منظور از طراحی برنامه عملیاتی چیست
در این مقاله می‌خواهیم از چگونگی دستیابی به اهداف با طراحی برنامه عملیاتی بیشتر بدانیم و بتوانیم با برنامه‌ای منظم اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را سازماندهی کنیم.
Action plan (برنامه عملیاتی) چیست؟
طراحی برنامه عملیاتی یک نوع برنامه‌ریزی است که شما را برای رسیدن به اهدافتان کمک میکند. روند دستیابی به هدف را به کارهایی قابل اجرا بر اساس جدول زمانی تفکیک میکند.
این برنامه برای طیف گسترده‌ای از اشخاص و سازما‌‌‌‌ن‌ها، از کارمندانی که قصد بهبود عملکرد خود را دارند تا مدیران پروژه که وظایف را به اعضای تیم محول میکنند، مفید است.
طراحی برنامه عملیاتی یک طرح کلی از مراحل ضرروی دستیابی به هدفتان ترسیم میکند و با زمانبندی کردن هر کدام از مراحل این روند به شما کمک میکند تا با کارایی تمام به هدف خود برسید.شما می‌توانید بر اساس نیازها و اولویت‌هایتان از این برنامه برای یک هدف یا چندین هدف استفاده کنید.
علاوه بر این، طراحی برنامه عملیاتی به شما کمک میکند تا راحت‌تر روند رشد را کنترل کنید و پروژه‌های خود را روی برنامه و مطابق بودجه پیش ببرید.
همچنین می‌توانید از آن به عنوان ابزاری برای ارجاع استفاده کنید تا دریابید هر کسی مسئولیت کدام قسمت را به عهده دارد و متعاقبا از تاخیر و خطا در کارها جلوگیری کنید.
چگونه برنامه عملیاتی ظراحی کنیم و به اهداف شخصی خود برسیم:
مقاله پییشنهادی : راز موفقیت آمازون چیست ؟
چرای انجام این کار را مشخص کنید
همین حالا می‌توانید با تمرینی کوتاه این کار را امتحان کنید:
روی اهدافی که از پیش تعیین کرده بودید تأمل کنید.حالا به اهدافی که به آنها دست یافته‌اید و سپس به آنهایی که دست نیافته‌اید فکر کنید.
به احتمال خیلی زیاد متوجه می‌شوید که هر دو دسته ریشه‌ای مشترکی دارند. در پس اهدافی که به آنها دست یافتید علتی وجود دارد که اهدافی که در رسیدن به آنها ناموفق بودید، فاقد آن علت هستند.
به عبارت دیگر، شما می‌دانستید به چه علت آن اهداف را برای خود تعیین کرده‌اید و این باعث شد تا با انگیزه آنها را دنبال کنید. سایمون سینک، نویسنده کتاب “چرای خود را پیدا کنید: در ارائه راهنمایی عملی برای پیدا کردن هدف شما و تیمتان”، اینگونه توضیح میدهد:
“هر زمان که چرای خود را برای انجام کار پیدا کردید، می‌توانید آنچه را که به شما حس رضایتمندی میدهد به وضوح بیان کنید و درک بهتری از چیزی داشته باشید که به طور طبیعی برای شما انگیزه ایجاد میکند. اگر این کار را انجام دهید، در هر مرحله از کارتان مرجعی دارید که می‌توانید به آن رجوع کنید.
این کار در عوض شما را قادر می‌سازد تا بهتر تصمیم‌گیری کنید و تصمیمات منطقی‌تری بگیرید. سینک در ادامه می‌گوید:
“شما قادر خواهید بود تا تصمیمات هدفمندتری برای کسب و کار خود، حرفهی خود و زندگیتان بگیرید. شما قادر خواهید بود که دیگران را تحت تاثیر قرار دهید تا از شما خرید کنند، با شما کار کنند و با برنامه شما همراه شوند.”
قبل از طراحی برنامه عملیاتی خود به این فکر کنید که چرا هدف جدیدی برای خود تعیین کرده‌اید.
این کار شما را در این مسیر به جلو میبرد و برای شما حکم آن ستاره شمالی را خواهد داشت که هنگام دشوار شدن کارها (که به طور اجتناب‌ناپذیری اتفاق خواهد افتاد) به آن نگاه کنید.
به روش اسمارت (SMART) هدفگذاری کنید
هدفگذاری به روش اسمارت سیستمی مشهور در مدیریت بازرگانی است؛ زیرا به شما اطمینان میدهد که هدف تعیین شده‌ای شما هم منطقی و هم دستیافتنی است.
همچنین رجوع به این روش می‌تواند شما را در طراحی برنامه عملیاتی خود راهنمایی کند. با استفاده از این روش شما می‌توانید در مورد مراحل، کارها و ابزارهایی ایده‌پردازی کنید که برای موثر بودن کارهایتان به آنها نیاز دارید.
مقاله پییشنهادی : بازاریابی سبز چیست؟
S مخفف Specific (مشخص بودن)
باید در مورد هدفی که میخواهید به آن دست یابید ایده‌های مشخصی داشته باشید. برای شروع این سوالات را ازخود بپرسید: چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چرا.
M مخفف Measurable (قابل اندازه‌گیری)
برای اینکه از دستیابی به هدف خود اطمینان یابید، معیارهای معینی را برای ارزیابی میزان رشد خود تعیین کنید. شیوه جمع‌آوری اطلاعات را برای خود مشخص کنید.
A مخفف Achievable (دستیافتنی)
به ابزارها یا مهارتهایی فکر کنید که برای دستیابی به هدفتان به آنها نیاز دارید.
اگر آنها را در اختیار ندارید، راهی برای دستیابی به آنها پیدا کنید.
آیا می‌توانید در کلاس آنلاین شرکت کنید؟ آیا می‌توانید فعالیت یکی از دوستان خود را در این زمینه دنبال کنید و از او یاد بگیرید؟ آیا می‌توانید در حالی که تمرین می‌کنید ویدئوهای یوتیوب را تماشا کنید؟
R مخفف Relevant (متناسب بودن)
چرا این هدف برای شما حائز اهمیت است؟ آیا در راستای دیگر اهداف شماست؟ این سوالات به شما کمک میکند تا نیت حقیقی هدف خود ـ و اینکه ارزش دنبال کردن دارد یا خیر را تعیین کنید.
T مخفف Time-bound (زمانبندی)
فرقی نمی‌کند برنامه‌ریزی شما برای هدفتان روزانه، هفتگی یا ماهانه باشد، در هر صورت در نظر گرفتن موعد مقرر به شما انگیزه میدهد تا کارهای خود را زودتر به سرانجام برسانید.
آهسته و با دقت قدم بردارید
آیا تا به حال در جاده سفر کرده‌اید؟ احتمالا برای مسیریابی از نقطه الف به نقطه ب از نقشه استفاده کرده‌اید، یا نقشه کاغذی قدیمی که از دوران مدرسه داشتید یا اپلیکیشنی روی تلفن شما. استفاده از ایده نقشه در اکشن پلان نیز به کار می‌رود.
درست همانند یک نقشه، طراحی برنامه عملیاتی شما باید شامل دستورالعملی مرحله به مرحله باشد که شما را به هدفتان برساند. به عبارتی دیگر، این دستورالعمل‌ها اهداف کوچکتری هستند که شما را به آنجایی که میخواهید می‌برند.
برای مثال، اگر هدف شما کاهش وزن باشد، شما عوامل کوچکتری همچون کالری‌های مصرفی و کالری‌های سوزانده شده، دقایقی که ورزش کرده‌اید، تعداد قدمهایی که در پیادهروی برداشته‌اید و کیفیت خوابتان را در نظر می‌گیرید.
هر کدام از این موارد در روند کاهش وزن نقشی ایفا میکنند و حتی ممکن است موجب شوند شما عوامل دیگری مانند استرس را نیز در نظر بگیرید.
زیرا هورمون استرس یعنی کورتیزول باعث اضافه وزن میشود، در نتیجه کاهش میزان استرس منجر به کاهش وزن خواهد شد. با اینکه ممکن است فکر کنید کار زیادی برای شما ایجاد میکند، اما در عوض باعث میشود طراحی برنامه عملیاتی خود را بهتر مدیریت کنید. و مهمتر از همه به شما کمک میکند تا کارهایی که باید انجام دهید یا میخواهید تغییر دهید را به طور دقیق مشخص کنید.
کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
بعد از آنکه مراحل کار را مشخص کردید، باید لیست خود را مرور کنید و کارها را اولوبیت‌بندی کنید، آن هم به ترتیبی که منطقی و موثر واقع شوند.
با این کار شما به سراغ مهم‌ترین مراحل کار می‌روید تا بیشترین تاثیر را بگذارید. برای مثال، اگر شما شغلی دارید که مدت زیادی پشت میز مینشینید و قصد کاهش وزن دارید، اولین قدم برای شما این است که فعالیت فیزیکی خود را کمی بیشتر کنید.
شما می‌توانید زمان بیشتری به برنامه ورزش خود اختصاص دهید. مرحله بعدی تغییر رژیم غذایی شماست. مثلا می‌توانید برای اجتناب از پرخوری قبل از وعده شام سالاد بخورید یا به جای نوشابه از آبهای گازدار به عنوان نوشیدنی استفاده کنید.
در مورد هر چه لازم است ایده‌پردازی کنید
شما می‌دانید که میخواهید به چه چیزی دست یابید، حال وقت آن است که برای کارهای پیشرو تدبیری بیاندیشید تا به نقطه نظر خود برسید.
برای اینکه مراحل اصلی و کارهایی که در طول این مسیر باید انجام بدهید را بشناسید لازم است ایده‌پردازی کنید.
آیا باید برخی مراحل را اولویت قرار دهید؟ آیا کارهایی وجود دارند که باید در موعد مقررشان انجام شوند؟ تمام کارهایی که باید انجام شوند را مشخص کنید.
استعدادها و تخصص خود را در نظر بگیرید
به کارهایی فکر کنید که برای رسیدن به هدف بزرگترتان نیاز است. این کار نیازمند تمرکز روی نقاط قوت و نقاط ضعف شماست. آیا شما مهارت‌ها و تخصص لازم برای طی کردن مسیر رسیدن به هدفتان را دارید؟ آیا شما نیروی کافی در زمینه‌های مربوطه دارید یا در بخشی از کارها به کمک احتیاج دارید؟ علاقه شما بیشتر در کدام زمینه است و استعدادها و توانایی‌هایتان در کدام قسمت بیشترین کارایی را دارند؟
کارهایی که کمتر اهمیت دارند را به دیگران واگذار کنید
اگر هدف یا آرزویی بزرگ و دور از دسترس دارید، شما به کمک نیاز خواهید داشت. مهم است که تیم کاملی داشته باشید و اطرافتان را با اشخاصی حامی پر کنید که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کنند. آیا کارمندان یا افرادی برای کمک دادن به خود دارید؟ آیا به استخدام کارمندی مستقل فکر کرده‌اید؟
تا جایی که می‌توانید روی زمینه‌هایی تمرکز کنید که بیشترین توانایی را در آنها دارید. و راهی پیدا کنید تا کارها را به دیگران واگذار کنید یا در قسمتهایی که ضعیف هستید از دیگران کمک بگیرید.
طرز فکرتان را روی موفقیت متمرکز کنید
موفقیت در دستیابی به اهداف اغلب حاصل طرز فکر ماست. طرز فکر مثبت “طرز فکر موفقیت” است. یعنی شما به خود اعتماد دارید اما در عین حال آماده یادگیری از اشتباهاتتان هستید. ایجاد دیدگاهی مثبت بهترین راه برای مقابله با فراز و نشیب‌های مسیر پیش روی شماست.
احساس درماندگی و بی انگیزگی به راحتی به سراغ شما می‌آید، طرز فکر مثبت تابش نور میان ابرهای طوفانی است و شما را قادر می‌سازد تا هدف خود را به تصویر بکشید و خودتان را در حالی ببنید که به اهدافتان دست یافته‌اید.
مسئولیت‌پذیر باشید
اینجا قسمتی است که باید مانند فردی بالغ رفتار کنید، مسئولیت‌ها را بشناسید، برای خود شفافسازی کنید. به اشتراک گذاشتن اهدافتان با دیگران راه خوبی برای مسئولیت‌پذیر بودن است، پس اگر به طور مداوم پیشرفت نمی‌کنید، باید با خودتان روراست باشید.
خود را مالک آن کاری بدانید که برایش تلاش می‌کنید و برای ادامه راه به خود انگیزه بدهید.
روند کار را ارزیابی کنید
همانطور که در جهت رسیدن به هدفتان کار می‌کنید، زمانی را به بررسی چگونگی روند کار بپردازید. آیا برنامه شما به خوبی پیش می‌رود؟ آیا کارهایتان را در موعد مقرری که تعیین کرده‌اید به انجام رسانده‌اید؟ هر از گاهی اهداف خود را از نو ارزیابی کنید تا ببینید در کدام قسمت ضعف دارید و برای اصلاحش تلاش کنید.
در صورت نیاز اهدافتان را دوباره تعیین کنید
یادتان باشد که تغییر جزئی از زندگی است و این یعنی شما باید انعطاف‌پذیر باشید. بهتر است یک برنامه جایگزین داشته باشید تا اگر برنامه قبلی آن طور که خواستید پیش نرفت، به آن رجوع کنید.
حواستان باشد آنقدر غرق در اهدافتان نشوید که نتوانید افق‌های دور خود را ببینید. آیا وقت آن نرسیده تا تغییرات کلی به وجود آورید؟ اگر جوابتان مثبت است، هر چه زودتر، بهتر!
زمانی را به تشویق کردن خود اختصاص دهید
بسیار مهم است که در هر مرحله از کار موفقیت‌های خود را جشن بگیرید. یادتان باشد همانقدر که رسیدن به هدفتان مهم است، لذت بردن از این مسیر نیز مهم است.
اگر مدام نگران آینده باشید، مطمئن باشید که قبل از اینکه به موفقیت برسید آسیب خواهید دید. خودتان را بابت تمام موفقیت‌های کوچک تشویق کنید و ببینید که تعداد آنها بیشتر از قبل خواهد شد.
این کار این حس را در شما تقویت میکند که کار شما هیجان‌انگیز و مهم است و این فرصت را ایجاد میکند که کسانی که شما را در این راه یاری کرده‌اند به یاد بیاورید.
همچنین، تشویق خود باعث میشود با انگیزه و متمرکز بمانید.
انواع هدف
شما می‌توانید با استفاده از اکشن پلان به روش اسمارت هدف‌های مختلفی برای خود تعیین کنید تا به شما در مسیر رسیدن به هدف اصلی کمک کنند.
اهداف بلند مدت
بازه‌هایی زمانی که برای اهداف بلند مدت تعریف میشود از 5 سال به بالا است. تحقق اهداف بلند مدت زمان به زمان بیشتری نسبت به سایر اهداف نیاز دارد، اما با این وجود احساس موفقیتی که بعد از تحقق آن حاصل میشود به مراتب بسیار قوی‌تر است.
گرفتن یک مدرک تحصیلی یا خرید خانه مثال‌هایی از این نوع اهداف هستند.
اهداف میان مدت
اهداف میان مدت به طور کلی ظرف 1 تا 5 سال تحقق مییابند. این بازه زمانی نیز کوتاه نیست اما نه در مقابل اهداف بلند مدت. خرید ماشین مثالی از اهداف میان مدت است.
اهداف کوتاه مدت
اهداف کوتاه مدت بسته به این که شما چقدر سریع و موثر کار کنید، زیر 1 سال تحقق مییابند. روش اسمارت به شما کمک میکند تا آسان‌تر به اهداف کوتاه مدت خود دست یابید و زودتر به خط پایان برسید.
اهمیت تعیین هدف SMART
تعیین هدف هوشمندانه به اندازه تمام اقدامات لازم برای رسیدن به هدفتان اهمیت دارد؛ زیرا: تصویر واضحتری از چیزی که میخواهید در زندگی بدست آورید به شما میدهد.
تصویر واضحتری از آینده به شما، انگیزه لازم را برای تحقق آرزوهایتان میدهد. هدف هوشمندانه این عادت را در شما ایجاد میکند تا تصمیم بگیرید کاری که برایش تلاش می‌کنید همان چیزی است که میخواهید یا نه.
شما یاد می‌گیرید که وقتتان را صرف کارهایی نکنید که برایتان اهمیت ندارند.
- لیستی از سوالاتی در مورد هدفهایتان درست کنید که به شما کمک میکند راهتان را عاقلانه‌تر پیدا کنید.
- تمرکز شما روی اهدافی مشخص و طراحی برنامه عملیاتی همگی در راستای اهدافی که برای شما بیشترین اهمیت را دارند به کار گرفته خواهند شد.
