دست آوردید، مرحله بعدی دستیابی به داده‌ها و وارد کردن آن‌ها در Excel است. اگر داده‌ها به صورت فایل اکسل به شما داده شود، کار شما بسیار راحت است، اما اگر اینگونه نباشد، باید از یک روش کارآمد برای واردکردن آن‌ها به اکسل استفاده کنید.

اگر فایل CSV یا فایل متنی به شما ارائه شد، می‌توانید به راحتی آن‌ها را به Excel تبدیل کنید. اگر به یک پایگاه داده که داده‌ها را ذخیره می‌کند دسترسی دارید، می‌توانید اتصال ایجاد کرده و آن را به طور غیرمستقیم به روز کنید.

پس از داشتن داده‌ها، باید آن‌ها را مرتب و استاندارد کنید. به عنوان مثال ممکن است لازم باشد از فضاهای پیشرو، دنباله دار یا مضاعف خلاص شوید، موارد تکراری را پیدا کرده و حذف کنید یا جای خالی و خطاها و … را حذف کنید. در بعضی موارد، حتی ممکن است لازم باشد داده‌ها را از نو بسازید.این مراحل به پروژه و نحوه نمایش داده های شما در Excel بستگی دارد.

نحوه ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

در ادامه به صورت گام به گام آموزش ساخت نمونه داشبورد مدیریتی در اکسل را با هم مرور می‌کنیم.

۱٫ وارد کردن داده ها به اکسل

قبل از ایجاد داشبورد در اکسل، باید داده‌ها را به اکسل وارد کنید. می‌توانید داده‌ها را کپی و جای گذاری کنید، یا اگر از CommCare استفاده می‌کنید می‌توانید برای صادرات خود یک اتصال اکسل ایجاد کنید. اما، بهترین راه استفاده از ODBC (یا اتصال دهنده داده زنده) است. ODBC می‌تواند با انتقال داده‌های بی درنگ از برنامه شما به اکسل، داده‌های شما را به اکسل متصل کند. با به روزرسانی داده‌ها در برنامه شما، داشبورد Excel نیز برای بازتاب آخرین اطلاعات به روز می‌شود. اگر داد‌ ها را در مکان دیگری ردیابی و ذخیره می‌کنید و ایجاد داشبورد را در اکسل ترجیح می‌دهید‌، این عمل، گزینه مناسبی است. داده‌ها را می‌توان به دو روش مختلف وارد کرد: در یک پرونده تخت  (Flat file)یا یک جدول محوری (Pivot table).

۲٫ پرونده داشبورد اکسل خود را تنظیم کنید

هنگامی که داده‌های خود را وارد کردید، باید کتاب کار (Workbook) خود را ساختار دهید. در این مرحله، بهتر است با مخاطبین  و مدیرانی که قرار است داشبورد مدیریتی را با آن‌ها به اشتراک بگذارید مشورت کنید. یکی از بهترین روش‌ها این است که یک در ساده در پاورپوینت و یک سری تو ضیحات اماده کنید تا مخاطبین شما متوجه شوند که با داده‌های موجود چه مدل داشبورد مدیریتی راباید انتظار داشته باشند و همچنین کمک می‌کند که آن‌ها تغییراتی سازنده را برای بهبود طراحی داشبورد پیشنهاد کنند.

هنگامی که طرح کلی را بررسی کردید، وقت آن است که شروع به ایجاد داشبورد Excel کنید.

یک کتاب کار جدید در Excel باز کنید و دو تا سه برگ (دو تا سه زبانه) ایجاد کنید. می‌توانید یک صفحه برای داشبورد خود و یک صفحه برای داده‌های خام داشته باشید (بنابراین می‌توانید داده‌های خام را پنهان کنید). این کتاب کار اکسل شما را منظم نگه می‌دارد. برای مثال workbook اکسل خود را به سه قسمت تقسیم کنید:

داده‌ها – این  عنوان می‌تواند یک یا چند صفحه کار باشد که حاوی داده‌های خام است.

محاسبات –  قسمت محاسبات جایی است که شما تمام محاسبات را انجام می‌دهید. باز هم، ممکن است شما یک یا چند برگ برای محاسبات داشته باشید.

داشبورد – این صفحه‌ای است که داشبورد دارد. در بیشتر موارد، این یک صفحه تک صفحه است که تجزیه و تحلیل / نمودار‌های پشتیبان داده را نشان می‌دهد.

۳٫ یک جدول با داده های خام ایجاد کنید

در صفحه Raw Data، داده‌های خود را وارد یا کپی و جای گذاری کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات در قالب جدول قرار دارند. این بدان معنی است که هر مورد یا نقطه داده در یک سلول قرار دارد.

 

 

۴٫ داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید

قبل از ساخت داشبورد، کمی وقت بگذارید تا به داده‌های خود نگاه کنید و آنچه می‌خواهید انتخاب کنید را پیدا کنید. آیا شما نیاز به نمایش تمام اطلاعات دارید؟ سعی دارید با چه نوع داستانی ارتباط برقرار کنید؟ آیا لازم است داده‌ای اضافه یا حذف کنید؟

هنگامی که از هدف داشبورد خود ایده گرفتید، به ابزارهای مختلفی که می‌توانید استفاده کنید فکر کنید. گزینه‌ها عبارتند از:

فرمول های اکسل مانند SUMIF ، OFFSET ، COUNT ، VLOOKUP ، GETPIVOTDATA و سایر موارد

• میزهای محوری
• جداول اکسل
• اعتبار سنجی داده ها
• شکل خودکار
• محدوده های نامگذاری شده
• قالب بندی مشروط
• نمودار
• ابزارک های داشبورد اکسل
• ماکروها

نگران نباشید، نیازی نیست بدانید که چگونه از تک تک این ابزارهای Excel استفاده کنید. با داشتن دانش اولیه در مورد نمودارها و جداول محوری، می‌توانید یک داشبورد اکسل زیبا بسازید.

۵٫ داشبورد را بسازید

نمودار گانت را اضافه کنید.

برای نمایش بصری جدول زمانی پروژه شما، یک نمودار گانت اضافه خواهیم کرد.

به صفحه داشبورد خود بروید و درج را کلیک کنید.

در بخش نمودارها، روی نماد نمودار میله‌ای کلیک کرده و گزینه دوم را انتخاب کنید.

نحوه طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل

عناصر داشبورد: می‌خواهید چه چیزی را در داشبورد خود قرار دهید؟ شما می‌توانید از میان جدول‌های ساکن، جدول‌های محوری، نمودارهای پویا یا ابزارک‌های سنجش اکسل انتخاب کنید. آیا می‌خواهید نمودارهای کوچک زیادی اضافه کنید یا چند نمودار بزرگ؟ شناسایی عناصری که می‌خواهید به داشبورد خود اضافه کنید به شما کمک می‌کند تا داده‌های مشابه را با هم گروه‌بندی کرده و ایده‌ای از طرح به شما ارائه دهد.

رنگ پس زمینه داشبورد: می‌خواهید چه مقدار رنگ در داشبورد خود قرار دهید؟ آیا می‌خواهید برای ایجاد عناصر داشبورد، رنگ زمینه داشبورد اضافه کنید؟ آیا می‌خواهید برای نمودارهای مشابه از کد رنگی یکسان استفاده کنید؟

تقویت UI داشبورد: سهولت استفاده چقدر مهم است؟ آیا می‌خواهید وقت خود را صرف افزایش UI داشبورد کنید؟ شما می‌توانید برای پیمایش آسان، سلسله مراتب و لیست‌های کشویی اضافه کنید، به هر نمودار با اشیا-به شکل خودکار برچسب اضافه کنید .

 

 

توابع مهم اکسل برای داشبورد

با استفاده از فرمول‌های اکسل می‌توانید تعداد زیادی داشبورد تعاملی خوب اکسل ایجاد کنید. در اکسل فرمول‌هایی وجود دارد که براساس نتایج به روز می‌شوند و داده‌ها و نمودارهای به روز شده را در داشبورد به شما ارائه می‌دهند.

در اینجا پنج عملکرد برتر اکسل برای داشبورد اکسل آورده شده است:

عملکرد SUMPRODUCT: این تابع به ما این امکان را می‌دهد که وقتی متغیرهای زیادی وجود دارد محاسبات پیچیده‌ای انجام دهیم. به عنوان مثال، فرض کنید یک داشبورد فروش داریم و می خواهیم بدانیم که فروش‌های نماینده ما در سه ماهه سوم در منطقه شرق چه بوده است، به راحتی می‌توانم یک فرمول SUMPRODUCT برای این کار ایجاد کنیم.

عملکرد INDEX / MATCH: می‌توانیم از ترکیب INDEX و فرمول MATCH برای جستجوی داده ها در داشبوردهای Excel استفاده کنیم.

عملکرد IFERROR: هنگام انجام محاسبات بر روی داده‌های خام، اغلب با خطا مواجه خواهید شد. برای پنهان کردن خطاهای موجود در داشبورد (و همچنین در داده های خام) می‌توان از IFERROR استفاده کرد.

تابع TEXT: اگر می‌خواهید عنوان یا عناوین پویا ایجاد کنید، باید از تابع TEXT برای آن استفاده کنید.

تابع ROWS / COLUMNS : وقتی مجبور می‌شویم فرمولی را کپی کنیم اغلب از این موارد استفاده می کنیم و وقتی پایین / راست سلول می رویم یکی از آرگومان ها باید بیشتر شود.

 

 

مواردی که باید هنگام کار با فرمول‌ها در داشبورد مدیریتی اکسل به خاطر بسپارید:

• از استفاده از فرمول‌های فرار (مانند OFFSET ، NOW ، TODAY و غیره ..) خودداری کنید. این کار باعث کاهش سرعت شما می‌شود.
• فرمول‌های غیرضروری را حذف کنید. اگر فرم‌های اضافی در صفحه محاسبه دارید، هنگام نهایی کردن داشبورد، این موارد را حذف کنید.
• از ستون‌های کمکی استفاده کنید زیرا ممکن است به شما کمک کند از فرمول‌های آرایه طولانی پرهیز کنید..

استفاده از نمودار برای تجسم داده ها در داشبورد مدیریتی اکسل

نمودارها نه تنها داشبورد Excel را از نظر بصری جذاب می‌کنند بلکه استفاده و تفسیر آن را نیز آسان می‌کنند. در اینجا چند نکته در هنگام استفاده از نمودارها در داشبورد اکسل آورده شده است:

نمودار درست را انتخاب کنید: اکسل گزینه‌های زیادی برای نمودار به شما ارائه می‌دهد و شما باید از نمودار مناسب استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر باید روند را نشان دهید، باید از نمودار خطی استفاده کنید، اما اگر می‌خواهید مقادیر واقعی را نشان دهید کنید، نمودار میله‌ای/ستونی می‌تواند انتخاب صحیحی باشد.

از نمودارهای ترکیبی استفاده کنید: به شدت توصیه می‌شود که از نمودارهای ترکیبی استفاده کنید زیرا به کاربر اجازه می‌دهند مقادیر را مقایسه کنید را ترسیم کنید. به عنوان مثال، می‌توانید رقم فروش را به صورت نمودار ستونی و رشد را به صورت نمودار خطی نشان دهید.

 

 

استفاده از پاورپوینت در اکسل

همچنین می‌توانید یک داشبورد تعاملی با پاورپوینت ایجاد کنید. افزودن تعامل به داشبورد خالص اکسل می‌تواند چالش برانگیز باشد و معمولاً به ماکرو (یا VBA)، زبان برنامه نویسی مورد استفاده در اکسل، احتیاج دارد. با این حال، اگر نمودارها و اجزای داشبوردی را که در Excel ایجاد کرده اید به PowerPoint اضافه کنید، به راحتی می‌توانید یک عنصر تعاملی بسازید.

به عنوان مثال، می‌توانید پنج نمودار دایره‌ای ایجاد کنید که داده‌های دقیقاً مشابهی را در طول ۵ سال نشان می‌دهد. اگر به هر اسلاید PowerPoint یک نمودار دایره‌ای اضافه کنید، می توانید با رد کردن اسلایدها، کاری کنید که به نظر برسد نمودارها در حال حرکت هستند.

استفاده از PowerPoint و Excel با هم باعث می‌شود داشبورد خود را به راحتی به اشتراک بگذارید. می‌توانید داشبورد را به عنوان PowerPoint Show ذخیره کرده و از طریق ایمیل برای همکاران ارسال کنید.