مدیریت پروژه اسکرام را بیشتر بشناسید

مدیریت پروژه اسکرام : اسکرام (Scrum) در لغت به معنی افرادی‌ است که یکدیگر را هل می‌دهند و همینطور یکی از بخش‌های بازی راگبی است که بازیکنان هر تیم مثل زنجیر به یکدیگر می‌چسبند، سر‌هاشان را پایین می‌اندازند و به بازیکنان تیم مقابل فشار می‌آورند تا وقتی که توپ را بین‌شان پرتاب کنند؛ ولی در این مقاله قرار نیست در مورد راگبی یا هر ورزش دیگری بخوانید بلکه با چهارچوبی برای مدیریت پروژه‌های اغلب پیچیده آشنا می‌شوید که در سال ۱۹۸۶ م. توسط هیروتاکا تاکوچی (Hirotaka Takeuchi) و ایکوجیرو نوناکا (Ikujiro Nonaka) ابداع شد.
روش مدیریت پروژه اسکرام پس از ورود به آمریکا در دهه‌ی ۹۰ میلادی، به وسیله‌ی کن شوابر (Ken Schwaber) وجف ساترلند (Jeff Sutherland) ارتقا یافت و فراگیر شد. شوابر و ساترلند در سال ۲۰۰۹ م. سندی با عنوان ” راهنمای اسکرام (The Scrum Guide)” منتشر کرده‌اند که تا به حال شش بار بازبینی و ویرایش شده است.

 

 مدیریت پروژه اسکرام چیست؟

به طور کلی اسکرام یک چهارچوب منعطف برای مدیریت پروژه است که به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای پروژه‌های پیچیده، به کمک پیدا کردن راه‌حل‌های تطبیق پذیر، محصول و ارزش خلق کنند. پروژه‌های پیچیده، پروژه‌هایی هستند که نه مالک محصول و نه تیم اجرا ایده‌ای مشخص و کلی از روند اجرای پروژه و محصول نهایی دارند و باید طی انجام پروژه به آن دست یابند. به همین دلیل روش مدیریت پروژه اسکرام به طور هدفمندی ناکامل است و دست اجراکنندگان را برای راهبرد پروژه باز می‌گذارد.

“قوانین اسکرام به جای ارائه دستورالعمل دقیق به افراد، روابط و تعاملات آن‌ها را هدایت می‌کند.”

اسکرام برای بهبود روند کار و پیش‌بینی و کنترل ریسک‌ها از یک روش چرخشی-افزایشی استفاده می‌کند. تیم اسکرام از افرادی تشکیل شده که در چندین زمینه مهارت دارند، این مهارت‌ها را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند و در صورت نیاز مهارت‌های جدیدی یاد می‌گیرند.

رکن‌های اصلی مدیریت پروژه اسکرام

 برای این‌که اسکرام به خوبی کار کند باید سه رکن اساسی آن اجرا شود:

• شفافیت:

روند کار باید هم برای مالک محصول و هم برای اعضای اجرایی شفاف و آشکار باشد. عدم شفافیت منجر به اخذ تصمیماتی می‌شود که ارزش محصول را کاهش و ریسک را افزایش می‌دهد.

•   بازرسی:

برای این‌که “انحرافات نامطلوب” و “مشکلات با‌لقوه” شناسایی شوند؛ باید روند کار زیر ذره‌بین قرار گیرد و هر چند یکبار با دقت فراوان بررسی شود. در صورت نبود بازرسی مناسب بر روی پروژه، تغییرات لازم ایجاد نمی‌شوند. قابل توجه است که مدیریت پروژه‌ اسکرام بدون تغییر از معنا خالی می‌شود.

•  سازگاری:

در صورتی که در بین مسیر، موردی از محدوده‌ی مجاز خارج شود باید به سرعت شناسایی و به محدوده بازگردد تا پروژه به اهدافی که در یک بازه مشخص شده‌ است، برسد. اگر هر یک از اعضای تیم اسکرام در حین بازرسی با موردی خلاف اهداف مواجه شود، موظف است طی کوتاه‌ترین زمان ممکن آن را با فرآیند کار سازگار کند.

به منظور پایداری نسبت به ارکان اسکرام، ارزش‌هایی وجود دارند که باید در تک تک اعضای تیم نهادینه شود؛ این ارزش‌ها عبارتند از:

·         تعهد

·         تمرکز

·         احاطه داشتن و گشایش

·         احترام

·         شجاعت

مدیریت پروژه اسکرام چگونه کار می‌کند؟

برای این‌که با چگونگی روند اسکرام آشنا شوید، باید نقش‌ها و رویداد‌های مهم در اسکرام را به خاطر بسپارید.

 اسکرام از سه نقش تشکیل شده:

• مالک محصول (The Product Owner)
•  مدیر اسکرام (The Scrum Master)
•   تیم اسکرام  (The Scrum Team)

شرح و وظایف نقش مالک محصول یا PO

مالک محصول مسئول بخش تجاری مدیریت پروژه اسکرام است. وظیفه‌ی اصلی صاحب پروژه این است که دید کلی و آنچه که مشتریان درباره‌ی محصول نهایی می‌خواهند را به تیم نشان دهد. همچنین او باید بتواند درباره‌ی آنچه که در آینده ممکن است رواج یابد و اقدامات سایر رقبا پیش‌ِبینی کند.
اگرچه در اصل مالک محصول است که مسئول رسیدن فرایندهای تکرار شونده به مقاصد تجاری‌ ست؛ ولی او به شخصه نمی‌تواند نقش‌های اجرایی و مسئولیت‌ها را به اعضای تیم واگذار کند و این مسئله به صورت تیمی حل و فصل می‌شود. نقش اصلی او صرفاً روشن‌سازی، برقراری ارتباط و ایجاد انگیزه است. PO همچنین درباره‌ی مدیریت مؤثر بک‌لاگ که در ادامه بیشتر درباره‌ی آن خواهیم خواند، نیز باید پاسخگو باشد که به موارد زیر تقسیم می‌شود:

•  توسعه هدف محصول و تعامل صریح بر سر آن
•  ایجاد اقلام سند بالا دستی (Product Backlog) و تعامل بر سر آن‌ها
• رتبه‌بندی اقلام سند بالا دستی (Product Backlog)
•  اطمینان از شفافیت، قابل مشاهده و درک بودن سند بالا دستی (Product Backlog)

 

 

شرح و وظایف نقش مدیر اسکرام یا SM

مدیر اسکرام نقش معلم و راهنمای تیم اسکرام را بر عهده دارد. مدیران اسکرام وظایف و نقش هر یک از اعضای تیم را به آن‌ها استفهام می‌کند و پایبندی آن‌ها به وظایفشان را تأیید می‌کنند. به علاوه آن‌ها به تمامی جنبه‌های پروژه نظارت می‌کنند و برای مدیریت بک‌لاگ و یافتن روش‌هایی برای مختصر و مفید ساختن آن، به کمک مالک محصول می‌شتابد.

 در مدیریت پروژه اسکرام از مدیر اسکرام انتظار می‌رود که تمام اقدامات لازم برای رسیدن به بهترین محصول ممکنه را در نظر گیرد. او مسئول برداشتن موانع از سر راه پیشرفت تیم است.
همچنین وظیفه دارد بار روانی و اضطراب اعضای تیم را کم‌رنگ کند تا مانع رشد پروژه نشود. قابل ذکر است مدیر اسکرام وظیفه ندارد مشکلات پروژه را یک تنه حل کند، بلکه باید اعضای تیم را در هنگام حل مسائل راهنمایی کند، آن‌ها را به تفکر خارج از چهارچوب و نوگرایانه تشویق کند و برای دستیابی به بینشی جدید به چالش بکشد.

وظایف مدیر اسکرام در برابر توسعه دهندگان

• مربی‌گری اعضای تیم در حوزه خودمدیریتی و فراوظیفه‌ای بودن
• کمک به تیم اسکرام برای تمرکز بر خلق فرآورده‌ای (Increment) باارزش
•  سبب‌سازو آغازگر رفع موانع موجود در مسیر پیشرفت تیم اسکرام
•   اطمینان حاصل کردن از برگزاری تمامی رویدادهای اسکرام به صورت مثبت، پربار و در محدوده زمانی ثابت

وظایف مدیر اسکرام در برابر مالک محصول

•  کمک به یافتن تکنیک‌هایی برای تعریف مؤثر هدف نهایی و سند بالا دستی (Product Backlog)
•   کمک به تیم اسکرام برای درک ضرورتِ شفاف و مختصر بودن اقلام سند بالا دستی (Product Backlog)
•    کمک به برپایی برنامه‌ریزی تجربی محصول برای یک محیط پیچیده
• تسهیل‌گری همکاری ذی‌نفعان، هنگام درخواست یا در صورت نیاز

وظایف مدیر اسکرام در برابر سازمان

•    رهبری، آموزش و مربی‌گری سازمان در مسیر پذیرش اسکرام
• مشاوره و برنامه‌ریزی پیاده‌سازی‌های اسکرام در درون سازمان
• کمک به کارمندان و ذی‌نفعان جهت درک و تمکین یک رویکرد تجربی برای انجام کارهای پیچیده
•  از میان برداشتن موانع بین ذی‌نفعان و تیم‌های اسکرام

شرح و وظایف تیم اسکرام

کار اصلی در مدیریت پروژه اسکرام بر عهده‌ی تیم است. به طور کلی هر تیم ۳ تا ۹ نفر عضو دارد که اصولا شامل تحلیل‌گران بازرگانی، آزمایندگان محصول و توسعه‌دهندگان می‌شود.
اعضای تیم هدفی مشترک دارند و در صورت شکست در یک اسپرینت تمام مسئولیت بر عهده‌ آنان می‌باشد؛ همان‌طور که نقشی اساسی در پیشبرد اسپرینت‌های موفقیت‌آمیز دارند.
هیچ تیم جدیدی در اوایل کار به بهترین عملکرد خود نمی‌رسد و حدود ۲ تا ۳ هفته طول می‌کشد تا افراد بتوانند باهم هماهنگ شوند.
هیچ یک از اعضای تیم نقش به خصوصی ندارند زیرا که “تیم‌های اسکرام فراوظیفه‌ای اند یعنی همه‌ی اعضا مهارت‌های لازم برای خلق ارزش در هر اسپرینت را دارند. آن‌ها خودمدیریت نیز هستند. به این معنا که درون تیم تصمیم می‌گیرند که چه کسی، چه کاری را در چه وقت و چگونه انجام دهد.”

 

وظایف اعضای تیم

•  ایجاد یک برنامه برای اسپرینت (Sprint Backlog)
• تأمین کیفیت محصول از طریق وفاداری به وظایف تعریف شده
•   سازگار کردن روزانه برنامه بر اساس هدف اسپرینت
•  پاسخگو نگه داشتن یکدیگر به عنوان افرادی حرفه‌ای

بک‌لاگ (Backlog) به طور کلی شامل لیستی ست از همه ویژگی‌های مورد نظر مشتری که محصول باید داشته باشد و همچنین تمام ایرادات محصول که باید برطرف شوند.

رویداد‌های مدیریت پروژه اسکرام

 اسپرینت (sprint):

به بازه‌های دو تا چهار هفته‌ای می‌گویند که تیم اسکرام سعی می‌کند به یک‌ سری اهداف از پیش تعیین شده در راستای رسیدن به مقصود پروژه دست یابد. اسپرینت نبض تپنده‌ی مدیریت پروژه‌ی اسکرام است و جایی‌ست که ایده‌ها پالایش می‌شوند. قابل ذکر است که فقط مالک محصول یا PO حق لغو یک اسپرینت را دارد.

 برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning):

در این رویداد یک برنامه‌ریزی کلی در‌باره‌ی روند اسپرینت جاری توسط تیم اسکرام، مدیر اسکرام، مالک محصول و در صورت لزوم افراد خارج از پروژه که برای راهبرد اسپرینت مفیدند انجام و این سوالات مطرح می‌شود: : چرا این اسپرینت ارزشمند است؟ چه اقداماتی در این اسپرینت می‌تواند انجام شود؟ اقدامات برگزیده شده  چگونه انجام خواهند شد؟

 اسکرام روزانه (Daily Scrum):

در طول بازه‌ی اسپرینت روزانه باید جلساتی کوتاه (معمولا ۱۵ دقیقه‌ای) بین اعضای تیم و مدیر اسکرام برای بررسی پیشرفت کار، تبادل نظر، مرور کارهای انجام شده و باقی مانده، بروزرسانی و سازگاری کارها و چاره اندیشی برای مشکلات پیش رو برگزار شود. در این جلسات، به دلیل ماهیت کوتاه آن‌ها، معمولا به جزییات فنی امور نمی‌پردازند.

بررسی اسپرینت  (Sprint Review):

در این جلسه که برای یک اسپرینت یک ماهه ممکن ‌است ۴ ساعت‌ هم طول بکشد به مرور بروزرسانی‌ها و آنچه انجام شده است می‌پردازند. هدف از برگزاری این رویداد بررسی برآیند اسپرینت و تعیین سازگاری‌هاست و بین گروه اسکرام و ذی‌نفعان اصلی برپا می‌شود.

بازنگری اسپرینت (Sprint Retrospective):

آخرین رویدادی که در طول یک اسپرینت انجام می‌شود و هدف از برگزاری آن برنامه ریزی و تعریف راهکارهایی برای بهبود کیفیت و اثرگذاری اقدامات فعلی و آینده‌ی تیم است. این جلسه برای یک اسپرینت یک ماهه حدود ۳ ساعت طول می‌کشد ولی برای اسپرینت‌هایی با مدت کوتاه‌تر، زمان کمتری را می‌طلبد.

 

نحوه‌ی اجرای اسکرام در مدیریت پروژه

یک اسکرام می‌تواند در شش مرحله انجام شود:

  مرحله‌ی اول؛ تشکیل گروه اسکرام و مشخص نمودن اهداف و محصولات نهایی پروژه (increment)

 مرحله‌دوم؛ تهیه سند بالا دستی (Product Backlog)

سند بالا دستی لیست اصلی اقداماتی ست که باید در یک پروژه انجام شود و توسط مالک محصول تهیه می‌شود. این لیست شامل ویژگی ها، الزامات، پیشرفت ها و اصلاحاتی ست که باید انجام شود و مالک محصول به طور مداوم آن را بازبینی و بروزرسانی می‌کند زیرا با گذشت زمان، جمع‌آوری اطلاعات بیشتر و یا تغییر بازار،امکان دارد بعضی از موارد لیست دیگر مورد نیاز نباشند یا موانع برطرف شده باشند.

مرحله سوم؛ فاز بندی : بررسی و مشخص نمودن فاز‌های پروژه و اسپرینت‌هایی که باید موازی با یکدیگر انجام شوند.

 مرحله‌ چهارم؛ برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning) و تهیه سند اسپرینت (Sprint Backlog)

 مرحله پنجم؛ اجرای اسپرینت

مرحله ششم؛ تحویل و بررسی اسپرینت (Sprint Review)

مرحله هفتم؛ بازنگری اسپرینت (Sprint Retrospective)

پس از پایان یافتن یک اسپرینت بلافاصله اسپرینت دیگری برنامه‌ریزی و شروع می‌شود تا این‌که گروه اسکرام به محصول نهایی خود دست یابد.

در پایان

مدیریت پروژه اسکرام ، فرایندی براساس سبک چابک است که به افراد این فرصت را می‌دهد که محصولات خود را طی دوره‌های پیشرو و تکرار شونده تولید کنند و بتوانند در حین فرآیند تولید تغییراتی اعمال و بعضی از موارد را بروزرسانی کنند. این مقاله، خلاصه‌ی کوچکی از چگونگی مدیریت پروژه اسکرام است که بر اساس راهنمای اسکرام (The Scrum Guide) نوشته شده است.