همه ما می‌دانیم که نرم افزار اکسل یکی از پرکاربردترین نرم افزارها است که جداول بزرگی را جهت مدیریت و برنامه ریزی در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. از آنجایی که این نرم افزار قابلیت طبقه بندی داده‌ها را دارد، در سازمان‌های مختلف و حتی در مصارف شخصی به وفور مورد استفاده قرار می‌گیرد. افرادی که به صورت حرفه‌ای با اکسل کار می‌کنند، قطعا معنی اصطلاحات مختلف این اپلیکیشن را می‌دانند. اما آن دسته از افرادی که به تازگی وارد این برنامه شده‌اند، ممکن است اصطلاحات اکسل را کمی عجیب و غریب به شمار بیاورند. با یادگیری این اصطلاحات متوجه خواهید شد که چقدر می‌توان کارهای عجیب با اکسل انجام داد و به چه راحتی می‌توان از قابلیت‌های مختلف اکسل استفاده کرد. ما با شما همراه هستیم که نکات مربوط به اصطلاحات رایج اکسل را برایتان ذکر کنیم.
نرم افزار Excel در چه زمینه‌های استفاده می‌شود؟
پیش از این که به طور کامل و جامع در مورد اصطلاحات اکسل به شما اطلاعاتی را بدهیم، می‌خواهیم بدانیم که اصلا کاربرد اکسل در کجا است. برنامه‌هایی که از صفحات گسترده برای ذخیره داده‌ها و اطلاعات استفاده می‌کنند، همواره جزو برنامه‌های پرکاربرد هستند. اکسل نیز همین طور است. شما می‌توانید برای ثبت داده، گزارش داده، سازماندهی داده و مواردی از این قبیل از برنامه اکسل کمک بگیرید.
دوره پیشنهادی: آموزش اکسل از صفر
خوشبختانه با به روز رسانی‌های پی در پی این برنامه فرمول‌ها و توابعی در آن قرار دارند که سبب می‌شوند حساب و کتاب‌ها بهبود پیدا کنند. در اکثر شرکت‌های حسابداری و سازمان‌های مالی برنامه اکسل است که حرف اول را در ثبت و ذخیره اطلاعات می‌زند. برخی از مهمترین کاربردهای اکسل که سبب افزایش محبوبیت microsaft excel شده‌اند، عبارتند از:
- قابلیت ایجاد فرم‌های مختلف با گرافیک خاص
- قابلیت پیاده سازی استراتژی‌های گوناگون
- آمارگیری و پشتیبانی
- محاسبه میزان خرید یا فروش
- امکان ایجاد داشبورد برای مدیریت بهتر داده‌ها
اصطلاحات کلی اکسل
اکسل مایکروسافت دارای چندین بخش مختلف است و در هر بخش اصطلاحات گوناگونی وجود دارند که ممکن است شما کاربرد آن‌ها را ندانید. در آموزش مقدماتی اکسل ابتدا مفاهیم کلی اکسل آموزش داده می‌شوند و پس از آن جزئیات اصطلاحات اکسل نیز برای شما بیان می‌شوند. برخی از مفاهیم کلی که در این برنامه کاربرد دارند، موارد زیر هستند.
صفحه گسترده (Spreadsheet)
اولین و مهمترین اصطلاحی که با باز کردن برنامه اکسل ممکن است در پیش روی شما قرار بگیرد، اصطلاح صفحه گسترده است. صفحات گسترده اکسل در واقع همان جداول مختلفی هستند که به صورت متوالی در کنار هم قرار گرفته‌اند و هر جدول خود از سلول‌های گوناگونی برخوردار شده است. برای تجزیه و تحلیل مسائل عددی، ایجاد نمودارهای مختلف و محاسبه اعداد و ارقام می‌توان از این جداول کمک گرفت. آنچه که در صفحات گسترده اکسل اهمیت دارد، این است که محتوای این صفحات به صورت پی در پی با یکدیگر در ارتباط هستند.
برای مثال ممکن است مقدار یا عدد سلول کنونی بر اساس مقدار یا عدد سلول قبلی حساب شده باشد. در این صفحه می‌توان از فرمولهای اکسل کمک گرفت و یا به پیاده سازی توابع آن پرداخت. هر گونه تغییراتی که شما از طریق تب‌های گوناگون اکسل ایجاد کنید، در صفحات گسترده اکسل نمایش داده خواهند شد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش اضافه کردن فونت دلخواه به اکسل
ورک بوک (Workbook)
ورک بوک یا فایل اکسل به تمامی فایل‌هایی گفته می‌شود که حداقل از یک ورک شیت یا چند ورک شیت برخوردار شده‌اند. در واقع ورک بوک نام دیگر فایل اکسل شما است. در ورک بوک می‌توان نام فایل را تغییر داد و تغییرات کلی اکسل را نیز ذخیره کرد. برنامه اکسل قابلیت ویژه‌ای که دارد این است که هم زمان می‌تواند چند ورک بوک را باز و فعال کند. در آموزش اکسل چگونگی باز کردن ورک بوک و تغییر دادن نام آن ذکر خواهد شد.
سطر و ستون (Row & Column)
سطر و ستون از دیگر اصطلاحات اکسل هستند که بلافاصله پس از ورود به ورک شیت اکسل با آن‌ها مواجه خواهید شد. ورک شیت‌های اکسل همان صفحات متشکل از سطرها و ستون‌های مختلفی هستند که برای ذخیره اطلاعات کاربرد دارند. در نسخه‌های قدیمی اکسل ستون‌ها ۲۵۶ عدد بودند اما در نسخه‌های جدید و به روز رسانی‌های جدید این برنامه ستون‌ها به ۲۰۰۷ عدد نیز رسیده‌اند. هر کدام از سطرهای اکسل با یک عدد آن نشان داده می‌شوند و هر سطر از عدد ۱ تا عدد بی‌نهایت را در بر می‌گیرد. زمانی که شما یک ستون یا یک سطر را حذف کنید، اعداد آن تغییر خواهند کرد و توالی اعداد رعایت خواهد شد. ستون‌ها نیز معمولاً با حروف انگلیسی نشان داده می‌شوند. این ستون‌ها از حرف a تا حرف z ادامه دارند و پس از آن از ترکیب aa تا zz ادامه پیدا می‌کنند. پرکاربردترین تب‌های اکسل همان تب‌های سطر و ستون هستند.
فرمول (Formula)
از دیگر لغات انگلیسی اکسل، لغاتی همچون Formulaها هستند که اکسل را به برنامه‌ای فوق العاده قدرتمند تبدیل کرده‌اند. فرمول‌هایی که در اکسل وجود دارند، ابزاری برای انجام خودکار و سریع محاسبات عددی هستند. شما در داخل سطر و ستون‌های یک ورک شیت می‌توانید فرآیندهای مختلفی را تنها به واسطه فرمول اکسل انجام دهید.
برای این که از فرمول‌ها استفاده کنید، باید ابتدا علامت مساوی (=) را در کادر مربوط به فرمول اکسل قرار دهید. پس از آن فرمول مد نظر خود را وارد کنید و فرآیندهای مختلف ریاضی را انجام دهید.
نگاهی مختصر به توابع (Functions)
توابع اکسل در حقیقت همان فرمولهای پیشرفته‌ای هستند که در پیش فرض برنامه اکسل وجود دارند. با استفاده از توابع پیش فرض اکسل دیگر نیاز نیست که شما فرمولهای مختلف را وارد کادر کنید. در این صورت احتمال به وجود آمدن ارور در نوار فرمول نویسی اکسل نیز کاهش پیدا خواهد کرد. با کمک توابعی که این برنامه دارد، شما می‌توانید به راحتی مختلف ریاضی خود را انجام دهید. برای انجام عملیات جمع چندین ستون، حذف ستون‌ها، تفریق، پیدا کردن مقادیر مختلف و … می‌توان از انواع مختلف توابع در برنامه اکسل کمک گرفت.
دوره پیشنهادی: آموزش فرمول‌ها و توابع کاربردی اکسل
توابع مهم اکسل
با گسترش روز افزون علم ریاضیات و پیچیده‌تر شدن مبانی ریاضیات، افراد به دنبال راه حل‌های ساده‌ای برای انجام اموراتی هستند که به هر نحوی شده با ریاضیات ارتباط دارند. برای این که به شکلی دقیق محاسبات ریاضی را انجام دهید، می‌توانید از توابع موجود در اکسل کمک بگیرید. اما مهم است که معانی لغات انگلیسی اکسل را بدانید و پس از آن از تابعی مناسب برای انجام یک فرآیند استفاده کنید. برخی از پرکاربردترین و متداول‌ترین توابع اکسل در ادامه معرفی شده‌اند:
- متوالی و نا متوالی بودن سلول‌ها
- تابع sum برای انجام عملیات جمع اعداد
- تابع Average یا میانگین گیری برای انجام فرآیند میانگین گیری از داده‌ها
- تابع min پیدا کردن کمترین مقدار عددی در ستون‌ها و سطرها
- تابع Max جهت پیدا کردن بیشترین مقدار در اکسل
- تابع choose برای به دست آوردن یک مقدار خاص از تعداد معینی از داده‌های موجود در سطر و ستون مشخص شده
- تابع SUMIF برای محاسبه مجموع عددی سلول های انتخاب شده و بولد شده
- تابع تناوب / بسامد برای محاسبه مقدار فراوانی داده‌های خاص اکسل
- تابع LEFT برای باز گرداندن کاراکترهای خاص از ابتدای رشته‌های انتخاب شده
- تابع شرطی if برای ساخت خروجی های مبتنی بر شرط
- تابع INDIRECT برای ارجاع غیر مستقیم
- تابع FIND برای پیدا کردن یک کاراکتر از میان کاراکترهای موجود
- تابع VLOOKUP برای جستجوی یک مقدار در محدوده داده‌ها
- تابع MOD برای نشان دادن و محاسبه باقیمانده تقسیم انجام شده
- تابع Match برای نمایش موقعیت یک آیتم در محدوده‌ای مشخص
- تابع count برای شمارش تعداد سلول‌های حاوی مقدار در یک محدوده
- تابع iferror برای از بین بردن خطاهای ورک شیت و جایگزینی آن‌ها با یک سلول خالی
با توجه به این که از فرمول نویسی پیشرفته در اکسل کمک گرفته شده است، تمامی این فرمول‌ها به درستی عمل می‌کنند و کاملا قابل اعتماد هستند. پس بدون این که دغدغه‌ای از بابت صحبت عملکرد چنین فرمول‌هایی داشته باشید، می‌توانید در کوتاهترین زمان از آن برای انجام عملیات مختلف ریاضی کمک بگیرید. کافی است اصطلاحات اکسل را یاد بگیرید و بدانید که هر تابع چه کاری را انجام می‌دهد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش میانگین گرفتن در اکسل
فرهنگ اصطلاحات اکسل اولین قدم برای یادگیری اکسل پایه
همان طور که گفتیم، برنامه کاربردی اکسل مایکروسافت برنامه‌ای گسترده است که می‌تواند عملکردهای مختلفی داشته باشد، اما متاسفانه خیلی از کاربران اکسل از آن بی اطلاع هستند! اگر شما معنی توابع اکسل را بدانید، اگر با لغات و اصطلاحات رایج این برنامه آشنا شوید و اگر دوره‌های آموزش کاربردی اکسل را پشت سر بگذارید، قطعا بهره بردن از قابلیت‌های متنوع و البته جذاب اکسل کار سختی نخواهد بود. بدین منظور اولین کاری که باید انجام شود، شناخت لغات پایه و ابتدایی اکسل است.
هر واژه‌ای که در تب بالایی یا تب‌های مختلف اکسل دیده می‌شود، راهی است برای این که عملیات خاصی در اکسل انجام شوند. برخی از لغاتی که در اکسل کاربرد دارند، حتی در سایر برنامه‌ها نیز مشترک هستند. پس شناخت آن‌ها ضرری ندارد. برخی از اصطلاحات اکسل که در نوار بالای اکسل دیده می‌شوند، عبارتند از:
ریبون Ribbon
وقتی که شما وارد برنامه پرکاربرد اکسل می‌شوید، در قسمت بالایی این برنامه با یک نوار متشکل از دکمه‌های مختلف مواجه خواهید شد. این نوار ریبون اکسل نامیده می‌شود که از سال ۲۰۰۷ به بعد در نسخه‌های جدید اکسل دیده شد. ریبون خانه‌ای است که تمامی تب‌های اکسل در آن قرار دارند و هر یک با باز شدن عملیات مختلفی انجام می‌دهند.
فایل (File)
اولین تبی که بر روی ریبون اکسل دیده می‌شود تب فایل است. زمانی که تب فایل را انتخاب کنید، با گزینه‌هایی همچون پرینت گرفتن از فایل، سیو فایل و اکسپرت مواجه خواهید شد. این تب‌ها باعث می‌شوند که شما بتوانید از فایلی که ایجاد کرده‌اید خروجی بگیرید و یا فایل دیگری را ایجاد نمایید.
خانه (Home)
تب Home دومین تب اکسل است که برای انجام دستورات مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای تغییر سایز و رنگ متن، تغییر فونت آن، قالب بندی و ویرایش متون مختلف می‌توان به تب Home رفت.
درج کردن (Insert)
بخش Insert نیز یکی دیگر از بخش‌های نوار بالای اکسل است که برای تنظیمات ظاهری از آن استفاده می‌شود. با استفاده از این تب شما می‌توانید گرافیک بهتری را به اکسل هدیه کنید. داده‌های خود را بهتر نشان دهید. درج نمودار اکسل، تنظیمات جداول اکسل و افزودن عکس در اکسل در این بخش قابل استقاده است.
پیشنهاد مطالعه: آموزش ساخت لیست قیمت در اکسل
چیدمان صفحه (Page Layout)
این بخش نیز با تنظیمات ظاهری اکسل سر و کار دارد. برای چیدمان بهتر صفحه، تعیین اندازه صفحات اکسل ، ایجاد سربرگ و ته برگ اکسل و تنظیمات چاپ از این بخش استفاده می‌شود. برای مثال اگر فایل اکسل لغات پرکاربرد انگلیسی را ایجاد کرده‌اید، می‌توانید برای بهبود صفحه و اندازه آن از تب چیدمان صفحه کمک بگیرید.
فرمول‌ها (Formulas)
برای دسترسی به فرمول‌ها و توابع مختلفی که این برنامه دارد، لازم است که وارد تب فرمول شوید. اگر قرار است تغییراتی در فرمول اکسل ایجاد شود، باید از همین صفحه استفاده کنید. شما قادر خواهید بود که در این بخش فرمول اختصاصی خود را بیان کنید تا بتوانید عملیات خاصی را در اکسل انجام دهید.
داده‌ها (Data)
در تب داده‌های اکسل کارهایی که با داده‌ها ارتباط دارند انجام خواهند شد. مثلا پردازش داده یا بهینه سازی داده‌ها در این قسمت انجام می‌شود.
مرور (Review)
صفحه Review در اکسل مربوط به اعمال تغییرات مختلف در اکسل است. در این صفحه شما به تمامی تغییراتی که در اکسل ایجاد شده است دسترسی خواهید یافت. در واقع این صفحه می‌تواند تاریخچه‌ای از تغییرات را در اختیار شما قرار دهد و از این جهت اهمیت دارد.
دوره پیشنهادی: آموزش اکسل مقدماتی نسخه 2021
بازدید (View)
در قسمت بازدید اکسل نیز می‌توان جداول را نمایش داد یا آن‌ها را تغییر داد.
ویژگی‌های پایه‌ای صفحات اکسل
صفحاتی که در برنامه اکسل مایکروسافت آفیس وجود دارند، هر یک دارای ویژگی‌های خاصی هستند. شما در این صفحات می‌توانید عملیات گوناگونی انجام دهید، به شرط این که ویژگی‌های پایه آن‌ها را بدانید. در کنار کلیدهای حاوی اصطلاحات اکسل، با ماوس می‌توان صفحات را کرد:
- این صفحات قابلیت اضافه شدن دارند. برای افزودن صفحه به اکسل روی دکمه‌ی + بزنید و صفحه اضافه کنید.
- برای تغییرات سریع چیدمان صفحه باید روی تب صفحات کلیک کنید و کلیک راست ماوس را نگه دارید. سپس چیدمان را تغییر دهید و آن را بزرگ و کوچک کنید.
- برای نامگذاری صفحات اکسل باید دو بار روی نام صفحه کلیک نمایید و پس از آن نام مد نظر خود را از طریق صفحه کلید وارد کنید.
- ممکن است نیاز باشد که رنگ صفحه را تغییر دهید. در بخش Tab Color یک رنگ جدید را برای صفحات اکسل خود انتخاب نمایید.
- حذف یک صفحه در اکسل کار آسانی است. برای حذف کردن صفحات مختلف کافی است گزینه دیلیت را انتخاب نمایید و آن را تایید کنید تا صفحه کاملا حذف شود.
پیشنهاد مطالعه: Search در اکسل – آموزش ابزارهای جستجو در اکسل
یادگیری اکسل به ساده‌ترین روش
اصطلاحات اکسل تنها به اصطلاحاتی که در متن بیان کردیم محدود نمی‌شوند. این اصطلاحات تعدد زیادی دارند که تنها ۴۰۰ عدد آن‌ها به توابع اکسل مربوط می‌شود. معمولا در دوره‌های مقدماتی و پایه‌ای آموزش اکسل اصطلاحات فوق که پر اهمیت هستند به شما آموزش داده می‌شوند. اگر قرار است به طور جامع تمامی اصطلاحات برنامه اکسل را بشناسید، باید دوره‌های حرفه‌ای و پیشرفته اکسل را انتخاب کنید. در اینجا آنچه که مهم است، انتخاب مرمزی معتبر و مطمئن برای یادگیری اکسل است
چرا که تنها در این مراکز است که اصول آموزش دادن اکسل رعایت می‌شود تا بازدهی افرادی که در دوره‌ها شرکت می‌کنند زیاد باشد. شما با شرکت در دوره‌های آموزش اکسل مکتب خانه در زمانی کوتاه تمامی مبانی اکسل را یاد می‌گیرید و با اصطلاحات اصلی و فرعی آن نیز آشنایی کامل پیدا می‌کنید. در ضمن چگونگی فرمول نویسی در اکسل را یاد می‌گیرید و حتی نحوه استفاده از فرمول های اکسل در حسابداری و سایز مشاغل نیز آموزش می‌بینید. پس اگر به دنبال دوره‌های اثر گذار یادگیری اکسل هستید، همین حالا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
دوره پیشنهادی: مهارت‌های اکسل برای کسب‌وکار – متوسط
سخن پایانی
ما در این مطلب در مورد این که اصطلاحات اکسل چیست با شما صحبت کردیم. اکسل یک برنامه پرکاربرد در امور حسابداری، مالی و امور مربوط به ثبت و ذخیره داده‌ها است که اصطلاحات زیادی دارد. هر اصطلاح به یک سری عملیات خاص در این برنامه اشاره می‌کند. اصطلاح فرمول، توابع، ورک شیت، سطر و ستون، ریبون، Review و اصطلاح Home و Insert وغیره در صفحات اکسل دیده می‌شوند. توصیه می‌شود برای یادگیری لغات انگلیسی اکسل و اصطلاحات آن در دوره‌های آموزش اکسل شرکت کنید.
