شرح وظایف اعضای تیم پروژه

میزان خوب بودن نتیجه پروژه شما به میزان تخصص و تعهد اعضای تیم شما بستگی دارد. در این مسئله شکی نیست؛ اگر خواهان نتایج چشمگیر هستید، به همان اندازه باید در انتخاب اعضای تیم جدیت به خرج دهید و آن‌ها را به خوبی مدیریت کنید. این فرآیند با درک نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم پروژه شروع می‌شود و این دقیقاً همان کاری است که در این مطلب از مجموعه مقالات مدیریت پروژه قصد داریم انجام دهیم.

تیم پروژه چیست؟

تیم پروژه گروهی از افراد است که گرد هم آمده‌اند تا روی یک پروژه یا ابتکار خاص کار کنند. این تیم شامل نقش‌های مورد نیاز برای برنامه ریزی، توسعه و اجرای پروژه خواهد بود.

آموزش مدیریت پروژه کاربردی

کلیک کنید

اعضای تیم برای دستیابی به مجموعه‌ای از اهداف از پیش تعیین شده که در محدوده پروژه ذکر شده است، همکاری می‌کنند. این اهداف می‌توانند راه اندازی یک محصول یاخدمات و ارائه یک طرح یا ویژگی جدید برای مشتری باشند. هر یک از اعضای تیم مجموعه‌ای از مهارت‌ها و مسئولیت‌های منحصربه‌فرد دارند که به موفقیت پروژه کمک می‌کنند و در نهایت، پروژه را طبق برنامه و بودجه مد نظر تکمیل می‌کنند. این سلسله مراتب تیمی در نهایت منجر به عملکرد بهتر پروژه و موفقیت تیم خواهد شد.

ایجاد یک تیم پروژه به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که پروژه های مهم دارای یک گروه اختصاصی متشکل از مهارت‌ها و تجربیات مختلف هستند تا کار به بهترین نحو ممکن تکمیل شود. نقش‌های تیمی را می‌توان به کارکنان تمام وقت یا پاره وقت، پیمانکاران، کارشناسان موضوعی یا سایر ذینفعان خارجی اختصاص داد.

تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها

نقش‌ها و مسئولیت‌ها مفاهیم مرتبطی هستند. این مقاله نقش‌های یک تیم پروژه (موقعیت‌ها و عملکردهای خاص یک تیم پروژه) را تشکیل می‌دهد و همچنین مسئولیت‌ ها (وظایف و وظایف مرتبط با هر نقش خاص) را پوشش می‌دهد.

نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی تیم پروژه

هر پروژه نیازمندی‌های متفاوتی دارد، بنابراین ساختار تیم و چارت سازمانی آن می‌تواند متفاوت باشد. اما پنج نقش اصلی در یک تیم پروژه عبارتند از: حامی پروژه، مدیر پروژه، تحلیلگر تجاری، مدیر منابع و اعضای دیگر تیم پروژه.  بیایید به شرح وظایف اعضای پروژه، مسئولیت‌های هر یک و نحوه کار آن‌ها با یکدیگر بپردازیم.

پیشنهاد مطالعه: معرفی چند پادکست و کتاب PMBOK 

 حامی یا اسپانسر پروژه

اسپانسر قهرمان داخلی یک پروژه به حساب می‌آید و بر عملیات از سطح بالایی نظارت دارد. اما دقیقا حامی پروژه کیست؟ این شخص مستقیماً با مدیر پروژه کار می‌کند و در کنترل پروژه به او کمک می‌کند. علاوه بر این، موانعی که پروژه را تهدید می کنند را برطرف می کند و تمام مدارک و مجوزهای اصلی را امضا می‌کند.

یک عضو ارشد معمولاً این نقش را بر عهده می‌گیرد. مسئولیت‌های حامی پروژه شامل موارد زیر است:

• ایجاد چشم انداز پروژه
• کسب درآمد از رهبری اجرایی
• اتخاذ تصمیمات حیاتی
• تصویب بودجه پروژه

مدیر پروژه (یا رهبر)

مدیر پروژه چیست یا pmo چیست؟ مدیران یا رهبران پروژه مسئول عملیات روزانه و حصول اطمینان از تکمیل به موقع پروژه، با بودجه و دستیابی به اهداف هستند. مدیر پروژه می‌تواند برای دستیابی به این هداف از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کند و با کمک تجربۀ خود، کار را به خوبی پیش ببرد.

در یک پروژه کوچک، مدیر ممکن است بر هر یک از اعضای تیم نظارت کند. اما در یک پروژه در مقیاس بزرگتر، آن‌ها به احتمال زیاد بر رهبران تیم نظارت می‌کنند که هر کدام گروه خود را مدیریت می‌کنند.

وظایف مدیر پروژه pmbok به شرح زیر است:

• ایجاد طرح و برنامه پروژه
• استخدام کارکنان پروژه
• مدیریت بودجه
• مدیریت برنامه زمانبندی پروژه
• واگذاری وظایف پروژه به اعضای تیم
• مدیریت کلیه محصولات تحویلی پروژه
• ارتباط با مدیران ارشد و سایر ذینفعان

باید در نظر داشته باشید که مدیر پروژه می‌تواند در حیطه‌های تخصصی مختلف مشغول به کار شود. اما می‌توان گفت که به صورت کلی وظایف یکسانی به عهده دارد. به طور مثال، شرح وظایف مدیر پروژه عمرانی چندان تفاوتی با مدیر پروژۀ شاخه‌های دیگر ندارد.

پیشنهاد مطالعه: ۲۵ مهارت مدیر پروژه برای رسیدن به موفقیت

 مدیر منابع

مدیر منابع هنگام گردآوری تیم پروژه شما بسیار مهم است. اما اگر پروژه شما به اندازه کافی بزرگ نیست که به یک مدیر منابع نیاز داشته باشید، باید به سادگی به عنوان مدیر منابع عمل کنید.

آموزش مدیریت پروژه با اکسل

کلیک کنید

اما به عنوان مدیر منابع دقیقا باید چه کاری کنید؟

• افراد مناسب برای یک پروژه را شناسایی کنید.
• نقش‌ها و مهارت‌های تیم پروژه را با نیازهای پروژه مطابقت دهید.
• منابع مناسب را در جدول زمانی و بودجه پروژه تخصیص و زمان بندی کنید.
• از در دسترس بودن و استفاده از منابع مطلع باشید.
• نظارت و بهینه سازی استفاده از منابع در طول پروژه برای اطمینان از تکمیل موفقیت آمیز آن.

تحلیلگر کسب و کار‌

تحلیلگر کسب و کار وظیفه جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به پروژه را بر عهده دارد. این افراد به شناسایی الزامات پروژه و تعیین بهترین رویکرد برای دستیابی به اهداف پروژه کمک می‌کنند. علاوه بر این با ذی‌نفعان کار می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که محصولات تحویلی پروژه نیازهای سازمان را برآورده می‌کند.

تحلیلگر کسب و کار اطمینان حاصل می‌کند که تیم پروژه از فناوری و ابزار لازم برای انجام کارها به طور مؤثر برخوردار است. آن‌ها همچنین ممکن است ابزارهای جدیدی را برای ساده کردن گردش کار و بهبود کیفیت توصیه کنند، مانند نرم‌افزار زمان‌بندی منابع.

به صورت خلاصه، یک تحلیلگر کسب و کار:

• به تعریف پروژه و اهداف آن کمک می‌کند.
• الزامات فنی را از اعضای تیم جمع آوری می‌کند.
• مستندسازی و تجزیه و تحلیل الزامات پروژه.
• به تیم پروژه کمک می‌کند تا مشکلات مدیریت تجهیزات را حل کند.
• راه حل‌ها را برای اطمینان از اثربخشی آنها آزمایش می‌کند.

پیمانکار

پیمانکار شخصی حقیقی یا حقوقی است که با امضای قراردادی با کارفرما، متعهد به انجام کار یا ارائه خدمتی مشخص می‌شود.

به طور خلاصه، پشرح وظایف پیمانکار به این صورت است:

• اجرای پروژه طبق مفاد قرارداد و مشخصات فنی
• مدیریت و نظارت بر حسن انجام کار توسط تیم اجرایی
• رعایت الزامات قانونی و فنی مربوط به پروژه
• حفظ ایمنی و بهداشت کار در محل پروژه
• ارائه گزارش‌های دوره‌ای به کارفرما

وظایف پیمانکار می‌تواند با توجه به نوع پروژه، پیچیدگی آن، و توافق بین کارفرما و پیمانکار، تا حدی تغییر کند.

در برخی از پروژه‌ها، ممکن است وظایف برخی از بخش‌ها به پیمانکاران فرعی واگذار شود. پیمانکار باید در انجام وظایف خود، اهتمام و دقت لازم را به خرج دهد و در قبال کارفرما و سایر ذینفعان پروژه، پاسخگو باشد.

اعضای تیم پروژه (یا تیم تحویل پروژه)

مسئولیت‌های تیم مدیریت پروژه بین پروژه‌ها و نقش‌ها متفاوت است (که ممکن است شامل هر چیزی از توسعه دهندگان و مهندسان گرفته تا طراحان و کپی رایترها باشد).

در سطوح بالا، به همه اعضای تیم پروژه وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه محول می‌شود و مسئولیت موارد زیر را بر عهده دارند:

• کمک به اهداف و مقاصد پروژه
• انجام وظایف فردی در چارچوب زمانی مورد انتظار
• همکاری با سایر اعضای تیم
• ارتباط با مدیر پروژه در مورد موانع

نقش های دیگر در یک تیم پروژه

برخی از پروژه‌های بزرگتر به نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیریت پروژه اضافی برای پشتیبانی از تیم اصلی پروژه نیاز دارند.

آموزش مبانی چابک (Agile) با استفاده از رویکردهای اسکرام، کانبان و اسکرامبان

کلیک کنید

این‌ نقش‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• حامی اجرایی: مالک ارشد پروژه (با اختیارات بیشتر از حامی پروژه) و تصمیم گیرنده نهایی است.
• صاحب پروژه: معمولاً شخصی است که پروژه را پیشنهاد داده است. این فرد به مدیر پروژه در حصول اطمینان از اجرای موفق پروژه کمک می کند.
•  رهبر تیم:مسئول آموزش اعضای تیم و نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف پروژه است.
• مدیر عملکردی: مسئولیت یک مدیر عملکردیمی تواند متفاوت باشد، اما وظیفه اصلی این است که تیم پروژه از منابع مورد نیاز خود اطمینان حاصل کند و مشکلاتی که پروژه را کند می‌کنند برطرف کند.
• مدیر برنامه: یک مدیر برنامه تمام پروژه‌های مربوط به یک برنامه خاص را هماهنگ می‌کند و مدیر پروژه را راهنمایی می‌کند.
• متخصص موضوع: (SME)  چنین فردی دانش پیشرفته‌ای از یک حوزه، عمل یا فرآیند خاص دارد. این افراد راهنمایی و استراتژی‌های خاص یک حوزه را به تیم پروژه ارائه می‌دهند.
• هماهنگ کننده پروژه یا دفتر مدیریت پروژه: (PMO) pmo به تیم پروژه پشتیبانی اداری ارائه می دهد و استانداردهایی را برای اطمینان از همسویی فرآیندهای تیم با اهداف سازمانی گسترده تر ایجاد می‌کند.
• ذینفعان پروژه: ذینفعان پروژهافرادی (داخلی یا بیرونی پروژه) هستند که به پروژه علاقه دارند و روی آن تاثیر گذارند. مسئولیت‌ها و علایق آن‌ها بین (و حتی در داخل) پروژه‌ها متفاوت است.
• کمیته راهبری: یک کمیته راهبری شامل ذینفعان سطح ارشد (مانند حامی پروژه) و مدیران شرکت است و پشتیبانی استراتژیک را برای کمک به تعریف نیازهای کسب و کار و دستیابی به نتایج پروژه ارائه می‌کند.

پیشنهاد مطالعه: حقوق مدیر پروژه چقدر است؟ یک پاسخ کامل!

نمونه نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم پروژه

نقش‌ها در یک پروژه تیمی می توانند به سرعت گیج کننده شوند. بنابراین برای نشان دادن این که چگونه نقش‌های تیم پروژه با هم کار می‌کنند، از مثال یک تیم بازاریابی داخلی که طراحی مجدد وب‌سایت را انجام می‌دهند، استفاده می‌کنیم.

حامی پروژه: این شخصی است که “مالک” پروژه است. در این مورد، مدیر ارشد بازاریابی (CMO) ممکن است تصمیم بگیرد که وب سایت به عنوان بخشی از یک ابتکار بزرگ تغییر نام تجاری نیاز به بازنگری دارد. برای این پروژه، مسئولیت های حامی پروژه می تواند چیزی شبیه به زیر باشد:

• اطمینان حاصل می‌کند که طراحی مجدد با اهداف استراتژیک کسب و کار مطابقت دارد.
• با مدیر پروژه تعیین تکلیف می‌کند.
• منابع و پشتیبانی را برای طراحی مجدد فراهم می‌کند.

مدیر پروژه:  این شخص بر اجرای پروژه نظارت دارد و تیم را مدیریت می‌کند. در این مورد مدیر پروژه مشغول فعالیت‌های زیر می‌شود:

• با اسپانسر و تیم پروژه ارتباط برقرار می‌کند.
• نقاط عطف و ضرب الاجل تعیین می‌کند.
• اطمینان حاصل می‌کند که طراحی مجدد مطابق برنامه و بودجه باقی می‌ماند.
• پیشرفت پروژه را زیر نظر دارد.

مدیر منابع: همانطور که از نامش پیداست، این شخص اطمینان می‌دهد که تیم همه چیزهایی را که برای تکمیل طراحی مجدد نیاز دارد، دارد. این فرد مسئولیت‌های زیر را به عهده می‌گیرد:

• بهترین نقش های تیم پروژه را بر اساس محدوده پروژه شناسایی می‌کند.
• برنامه ریزی و تخصیص افراد و منابع ( اتاق جلسات ، تجهیزات و غیره)
• نظارت بر میزان استفاده در طول پروژه و پیگیری ساعت‌های قابل پرداخت

سخن پایانی

جمع آوری و مدیریت یک تیم پروژه جزء ضروری project management است. همانطور که یک پروژه موفق معمولاً نیازمند برنامه ریزی و آماده سازی دقیق است، یک مدیر پروژه موفق نیز چنین است. محیط رقابتی کسب و کار امروز به این معنی است که کارفرمایان ممکن است به دنبال مدیران پروژه با مهارت‌های اثبات شده باشند.

آموزش اصول چابکی مدیریت پروژه

کلیک کنید

بنابراین در وهلۀ اول بهتر است نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف افراد تیم خود را بشناسید. پروژه را از زوایای مختلف آن بررسی کنید و وظایف را به صورت متعادل بین افراد تقسیم کنید. با یک پشتیبانی و مدیریت خوب، می‌توانید به خوبی کار پروژه را جلو ببرید.

آموزش مدیریت پروژه با مکتب خونه

پلتفرم آموزشی مکتب‌خونه ، یکی از مراکز معتبری است که دوره‌های آموزش مدیریت پروژه را به صورت آنلاین و غیرحضوری برگزار می‌کند. دوره‌های آموزشی این مجموعه به صورت پروژه‌محور و عملی برگزار می‌شود. در انتهای دوره‌های آموزشی مکتب‌خونه، یک آزمون برگزار می‌شود که افراد در صورت قبولی در آن، مدرک معتبر دریافت می‌کنند. در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر در مورد این دوره‌ها و ثبت نام در آن‌ها می‌توانید به صفحه آموزش مدیریت پروژه مراجعه کنید.