شاید کلید واژه مدیریت پورتفولیو در سال‌های اخیر در کشور ما بیش از پیش به گوش می‌خورد. اما این عبارت قدمتی چند صد ساله دارد. پورتفولیو که در نگارش فرانسوی پورتفوی نامیده می‌شود در زمینه‌های مدیریتی، تجاری و صنعتی بسیار متنوع و گسترده‌ای به کار می‌رود. به نظر می‌رسد کلمه پورتفوی برای ما ایرانیان تنها یادآور فعالیت در بازارهای مالی و بورس باشد؛ زیرا یان بازار چند سال گذشته ما را به شدت تحت تاثیر گذاشته است.
اما باید بدانید این واژه در دیگر فعالیت‌های مالی و صنعتی بسیار بیشتر از بورس شنیده می‌شود. به‌عنوان مثال اگر به رزومه افراد متخصص در هر حوزه‌ای دقت کرده باشید حتماً متوجه وجود بخشی به نام پورتفولیو یا پورتفوی شده‌‌اید. معمولاً در این قسمت از رزومه نمونه کار‌های فرد ثبت و به نمایش گذاشته می‌شوند. اما آیا می‌توانیم در جواب «پورتفولیو چیست» به واژه «نمونه کار» بسنده کنیم؟
برای رسیدن به پاسخ دقیق این سؤال از شما دعوت می‌کنیم این مطلب را تا انتها مطالعه فرمایید. در این مقاله در مورد چیستی و کاربرد‌های پورتفولیو به صورت جامع و دقیق صحبت خواهیم کرد. تفاوت پروژه، طرح و پورتفولیو را مورد بررسی قرار داده و قدرت تمرکز مدیریت پورتفوی بر اهداف را به طور دقیق متوجه خواهیم شد. در نهایت نقشه راه یادگیری این دانش ارزشمند را در ذهن خود ترسیم می‌کنیم.
تاریخچه مدیریت پورتفولیو
بیایید قبل از هر ادعایی در مورد چگونگی مدیریت پورتفولیو نگاهی کوتاه به تاریخچه پیدایش این کلید واژه بیندازیم. اگر حدود ۳ قرن به عقب برگردیم به پیدایش واژه‌ای به نام Portfolio در زبان انگلیسی می‌رسیم. در آن زمان عبارت مدیریت در کنار پورتفولیو کاربرد چندانی نداشت. در حقیقت پورتفوی بیشتر به نوعی دسته‌بندی در اسناد مهم اطلاق می‌شد.
می‌توان گفت پورتفولیو در گذشته کاربردی معادل پرونده در زبان فارسی امروزی داشت. این اصطلاح که در زبان ایتالیایی Portfoglio نوشته می‌شود پس از گذشت ۳ قرن همچنان جایگاه خود را در کشور‌های غربی حذف کرده است. در سال ۱۷۱۳ میلادی که پورتفولیو اولین بار به صورت مکتوب به کار رفت، به بسته، کیف یا جلدی که حاوی برگه‌های مختلف در حوزه کاری فرد بود پورتفولیو می‌گفتند.
اولین تفاوتی که یک پورتفولیو با یک کیف معمولی داشت محتویات آن بود. به‌عنوان مثال یک سیاست مدار برگه‌های مربوط به فعالیت شغلی خود را داخل بسته‌ای به نام پورتفولیو حمل می‌کرد. این فعالیت‌ها ممکن بود کارهایی باشد که قبلا انجام شد است. یا احتمال داشت لیست کارهایی را که باید در آینده انجام شود را ارائه دهد. تفاوت چندانی ایجاد نمی‌شد.
در حالی که یک نقاش آثار هنری خود را داخل این بسته قرار می‌داد. این کاربری به نوعی حکم رزومه، نمونه کار یا حالت قدیمی‌تر کاتالوگ را داشت. پس می‌توان نتیجه گرفت در آن سال‌ها چنین ابزاری بیشتر می‌توانست شبیه یک کیف مدارک «هر برگه کاغذی که برای صاحبش اهمیت بالایی دارد» باشد.
مورد دیگری که یک پورتفولیو را از یک کیف یا جلد معمولی متمایز می‌کرد حالت منظم و مرتب شده اقلام موجود در آن بود. به این معنی که فرد سیاست مدار مثال ما پرونده‌ای طبقه‌بندی شده از فعالیت‌های سیاسی خود و شاید گروهش را می‌ساخت. یا مثلاً یک هنرمند آثار خود را بر اساس موضوع، تاریخ یا هر فاکتور دیگری مرتب و دسته‌بندی می‌کرد.
اگر بخواهیم مثال ملموس‌تری ارائه دهیم باید یک معامله‌گر بازارهای مالی را در نظر بگیریم. یک تریدر بر اساس استراتژی پورتفولیوی خود سبدی از دارایی‌ها را تشکیل می‌دهد. این سبد پرتفوی دارایی او محسوب می‌شود. همچنین اگر طبق استراتژی خود یک لیست خرید برای آینده داشته باشد این لیست می‌تواند پورتفولیو خرید یک معامله‌گر بورس نام بگیرد.
این واژه با گذر زمان به حوزه‌های دیگری مانند مدیریت منابع انسانی در پروژه نیز وارد شد. پس در ادامه سعی می‌کنیم با بررسی جوانب مختلف مدیریت پورتفولیو آشنا شویم تا بتوانیم نقش آن را در مدیریت پروژه‌های عظیم به خوبی متوجه شویم.
پیشنهاد مطالعه: وظایف مدیر پروژه ساختمان
تفاوت پروژه و طرح و پورتفولیو
پروژه، طرح و پورتفولیو عواملی حیاتی برای ایجاد تغییر به شمار می‌روند. اما هر کدام از آن‌ها در مرحله خاصی از یک فعالیت کاربرد دارند. پروژه و طرح موقتی بوده و زمان پایان آن‌ها تا حدودی مشخص است اما پورتفولیو می‌تواند دائمی هم باشد؛ زیرا پروژه‌ها و طرح‌های مختلف در طول زمان وارد یک پورتفولیو شده و پس از پایان از آن حذف می‌شوند. در حالی که پورتفولیو می‌تواند به عنوان یک بستر ثابت در نظر گرفته شود. برای رسیدن به بهترین پاسخ برای سؤال «مدیریت پورتفولیو چیست؟» قصد داریم کمی در مورد تفاوت‌های اصلی این ۳ واژه بحث کنیم.
یک نتیجه تولید می‌کند. برای درک این جمله فرض کنید می‌خواهیم برای یک شهر یا روستا آب آشامیدنی تامین کنیم. برای هدایت آب از محل مشخص به شهر یا روستای ذکر شده نیاز به تولید محصول جدیدی نداریم. در حقیقت تمام تجهیزات لازم قبلاً ساخته شده و ما با کمک آن‌ها فرایند کار را شروع می‌کنیم. نتیجه این طرح تأمین آب و در نهایت آسایش برای جمعیتی مشخص خواهد بود. تغییر ایجاد شد. اما چیز جدیدی به جهان اضافه نکردیم. البته با صرف نظر از لوله‌کشی انجام شده که خود یک پروژه محسوب می‌شود.
پروژه دیگری که در این مثال می‌توانیم مورد توجه قرار دهیم همان تجهیزاتی است که قبل از شروع طرح تولید شدند. یعنی در تاریخ خاصی انسان تصمیم گرفت امکاناتی فراهم سازد که بتواند آب آشامیدنی را با کمترین زحمت ممکن به محل سکونت خود منتقل کند. تا دیگر مجبور نباشد برای تأمین آن فرسنگ‌ها از خانه دور شود. محصول این خواسته ساخت ابزاری به نام لوله بود. تا اینجا این فرایند را می‌توان تحت عنوان اختراع شناخت. اما وقتی تولید این محصول را برای هدف خاصی به شکل انبوه شروع کنیم در واقع در حال انجام یک پروژه هستیم.
با توضیحات ارائه شده می‌توانیم بگوییم پروژه منجر به ساخت یک محصول می‌شود. در حالی که طرح منجر به یک نتیجه خواهد شد. اما پورتفولیو چه نقشی در این فعالیت‌ها دارد؟ برای ارائه بهترین پاسخ به این پرسش به تعریف پروژه و طرح توجه کنید.
- تعریف پروژه: پروژه به مجموعه فعالیت‌های موقتی می‌گوییم که به منظور دستیابی به یک محصول، خدمت یا سرویس انجام می‌شوند.
- تعریف طرح: طرح از مجموعه چند پروژه مرتبط به هم شکل می‌گیرد که به دنبال رسیدن به منافع به خصوصی است. این فعالیت نیز موقت بوده پس از اتمام تمام پروژه‌ها پایان خواهد پذیرفت.
شکل بالا را به دقت تماشا کنید. این شکل تصویری ذهنی در مورد آنچه در ادامه مطرح می‌کنیم را درون ذهنتان ایجاد خواهد کرد. طبق این تصویر پورتفولیو به ما کمک می‌کند تا طرح‌ها و پروژه‌ها را در یک چهارچوب زمانبندی و برنامه‌ریزی شده مدیریت کنیم.
همان‌طور که در بخش‌های قبلی اشاره کردیم هر پروژه و طرح را یک پرونده در نظر بگیرید. یک طرح می‌تواند چندین پروژه و زیر طرح را شامل شود. یک مجموعه نیز می‌تواند چندین طرح و پروژه را به صورت هم‌زمان انجام دهد. برای این که بتوانیم این فعالیت‌ها را به خوبی مدیریت کنیم نیاز به تشکیل پورتفولیو‌های مختلف داریم. چیزی شبیه نمودار پورتفولیو که در شکل بعدی مشاهده می‌کنید.
مدیریت پورتفولیو چیست؟
به عملیات شناسایی، اولویت‌بندی، تفویض اختیار، کنترل و مدیریت پروژه‌ها و طرح‌ها تحت یک چهارچوب مشخص مدیریت پورتفولیو می‌گوییم. در واقع یک شرکت برای این که بتوانند تمام پروژه‌های خود را به خوبی مدیریت کرده و به ثمر برساند، نیاز به افرادی دارد که اجرای آن‌ها را به عهده بگیرند. چنین تفویض اختیاری زمانی نیاز است که صاحبان بنگاه تجاری زمان کافی برای انجام تمام فعالیت‌های شرکت به صورت مستقیم را نداشته باشند.
وقتی فردی را برای مدیریت بخشی از مسئولیت‌های شرکت انتخاب می‌کنیم به این معنی نخواهد بود که دیگر نیاز به دخالت مستقیم مدیران اصلی نیست. در حقیقت صاحبان شرکت‌ها مدیریت جزئیات پروژه‌های خود را به افراد مختلف می‌سپارند. سپس خودشان مدیریت این اشخاص را به عهده می‌گیرند.
در نتیجه وقتی مدیریت پورتفولیو را به یک فرد سپرده می‌شود، صاحبان بنگاه با اعمال تغییرات و کنترل پورتفولیو در جریان تمام امور قرار گرفته و به صورت غیرمستقیم در اجرای پروژه شرکت می‌کنند.
مدیر پورتفولیو کیست
در مورد پورتفولیو مفصل صحبت کردیم. اما هنوز تعریف دقیقی از مدیریت پورتفولیو ارائه ندادیم. از این روی ادامه مطلب را با محوریت معرفی مدیر پورتفولیو و وظایف و توانایی‌های ضروری او پیش می‌گیریم. با توجه به آنچه تا این بخش گفته شد فهمیدیدم که برای مدیریت بهتر پروژه‌ها و طرح‌ها در یک مجموعه صنعتی باید پورتفولیو تشکیل دهیم. اما خود این پورتفولیو نیاز به مدیریت و برنامه‌ریزی دارد. در نتیجه فردی به عنوان مدیر پورتفولیو این مسئولیت مهم را به دوش می‌کشد.
مدیریت پرتفولیو می‌تواند به اشکال متفاوتی صورت گیرد. گاهی یک فرد را به عنوان مدیر ارشد انتخاب کرده و پورتفولیو را در اختیار او قرار می‌دهند. این شخص نیاز به مهارت بالا در مدیریت و تخصص کافی در حوزه فعالیت شرکت دارد.
اما در برخی موارد حجم پورتفولیو و ماموریت‌های سازمان به قدری بزرگ و بالاست که مدیریت آن توسط یک فرد به تنهایی مشکل می‌شود. در این موارد یک تیم را به عنوان مدیران ارشد پورتفولیو انتخاب و مسئولیت‌ها میان اعضای تیم مدیریتی شکل گرفته تقسیم می‌شود. این موضوع می‌تواند در کیفیت و سرعت کار نیز تأثیر بگذارد.
پیشنهاد مطالعه: امتحان pmp چیست؟ همه چیز در مورد آزمون pmp
مهارت‌های لازم برای مدیریت پورتفولیو
یک مدیر پورتفولیو باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟ برخی از موارد مهم را در ادامه مشاهده می‌کنید.
- قدرت تصمیم‌گیری بالا
- توانایی اولویت‌بندی
- توانایی مدل‌سازی
- توانایی مدیریت منابع مالی و انسانی
- توانایی مدیریت طرح و پروژه
- توانایی کافی در مدیریت ریسک
- مهارت بالا در مدیریت سازمانی
- مهارت کافی در آماده‌سازی و ارائه پیشنهادات مدیریتی و اجرایی
- مهارت در انجام امور حسابرسی در پروژه
وظایف و نقش مدیر پورتفولیو چیست؟
در مورد توانایی‌هایی که یک فرد برای مدیریت پورتفولیو نیاز دارد خواندیم. اما این مهارت‌ها را برای انجام چه وظایفی نیاز داریم؟
- مدیریت، کنترل و هماهنگی اجزای پورتفولیو
- مذاکره بر سر تأمین و مدیریت منابع
- ایجاد چهارچوب‌های اجرایی و حفظ آن‌ها
- شناسایی و مدیریت ریسک‌ها
- ایجاد الگو‌ها و فرایند‌های اجرایی و بازنگری آن‌ها در صورت نیاز
- نظارت بر اجرای سیاست‌های سازمان
- مدیریت و کنترل اجرای مراحل پروژه‌های اساین شده به پورتفولیو
- ایجاد، حفظ و مدیریت زیرساخت‌های اساسی
- پاسخگویی به نیاز‌های حقوقی ضمن اجرای پورتفولیو
- شناسایی و ارائه نیاز‌های اطلاعاتی
- حمایت از تصمیم‌گیری‌های ضروری در روند اجرا
- اطمینان از هم‌ترازی در روند اجرای بخش‌های مختلف پورتفولیو
- تعیین استراتژی همسو با سیاست‌ها و منافع سازمان
- تجزیه و تحلیل اطلاعات به صورت لحظه‌ای و مدیریت تصمیمات
- تست سازگاری بخش‌های مختلف پورتفولیو
- برقراری ارتباط میان بینش پروژه با سطح اجرایی
- ارائه اطلاعات و گزارش دقیق به ذی‌نفعان و مدیران بالا دست
استراتژی پورتفولیو چیست؟
منظور از استراتژی پورتفولیو مدیریت و کنترل انجام مراحل پرتفوی برای رسیدن به بهترین و بیشترین بازدهی است. مدیران ارشد در این فرایند، خطوط تولید، عملیان ساخت و ساز و واحد‌های تجاری را مراکز سرمایه گذاری در نظر می‌گیرند. هر مرکز به مثابه یک بانکدار تلقی می‌شود. در نتیجه استراتژی پورتفولیو باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که بیشترین سود در کمترین زمان ممکن عاید سازمان شود.
دلیل ادغام پروژه‌ها و طرح‌های مرتبط با هم در یک پورتفولیو و گاهی قرار دادن چند پورتفولیو در یک پورتفوی واحد همین است. در چنین شرایطی تا حد بسیار زیادی در زمان، سرمایه و منابع مادی و انسانی شرکت صرفه‌جویی می‌شود. رسیدن به همین هدف به تنهایی سودی کلان برای یک مجموعه تجاری بزرگ به ارمغان می‌آورد.
تعیین یک استراتژی بهینه در شرکت می‌تواند رشد و منافع فردی و گروهی را در جهت مثبت تحت تأثیر قرار دهد؛ بنابراین باید بهترین استراتژی با توجه به نوع و مأموریت‌های سازمان اتخاذ شود.
یک استراتژی مناسب باید پتانسیل برطرف کردن تضاد‌های موجود میان پروژه‌های مختلف را داشته باشد و بتواند توازن را به خوبی برقرار سازد. سپس بر اساس ظرفیت‌ها و اولویت‌های سازمان منابع مالی و انسانی را به بخش‌های مختلف تخصیص داده و تفویض اختیار کند. در نتیجه با ارزیابی به موقع عملکرد اجزای مختلف پروژه منافع شرکت به خوبی پاسداری خواهد شد.
استاندارد‌های مدیریت پورتفولیو
منابع چاپی مختلفی برای یادگیری استاندارد‌های تأیید شده مدیریت پورتفولیو وجود دارند که می‌توانید با خرید و مطالعه آن‌ها به یک مدیر لایق و توانا در زمینه مدیریت پورتفولیو تبدیل شوید. به‌عنوان‌مثال کتاب The Standard for Portfolio management می‌تواند منبعی مناسب برای این هدف باشد. این کتاب توسط رشید فضلی ترجمه و در انتشارات سمپیران به انتشار رسیده است. اما اگر بخواهیم تعدادی از این استاندارد‌ها را معرفی کنیم می‌توان به لیست زیر اشاره کرد.
- استاندارد PPM در پورتفولیو
- استاندارد PMI در پورتفولیو
- استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه «PMBOK» در پورتفولیو
- استاندارد مدیریت طرح در پورتفولیو
- استاندارد مدل بلوغ مدیریت سازمان در پورتفولیو
مزایای مدیریت پورتفولیو
مدیریت پورتفولیو مزایای زیادی دارد. مواردی که در ادامه مطرح می‌کنیم مزایای اصلی و برجسته این تکنیک مدیریتی محسوب می‌شوند. مزایای مدیریت پورتفولیو عبارت‌اند از:
- تعیین بهترین اقدامات لازم برای اجرای مراحل کار
- تحقق اهداف استراتژیک سازمان به بهترین نحو
- حفظ و مدیریت صحیح منابع انسانی و مالی
- افزایش بهره‌وری در اجزای مختلف سازمان
- مدیریت پروژه‌های متعدد در مقیاس بزرگ
- هماهنگی بهتر میان تیم‌های اجرایی مختلف
- ارزیابی به موقع عملکرد سازمان
- سازماندهی اولویت‌های مجموعه تجاری بر اساس ظرفیت‌های موجود
- امکان توضیح و ترسیم بهتر پیشرفت مراحل کار برای افراد ذی‌نفع و مدیران
- عدم خروج از مسیر تجاری سازمان
- مدیریت بهینه ریسک
- کاهش ریسک
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش بازدهی مالی و سود سازمان
- مشخص بودن اطلاعات پروژه‌ها و امکان طبقه‌بندی آن‌ها
- مشخص بودن لیست کار روزانه، هفتگی و ماهانه
- مشخص بودن نقشه راه قبل از شروع پروژه‌ها
- انتخاب پروژه‌هایی که بیشترین همسویی با اهداف و استراتژی تجاری سازمان دارند
- صحت عملکرد در سرمایه گذاری‌ها
- ارتباط مؤثر میان بینش پروژه و سطح اجرایی
- شناسایی به موقع مشکلات موجود در عملکرد اجزای سازمان
پیشنهاد مطالعه: معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و امکانات آن ها
معرفی نرم‌افزار‌های مفید برای مدیریت پرتفولیو
مدیریت پورتفولیو فعالیتی نیست که بتوان در دنیای امروزی با پروژه‌های عظیمی که اجرا می‌شوند به صورت دستی یا روی کاغذ انجام داد. حداقل می‌توانیم بگوییم این روش مدیریت تنها روی کاغذ ممکن نبوده و بخش بزرگی از آن نیاز به ابزار‌های دیجیتال دارد. به همین دلیل شرکت‌های نرم‌افزاری زیادی اقدام به تولید اپلیکیشن‌های کاربردی برای این منظور کرده‌اند. برخی از این اپلیکیشن‌ها به شرح زیر هستند.
- monday.com
- Changepoint
- Zoho Projects
- Smartsheet
- Sciforma
- ProjectManager
- Runn
- Proggio
- Celoxis
- Bubble
اغلب موارد ذکر شده تحت وب هستند؛ بنابراین بدون دست و پنجه نرم کردن با محدودیت‌های پلتفرمی قابل استفاده خواهند بود. البته شاید نیاز به یادآوری نباشد اما برای این که بتوانید از این نرم‌افزار‌ها به خوبی استفاده کنید نیاز به دانش کافی در زمینه مدیریت پورتفولیو دارید.
کلام آخر
انجام پروژه‌های بزرگ توسط یک سازمان واحد چالش‌های متنوعی را متوجه اجزای آن می‌کند. یکی از این چالش‌ها، مدیریت اصولی عملیات در حال اجرا است. ابزاری که برای رسیدن به بهترین بازدهی در اجرای پروژه‌ها پیشنهاد می‌شود، ساخت و مدیریت پورتفولیو هست. در این مقاله سعی کردیم شما خواننده گرامی را به صورت جامع و کامل با این موضوع مدیریتی آشنا سازیم.
آنچه در این مطلب مطالعه کردید محوریت مدیریت سازمانی داشت. اما همان‌طور که خواندید مدیریت پورتفولیو محدود به این موضوع نمی‌شود. برای آشنایی بیشتر با این مبحث در دیگر زمینه‌ها می‌توانید از منابع آموزشی مکتب خونه کمک بگیرید. همچنین در صورتی که سؤالی در مورد این موضوع برایتان پیش آمد و پاسخ مناسبی دریافت نکردید، می‌توانید از طریق بخش نظرات سایت ما را مطلع سازید تا شما را راهنمایی کنیم.
آموزش مدیریت پروژه در مکتب خونه
مکتب خونه به عنوان بزرگ‌ترین رسانه آموزش مجازی، تمام منابع خود را در اختیار هم میهنان عزیزمان قرار داده تا بتوانند همگام با پیشرفت سریع دنیای علم و تکنولوژی حرکت کنند. مباحث مدیریتی بخش مهمی از موضوعات آموزشی ما را شامل می‌شوند؛ بنابراین توصیه می‌کنیم در صورت نیاز به آموزش در زمینه مدیریت پروژژه سری به دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مکتب خونه بزنید.
