کنترل پروژه یک روش برای پیشبینی آینده پروژه‌هاست و مشخص می‌کند هر پروژه با چه کیفیتی، در چه زمانی و با صرف چه مقدار بودجه به پایان می‌رسد. وقتی پروژه‌ای بدون مدیریت و کنترل پیش می‌رود، مدیران نه از هزینه‌هایی که برای پروژه صرف می‌شود، اطلاع دارند، نه می‌توانند به‌درستی مدت زمان پایان پروژه را برآورد کنند و نه حتی اطلاعی از کیفیت نتیجه نهایی به‌دست می‌آورند. با چنین روندی، شاید یک یا چند پروژه موفق پیش برود، اما کم‌کم رشته امور از دست مدیران خارج می‌شود. کنترل پروژه به شما برای اجرای پروژه به موثرترین شیوه ممکن و رسیدن به کارآمدترین نتیجه کمک می‌کند. در این مقاله از مجله مکتب خونه بررسی می‌کنیم که کنترل پروژه چیست، چطور انجام می‌شود و به چه ابزارهایی نیاز دارد.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه به انگلیسی Project Control نام دارد. کسب‌وکارها و صنایع مختلف تعریف‌های گوناگونی برای کنترل پروژه دارند. حتی برای کنترل کردن یک پروژه در هر صنعت، به مهارت‌های متفاوتی نیاز است. بنابراین برای یادگیری و به‌دست آوردن اطلاعات عمیق‌تر، ابتدا باید حوزه مورد نظرتان را مشخص کنید. آنچه در این مقاله می‌خوانید، اطلاعات کلی درباره کنترل پروژه است که می‌توان آن‌ها را به‌تمام صنایع بسط داد.
یک تعریف کلی برای کنترل پروژه عبارت است از:
«کنترل پروژه فرایند جمع‌آوری، مدیریت و تحلیل داده‌ها برای پیشبینی، درک و ارزیابی زمان و هزینه‌های صرف‌شده برای یک پروژه است. این فرایند به مدیریت بهینه پروژه و تصمیم‌گیری موثر درباره آن کمک می‌کند.»
تعریف ساده‌تری هم برای کنترل پروژه وجود دارد که عبارت است از:
«کنترل پروژه یعنی اشتراک دادههای صحیح و معیارهای KPI با افراد مناسب و در زمان درست با هدف اطمینان از اتخاذ تصمیمات درست در زمان مناسب.»
بیایید از اصطلاحات کنترل پروژه و تعریف‌های پیچیده گذر کنیم و این مفهوم را ساده‌تر بیان کنیم. کنترل پروژه فرایندی است که از ابتدای یک پروژه آغاز می‌شود و تا پایان هم ادامه دارد. در طی این فرایند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند تا مشخص باشد چه داده‌هایی باید ارزیابی شود. این شاخص‌ها گاهی ثابت هستند و گاهی با توجه به نیاز پروژه تغییر می‌کنند. در مرحله بعدی دادههای مورد نیاز برای ارزیابی، جمع‌آوری و تحلیل می‌شوند و کارشناسان از این داده‌ها برای بررسی وضعیت پروژه استفاده می‌کنند.
آن‌ها میزان هزینه، زمان و سایر منابع صرف‌شده برای پروژه را ارزیابی می‌کنند و می‌سنجند که آیا نتایج به‌دست آمده با نتایج مورد انتظار یکسان است یا خیر. در نهایت، اگر نتایج مطابق با انتظار باشد، پروژه به همان شیوه پیش می‌رود و اگر نتایج با انتظارات مغایرت داشته باشد، اقدامات لازم برای بهبود روند پروژه صورت می‌گیرد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش جامع مدیریت پورتفولیو
وظایف بخش کنترل پروژه چیست؟
وظایف این بخش در هر سازمان و کارخانه‌ای به حوزه کاری و فرایندها بستگی دارد. در ادامه به صورت کلی به وظایف کلیدی تیم یا فرد کنترل‌کننده پروژه اشاره می‌کنیم.
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
- مدیریت ریسک (شناسایی و ارزیابی تهدیدهای احتمالی و راهکار اندیشی برای آن‌ها)
- برآورد بودجه
- مدیریت هزینه‌ها
- اندازه‌گیری و مدیریت تغییرات
- مدیریت ارزش
- کنترل اسناد
- ارزیابی عملکرد تأمین‌کننده
- حفظ روند پروژه
- گزارش‌نویسی
- مدیریت اطلاعات
- تعیین ساختار شکست کار (WBS)
- بهینه‌سازی استراتژی‌ها برای دستیابی به نتیجه بهتر
مراحل کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه زمانی موفق است و نتیجه مطلوب ایجاد می‌کند که از همان ابتدای پروژه شروع شود و تا پایان هم ادامه داشته باشد. هر سازمان با توجه به فرایندها و KPIها مشخص می‌کند مراحل کنترل پروژه چیست و در برنامه اکثر آن‌ها، موارد زیر به عنوان ۵ مرحله اصلی این فرایند شناخته می‌شوند.
۱. برنامه‌ریزی پروژه
این یکی از مراحل مشترک بین کارشناسان کنترل پروژه و مدیر پروژه است. برنامه‌ریزی نقشه راه را مشخص می‌کند؛ مدیر پروژه تیم را در مسیر این نقشه هدایت می‌کند. تیم کنترل‌کننده هم مراقب است که پروژه از این مسیر برنامه‌ریزی‌شده خارج نشود و در صورت بروز مشکل به مدیر پروژه اطلاع می‌دهد.
در طول برنامه‌ریزی برای پروژه مواردی مثل KPIها و ساختار شکست کار مشخص می‌شود. آمار نشان می‌دهد سازمان‌هایی که از شاخص‌های دقیق برای ارزیابی روند پیشرفت پروژه‌هایشان استفاده می‌کنند، احتمال موفقیت پروژه‌هایشان را تا ۶۸ درصد بالا می‌برند، اما پروژه‌هایی که بدون KPI و شاخص‌های دقیق پیش می‌روند، تنها با احتمال ۷ درصد به موفقیت می‌رسند.
۲. بودجه‌بندی
کنترل‌کننده‌های پروژه با بودجه‌بندی مشخص می‌کنند برای تکمیل هر بخش از پروژه به چه مقدار زمان و هزینه نیاز دارند. وقتی بودجه‌بندی وجود داشته باشد، هم امکان پیشبینی و تخصیص منابع وجود دارد و هم اگر مقدار هزینه و زمان صرف‌شده بیشتر از حد انتظار شود، می‌توان علت آن را پیدا کرد. بودجه‌بندی همچنین معیاری یکسان در اختیار اعضای تیم و مدیران ارشد قرار می‌دهد که به آن‌ها در درک جریان‌های نقدی مهم کمک می‌کند.
۳. شناسایی و مدیریت ریسک
یکی از مهم‌ترین اهداف کنترل پروژه این است که ریسک‌ها به‌موقع شناسایی شوند تا امکان پیشگیری از آن‌ها وجود داشته باشد. ریسک وقتی به یک تهدید و مشکل تبدیل شود، حل کردن آن دشوار خواهد بود. البته پیشبینی تنها بخش مدیریت ریسک نیست و این فرایند موارد زیر را نیز در بر می‌گیرد:
- نظارت بر ریسک‌ها تا زمان حل کامل آن‌ها
- توسعه راهکارها و برنامه‌های اضطراری برای مدیریت تهدیدها
- ارائه راهکار برای کاهش تأثیر ریسک‌ها بر بودجه و برنامه‌های پروژه
۴. مدیریت تغییرات
همانطور که گفتیم، برنامه‌های پروژه نقشه راه آن را مشخص می‌کنند. در این مرحله کارشناسان کنترل پروژه مطمئن می‌شوند که پروژه در مسیر درست حرکت می‌کند. اگر چنین نباشد، علت تغییرات و اثری که روی بخش‌های مختلف پروژه دارد را ارزیابی می‌کنند و سپس اقدامات لازم برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی را انجام می‌دهند. خروج فرایندها از روال درست معمولا به‌دلیل اشتباه در عملکرد چند بخش و بی‌توجهی به این اشتباهات ایجاد می‌شود. کارشناسان کنترل پروژه و مدیران پروژه باید این اشتباهات را اصلاح کنند تا پروژه به روال بازگردد.
البته تغییرات همیشه منفی نیستند. گاهی اوقات کنترل‌کننده‌ها متوجه می‌شوند پروژه‌ای سریع‌تر از حد انتظار پیش می‌رود یا هزینه‌های آن کم‌تر از بودجه تخصیص‌یافته است. آن‌ها باید این تغییرات مثبت را نیز ارزیابی و مدیریت کنند تا متوجه شوند چه عواملی فرایندهای پیشرفت پروژه را تسهیل کرده است. با پیدا کردن این عوامل می‌توانند آن‌ها را تقویت کنند یا از آن‌ها برای پروژههای بعدی بهره ببرند تا بازدهی را افزایش دهند.
۵. پیشبینی
کنترل‌کنندگان پروژه با بررسی دادههای مربوط به روند پیشرفت پروژه و مقایسه آن با آنچه در برنامه‌ها مشخص شده، آینده پروژه را پیشبینی کنند. براساس این پیش‌بینی‌ها، اگر روند آینده پروژه مطابق با انتظار نباشد، می‌توان اقدامات مورد نیاز را برای بهینه‌سازی انجام داد. به‌روزرسانی منظم اطلاعات و نظارت همیشگی بر پروژه به کنترل‌کننده کمک می‌کند پیش‌بینی‌هایی با دقت بالاتر داشته باشد و از عملکرد صحیح پروژه اطمینان حاصل کند.
پیشنهاد مطالعه: امتحان pmp چیست؟ همه چیز در مورد آزمون pmp
۶. تداوم نظارت و کنترل پروژه تا نقطه تکمیل
کنترل‌کننده‌های پروژه تا مراحل پایانی همراه هستند و تمام داده‌ها را به‌صورت مستند ثبت می‌کنند. آن‌ها گزارش‌های کاملی از جلسات و روند پیشرفت پروژه می‌نویسند تا دادههای مورد نیاز برای کنترل پروژه و اطمینان از دستیابی به بهترین نتیجه را در اختیار داشته باشند.
ابزارهای مورد نیاز برای کنترل پروژه
اولین نکته‌ای که باید بدانید این است که راز موفقیت کنترل پروژه در رویکرد داده‌محور و توجه به جزئیات خلاصه می‌شود. در حال حاضر رویکردهای نوینی برای جمع‌آوری و مدیریت داده‌ها ایجاد شده است و کنترل پروژه را ساده‌تر کرده است.
اگر در زمینه کنترل یا مدیریت پروژه تجربه داشته باشید، احتمالا می‌دانید نرم افزار کنترل پروژه چیست. بعضی از سازمان‌ها نرم‌افزارهای اختصاصی برای کنترل پروژه‌هایشان طراحی می‌کنند که با دریافت داده‌ها به‌صورت خودکار شاخص‌های کنترل پروژه را ارزیابی می‌کند و نتایج را در اختیار کنترل‌کننده‌ها قرار می‌دهد. بعضی از نرم‌افزارهای کنترل پروژه نیز به‌صورت عمومی توسعه پیدا کرده‌اند و ابزارهای مورد نیاز کنترل‌کنندگان را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهند.
معمولا ابزارهای مدیریت پروژه بخش مشخصی برای تعریف شاخص‌های ارزیابی و کنترل پروژه دارند. کنترل‌کنندگان به‌عنوان یکی از زیرمجموعه‌های تیم مدیریت پروژه می‌توانند از دادههای این نرم‌افزارها استفاده کنند. در ادامه بررسی می‌کنیم لیست بهترین نرم‌افزارهای کنترل پروژه چیست.
- جیرا
- کلیک‌آپ
- آسانا
- تسکولو
- رایک
- تیم‌ورک
- ترلو
دلایل اهمیت کنترل پروژه چیست؟
با کنترل پروژه می‌توانید از اینکه نوشدارو بعد از مرگ سهراب برسد، پیشگیری کنید. این فرایند دلایل و مزایای بی‌شماری دارد که احتمالا در طول مطالعه تا این بخش از مقاله، به ذهنتان رسیده است. آخرین باری که ضرر کردید را به‌یاد بیاورید؛ کمی فکر کنید که می‌دانستید کنترل پروژه چیست و از آن استفاده می‌کردید، چقدر احتمال داشت این شکست را تجربه نکنید یا حداقل کم‌تر ضرر کنید؟
در ادامه دلایل اهمیت کنترل پروژه را بیشتر بررسی می‌کنیم:
- با کنترل پروژه شما معمولا زود متوجه ریسک‌ها و مشکلات احتمالی می‌شوید و می‌توانید قبل از اینکه دردسرساز شوند، از آن‌ها پیشگیری کنید.
- کنترل‌کننده‌ها می‌توانند نقاط هدررفت زمان و هزینه را پیدا کنند و با حذف این نقاط، هزینه تمام‌شده پروژه را کاهش دهند. انجام پروژه با بودجه پایین‌تر یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود و کارفرماهای جدید را جذب می‌کند.
- مدیران پروژه با داشتن بینش نسبت به آینده پروژه می‌توانند تصمیم‌های درست‌تری برای پیش بردن کارها می‌گیرند.
- کارشناسان کنترل پروژه و مدیران پروژه می‌توانند تاریخ تحویل پروژه و هزینه تمام‌شده کار را با درصد خطای پایین به کارفرما اعلام کنند.
- مسئولان پروژه از سلامت فرایندهای کاری و سلامت مالی آن اطمینان خواهند داشت.
- امکان ارزیابی پیشرفت پروژه به‌صورت دقیق وجود دارد.
- در جلسات با مدیران ارشد، صحبت‌های تیم کنترل و مدیریت پروژه بر مبنای دادههای دقیق ارائه می‌شود و بر حدس و گمان و احتمال استوار نیست.
- دادههای هر پروژه مستند می‌شود و در پروژههای بعدی می‌توان از آن‌ها استفاده کرد.
- بازدهی پروژه افزایش پیدا می‌کند.
- تعداد پروژههای موفق سازمان بیشتر می‌شود، شهرت مجموعه افزایش پیدا می‌کند و تعداد پروژه‌ها بیشتر می‌شود.
- اعضای تیم پروژه منظم، منسجم و با برنامه کار می‌کنند و رضایت شغلی بالاتری خواهند داشت.
- تعداد روزهای کار پرفشار برای تحویل نتیجه نهایی کم‌تر می‌شود، زیرا کار مطابق با برنامه پیش می‌رود.
پیشنهاد مطالعه: معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و امکانات آن ها
چالش‌ها و اشتباهات رایج مدیران در کنترل پروژه
اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که باید بدانید این است که در پروژه همیشه همه‌چیز قابل کنترل نیست. خیلی‌وقت‌ها ممکن است چالشی غیرقابل پیشبینی ایجاد شود که محاسباتتان را برهم می‌ریزد و مجبور می‌شوید از نو برنامه‌ریزی کنید. کنترل پروژه اگر با دقت بالا انجام شود، فقط تعداد این اتفاقات غیرمنتظره را کاهش می‌دهد. پس اگر جایی نتوانستید فرایندها را کنترل کنید و کار را پیش ببرید، نگران نباشید. گاهی اوقات اصل عدم قطعیت و تغییرات ناگهانی کسب‌وکارها را با مشکل مواجه می‌کند.
از عدم قطعیت و احتمالات که بگذریم، گاهی کارشناسان کنترل پروژه بخاطر اشتباهاتی که در ادامه نام می‌بریم، نمی‌توانند تغییرات و ریسک‌ها را پیشبینی کنند و شکست می‌خورند.
- تنها در مراحل میانی و پایانی کنترل پروژه انجام می‌دهند و دادههای کاملی برای ارزیابی روند پروژه ندارند.
- به اطلاعات کلی و محدود اکتفا می‌کنند و راهکاری هم ارائه نمی‌دهند. مثلا کارشناسان فقط اعلام می‌کنند که در پروژه هزینه‌ها بالا هستند، اما نه می‌گویند هزینه‌ها چقدر از حد مجاز بالاتر است و نه برای کاهش هزینه‌ها راه‌حلی پیشنهاد می‌دهند.
تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست؟
مدیریت و کنترل پروژه دو فرایند مرتبط، اما متفاوت هستند. به بیان ساده می‌توان گفت کنترل پروژه تنها بخشی از مدیریت پروژه به شمار می‌آید. مدیریت پروژه در حالت کلی شامل هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل پروژه و به‌دست آوردن نتیجه است.
در جدول پایین بررسی می‌کنیم تفاوت‌های مدیریت و کنترل پروژه چیست.
| مدیریت پروژه | کنترل پروژه |
| عملکرد مدیر پروژه کلی است و باید چشم‌اندازی بر کل پروژه داشته باشد | عملکرد کنترل‌کننده جزئی است و باید در هر مرحله از پروژه مطمئن شود همه‌چیز مطابق با برنامه پیش می‌رود. |
| مدیر پروژه روی مدیریت افراد و فرایندها تمرکز دارد. | کنترل‌کننده پروژه روی مدیریت هزینه و زمان تمرکز دارد و به مواردی مانند نیروی کار توجهی نمی‌کند. |
| هدف مدیر پروژه تکمیل پروژه با استفاده از منابع موجود در زمان مشخص است | هدف کنترل‌کننده این است که هزینه و زمان صرف‌شده برای پروژه به همان اندازه‌ای باشد که در برنامه‌ریزی‌ها مشخص شده است. |
| مدیر پروژه هدایت‌کننده تیم است | کنترل‌کننده ارائه‌دهنده مشاوره برای بهینه‌سازی حرکت تیم است |
| مدیر پروژه مصرف‌کننده داده است و دادههای جمع‌آوری‌شده و نتایج تیم کنترل‌پروژه برای تصمیم‌گیری استفاده می‌کند | کنترل‌کننده تولیدکننده داده است. او داده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل می‌کند و نتیجه را به مدیر پروژه انتقال می‌دهد. |
| مدیر پروژه یک اجراکننده و تصمیم‌گیرنده است. | کنترل‌کننده پروژه یک هشداردهنده و توصیه‌کننده است. |
| علاوه بر کنترل‌کننده‌ها، با سایر اعضای تیم پروژه مانند بخش مالی، اجراکننده‌ها و سرپرست سایر تیم‌ها نیز تعامل دارد. | معمولا فقط با مدیر پروژه در ارتباط است. |
| به مدیران ارشد سازمان گزارش می‌دهد | به مدیر پروژه گزارش می‌دهد. |
سخن پایانی
کنترل پروژه هم برای کسب‌وکارها و پروژههای کوچک مثل طراحی یک وب‌سایت وردپرسی ضروری است و هم برای کسب‌وکارها و پروژههای بزرگ مانند ساخت و توسعه هتل بین‌المللی. برای آموزش گام به گام کنترل پروژه ابتدا باید مشخص کنید در چه صنعتی فعال هستید، سپس دانش مورد نیاز برای این فرایند را بیاموزید. البته این فرایند کاملا عملی است؛ بنابراین بعد از آموزش گام به گام کنترل پروژه باید کارآموزی را شروع کنید تا با کسب تجربه، مهارت‌های مورد نیاز را یاد بگیرید.
در این مقاله توضیح دادیم کنترل پروژه چیست و چرا سازمان‌های بزرگ از آن استفاده می‌کنند. با کنترل کردن پروژههای مختلف می‌توانید هزینه‌ها و زمان اجرای پروژه را مدیریت کنید و با شناسایی ریسک‌ها، احتمال شکست را به حداقل برسانید.
