ارتباطات یکی از مهمترین عوامل در هر پروژه‌ای به شمار می‌رود و نقش کلیدی در موفقیت و شکست پروژه‌ها دارد. مهمتر از خود ارتباطات، مدیریت آن است. در مجموعه‌ها و سازمان‌هایی که که پروژه محور نیستند به تدریج و با گذشت زمان، خطاها و ضعف‌های ارتباطی برطرف می‌شود؛ اما در سازمان‌هایی که ماهیت پروژه‌ای دارند به دلیل غیرتکراری بودن فعالیت‌ها، امکان آزمایش خطا وجود ندارد و وجود هر مشکلی در این بخش باعث شکست پروژه خواهد شد. از این رو مدیریت ارتباطات پروژه (Communication management) اهمیت زیادی در پروژه‌ها دارد.
در یک تعریف ساده می‌توان گفت، مدیریت ارتباطات پروژه به مجموعه‌ای از سازوکارها و فرآیندها برای اجرا، برنامه‌ریزی، تولید، نگهداری، گردآوری و ویرایش مسیرهای ارتباطی در داخل و برون سازمان است. Project management ابعاد مختلفی را شامل می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به طراحی خط مشی‌های ارتباطات داخلی و خارجی، سیاست‌های ارتباط سازمانی و مدیریت جریان اطلاعات اشاره کرد. در ادامه نوشته بیشتر با جنبه‌های مختلف مدیریت ارتباطات آشنا خواهیم شد.
مدیریت ارتباطات پروژه بر عهده چه کسی است؟
مدیریت ارتباطات در پروژه‌ها معمولا بر عهده مدیر پروژه است؛ اما دقت داشته باشید که علاوه بر مدیر پروژه، سایر اعضای تیم نیز باید در شکل‌گیری الگوی ارتباطی با یکدیگر همکاری کنند. در واقع همه افراد مجموعه نسبت به مدیریت ارتباطات مسئول هستند.
در ادامه مفهوم Communication management و اهمیت آن را بیشتر مورد بررسی قرار خواهیم داد.
چرا ارتباطات پروژه اهمیت دارد؟
تیم‌های پروژه از افرادی تشکیل شده‌اند که معمولا دیدگاه‌ها و نظرات مختلفی دارند. در مدیریت ارتباطات پروژه اصلی‌ترین کاری که انجام می‌گیرد، آگاه نگه داشتن همه افراد و ایجاد تمرکز برای رسیدن به هدف اصلی است. برای اینکه مدیران پروژه از این روند اطمینان حاصل کنند، معمولا بیشتر وقت خود را صرف ارتباط با افراد مختلف می‌کنند. موفقیت هر پروژه‌ای تا حدود زیادی به ارتباطات بستگی دارد و باید از همان روز اول شروع شود.
در بسیاری از پروژه‌های بزرگ به دلیل اهمیت بالای بحث ارتباطات، افرادی را به‌عنوان هماهنگ کننده تعیین می‌کنند. این افراد با پایش منظم و مداوم فرایندها از برقراری صحیح کانال‌های ارتباطی اطمینان حاصل کرده و ارتباط‌های مورد نیاز را ایجاد می‌کنند.
از مهمترین دلایل مدیریت ارتباطات پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- جلوگیری از تداخل کاری و اطمینان از انجام صحیح کارها در حوزه‌های مختلف
- جلوگیری از دوباره کاری
- رعایت اولویت‌ها و مشخص کردن کارهای پراهمیت و کارهای با اولویت پایین
- کم شدن میزان خطا در اجرای پروژه‌ها
- جلوگیری از موازی کاری
پیشنهاد مطالعه: سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و هر آنچکه باید در رابطه با آن بدانیم
ارتباطات پروژه چه زمانی اتفاق می‌افتد؟
برای مدیریت ارتباطات پروژه جلسات مختلفی برگزار می‌شود که در ادامه برخی از متداول‌ترین آن‌ها را مشخص خواهیم کرد.
- زمان آغاز پروژه
- برگزاری جلسه با مشتریان و ذی‌نفعان پروژه
- ارائه خلاصه‌های کتبی و به‌روزرسانی‌های اجرایی
- جلسات وضعیت روزانه، هفتگی یا ماهانه
- برگزاری جلسات در مورد خطرات پروژه، میزان پیشرفت و تعیین اهداف و مسیر پیش‌رو
- مرور جلسات به صورت دور‌ه‌ای تا زمان اتمام پروژه
ایجاد ارتباط بین اعضای پروژه با روش‌های مختلفی امکان‌پذیر است که برخی از مهمترین آن‌ها عبارتند از:
- برگزاری جلسه
- ارسال ایمیل
- استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
- استفاده از پیام‌رسان اختصاصی
- طرح‌های پروژه
آشنایی با فرآیند مدیریت ارتباطات پروژه
بعد از آشنایی با نقش ارتباطات در پروژه‌ها، در این بخش قصد داریم فرآیندهای مدیریت ارتباطات را با شما عزیزان به اشتراک بگذاریم. در حالت کلی فرایند مدیریت ارتباطات در پروژه های عمرانی و سایر پروژه‌ها به شکل زیر است.
1. برنامه‌ریزی
اولین مرحله در Communication management برنامه‌ریزی و ارائه یک طرح ارتباطی است. در این طرح باید مشخص کنید که اطلاعات چطور صادر می‌شود، چه کسی مسئولیت ارتباطات را بر عهده دارد و چه اقداماتی باید انجام شود. هدف از این مرحله اطلاع ذی‌نفعان پروژه و اعضای تیم از انتظاراتی است که باید از یکدیگر داشته باشند.
مدیر پروژه باید بداند که برای ایجاد ارتباطات موثر به چه الزاماتی نیاز دارد. با پاسخ دادن به سوالات زیر می‌توان الزامات پروژه را شناسایی کرد.
- با چه کسی و چه زمانی باید ارتباط برقرار شود؟
- چرا انتقال اطلاعات ضروری است؟
- چه چیزی باید انتقال داده شود؟
- ارتباط در کجا باید انجام بگیرد؟
- ارتباط چگونه باید انجام شود؟
پیشنهاد مطالعه: راهنمای مدیریت هزینه پروژه
2. شناسایی دارایی‌ها و عوامل محیطی سازمان
برای اینکه برنامه‌ریزی مناسبی برای ارتباطات داشته باشید، بهتر است عوامل محیطی و دارایی‌های سازمان را نیز مورد بررسی قرار دهید.
از جمله عوامل محیطی تاثیرگذار در مدیریت ارتباطات پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- شرایط بازار
- منابع انسانی
- فرهنگ و ساختار سازمان
- استانداردها و مقررات
- میزان تحمل ریسک
- سیستم صدور مجوز برای پروژه
دارایی‌های فرآیند سازمانی یا OPA نقش مهمی در ارتباط مدیر، ذی‌نفعان و تیم دارد که شامل موارد زیر هستند.
- فرایند مدیریت ریسک پروژه
- فرایند مدیریت تغییر
- الزامات ارتباطی سازمان
- تجربیات پروژه‌ها قبلی
- اطلاعات مالی پروژه
3. اجرا
قدم بعدی در فرایند مدیریت ارتباطات به انجام دادن فرایندها اختصاص دارد. در واقع می‌توان گفت، ارتباط از این مرحله شروع می‌شود. ارائه گزارش، صدور صورت‌جلسه، تیم‌سازی و مستندسازی تغییرات از جمله مواردی است که باید از انجام صحیح آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
4. نظارت بر عملکرد
در قدم بعدی از مدیریت ارتباطات پروژه باید نظرات تیم و انتظارات ذی‌نفعان را بررسی کرده و ببینید چه دیدگاهی نسبت به عملکرد دارند. برای نظرسنجی از این افراد راه‌های مختلفی وجود دارد که مکالمه یا نظرسنجی مستقیم جزو بهترین گزینه‌ها شمار می‌رود.
5. تغییر عملکرد
با توجه به بازخوردهایی که در مرحله چهارم دریافت کرده‌اید، باید تغییرات لازم را در برنامه ایجاد کرده و انتظارات جدید را در آن قرار دهید.
در برنامه مدیریت ارتباطات پروژه چه مواردی را باید قرار دهیم؟
مشخصات و برنامه هر یک از پروژه‌ها با توجه به نوع پروژه متفاوت از یکدیگر است؛ اما در حالت کلی مواردی که در زیر گفته می‌شود را باید در برنامه مدیریت ارتباطات قرار دهید.
- اعضای تیم: در هنگام برنامه‌ریزی باید اسامی اعضای تیم را به همراه نقش آن‌ها مشخص کنید. این افراد در مراحل مختلف اجرای پروژه مشارکت می‌کنند؛ به همین دلیل داشتن لیستی از آن‌ها مهم است.
- ذی‌نفعان اصلی: اطلاعات تماس و ایمیل‌های همه ذی‌نفعان را به طور کامل ثبت کنید تا در اجرای برنامه مدیریت ارتباطات پروژه، امکان دسترسی به آن‌ها وجود داشته باشد.
- روش‌های ارتباطی: برای ارتباط اعضای تیم با یکدیگر یا برای ارتباط با ذی‌نفعان، روش‌های ارتباطی از جمله تماس تلفنی، ایمیل، جلسات حضوری، رسانه‌های اجتماعی و جلسات ویدیویی را مشخص کنید.
- سبک ارتباطی: مساله بعدی که در هنگام برنامه‌ریزی باید مشخص کنید سبک ارتباطی است. در سبک ارتباطی باید مشخص کنید که برای ارتباط با ذی‌نفعان از لحن رسمی استفاده می‌شود یا می‌توان از لحن صمیمی هم استفاده کرد.
- نوع ارتباط: نحوه اشتراک‌گذاری اطلاعات به چه شکل خواهد بود؟ در این بخش باید مشخص کنید که اطلاعات را به چه صورت و به چه کسی ارائه خواهید داد.
- برنامه جلسات: با اینکه مشخص کردن زمان دقیق همه جلسات امکان‌پذیر نیست، اما توصیه می‌کنیم حتما یک برنامه اولیه در این رابطه داشته باشید.
مدیران پروژه به چه مهارت‌هایی نیاز دارند؟
مدیریت ارتباطات پروژه به مهارت‌های مختلفی نیاز دارد تا اثربخشی خود را داشته باشد. از مهمترین مهارت‌هایی که هر مدیر باید بداند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- ایجاد یک حرکت تیمی مناسب و داشتن تعهد نسبت به برنامه خود
- گوش دادن فعالانه و تمرکز بر گفته‌های اعضای تیم
- استفاده از جملات کوتاه و ساده
- اطمینان از دسترسی آسان و راحت همه اعضای تیم و ذی‌نفعان
- رعایت احترام
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با مدیریت تدارکات پروژه
عوامل مرتبط با مدیریت ارتباطات پروژه
در اجرای پروژه‌ها موجودیت‌های مختلفی حضور دارند؛ برخی از این موجودیت‌ها داخلی و برخی دیگر بیرونی هستند. موجودیت‌های داخلی نفرات و تیم پروژه و موجودیت‌های خارجی را اعضای فنی و غیرفنی شرکت‌های خارجی تشکیل می‌دهند؛ بنابراین در هر پروژه‌ای باید عوامل داخلی و خاجی، نقش‌ها، وظایف، حوزه کاری و سایر عوامل مرتبط با پروژه را مشخص کنید.
برخی از عوامل مرتبط با پروژه عبارتند از:
- فرستنده و گیرنده: در مدیریت ارتباطات پروژه فرستنده مسئول ارسال پیام برای گیرندگان است. فرستنده با توجه به هدفی که دارد، پیامی را ارسال می‌کند. گیرنده نیز می‌تواند پیام را قبول، رد یا تغییر دهد.
- رسانه: انواع مختلفی از رسانه‌ها وجود دارد که مدیر پروژه با توجه به صلاحدید می‌تواند یکی از آن‌ها را انتخاب کند. تلفن، ایمیل، ارتباط تصویری و ارسال پیام برخی از رسانه‌های پرکاربرد هستند.
- پیام: سومی نیازمندی برای ایجاد ارتباط، پیام است. پیام نیز انواع مختلفی دارد؛ این پیام می‌تواند به صورت الکترونیکی یا به صورت نوشتاری انتقال پیدا کند.
- بازخورد: بعد از ارسال پیام امکان دارد بازخورد مثبت یا منفی بگیرید. هر کدام از بازخوردها باید به صورت دقیق مورد بررسی قرار گرفته و بر طبق آن تغییرات اعمال شود.
نحوه مدیریت ارتباطات پروژه بر اساس آستاندارد pmbok
پروژه pmbok مجموعه‌ای از استانداردها و دستورالعمل‌هایی است که در مدیریت پروژه استفاده می‌شود. در این استاندارد بهترین شیوه‌های مدیریت آورده شده و برای هر مدیر پروژه‌ای یادگیری آن حائز اهمیت است. مدیریت پروژه در pmbok از 5 گروه اصلی تشکیل شده است که عبارتند از:
- آغاز
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- اتمام
مدیریت ارتباطات در pmbok یکی از 10 حوزه دانشی در این استاندارد است. مطالعه این بخش به شما کمک می‌کند تا ارتباط موثری را برقرار کنید.
جمع‌بندی
مدیریت ارتباطات پروژه یکی از پرچالش‌ترین فعالیت‌ها در هر پروژه‌ای به شمار می‌رود. برای مدیریت صحیح این مساله، باید تفاوت‌های افراد را به خوبی شناخته و آن‌ها را درک کنید، پیام مناسبی را انتخاب کرده و آن را از طریق رسانه‌های موجود انتقال دهید. انجام صحیح هر یک از این مراحل به شما اطمینان می‌دهد که وظایف ارتباطی را به خوبی انجام داده‌اید.
برای اینکه درک کاملی از مدیریت پروژه و عوامل مرتبط با آن به دست آورید، توصیه می‌کنیم در یکی از دوره‌های آموزشی مکتب خونه شرکت کنید. در این دوره‌ها با نحوه مدیریت پروژه، مدیریت ارتباطات، مدیریت قراردادها و نرم‌افزارهای مربوطه آشنا می‌شوید. همچنین با اساتید دوره نیز به صورت مستقیم در ارتباط هستید و می‌توانید سوالات خود را مطرح نمایید. در پایان دوره نیز مدرک معتبر دریافت خواهید کرد.
