یکی از نرم‌افزارهای مجموعه آفیس که کاربرد بسیاری در زمینه مدیریت پروژه و همچنین دسته‌بندی اطلاعات دارد، اکسل است. اکسل یک برنامه صفحه گسترده و بسیار کاربردی است که اطلاعات وارد شده را در قالب جدول‌های مختلف در خود جای می‌دهد. یادگیری اکسل مزیت‌های مختلفی به دنبال دارد و به تمام کسانی که به دنبال راهی برای ارتقای شغلی می‌گردند، توصیه می‌شود.

اکسل چیست؟

همان‌طور که اشاره کردیم، اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده یا همان Spread Sheet است. از چنین نرم‌افزاری برای جمع‌آوری، دسته‌بندی و همچنین پردازش انواع اطلاعات استفاده می‌شود. اطلاعات وارد شده در این برنامه هیچ‌گونه محدودیتی نداشته و می‌توانند عددی، تاریخ، متن و... باشند. برای اینکه بتوانید آموزش اکسل مقدماتی را شروع کنید، نیاز دارید تا با چند اصطلاح کاربردی در این برنامه آشنا شوید.

اولین اصطلاح همان برگه یا Sheet است. هر فایل اکسلی که باز کنید، می‌تواند حاوی تعدادی برگه باشد. در هرکدام از این برگه‌ها اطلاعات مجزایی قرار دارند که هیچ ارتباطی با سایر برگه‌ها نداشته و برای خود مستقل هستند. 

صطلاح جاری دیگر مربوط به ردیف و ستون است. وقتی وارد صفحه اصلی نرم افزار اکسل می‌شوید، می‌بینید که جدول نامحدودی پیش روی شما قرار گرفته است که از تعداد زیادی سطر و ستون تشکیل ‌شده است. شما هر میزان از اطلاعات را می‌توانید در این ردیف و ستون‌ها قرار دهید، چراکه با افزایش میزان اطلاعات و داده‌ها، آن‌ها نیز افزایش پیدا می‌کنند. ستون در اکسل با حروف الفبای لاتین و سطر در این نرم‌افزار با اعداد نمایش داده می‌شود، از این طریق می‌توانید آدرس اطلاعات خود را پیدا کنید..

اصطلاح بعدی مربوط به سلول است که از تلاقی یک ردیف و یک ستون ایجاد می‌شود. در واقع داده‌ها و اطلاعات در همین سلول‌ها ثبت می‌شوند.

مزیت‌های استفاده از اکسل برای ذخیره‌سازی اطلاعات

وقتی‌که شروع به یادگیری اکسل Excel می‌کنید، شاید از خودتان بپرسید کار کردن با این برنامه چه فایده و مزیتی به دنبال دارد؟ اگر بخواهیم مزیت‌های استفاده از نرم افزار اکسل را شرح دهیم قطعا با یک لیست طولانی روبه‌رو خواهیم شد، به همین دلیل تنها چند نمونه از ساده‌ترین مزیت‌های استفاده از این نرم‌افزار را عنوان می‌کنیم.

اولین مزیتی که استفاده از اکسل به دنبال دارد، منظم کردن داده‌هاست. حتی اگر کار با اکسل را به‌صورت پیشرفته نیز بلد نباشید، می‌توانید داده‌ها و اطلاعات خود را به کمک آن منظم کنید.

مزیت دیگر استفاده از این برنامه، امکان ادغام و همچنین تغییر شکل و فرمت‌های داده‌هاست. شما می‌توانید داده‌هایی از یک جنس را که در صفحات مختلف ثبت کرده‌اید، بر روی یک نمودار درج کرده و گزارش‌های مورد نیازتان را از آن‌ها استخراج‌کنید.

دیگر مزیتی که آموزش اکسل مقدماتی و پیشرفته و همچنین به‌کارگیری این نرم‌افزار دارد، این است که می‌توانید داده‌های خود را بر اساس فیلترهای مختلف مرتب کنید. شما می‌توانید شرطی خاص برای داده‌های مختلف تعریف کنید و از این طریق، دسترسی به آن‌ها را راحت‌تر از قبل بکنید. حتی راهکارهای زیادی برای پیدا کردن داده های تکراری وجود دارد تا شما بتوانید فایل را فیلتر کنید یا حجم داده‌های خود را کاهش دهید.

یادگیری اکسل تأثیری مستقیم بر روی زندگی کاری شما خواهد گذاشت. شاید برایتان عجیب باشد ولی شما می‌توانید با آموزش نرم افزار اکسل مقدماتی، موقعیت‌های شغلی بسیار متنوعی را برای خود ایجاد کنید. امروزه تمامی مشاغل به سمتی می‌روند که تسلط بر کامپیوتر و نرم‌افزارهای کاربردی یک الزام شناخته می‌شود. وقتی شما تسلط کافی در کار کردن با اکسل داشته باشید، می‌توانید شانس خود را برای استخدام در انواع مشاغل اداری، دولتی و خصوصی افزایش دهید. حتی می‌توانید با یادگیری کامل و جامع اکسل، برای خود شغل بسازید و در زمینه ای که دوست دارید فعالیت کنید.

برنامه‌نویسی و اکسل

به‌صورت کلی برای کار با اکسل نیازی به مهارت در برنامه‌نویسی وجود ندارد، اما شما اگر این مهارت را در خود ارتقا دهید، می‌توانید بسیار راحت‌تر از قبل از این برنامه استفاده کنید. انجام محاسبات، مدیریت داده، توابع و فرمول‌ها با دانستن برنامه‌نویسی به زبان ساده، بسیار راحت‌تر خواهد شد.

امکانات و ویژگی‌های اکسل

این نرم‌افزار طیف کاربرد بسیار گسترده‌ای دارد که شما با شروع یادگیری اکسل excel می‌توانید کم‌کم به تمام آن‌ها مسلط شوید. در این قسمت چند نمونه از اصلی‌ترین امکانات این برنامه را مرور می‌کنیم. 

کی از اصلی‌ترین قابلیت های این برنامه، امکان رسم نمودارهای مختلف است. با کمک نرم افزار اکسل شما می‌توانید متناسب با داده‌های خود، انواع نمودارهای میله‌ای، خطی، دایره‌ای و... را رسم کنید. رسم نمودار در اکسل به‌راحتی امکان‌پذیر بوده و شما با گذراندن دوره آموزش اکسل مقدماتی می‌توانید این کار را انجام دهید. نمودارها کمک می‌کنند که راحت‌تر بتوانید به تجزیه ‌و تحلیل داده‌هایتان بپردازید.

یکی دیگر از کاربردی‌ترین امکانات اکسل، Pivot Table است که کمک می‌کند تا بدون نیاز به عملیات محاسباتی سخت و پیچیده، گزارش‌های متنوعی از داده‌هایتان تهیه کنید.

اکسل این امکان را برای کاربران خود فراهم کرده است تا بتوانند صفحه داده‌ها یا نمودارهای خود را پرینت گرفته و نسخه چاپی آن‌ها را در اختیار داشته باشند.

با آموزش اکسل مقدماتی اکسل، شما یاد می‌گیرید که از امکانات توابع و فرمول اکسل نیز استفاده کنید. اگر بتوانید فرمول نویسی را با کمک اکسل یاد بگیرید، می‌توانید در حوزه های آموزشی و درسی پیشرفت چشمگیری بکنید و دیگر نیازی نخواهد بود که وقت خود را برای انجام محاسبات گوناگون اختصاص دهید.

از دیگر قابلیت‌های ویژه اکسل، می‌توان به امکان رمزگذاری اطلاعات اشاره کرد. شما می‌توانید یک پین برای فایل اکسل خود تعریف کنید تا هیچ‌کسی به‌ غیر از شخص خودتان، قادر به باز کردن فایل اکسل شما نباشد. با این کار ایمنی اطلاعات شما نیز به میزان قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کند.

به‌طورکلی اکسل دارای قابلیت‌ها و امکانات بسیار ویژه‌ای است که این موضوع باعث شده تا یادگیری آن نیز برای کاربران سرشار از مزایای مختلف باشد. یادگیری نرم افزار اکسل برای تمام افرادی که جویای کار هستند یا قصد دارند موقعیت شغلی خود را ارتقا دهند، توصیه می‌شود.