منظور از طراحی برنامه عملیاتی چیست

در این مقاله می‌خواهیم از چگونگی دستیابی به اهداف با طراحی برنامه عملیاتی بیشتر بدانیم و بتوانیم با برنامه‌ای منظم اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را سازماندهی کنیم.

Action plan (برنامه عملیاتی) چیست؟

طراحی برنامه عملیاتی یک نوع برنامه‌ریزی است که شما را برای رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند. روند دستیابی به هدف را به کارهایی قابل اجرا بر اساس جدول زمانی تفکیک می‌­کند.

این برنامه برای طیف گسترده‌ای از اشخاص و سازما‌‌‌‌ن‌ها، از کارمندانی که قصد بهبود عملکرد خود را دارند تا مدیران پروژه که وظایف را به اعضای تیم محول می­کنند، مفید است.

 

 

طراحی برنامه عملیاتی یک طرح کلی از مراحل ضرروی دستیابی به هدفتان ترسیم می‌­کند و با زمان­بندی کردن هر کدام از مراحل این روند به شما کمک می­کند تا با کارایی تمام به هدف خود برسید.شما می­‌توانید بر اساس نیازها و اولویت‌­هایتان از این برنامه برای یک هدف یا چندین هدف استفاده کنید.

علاوه بر این، طراحی برنامه عملیاتی به شما کمک می‌­کند تا راحت‌­تر روند رشد را کنترل کنید و پروژه­‌های خود را روی برنامه و مطابق بودجه پیش ببرید.

 

منظور از طراحی برنامه عملیاتی چیست

 

همچنین می­‌توانید از آن به عنوان ابزاری برای ارجاع استفاده کنید تا دریابید هر کسی مسئولیت کدام قسمت را به عهده دارد و متعاقبا از تاخیر و خطا در کارها جلوگیری کنید.

چگونه برنامه عملیاتی ظراحی کنیم و به اهداف شخصی خود برسیم:

 

مقاله پییشنهادی : راز موفقیت آمازون چیست ؟
راز موفقیت آمازون چیست ؟

چرای انجام این کار را مشخص کنید

همین حالا می­‌توانید با تمرینی کوتاه این کار را امتحان کنید:

روی اهدافی که از پیش تعیین کرده ­بودید تأمل کنید.حالا به اهدافی که به آن­ها دست یافته­‌اید و سپس به آن­هایی که دست نیافته‌­اید فکر کنید.

به احتمال خیلی زیاد متوجه می­‌شوید که هر دو دسته ریشه­‌ای مشترکی دارند. در پس اهدافی که به آن­ها دست یافتید علتی وجود دارد که اهدافی که در رسیدن به آن­ها ناموفق بودید، فاقد آن علت هستند.

به عبارت دیگر، شما می­‌دانستید به چه علت آن اهداف را برای خود تعیین کرده‌­اید و این باعث شد تا با انگیزه آن­‌ها را دنبال کنید. سایمون سینک، نویسنده کتاب “چرای خود را پیدا کنید: در ارائه راهنمایی عملی برای پیدا کردن هدف شما و تیمتان”، اینگونه توضیح می‌­دهد:

“هر زمان که چرای خود را برای انجام کار پیدا کردید، می­‌توانید آنچه را که به شما حس رضایتمندی می­‌دهد به وضوح بیان کنید و درک بهتری از چیزی داشته باشید که به طور طبیعی برای شما انگیزه ایجاد می‌­کند. اگر این کار را انجام دهید، در هر مرحله از کارتان مرجعی دارید که می‌­توانید به آن رجوع کنید.

 

طراحی برنامه عملیاتی چگونه است

 

این کار در عوض شما را قادر می­‌سازد تا بهتر تصمیم­‌گیری کنید و تصمیمات منطقی‌تری بگیرید. سینک در ادامه می­‌گوید:

“شما قادر خواهید بود تا تصمیمات هدفمندتری برای کسب و کار خود، حرفه­­ی خود و زندگیتان بگیرید. شما قادر خواهید بود که دیگران را تحت تاثیر قرار دهید تا از شما خرید کنند، با شما کار کنند و با برنامه شما همراه شوند.”

قبل از طراحی برنامه عملیاتی خود به این فکر کنید که چرا هدف جدیدی برای خود تعیین کرده­‌اید.

این کار شما را در این مسیر به جلو می­‌برد و برای شما حکم آن ستاره شمالی را خواهد داشت که هنگام دشوار شدن کارها (که به طور اجتناب­‌ناپذیری اتفاق خواهد افتاد) به آن نگاه کنید.

به روش اسمارت (SMART) هدف‌­گذاری کنید

هدف­گذاری به روش اسمارت سیستمی مشهور در مدیریت بازرگانی است؛ زیرا به شما اطمینان م‌ی­دهد که هدف تعیین شده‌ا­ی شما هم منطقی و هم دست­یافتنی است.

هم‌چنین رجوع به این روش می‌­تواند شما را در طراحی برنامه عملیاتی خود راهنمایی کند. با استفاده از این روش شما می‌­توانید در مورد مراحل، کارها و ابزارهایی ایده‌پردازی کنید که برای موثر بودن کارهایتان به آن­‌ها نیاز دارید.

مقاله پییشنهادی : بازاریابی سبز چیست؟
بازاریابی سبز چیست؟

 

S مخفف Specific (مشخص بودن)

باید در مورد هدفی که می­‎خواهید به آن دست یابید ایده­‌های مشخصی داشته باشید. برای شروع این سوالات را ازخود بپرسید: چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چرا.

M مخفف Measurable (قابل اندازه­‌گیری)

برای اینکه از دستیابی به هدف خود اطمینان یابید، معیارهای معینی را برای ارزیابی میزان رشد خود تعیین کنید. شیوه­ جمع‌­آوری اطلاعات را برای خود مشخص کنید.

A مخفف Achievable (دست­‌یافتنی)

به ابزارها یا مهار‎‌ت‌هایی فکر کنید که برای دستیابی به هدفتان به آن­ها نیاز دارید.

 

طراحی برنامه عملیاتی

 

اگر آن­ها را در اختیار ندارید، راهی برای دستیابی به آن­ها پیدا کنید.

آیا می‌­توانید در کلاس آنلاین شرکت کنید؟ آیا می‌­توانید فعالیت یکی از دوستان خود را در این زمینه دنبال کنید و از او یاد بگیرید؟ آیا می­‌توانید در حالی که تمرین می­‌کنید ویدئوهای یوتیوب را تماشا کنید؟

R مخفف Relevant (متناسب بودن)

چرا این هدف برای شما حائز اهمیت است؟ آیا در راستای دیگر اهداف شماست؟ این سوالات به شما کمک می­‌کند تا نیت حقیقی هدف خود ـ و اینکه ارزش دنبال کردن دارد یا خیر را تعیین کنید.

 

 

T مخفف Time-bound (زمان­بندی)

فرقی نمی­‌کند برنامه‌­ریزی شما برای هدفتان روزانه، هفتگی یا ماهانه باشد، در هر صورت در نظر گرفتن موعد مقرر به شما انگیزه می­دهد تا کارهای خود را زودتر به سرانجام برسانید.

آهسته و با دقت قدم بردارید

آیا تا به حال در جاده سفر کرده­‌اید؟ احتمالا برای مسیریابی از نقطه الف به نقطه ب از نقشه استفاده کرده­‌اید، یا نقشه کاغذی قدیمی که از دوران مدرسه داشتید یا اپلیکیشنی روی تلفن شما. استفاده از ایده­ نقشه در اکشن پلان نیز به کار می­‌رود.

درست همانند یک نقشه، طراحی برنامه عملیاتی شما باید شامل دستورالعملی مرحله به مرحله­ باشد که شما را به هدفتان برساند. به عبارتی دیگر، این­ دستورالعمل­‌ها اهداف کوچکتری هستند که شما را به آنجایی که می­‌خواهید می‌­برند.

 

طراحی برنامه عملیاتی چیست

 

برای مثال، اگر هدف شما کاهش وزن باشد، شما عوامل کوچکتری همچون کالری­‌های مصرفی و کالری­‌های سوزانده شده، دقایقی که ورزش کرده‌­اید، تعداد قدم­هایی که در پیاده­روی برداشته­‌اید و کیفیت خوابتان را در نظر می‌­گیرید.

هر کدام از این موارد در روند کاهش وزن نقشی ایفا می­‌کنند و حتی ممکن است موجب شوند شما عوامل دیگری مانند استرس را نیز در نظر بگیرید.

زیرا هورمون استرس یعنی کورتیزول باعث اضافه وزن می­‌شود، در نتیجه کاهش میزان استرس منجر به کاهش وزن خواهد شد. با اینکه ممکن است فکر کنید کار زیادی برای شما ایجاد می­‌کند، اما در عوض باعث می­شود طراحی برنامه عملیاتی خود را بهتر مدیریت کنید. و مهم­تر از همه به شما کمک می­‌کند تا کارهایی که باید انجام دهید یا می­خواهید تغییر دهید را به طور دقیق مشخص کنید.

کارهایتان را اولویت­‌بندی کنید

بعد از آنکه مراحل کار را مشخص کردید، باید لیست خود را مرور کنید و کارها را اولوبیت‌بندی کنید، آن هم به ترتیبی که منطقی و موثر واقع شوند.

با این کار شما به سراغ مهم‌­ترین مراحل کار می­‌روید تا بیشترین تاثیر را بگذارید. برای مثال، اگر شما شغلی دارید که مدت زیادی پشت میز می­نشینید و قصد کاهش وزن دارید، اولین قدم برای شما این است که فعالیت فیزیکی خود را کمی بیشتر کنید.

 

ویدیو پییشنهادی : آموزش مدیریت فروش
آموزش مدیریت فروش

شما می­‌توانید زمان بیشتری به برنامه ورزش خود اختصاص دهید. مرحله بعدی تغییر رژیم غذایی شماست. مثلا می‌­توانید برای اجتناب از پرخوری قبل از وعده شام سالاد بخورید یا به جای نوشابه از آب­های گازدار به عنوان نوشیدنی استفاده کنید.

در مورد هر چه لازم است ایده­‌پردازی کنید

شما می­‌دانید که می‌خواهید به چه چیزی دست یابید، حال وقت آن است که برای کارهای پیش­رو تدبیری بیاندیشید تا به نقطه نظر خود برسید.

برای اینکه مراحل اصلی و کارهایی که در طول این مسیر باید انجام بدهید را بشناسید لازم است ایده­‌پردازی کنید.

آیا باید برخی مراحل را اولویت قرار دهید؟ آیا کارهایی وجود دارند که باید در موعد مقررشان انجام شوند؟ تمام کارهایی که باید انجام شوند را مشخص کنید.

 

هدف از طراحی برنامه عملیاتی چیست

استعدادها و تخصص خود را در نظر بگیرید

به کارهایی فکر کنید که برای رسیدن به هدف بزرگترتان نیاز است. این کار نیازمند تمرکز روی نقاط قوت و نقاط ضعف شماست. آیا شما مهارت­‌ها و تخصص لازم برای طی کردن مسیر رسیدن به هدفتان را دارید؟ آیا شما نیروی کافی در زمینه­‌های مربوطه دارید یا در بخشی از کارها به کمک احتیاج دارید؟ علاقه­ شما بیشتر در کدام زمینه است و استعدادها و توانایی‌­هایتان در کدام قسمت بیشترین کارایی را دارند؟

کارهایی که کمتر اهمیت دارند را به دیگران واگذار کنید

اگر هدف یا آرزویی بزرگ و دور از دسترس دارید، شما به کمک نیاز خواهید داشت. مهم است که تیم کاملی داشته باشید و اطرافتان را با اشخاصی حامی پر کنید که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کنند. آیا کارمندان یا افرادی برای کمک دادن به خود دارید؟ آیا به استخدام کارمندی مستقل فکر کرده‌­اید؟

تا جایی که می‌­توانید روی زمینه­‌هایی تمرکز کنید که بیشترین توانایی­ را در آن­ها دارید. و راهی پیدا کنید تا کارها را به دیگران واگذار کنید یا در قسمت­هایی که ضعیف هستید از دیگران کمک بگیرید.

طرز فکرتان را روی موفقیت متمرکز کنید

موفقیت در دستیابی به اهداف اغلب حاصل طرز فکر ماست. طرز فکر مثبت “طرز فکر موفقیت” است. یعنی شما به خود اعتماد دارید اما در عین حال آماده یادگیری از اشتباهاتتان هستید. ایجاد دیدگاهی مثبت بهترین راه برای مقابله با فراز و نشیب‌­های مسیر پیش روی شماست.

احساس درماندگی و بی انگیزگی به راحتی به سراغ شما می‌­آید، طرز فکر مثبت تابش نور میان ابرهای طوفانی است و شما را قادر می‌­سازد تا هدف خود را به تصویر بکشید و خودتان را در حالی ببنید که به اهدافتان دست یافته­‌اید.

مسئولیت‌­پذیر باشید

اینجا قسمتی است که باید مانند فردی بالغ رفتار کنید، مسئولیت­‌ها را بشناسید، برای خود شفاف­سازی کنید. به اشتراک گذاشتن اهدافتان با دیگران راه خوبی برای مسئولیت‌­پذیر بودن است، پس اگر به طور مداوم پیشرفت نمی‌­کنید، باید با خودتان روراست باشید.

خود را مالک آن کاری بدانید که برایش تلاش می‌­کنید و برای ادامه راه به خود انگیزه بدهید.

روند کار را ارزیابی کنید

همانطور که در جهت رسیدن به هدفتان کار می‌­کنید، زمانی را به بررسی چگونگی روند کار بپردازید. آیا برنامه شما به خوبی پیش می­‌رود؟ آیا کارهایتان را در  موعد مقرری که تعیین کرده‌­اید به انجام رسانده­‌اید؟ هر از گاهی اهداف خود را از نو ارزیابی کنید تا ببینید در کدام قسمت ضعف دارید و برای اصلاحش تلاش کنید.

 

در صورت نیاز اهدافتان را دوباره تعیین کنید

یادتان باشد که تغییر جزئی از زندگی است و این یعنی شما باید انعطاف­‌پذیر باشید. بهتر است یک برنامه­ جایگزین داشته باشید تا اگر برنامه قبلی آن طور که خواستید پیش نرفت، به آن رجوع کنید.

حواستان باشد آنقدر غرق در اهدافتان نشوید که نتوانید افق­‌های دور خود را ببینید. آیا وقت آن نرسیده تا تغییرات کلی به وجود آورید؟ اگر جوابتان مثبت است، هر چه زودتر، بهتر!

زمانی را به تشویق کردن خود اختصاص دهید

بسیار مهم است که در هر مرحله از کار موفقیت­‌های خود را جشن بگیرید. یادتان باشد همانقدر که رسیدن به هدفتان مهم است، لذت بردن از این مسیر نیز مهم است.

اگر مدام نگران آینده باشید، مطمئن باشید که قبل از اینکه به موفقیت برسید آسیب خواهید دید. خودتان را بابت تمام موفقیت­‌های کوچک تشویق کنید و ببینید که تعداد آن­ها بیشتر از قبل خواهد شد.

این کار این حس را در شما تقویت می‌­کند که کار شما هیجان­‌انگیز و مهم است و این فرصت را ایجاد می­‌کند که کسانی که شما را در این راه یاری کرده­‌اند به یاد بیاورید.

 

چگونه هدف از طراحی برنامه عملیاتی کنیم

 

همچنین، تشویق خود باعث می­‌شود با انگیزه و متمرکز بمانید.

انواع هدف­

شما می­‌توانید با استفاده از اکشن پلان به روش اسمارت هدف‌­های مختلفی برای خود تعیین کنید تا به شما در مسیر رسیدن به هدف اصلی کمک کنند.

اهداف بلند مدت

بازه‌ه­ایی زمانی که برای اهداف بلند مدت تعریف می­‌شود از 5 سال به بالا است. تحقق اهداف بلند مدت زمان به زمان بیشتری نسبت به سایر اهداف نیاز دارد، اما با این وجود احساس موفقیتی که بعد از تحقق آن حاصل می­شود به مراتب بسیار قوی­‌تر است.

گرفتن یک مدرک تحصیلی یا خرید خانه مثال­‌هایی از این نوع اهداف هستند.

اهداف میان مدت

اهداف میان مدت به طور کلی ظرف 1 تا 5 سال تحقق می­یابند. این بازه زمانی نیز کوتاه نیست اما نه در مقابل اهداف بلند مدت. خرید ماشین مثالی از اهداف میان مدت است.

اهداف کوتاه مدت

اهداف کوتاه مدت بسته به این که شما چقدر سریع و موثر کار کنید، زیر 1 سال تحقق می­یابند. روش اسمارت به شما کمک می­‌کند تا آسان­‌تر به اهداف کوتاه مدت خود دست یابید و زودتر به خط پایان برسید.

اهمیت تعیین هدف SMART

تعیین هدف هوشمندانه به اندازه تمام اقدامات لازم برای رسیدن به هدفتان اهمیت دارد؛ زیرا: تصویر واضح­تری از چیزی که می‌­خواهید در زندگی بدست آورید به شما می­دهد.

تصویر واضح­تری از آینده به شما، انگیزه­ لازم را برای تحقق آرزوهایتان می­‌دهد. هدف هوشمندانه این عادت را در شما ایجاد می‌­کند تا تصمیم بگیرید کاری که برایش تلاش می‌­کنید همان چیزی است که می­‌خواهید یا نه.

شما یاد می‌­گیرید که وقتتان را صرف کارهایی نکنید که برایتان اهمیت ندارند.

  • لیستی از سوالاتی در مورد هدف­هایتان درست کنید که به شما کمک می­‌کند راهتان را عاقلانه‌­تر پیدا کنید.
  • تمرکز شما روی اهدافی مشخص و طراحی برنامه عملیاتی همگی در راستای اهدافی که برای شما بیشترین اهمیت را دارند به کار گرفته خواهند شد.