نحوه تبدیل فایل اکسل به پی دی اف چگونه است؟

 تبدیل فایل اکسل به پی دی اف 

یکی از پرکاربردترین برنامه‌های محاسباتی برای کاربران ویندوز اکسل است؛ این نرم‌افزار که از مجموعه آفیس است به‌صورت پیش‌فرض روی همه سیستم‌های ویندوزی جدید وجود دارد و به شما برای انجام کارهای حسابداری کمک زیادی می‌کند. نکته اینجا است که زمانی که لازم باشد این فایل را با کسی به اشتراک بگذارید یا آن را ارسال کنید ممکن است به مشکل بربخورید.

 

در چنین مواقعی بهتر است از تبدیل اکسل به پی دی اف استفاده کنید تا بتوانید آن را به‌راحتی برای هر شخصی ارسال کنید یا نمودارها و تحلیل‌های خود را راحت‌تر نمایش دهید. با توجه به اهمیت این مسئله در ادامه این مطلب مراحل تبدیل اکسل به pdf را بیان می‌کنیم.

چرا اکسل را به پی دی اف تبدیل کنیم؟

دلایل مختلفی وجود دارد که باعث می‌شوند شما نیاز به تبدیل اکسل به پی دی اف پیدا کنید؛ اما برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• ارائه فایل در یک جلسه (اگر فایل شما حجیم باشد ممکن است باز شدن اکسل زمان زیادی ببرد یا دسترسی به نمودارها دشوار باشد)
• ارسال فایل محاسباتی برای شخص دیگر (زمانی که نمی‌خواهید طرف مقابل از همه فرمول‌ها و محاسبات شما اطلاع داشته باشد و تنها قصد ارسال نتایج را برای او دارید)
• نمایش یک‌باره همه نمودارها در کنار یکدیگر
• چاپ نمودارها بدون افت کیفیت تصویر

 

 

آیا برای تبدیل اکسل به pdf نیاز به نرم‌افزار جداگانه‌ای داریم؟

خوشبختانه طراحان سری نرم‌افزارهای آفیس به این موضوع فکر کرده‌اند و امکان تبدیل فایل محاسباتی به نسخه pdf را با چند قدم ساده برای شما فراهم آورده‌اند؛ بنابراین نیازی نیست در سایت‌های مختلف به دنبال نرم‌افزارهای آفلاین و آنلاین مبدل بگردید. تنها کافی است تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید و مراحل گفته‌شده را پشت سر هم اجرا کنید.

روش اول: استفاده از گزینه save as

در این روش لازم است که فایل اکسل خود را به‌طور کامل آماده کنید و سپس مراحل را طبق تصویر بالا پیش بروید.

• بر روی منوی File کلیک کنید.
• گزینه save as را بزنید و سپس با استفاده از دکمه Browse وارد بخش انتخاب محل ذخیره فایل بشوید.
• اکنون محل ذخیره فایل خود را انتخاب و نام فایل را نیز مشخص کنید.
• این مرحله را می‌توان مهم‌ترین بخش تبدیل اکسل به پی دی اف با استفاده از گزینه save as دانست. در این قسمت لازم است که از بخش save as type فرمت pdf را انتخاب کنید و سپس گزینه save را بزنید.
• بعد از گذشت چند ثانیه می‌توانید در محل موردنظر نسخه pdf فایل خود را پیدا کنید. زمانی که این نسخه را باز می‌کنید خواهید دید که همه جدول‌ها و نمودارهای شما بدون به‌هم‌ریختگی یا تغییر محل و فونت ذخیره شده‌اند.

نکته: با استفاده از این روش می‌توانید یک شیت خاص از اکسل را نیز به فایل پی دی اف تبدیل کنید و بدون به هم خوردن نمودارها یا فرمت شیت آن را برای شخص موردنظر خود بفرستید یا ارائه دهید.

روش دوم: استفاده از گزینه Export

طراحان نرم‌افزارهای آفیس یک گزینه مستقیم برای تبدیل اکسل به پی دی اف در نظر گرفته‌اند که با استفاده از آن نیز می‌توانید در کمترین زمان و بدون به‌هم‌ریختگی فایل خود را ذخیره کنید. تنها کافی است مراحل زیر را پشت سر هم و به ترتیب اجرا کنید.

• فایل اکسل خود را آماده کنید و سپس وارد منوی File شوید.
• گزینه Export را بزنید.
• اکنون بر روی دکمه create PDF/XPS که در بخش پایین قسمت سمت راست صفحه وجود دارد کلیک کنید.
• با انتخاب این گزینه فایل شما با یکی از دو فرمت pdf یا XPS ذخیره می‌شود. فرمت XPS فایل شما را فقط خواندنی می‌کند و معمولا به کار نمی‌آید. مطمئن شوید که بخش save as type بر روی حالت pdf قرار دارد و اکنون دکمه publish را بزنید.

نکته: در این بخش می‌توانید با استفاده از گزینه‌های standard (publishing online and printing) کیفیت تصاویر و نمودارها را بالا نگه دارید. همچنین انتخاب گزینه Minimum size (publishing online) نیز باعث کاهش حجم فایل شما خواهد شد.

• بعد از چند ثانیه تبدیل اکسل به pdf انجام‌شده و نسخه پی دی اف فایل به‌صورت خودکار باز می‌شود.

روش سوم: استفاده از دستور سریع تبدیل اکسل به پی دی اف

شما می‌توانید گزینه انتشار به‌عنوان pdf را به نوار ابزار اکسل خود اضافه کنید تا بدون نیاز به رفتن به منوی فایل تنها با یک کلیک ساده این کار را انجام دهید. برای اضافه کردن این گزینه مراحل زیر را دنبال کنید.

 

• هر جایی از نوار ابزار دسترسی سریع کلیک راست کنید و در منوی ظاهرشده بر روی گزینه Customize Quick Access Toolbar بزنید.

• اکنون می‌توانید منوی گزینه‌های اکسل را ببینید و دستور Publish as PDF یا XPS را به نوار ابزار اضافه کنید. برای این کار در پنجره ظاهرشده بر روی گزینه Quick Access Toolbar بزنید.
• قسمت Choose commands from را روی حالت All Commands قرار دهید.
• اسکرول کنید تا گزینه Publish as PDF or XPS را پیدا کنید.
• بر روی دکمه Add بزنید تا دستور به نوار ابزار دسترسی سریع شما افزوده شود.
• با کلیک کردن بر روی OK کار را به اتمام برسانید.

اکنون نماد تبدیل اکسل به پی دی اف در نوار ابزار ایجادشده و می‌توانید با یک کلیک این فرایند را بدون هیچ دردسری انجام دهید.

روش چهارم: افزودن گزینه به نوار ابزار و ایمیل آن

اگر قصد دارید فایل اکسل خود را برای استاد، همکار یا رئیستان ارسال کنید حتما از این روش خوشتان خواهد آمد؛ چراکه با استفاده از آن با یک تیر دو هدف زده‌اید. هم تبدیل اکسل به pdf را انجام داده‌اید و هم به‌صورت کاملا خودکار و بدون نیاز به کد نویسی ایمیلی ایجاد می‌شود که نسخه pdf فایل شما به آن پیوست شده است. شما با بهره‌مندی از این امکان شگفت‌انگیز تنها چند قدم فاصله دارید؛ پس با ما همراه باشید.

 

 

• بر روی نوار ابزار کلیک راست کنید و گزینه Customize Quick Access Toolbar را بزنید.

• در پنجره بازشده وارد بخش Quick access Toolbar شوید.
• طبق توضیح ارائه‌شده در قسمت قبل All Commands را انتخاب کنید.
• اکنون گزینه W-mail as PDF Attachment را انتخاب کنید.
• دکمه Add را بزنید و سپس OK کنید.

با کلیک بر روی نماد اضافه‌شده در بخش toolbar می‌توانید به‌طور مستقیم و بدون فوت وقت تبدیل اکسل به پی دی اف را انجام دهید و همان لحظه فایل را ایمیل هم بکنید. توجه داشته باشید که برای استفاده از این گزینه لازم است که ایمیل outlook شما باید روی سیستمتان فعال باشد.

روش پنجم: تبدیل اکسل به pdf به‌صورت اتوماتیک

درست است که با استفاده از روش چهارم نیازی به طی کردن بسیاری از مراحل نیست و شما در زمانی بسیار کوتاه می‌توانید یک نسخه pdf از فایل اکسل خود در اختیار داشته باشید؛ اما این روش به‌صورت کاملا اتوماتیک انجام نمی‌شود.

 

با استفاده از تکنیک Power Automate می‌توانید این کار را به‌صورت خودکار انجام دهید. منظور از این حرف این است که تبدیل فایل اکسل به pdf درواقع بخشی از پروسه ذخیره‌سازی آن می‌شود و نیازی به انجام هیچ کار اضافه‌ای توسط خود شما نیست.

نکته: برای استفاده از این روش باید فایل اکسل خود را در OneDrive ذخیره کرده باشید.

اکنون باید دو عمل را به فرایند اتوماتیک ذخیره‌سازی اضافه کنید؛ یکی برای تبدیل فایل و دیگری برای ایجاد فایل. برای این کار نیاز به طی کردن مراحل زیر دارید.

• امکان convert file را به OneDrive اضافه کنید.
• ابتدا فایلی را که قصد تبدیل آن را دارید انتخاب کنید.
• اکنون PDF را به‌عنوان نوع فایلی که به‌عنوان نسخه مقصد در نظر دارید برگزینید.
• اقدام Create file را به OneDrive اضافه کنید.
• پوشه‌ای که می‌خواهید از آن فایل PDF بسازید انتخاب کنید.
• نامی برای فایل pdf خود بنویسید؛ مطمئن شوید که در انتهای نام فرمت .pdf قرار دارد.
• دکمه dynamic content را بزنید و آن را به مسیر Convert file در نرم‌افزار One Drive بیفزایید.

سخن پایانی

تبدیل اکسل به پی دی اف کاری کاملا رایج است و هرکسی که کار کوچکی با این نرم‌افزار داشته باشد بالاخره روزی به آن نیاز پیدا خواهد کرد. به لطف امکانات متعددی که طراحان نرم‌افزارهای آفیس در اکسل قرار داده‌اند برای انجام این کار هیچ نیازی به نرم‌افزار خارجی ندارید و می‌توانید با صرف کمترین وقت فایل‌های pdf خود را تهیه کنید.