شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی : هر شرکت و سازمانی که آغاز به فعالیت می‌کند، قطعا هدفی را در راس فعالیت‌های خود قرار داده است. این شرکت برای اینکه بتواند روی پا بماند و افت نکند، باید از عده‌ای نیروی انسانی تشکیل شود تا برای رسیدن به اهداف شرکت تلاش کنند.
حال باید بدانید که این منابع انسانی تشکیل شده، به راحتی خود قادر نیستند که اهداف شرکت را دنبال کنند و ممکن است مشکلات زیادی به وجود آید، به همین دلیل باید مدیری را در راس فعالیت‌های خود داشته باشد تا بتواند تحت کنترل قرار بگیرد.
در این بخش مدیر اداری و منابع انسانی وظایف مهمی را به عهده دارند که برای انجام این مسئولیت سنگین باید انجام دهند. اگر این وظایف به درستی انجام نشود و یا مدیر از کار خود سرباز کند، هماهنگی و یکپارچگی ایجاد نمی‌شود و نیروی انسانی به کار خود مشغول نمی‌شود. به همین دلیل این وظیفه خاص باید به عهده یک فرد متخصص و واجد شرایط قرار بگیرد.
مدیریت امور اداری و منابع انسانی، باید جنبه‌های لازم را در بر بگیرد زیرا این مدیریت رابطه نزدیکی با نیل به اهداف شرکت دارد. به همین دلیل است که این مدیریت امروزه به یکی از شریان‌های مهم و حیاتی در هر شرکت و سازمان به حساب می‌آید. نیروی انسانی متخصص در واقع در به وجود آمدن سرمایه و ثروت هر شرکت به کار برده می‌شود.
مدیر اداری و منابع انسانی
مدیر اداری و منابع انسانی، وظیفه مهم برنامه‌ریزی، هدایت و هماهنگی در خدمات و پشتیبانی از شرکت را به عهده دارد. این مدیریت مجموعه بزرگی از خدمات و هماهنگی است که باعث می‌شود تا شرکت بتواند به صورت موثرتری به سوی اهدافش حرکت کند.
در واقع مدیریت اداری و منابع انسانی تشکیل شده است تا همه فعالیت‌های شرکت با توجه به استانداردهای لازم و قوانین و مقررات پیش برود تا مشکلی ایجاد نشود. همچنین بخش مدیریت برای جلوگیری از یکسری شرایط بد و کاهش هزینه‌ها پیشنهادات عالی را به شرکت ارائه می‌دهد.
شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی برای کارکنان
همچنین مدیریت اداری و منابع انسانی هر کاری را که مربوط به کارکنان باشد باید تحت نظارت خود قرار دهد.
- امور استخدامی
- ترفیع
- جابجایی
- ارزش‌یابی عملکرد کارکنان
- امور رفاهی آن‌ها
مدیریت اداری در شرکت وظیفه دارد تا مسئولیت اجرای مناقصه‌ها و مزایده‌ها را بر عهده گرفته و امور انبارداری، نحوه نگهداری و امنیت کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش‌ها را تحت نظارت و کنترل خود قرار دهد.
شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی به این منظور انجام می‌شود که بدانید این مدیریت تلاش می‌کند تا با کسب رضایت کارکنان و تامین هدف‌های شرکت و سازمان، قدم بردارد و مسئولیت جمع‌آوری اطلاعات و برنامه‌ریزی در زمینه‌های مهم را به عهده دارد.
شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی
- مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش اداری و منابع انسانی
- خرید، ذخیره‌سازی و توزیع لوازم و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف
- اطمینان از رعایت استانداردهای ایمنی و سلامت در محیط کار
- انجام امور پرسنلی مانند امور استخدامی، امور داخل شرکت مانند ترفیع، جابجایی، پاداش، تنبیه و مرخصی و غیره، ارزیابی عملکرد، امور بیمه، وام و بازنشستگی
- اجرای قوانین اداری، استخدامی، پشتیبانی و توسعه منابع انسانی
- تهیه، تنظیم و اجرای آیین‌نامه‌ها و بخش‌نامه‌های اداری براساس ضوابط و مصوبات شرکت
- برنامه‌ریزی و نظارت برعملکرد قراردادها
- انجام امور استخدامی مربوطه و تنظیم شرح وظایف کارکنان واحدها
- ارائه راهکارهای لازم در امر بهبود روش‌ها، تحول اداری و توسعه منابع انسانی
- صدور احکام کارگزینی مطابق با قوانین و مقررات استخدامی، تعیین حقوق و دستمزد و تنظیم ماموریت‌های داخلی و خارجی کارکنان
- خرید کلیه نیازمندی‌های تجهزاتی، اداری شرکت و نگهداری آن‌ها
- انجام کلیه امور رفاهی کارکنان و خدمات مرتبط با بیمه
- کنترل گزارش حضور و غیاب کارکنان
- انجام هماهنگی امور مربوط به برگزاری همایش‌ها، سمینارها و جشن‌ها
- نظارت و کنترل اجرای قراردادهای منعقده با پیمانکاران
- هماهنگی برای تشکیل کمیته تشویق پرنسل و کارکنان برتر
- اطلاع رسانی اطلاعیه‌های مورد نیاز پرسنل
- تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مرتبط با فعالیت شرکت
- به روزرسانی بانک آمار و اطلاعات خدمات پشتیبانی
- راهنمایی و پاسخگویی به سوالات مراجعه‌کنندگان
شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی موضوع بسیار مهمی است که باید مورد توجه قرار داده شود و این وظایف باید توسط مدیریت به نحو احسنت پیگیری شده و انجام شود.
آینده شرکت و رسیدن و یا نرسیدن به اهداف شرکت، همه بستگی به وظایف مدیریت دارد که به چه صورت انجام شود. در اصل شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی چیزی است که آینده شرکت را تصمین می‌کند.
ارزیابی عملکرد کارکنان
فعالیت‌های کارکنان باید مورد بررسی قرار داده شود و نسبت به عملکرد خوبی که داشتند، به آن‌ها پاداش داده شود. زیرا این باعث می‌شود تا کارکنان احساس بهتری داشته و انگیزه بیشتری برای کارکردن به دست آورند.
از مهم‌ترین دلایل ارزیابی عملکرد کارکنان، این است که آن‌ها مورد هدایت و ارشاد قرار بگیرند و اطلاعات لازم در رابطه با آن‌ها جمع‌آوری شود تا مدیریت بتواند تصمیمات لازم برای کمیت و کیفیت کارکنان را بگیرد.
لازم است بدانید که در مبحث شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی، این ارزیابی بسیار اهمیت دارد زیرا مقصود از این کار این است که حرکت شرکت به سمت هدف مورد نظر بهبود و ارتقا پیدا کند.
بیمه و بازنشستگی کارکنان
بیمه بازنشستگی کارکنان یکی از مهم‌ترین وظایفی است که باید توسط مدیریت پیگیری شود. مدیریت اداری و منابع انسانی باید با برنامه‌ریزی بیمه و بازنشستگی این افراد، امنیت اقتصادی و تامین معاش و زندگی مستخدم و خانواده وی را در زمان بیکاری، بیماری، پیری و از کارافتادگی و حتی پس از مرگ تامین کند.
شرکت تمام کارکنان خود را تحت بیمه قرار می‌دهد تا در صورت ایجاد مشکل، خسارت‌های ایجاد شده را پرداخت کند. این یکی دیگر از شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی بسیار مهم است.
انگیزش، مشارکت و روابط کارکنان
این مسائل از جمله مباحث نرم مدیریت انسانی با کارکنان است که بستگی به مدیر دارد. زیرا به اقدامات و تشخیص‌هایی از سوی آن‌ها نیازمند است. البته لازم به ذکر است که این انگیزش با پاداش، تشویق و تنبیه بی‌ارتباط نیست و آن را پوشش می‌دهد.
برنامه‌ریزی نیروی انسانی
شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی اغلب به برنامه‌ریزی که این مدیریت باید داشته باشد، اختصاص داده می‌شود. زیرا بخش برنامه‌ریزی از مهم‌ترین فرآیندی است که به وسیله آن برای شرکت تعیین می‌کند که به چه مقدار کارمند، متخصص و مهارت برای چه ساعت‌های زمانی برای رسیدن به اهداف شرکت مورد نیاز است. حتی تعیین می‌کند که این کارکنان در چه بخشی باید مشغول به فعالیت خود شوند.
هدف از برنامه ریختن، برای ادامه روند شرکت و حفظ کارکنان و همچنین حرکت به سوی هدف مشخص شده به صورت عالی است.
استخدام و قراردادهای پرسنلی
مدیریت وظیفه دارد تا بهترین نیروی انسانی با تخصص و مهارت‌های عالی را استخدام کند و قراردادهای لازم را با آن‌ها در جهت همکاری با شرکت ببندد. استخدام نیروی انسانی واجد شرایط و عالی از مهم‌ترین وظایف مدیر اداری و منابع انسانی به حساب می‌آید.
بهداشت و ایمنی کارکنان
زمانی مدیریت می‌تواند کارکنان را واجد کار کردن و فعالیت بکند که از سلامت آن‌ها مطمئن باشد زیرا اگر آن‌ها دچار بیماری و یا هر نوع حوادث خاصی بودند باید از محیط کار دور شوند. همچنین یکی دیگر از شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی این است که این مدیریت باید شرایط لازم برای بهداشت و امنیت کارکنان را فراهم کند و طرح‌ها و برنامه‌هایی را در این جهت پیاده کند.
خدمات پشتیبانی
مدیر اداری و منابع انسانی وظیفه دارد تا با استفاده و کمک نیروی زحمت‌کش، فعالیت مربوط به نظافت و تامین بهداشت محیط کار را برای رسیدن به اهداف مد نظر انجام دهد.
از مهم‌ترین اهداف شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی این است که این مدیریت بتواند یکپارچگی و هماهنگی لازم را در میان کارکنان ایجاد کند تا راه رسیدن به پیشرفت را در شرکت فراهم کند.
اغلب نقش مهمی که در شرکت‌ها کمتر مورد توجه قرار داده می‌شود، نقش نیروی انسانی در ادامه روند شرکت است. فعالیت، حرفه و تخصص این افراد در ادامه روند کار شرکت تاثیر بسزایی دارد که این ستودنی است.
کلام آحر:
مدیریت باید سعی براین داشته باشد تا با استعدادترین کارکنان را استخدام و آن‌ها را مشغول به کار کند. از آنجایی که این افراد دارای سطح متفاوتی از فرهنگ هستند، ممکن است در راستا دچار اختلاف نیز شوند که این اختلاف در شرکت بسیار خطرناک است زیرا پیشرفت این فعالیت را می کاهد، به همین دلیل مدیریت اداری و منابع انسانی باید بتواند در این میان دخالت کرده و اختلافات را حل و فصل کند. البته باید بدانید که مدیر به وسیله قوانین و حقوق لازم باید در این اختلاف دخالت داشته باشد و بدون اطلاع از موضوع و بررسی‌های لازم نمی‌تواند قضاوت کند.
دارایی هر شرکت و سازمانی، نیروی انسانی است که در آن مشغول به فعالیت هستند، یعنی به جرئت می‌توان گفت که اگر نیروی انسانی نبود، هیچ شرکتی نمی‌توانست در راس اهداف خود فعالیت کند و به خواسته خود برسد.
به همین دلیل مدیریت منابع انسانی به منظور حفظ اعتبار شرکت، افزایش پیشرفت شرکت و از همه مهم‌تر حفظ سلامت و روحیه کارکنان شرکت، از مهم‌ترین وظایفی است که باید توسط مدیریت اداری و منابع انسانی انجام شود.
