راهنمای نگارش نامه رسمی در انگلیسی + چند نمونه نامه رسمی

نگارش یک نامه اداری به بهترین شکل، حرفه‌ای بودن شمارا نشان می‌دهد. امروزه نوشتن نامه اداری ابزاری برای برقراری ارتباط با دنیای تجارت و مهارت است. نامه‌های اداری به منظور رساندن پیام‌هایی مثل شکایات، درخواست‌ها، سفارشات، ارائه اطلاعات و برقراری ارتباط میان شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. اینکه شما بتوانید نامه‌ای بنویسید که دارای همه پیام‌های شما باشد و به طور واضح آن‌ها را منتقل کند؛ نیاز به مهارت بسیار بالایی دارد. از این رو آموزش نوشتن نامه در انگلیسی یک امر ضروری برای کسانی است که در این زمینه تخصص دارند. در این مقاله با اصول و ساختار نامه‌ها به زبان انگلیسی آشنا می‌شویم.

اصول نامه نگاری انگلیسی

اولین اصل نوشتن نامه به انگلیسی این است که سعی کنید از لحن نسبتا صمیمی استفاده کرده و در عین حال، حالت تخصصی خود را نیز نشان بدهید. از لحن و نگارش به صورت خودمانی و محاوره تا حد امکان دوری‌کنید. همچنین حروف و جمله‌ها را به صورت واضح و شفاف بیان کرده تا ابهامی به وجود نیاورند. در ابتدای نامه باید موضوعات را به صورت مختصر بیان کنید تا تاثیر خود را بگذارند.

آموزش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

کلیک کنید

بهتر است که کلمات و جملات مهم را به صورت هایلایت و یا بولد استفاده کنید تا میزان اثرگذاری آن را بالا ببرید. برای نوشتن نامه‌ها از فونت roman time new استفاده کرده و سایز آن را روی عدد 12 قرار دهید. تنظیمات شروع پاراگراف را نیز باید به صورت اصولی انجام دهید؛ معمولا برای این کار، خط اول را کمی جلوتر می‌آورند یا اینکه در ابتدا، از خط فاصله استفاده می‌کنند.

مراحل نوشتن نامه به انگلیسی

نامه‌های اداری تقریبا اصول یکسان و اجزایی ثابت دارند. برای اینکه بتوانید یک نمونه نامه رسمی انگلیسی به دوست صمیمی، استاد دانشگاه و یا یک شرکت خارجی بنویسید، لازم است مراحل زیر را پشت سر بگذارید تا بتوانید به نتیجه دلخواهی که در نظر دارید، برسید.

موضوع (subject line)

در آموزش نوشتن نامه در انگلیسی بسیار تاکید می‌شود که موضوع را به صورت دقیق و به وضوح بیان کنید. این اصل ارتباطی به هدف نامه ندارد. برای مثال در نمونه نامه رسمی انگلیسی به استاد باید بنویسیم که درباره چه درسی به استاد نامه داده‌ایم یا اینکه می‌خواهیم درباره چه مشکلی از پایان نامه خود، با او صحبت کنیم. در این مدل نامه‌ها حتما باید موضوع نامه مشخص شود تا احتمال هرگونه اشتباه و یا رد شدن نامه را کاهش دهد. در نتیجه برای انتخاب موضوع نامه باید وقت زیادی بگذارید و آن را با وسواس و نکته‌سنجی انتخاب کنید.

اطلاعات تماس (contact information)

نامه‌های اداری حتما باید دارای اطلاعات تماس باشند؛ این اطلاعات شامل نام کامل فرستنده، شماره تماس، آدرس و ایمیل است. محل قرارگیری این اطلاعات معمولا در بالای صفحه بوده و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ نوشته می‌شود. فرد گیرنده برای اینکه بتواند پاسخ نامه شما را بدهد باید اطلاعات تماستان داشته باشد؛ پس حتما نوشتن این قسمت را به خاطر بسپارید.

سلام و احوالپرسی (Greeting)

در ابتدای نامه باید به گیرنده نامه ادای احترام کنیم. به یاد داشته باشید که نام مخاطب خود را به صورت درست و با استفاده از القاب مناسب خطاب کنید. برای آقایان باید از القابی مانند MR، برای بانوان متأهل از پیشوند Mrs و برای بانوان مجرد از پسوند MISS کمک بگیرید.

آموزش زبان انگلیسی مقدماتی

کلیک کنید

برای نوشتن نامه برای بانوان اگر از وضعیت تأهل اطلاع کافی را نداشته‌اید، می‌توانید از پسوند MS استفاده کنید. این لقب برای خانم‌های مجرد و خانم‌های متأهل کاربرد دارد. همچنین اگر از شغل یا شخصیت اجتماعی فرد گیرنده اطلاعات دقیقی داشتید، می‌توانید از عناوین مختلف استفاده کنید. ازجمله این موارد کاربردی می‌توانیم به گزینه‌های زیر اشاره کنیم.

• DR دکتر
• PROF پروفسور
• LADY
• LORD

پیشنهاد مطالعه: آشنایی با جملات مرکب در زبان انگلیسی به زبان ساده

مقدمه کوتاه (A brief introduction)

بعد از اینکه مراحل قبل را به صورت کامل و به درستی پشت سر گذاشتید، نوبت به مرحله نگارش مقاله می‌رسد. اولین قدم در این راستا، نوشتن یک مقدمه کوتاه و در عین حال جذاب و اثرگذار است. داشتن مقدمه کوتاه، ادب و شخصیت شما را نشان می‌دهد و سبب می‌شود که خواننده جذب مطلب شود. مقدمه اگر به صورت اصولی و مناسب نگارش شود، می‌تواند توجه مخاطب را جلب کرده و او را تا انتها با نامه همراه کند. این کار را می‌توان با استفاده از جملات ادبی و مودبانه یا با آرزوی سلامتی انجام داد.

هدف اصلی نوشتن نامه (THE MAIN PURPOSE OF THE LETTER)

این بخش مربوط به بدنه اصلی نامه است و هدف شما را از نوشتن نامه مشخص می‌کند. بدنه نامه هم باید مطابق با ساختار خاصی به صورت اصولی نوشته شود. این قسمت نباید از یک صفحه بیشتر باشد؛ چراکه در این حالت می‌تواند باعث خستگی خواننده شود. در روند آموزش نوشتن نامه در انگلیسی، توصیه می‌شود که هدف کلی نگارش نامه را به صورت خلاصه و در عین حال دقیق انجام دهید تا اثرگذاری مورد نظر را بر روی مخاطب به همراه داشته باشد.

پایان بندی نامه(CLOSING)

این قسمت برای قدردانی و تشکر مورد استفاده قرار می‌گیرد. این جملات بسته به نوع نامه مورد نظر می‌توانند به صورت رسمی و یا به صورت دوستانه و عامیانه نوشته شوند. البته فراموش نکنید که حروف اول جملات را به صورت بزرگ بنویسید.

امضا (SIGNATURE)

معمولا در پایان نامه فرد فرستنده نامه را امضا می‌کند؛ البته که فقط نوشتن نام کافی است، اما برای افزایش اعتبار نامه، می‌توان امضا را هم چاشنی کار کرد. بهتر است که امضا با جوهر مشکی زده شود یا از امضای دیجیتالی معتبر استفاده شود.

پیشنهاد مطالعه: گنجینه مهم‌ترین کلمات انگلیسی علمی در علوم مختلف

عبارات و اصطلاحات رایج در نامه اداری انگلیسی

برای برقراری ارتباط می‌توان از راه‌های دیگری مثل ایمیل، چت در شبکه‌های اجتماعی و همچنین ارسال پیامک استفاده کرد. در روند برقراری ارتباط با آن‌ها از جملات عادی و ساده استفاده می‌شود؛ در صورتی که در نوشتار نامه‌های اداری و رسمی، نیاز به اصطلاحات و عبارات مخصوصی وجود دارد. به همین دلیل خیلی از افراد از نوشتن نامه‌های اداری به زبان انگلیسی خودداری می‌کنند.

برای نوشتن نامه اداری به انگلیسی فقط دانش گرامری گسترده و دایره کلمات وسیع کافی نیست. شما در این راه نیاز به اصطلاحات و عبارات کاربردی دارید که با استفاده از آن‌ها بتوانید مفهوم را به صورت کاملا دقیق به مخاطب برسانید. در این بخش چند نمونه از کاربردی‌ترین موارد در این زمینه را معرفی می‌کنیم.

• از عبارات مرتبط با موضوعی که در نظر دارید، استفاده کنید. اگر قصد دارید نمونه نامه انگلیسی به یک شرکت را بنویسید، حتما باید از عبارات تخصصی در محیط کاری خود استفاده کنید.
• از عبارات تشکرآمیز استفاده کنید؛ استفاده از این عبارت‌ها در نامه‌های رسمی بسیار رایج است. البته توصیه می‌شود بیشتر در پاسخ به یک نامه از این عبارات استفاده کنید؛ اما در انتهای نامه اداری هم می‌توانید از مواردی مانند Kinds Regard و Yours Truly استفاده کنید.
• در انتهای نامه خواننده باید تمام شدن را حس کند؛ از این رو به سراغ عباراتی بروید که کمک می‌کنند تا پایان‌بندی مناسبی داشته باشید.

چند نمونه نامه اداری به زبان انگلیسی

در ادامه، چند نمونه نامه اداری به زبان انگلیسی به همراه ترجمه فارسی ارائه شده است:

آموزش اصطلاحات رایج انگلیسی

کلیک کنید

۱. درخواست مرخصی

English:

Subject: Request for Leave

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request a leave of absence from [Start Date] to [End Date] due to [Reason for Leave, e.g., personal reasons, medical issues, family matters]. I will ensure that all my responsibilities are taken care of before I leave, and I am happy to assist in finding a temporary replacement if necessary.

Please let me know if you need any additional information. I appreciate your understanding and consideration.

Thank you.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی:

موضوع: درخواست مرخصی

[نام مدیر] عزیز،

با این نامه درخواست مرخصی از تاریخ [تاریخ شروع] تا [تاریخ پایان] را به دلیل [دلیل مرخصی، مانند دلایل شخصی، مسائل پزشکی، امور خانوادگی] دارم. اطمینان می‌دهم که تمام مسئولیت‌های خود را قبل از ترک انجام دهم و در صورت نیاز خوشحال خواهم شد که در پیدا کردن جایگزین موقت کمک کنم.

لطفاً اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، به من اطلاع دهید. از درک و توجه شما سپاسگزارم.

با تشکر،
[نام شما]

۲. نامه تشکر پس از مصاحبه شغلی

English:

Subject: Thank You for the Interview Opportunity

Dear [Interviewer’s Name],

I wanted to take a moment to thank you for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. It was a pleasure speaking with you and learning more about the exciting projects your team is working on.

I am very enthusiastic about the possibility of joining your team and contributing to [Company Name]’s success. Please feel free to contact me if you need any further information.

Thank you again for your time and consideration.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی:

موضوع: تشکر بابت فرصت مصاحبه

[نام مصاحبه‌گر] عزیز،

می‌خواستم از فرصت مصاحبه برای موقعیت [عنوان شغلی] در [نام شرکت] تشکر کنم. از صحبت با شما و آشنایی بیشتر با پروژه‌های هیجان‌انگیزی که تیم شما روی آن‌ها کار می‌کند، بسیار لذت بردم.

بسیار مشتاقم که به تیم شما بپیوندم و به موفقیت‌های [نام شرکت] کمک کنم. لطفاً اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، با من تماس بگیرید.

بار دیگر از وقت و توجه شما سپاسگزارم.

با احترام،
[نام شما]

۳. نامه معرفی شرکت

English:

Subject: Introduction to Our Company

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. My name is [Your Name], and I am the [Your Position] at [Company Name]. I am writing to introduce our company to you and explore potential collaboration opportunities.

[Company Name] specializes in [briefly describe your company’s main services or products]. We have worked with various clients across different industries, delivering high-quality solutions tailored to their specific needs.

I would love to discuss how we can assist your company in achieving its goals. Please let me know a convenient time for us to connect.

Thank you for your time, and I look forward to the possibility of working together.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی:

موضوع: معرفی شرکت ما

[نام گیرنده] عزیز،

امیدوارم این پیام شما را در صحت و سلامت بیابد. نام من [نام شما] است و من [سمت شما] در [نام شرکت] هستم. با این نامه قصد دارم شرکت خود را به شما معرفی کنم و امکان همکاری‌های احتمالی را بررسی کنیم.

[نام شرکت] در زمینه [توضیح مختصر درباره خدمات یا محصولات اصلی شرکت شما] تخصص دارد. ما با مشتریان مختلف در صنایع گوناگون کار کرده‌ایم و راه‌حل‌های با کیفیتی متناسب با نیازهای خاص آن‌ها ارائه داده‌ایم.

خوشحال می‌شوم درباره چگونگی کمک به شرکت شما برای دستیابی به اهدافش صحبت کنیم. لطفاً زمان مناسبی برای ارتباط با ما تعیین کنید.

از توجه شما سپاسگزارم و منتظر همکاری احتمالی هستم.

با احترام،
[نام شما]

پیشنهاد مطالعه: آموزش صفات در انگلیسی: صفر تا صد انواع صفت در زبان انگلیسی

آموزش زبان انگلیسی مکتب خونه

همه ما امروزه نیاز به یادگیری زبان انگلیسی داریم. درصد زیادی از مشاغل با زبان انگلیسی ارتباط نزدیکی داشته و یادگیری این مهارت می‌تواند تا حد زیادی کمک‌کننده باشد. یکی از مراحلی که در روند یادگیری زبان انگلیسی باید پشت سر گذاشته شود، آموزش نوشتن نامه در انگلیسی است.

امروزه روش‌های مختلفی وجود دارند که شما از طریق آن‌ها می‌توانید اقدام به یادگیری زبان انگلیسی کنید. یکی از بهترین روش‌های کمک‌کننده در این زمینه، استفاده از دوره‌های آموزش زبان انگلیسی مکتب خونه است. مکتب خونه پکیج‌های کاملی در این راستا ارائه داده که به شما کمک می‌کنند نمونه نامه اداری انگلیسی با ترجمه فارسی و همچنین ترجمه نامه اداری به انگلیسی را نیز به بهترین نحو ممکن انجام دهید. از جمله بهترین دوره‌های آموزشی مکتب خونه در این زمینه می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.

• دوره‌های آموزش زبان انگلیسی مقدماتی تا پیشرفته
• آموزش زبان انگلیسی در منزل با ارائه مدرک
• آموزش زبان انگلیسی کودکان
• آموزش زبان انگلیسی Elementary
• آموزش خواندن و نوشتن به انگلیسی رایگان
• آموزش رایگان نکات مهم در نگارش به زبان انگلیسی
• آموزش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی
• و غیره

سخن پایانی

نوشتن نامه در انگلیسی کاربرد بسیار زیادی در موقعیت‌های مختلف دارد. برای نوشتن نامه به انگلیسی باید دایره لغات گسترده و دانش گرامری وسیع داشته باشید. البته اینکه اصلاحات و عبارات کاربردی را بدانید نیز تاثیر زیادی بر کیفیت نامه دارد. رعایت اصول و ساختار کلی نامه مانند جایگذاری درست اسم و آدرس و جای درست بدنه، به رساندن مفهوم کمک می‌کند.

کاملترین مرجع آموزش مکالمه زبان انگلیسی در ایران

کلیک کنید

در قسمت‌های قبلی به صورت کلی مفاهیم مورد نیاز برای نوشتن نامه به انگلیسی را مورد بررسی قرار دادیم تا شما بتوانید بدون کمترین ایراد و مشکل، این کار را انجام دهید. دوره‌های آموزشی مکتب خونه هم در این زمینه تا حد زیادی کمک‌کننده هستند و می‌توانند شما را به نتیجه دلخواهی به آن نیاز دارید، برسانند.