اصول مدیریت پروژه : مدیریت پروژه برای هر شخصی دارای اصول و مبانی بسیار زیادی است؛ اگر شما مدیریت یک پروژه را بر عهده گرفتید و می‌خواهید پروژه را به موفقیت برسانید، قطعا باید این اصول و مبانی را رعایت کنید و از آن‌ها در راستای موفقیت کمک بگیرید.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه به برنامه‌ریزی دقیق، پیش‌بینی هزینه‌ها، درست تخمین زدن زمان، ایجاد همبستگی و اتحاد بین اعضای پروژه و … گفته می‌شود که تمام این‌ها توسط مدیر پروژه کاربلد و ماهر انجام می‌پذیرد.
مدیر پروژه با مشخص کردن هدف و انتقال دادن استراتژی خودش درباره پروژه به اعضای پروژه یکی از گام‌های مهم برای مدیریت و نظارت خوب پروژه را برداشته است.
اما همان‌طور که گفته شد مدیریت پروژه اصول مشخصی دارد که اگر رعایت شود و نادیده گرفته نشود، مطمئنا باعث موفقیت و پیشرفت پروژه خواهد شد و حتی پیشرفت‌های فردی را نیز در پی خواهد داشت.
اصول مدیریت پروژه
مدیریت پروژه اصول بسیار زیادی دارد که در ادامه به برخی از مهم‌ترین و البته تاثیر گذارترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.
مشخص کردن اهداف
سعی کنید اهداف را قبل از ایجاد پروژه ایجاد کنید؛ یعنی مشخص کنید که در انتهای پروژه قرار است به چه چیزهایی دست پیدا کنید یا اگر برای کارفرما کار می‌کنید، حتما از او بخواهید که به شما بگوید هدف پروژه در زمان تکمیل شدن چیست و چه چیزی قرار است به دست بیاید.
مشخص کردن زمان
حتما بازه زمانی مشخص کنید؛ اگر بازه زمانی مشخص کنید و آن‌را به اعضای پروژه نیز بگویید، مطمئن باشید احساس مسئولیت آن‌ها بیشتر خواهد شد. مشخص کردن زمان در هنگام پروژه نیز می‌تواند باعث داشتن برنامه‌ریزی دقیق‌تری باشد.
مشخص کردن برنامه‌های پروژه
قبل از ایجاد پروژه و انجام هرکاری، برنامه مشخصی داشته باشید و آن‌را به تمامی عوامل پروژه نیز منتقل کنید؛ به آن‌ها بگویید چه برنامه‌ای دارید و باید چه کاری در چه مدت زمانی انجام شود تا طبق برنامه‌های شما باشد.
اندازه گیری منابع
قطعا هر پروژه‌ای نیاز به منابع دارد. زیاد یا کم بودن منابع بستگی به سبکی یا سنگینی پروژه دارد؛ قبل از ایجاد پروژه منابع را بررسی کنید و آن‌ها را از هر نظر بسنجید تا در هنگام تکمیل کردن پروژه به مشکلاتی از قبیل کمبود منابع و … بر نخورید.
قبل از ایجاد پروژه تعداد منابع خود را نیز مشخص کنید؛ یعنی اگر قرار است کاری انجام دهید، تعداد منابعی که نیاز دارید را اعلام کنید یا اگر قرار است کاری را به شخصی بسپارید، تعداد منابعی که در اختیار او قرار می‌دهید را به او اعلام کنید.
مشخص کردن تحویل شدنی‌های پروژه
بدون شک پروژه باید در هر برهه زمانی چیزهایی را به کارفرما یا مشتریان تحویل دهد؛ پس قبل از ایجاد پروژه مشخص کنید که تحویل شدنی‌های آن چه چیزهایی هستند و حتما مشخص کنید که تحویل شدنی‌ها در چه زمانی باید انجام شوند.
بعد از مشخص کردن تحویل شدنی‌ها، می‌بایست میزان کیفیت آن‌ها را مشخص کنید؛ یعنی مشخص کنید که چه تحویل شدنی با چه کیفیتی باید تحویل داده شود و تا زمانی که به آن سطح نرسد، از تلاش دست نکشید.
در صورت امکان به فکر برون سپاری برخی از کارهای پروژه باشید
اکثر پروژه‌ها نمی‌توانند به صورت کامل در درون تیم تکمیل شوند و بدون شک باید برون سپاری‌هایی نیز در طول پروژه داشته باشید؛ پس قبل از انجام کار خاصی، به برون سپاری فکر کنید و حتی می‌توانید قبل از ایجاد پروژه نیز کارهای هماهنگی را انجام دهید.
تشکیل دادن تیم متخصص
قطعا نمی‌توان پروژه‌های سنگین و بزرگ یا حتی متوسط را به صورت یک‌نفره و انفرادی انجام داد؛ پس یک مدیر موفق، نیاز به تیم متخصص دارد.
به عبارتی دیگر سعی کنید تمامی بخش‌های پروژه را به افراد متخصص در آن زمینه بسپارید که بتوانید بهترین بازخورد را از آن‌ها دریافت کنید.
ایجاد دفتر پروژه
در صورت امکان دفتری را برای پروژه‌های خود ایجاد کنید؛ داشتن یک دفتر مشخص می‌تواند تمامی اعضای پروژه را از سردرگمی در بیاورد و حتی می‌توانند در صورت بروز مشکلات مدیریتی، به دفتر شما مراجعه کنند.
مشخص کردن بودجه
بودجه یکی از اساسی‌ترین مسائلی است که می‌توان برای مدیریت پروژه به آن فکر کرد؛ زمانی که شما بودجه‌بندی مناسب را برای تمامی بخش‌های پروژه‌تان انجام داده باشید، به مشکلات مالی بر نخواهید خورد.
اما اگر نتوانید بودجه‌بندی مناسب با پروژه انجام دهید، نه تنها به مشکل می‌خورید، بلکه خرج اضافه نیز برای شما نیز در پی خواهد داشت.
مشخص کردن تمامی ارتباطات پروژه
ارتباطاتی که در طول پروژه قرار است داشته باشید را مشخص کنید و آن‌را به اعضای پروژه نیز منتقل کنید؛ این ارتباطات می‌تواند ارتباط با شرکت‌های مختلف، انسان‌های مختلف و یا کارفرما‌های مختلف باشد که ممکن است در صورت مشخص نبودن هر یک از آن‌ها، مشکلاتی به وجود بیاید.
مشخص کردن روش مدیریت پروژه در مقابل خطرات احتمالی
قبل از ایجاد پروژه شما باید مشخص کنید که چگونه قرار است با خطرات و تهدیدات پروژه مقابله کنید؛ یعنی مشخص کنید که برای رفع آن‌ها نیاز به هزینه دارید یا باید از اعضای تیم خود کمک بگیرید.
مواردی که گفته شد تنها بخش کوچکی از اصول مدیریت پروژه بود و آن‌قدر این اصول زیاد هستند که با یک یا دو مقاله نتوان آن‌ها را به صورت کامل توضیح داد. اما در ادامه قصد داریم نکاتی را به صورت فهرست‌وار به شما بگوییم.
نکاتی برای موفق‌تر شدن در مدیریت پروژه
برای موفق‌تر شدن در مدیریت پروژه حتما به زمان صرف شده اعضای تیم خود بر روی پروژه توجه کنید؛ یکی دیگر از نکات موفقیت پروژه این است که بتوانید پیشرفت واقعی پروژه را با پیشرفتی که پیش‌بینی کرده بودید، مقایسه کنید و وضعیت فعلی پروژه خود را بسنجید.
اگر ذره‌ای احساس کردید که در یک روز کارهایی که برای پروژه انجام شده است مفید نبوده، بلافاصله در روز بعد جبران کنید و به هیچ عنوان نگذارید تا کارها عقب بمانند.
اگر با تهدید، خطر و یا مشکلی مواجه بودید، به سرعت آن‌را از پیش رو بردارید و جلوی پیشرفت مشکلات را بگیرید؛ در نهایت اگر احساس کردید فردی از اعضای پروژه کارش را به خوبی انجام می‌دهد و یا منظم است، حتما به آن پاداش بدهید و از او بابت انجام کار درستش تشکر و قدردانی کنید.برای کسب دانش و آگاهی بیشتر می‌توانید به دوره مدیریت پروژه کاربردی مکتبخونه مراجعه کنید.
