مدیریت پروژه با نمودار گانت

گانت چارت چیست؟ استفاده از نموادر گانت در مدیریت پروژه چه کمکی به ما خواهد کرد؟ گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت یک ابزار ساده برای مدیریت پروژه است که با استفاده از آن، پیچیده‌ترین پروژه‌ها قابل حل و بررسی خواهند بود.

گانت چارت برعکس فلو چارت، ارتباطات و پیوستگی را نمایش نمی‌دهد و تنها نشان‌دهنده ترتیب زمانی و مدت زمان لازم برای اجرای هر فعالیت است.

گانت چارت، زمان لازم برای اجرای فعالیت ها و ترتیب زمانی آن‌ها را به طور واضح و روشن نشان می دهد. به طور خلاصه، با استفاده از نمودار گانت به اطلاعات زیر دسترسی پیدا خواهیم کرد:

• وضعیت پروژه.
• تخمین مدت زمان لازم برای انجام هر فعالیت.
• مشخص شدن توالی انجام فعالیت‌ها.
• تخمین مدت زمان انجام هر فعالیت.
• همپوشانی زمانی فعالیت‌های مختلف.

بنابراین، می‌تون گفت که با رسم نمودار گانت در مدیریت پروژه می‌توان یک تصویر کلی از پروژه بدست آورد و در اختیار ذی‌نفعان قرار داد تا با طرز کار آشنا شوند.

با جرات می‌توان گفت که نمودار گانت یکی از رایج‌ترین و محبوب‌ترین روش‌های مدیریت پروژه است که روند پیشرفت فعالیت‌ها و برنامه‌ها را در طول عمر پروژه مشخص می‌کند و نمایش می‌دهد.

 

 

اولین گانت چارت در اواسط دهه ۱۸۹۰ و توسط مهندسی لهستانی به نام کارول آدامایکی در جنوب لهستان ابداع شد. ۱۵سال قبل از آدامایکی، یک مشاور مدیریت پروژه، اولین نسخه از نمودار گانت را طراحی کرد. این نسخه در اروپا محبوبیت زیادی کسب کرد و مورد توجه بسیاری از مردم قرار گرفت.

در ابتدا، گانت چارت به صورت دست‌نویس در اختیار مدیران قرار می‌گرفت. اما با گذشت زمان و ایجاد تغییراتی مداوم در طرح نمودار،  بسیاری از محدودیت‌ها از میان برداشته شد و امروزه با کمک کامپیوتر و نرم‌افزارها می‌توان نمودار گانت را به راحتی طراحی و چاپ کرد.

گانت چارت چیست؟

در حقیقت، گانت چارت یک نمودار میله‌ای است که از آن برای نمایش زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه استفاده می‌شود. مدیریت پروژه گانت به مدیران و تیم اجرایی این اجازه را می‌دهد که وظایف شخصی و نحوه پیشرفت پروژه را پیگیری کنند.

از سوی دیگر، با استفاده از گانت چارت، می‌توان منابع را ردیابی کرد.

در سمت چپ نمودار گانت، لیستی از فعالیت‌ها نوشته ذکر می‌شود و در قسمت بالایی، مقیاس زمانی قرار می‌گیرد. نمودار گانت به گونه‌ای است که با نگاه کردن به آن می‌توان به تاریخ شروع و پایان فعالیت، فعالیت‌های مختلف و مدت زمان هر یک از فعالیت‌ها پی برد.

 

 

 مدیریت پروژه گانت چه کمکی به مدیران می‌کند؟

گانت چارت به مدیران این قابلیت را می‌دهد تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری از زمان‌بندی پروژه داشته باشند. در حقیقت، مدیران پروژه می‌توانند در هر مقطع زمانی، اشخاص مسئول را شناسایی کنند و میزان درگیری آن‌ها با فعالیت را بسنجند. از این طریق، مدیر پروژه متوجه می‌شود که آیا بیش از حد، به یک فرد، مسئولیت داده است یا خیر؟

در صورت ترکیب کردن گانت چارت با منابع و هزینه‌ها، تیم اجرایی می‌تواند نتیجه نهایی را پیش‌بینی کند و با استفاده از ابزارهای مختلف، به گونه‌ای برای منابع برنامه‌ریزی کند که راحت‌تر به اهداف و موفقیت پروژه دست یابد.

نحوه استفاده و رسم نمودار گانت در مدیریت پروژه:

• گام اول: شناسایی وظایف اشخاص:

برای افزایش کارایی نمودار گانت، لازم است که گام به گام مراحل مربوط به یک پروژه را در یک لیست تنظیم کنید. سپس، برای هر یک از وظایف، تاریخ شروع و پایان مشخص کنید.

• گام دوم: شناسایی رابطه میان وظایف:

هنگامی که به نمودار نگاه می‌کنید، باید بدانید که وظایف چه ارتباطی با یکدیگر دارند و آیا می‌توان وظایف را به طور همزمان و با یکدیگر پیش برد و یا مرحله بعد نیاز به تکمیل مرحله قبل دارد یا خیر.

به طور کلی، وظایف را می‌توان به دو دسته موازی و متوالی تقسیم کرد. با توجه به نوع پروژه، وظایف اولویت‌بندی می‌شوند و به صورت پراکنده یا موازی در نمودار رسم می‌شوند.

برای رسم ارتباط میان وظایف، ۴ حالت وجود دارد که به شرح زیر می‌باشد:

• حالت Finish-Start: در این حالت، باید ابتدا وظیفه قبلی تمام شود تا بتوانیم وارد مرحله بعد شویم.
• حالت Start-Start: در این حالت، وظیفه جدید شروع نمی‌شود مگر آنکه وظیفه قبلی آغاز شده باشد.
• حالت Finish-Finish: در چنین حالتی، تا مرحله قبل به پایان نرسد، اجازه به پایان رسیدن مرحله جدید را نداریم.
• حالت Start-Finish: این حالت بسیار نادر است. در این حالت، قبل از شروع پروژه قبلی، اجازه به پایان رسیدن پروژه جدید را نداریم.

• گام سوم: انتقال اطلاعات نمودار به نرم‌افزار:

بعد از رسم دستی گانت چارت، وقت انتقال اطلاعات به نرم‌افزار مدیریتی گانت است. برخی از نرم‌افزارها به صورت آنلاین در اختیار اعضاء تیم و ذی‌نفعان قرار می‌گیرد.

 

 

• گام چهارم: بروزرسانی نمودار:

در حین اجرای پروژه، ممکن است مشکلات و موانعی در مسیر اجرا پروژه پیش بیاید. بنابراین، لازم است که به طور منظم اهداف و وظایف را بروزرسانی کنید و تغییرات را در برنامه اعمال کنید.

نرم‌افزار گانت چارت:

با پیشرفت علم و تکنولوژی و ظهور نرم‌افزارهای جدید، مدیران متوجه شدند که با استفاده از نرم‌افزارهای گانت چارت می‌توانند راحت‌تر، نمودارها را رسم و بروزرسانی کنند.

نرم افزار گانت چارت آنلاین:

نرم‌افزارهای گانت چارت دارای دو نسخه دسکتاپ و آنلاین است. نسخه دسکتاپ برای مدیرانی مناسب است که ترجیح می‌دهند به صورت جداگانه و بدون به اشتراک گذاشتن زمان‌بندی و برنامه، پروژه را برنامه‌ریزی و تنظیم کنند.

اما، نرم‌افزار آنلاین با هدف سهولت در اشتراک‌گذاری نمودار گانت از برنامه‌ریزی مشترک حمایت می‌کند. در نتیجه، اعضاء تیم می‌توانند بدون پرداخت هزینه اضافی برای لایسنس، به برنامه پروژه دسترسی پیدا کنند.

ترسیم نمودار گانت در اکسل:

برنامه‌های بسیاری برای ترسیم نمودار گانت وجود دارد اما با این وجود، لازم است که از نحوه رسم گانت چارت در اکسل نیز آگاهی داشته باشید.

قدم اول،ترسیم یک جدول است که در آن وظایف یک پروژه با ذکر تاریخ شروع و پایان و مدت زمان لازم برای اجرای هر فعالیت نوشته می‌شود.

قدم دوم، ایجاد یک نمودار نواری است. برای ترسیم نمودار نواری به منوی بالای اکسل و گزینه  Insert مراجعه کنید و بر روی نمودار نواری کلیک کنید.

در مرحله بعد، بر روی نمودار خالی، راست کلیک کنید و گزینه  Select Data را انتخاب نمایید تا پنجره‌ی منبع بر روی صفحه ظاهر شود.با مراجعه به قسمت Legend Entries و انتخاب add، پنجره‌ی Edit Series باز می‌شود.

در صفحه جدید، مراحل مختلف پروژه را وارد نمایید. در این گام، تنها کافی است بر روی Series name کلیک کنید و نام مورد نظر را از جدول اولیه انتخاب نمایید. نام انتخابی به صورت کدهای خاص وارد نمودار می‌شود.

سپس، بر روی آیکون Series values کلیک کنید و تاریخ‌های موردنظر را از بالا تا پایین انتخاب نمایید.

بعد از وارد کردن تاریخ‌ها، نموداری نمایش داده می‌شود که به جای فعالیت‌ها، اعداد نوشته شده است. برای اصلاح این مشکل، بر روی نمودار راست کلیک کنید و به بخش  Edit Series مراجعه کنید. در این قسمت، تمام ستون‌های نمودار که در سمت راست قرار دارند را انتخاب کنید و گزینه Edit را بفشارید و تمامی فعالیت‌ها را انتخاب کنید و در آخر، گزینه تایید را انتخاب کنید.

در نهایت، گانت چارت شما آماده است.

 

نرم‌افزار MindView برای ترسیم نمودار گانت در مدیریت پروژه:

علاوه بر رسم دستی گانت چارت و در محیط اکسل، نرم‌افزارهای دیگری برای ترسیم نمودار ساخته شده‌اند. یکی از این نرم‌افزارها، MindView است که به مدیران اجازه‌ می‌دهد که به آسانی و با سرعت بالا، نمودار گانت را براساس زمان‌بندی پروژه رسم کنند و آن را با Microsoft Project ادغام کنند.

با استفاده از این نرم‌افزار، هزینه‌ها کاهش می‌یابد و اطلاعات کاری با سایر اعضاء به اشتراک گذاشته می‌شود.

مزایا و معایب مدیریت پروژه با نمودار گانت:

یکی از برجسته‌ترین مزایای گانت چارت، توانایی درک وضعیت کلی فعالیت‌ها و پروژه است. بنابراین، با استفاده از آن، مدیران می‌توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند.

در زیر، چند مورد از مزایای ترسیم نمودار گانت آورده شده است:

• با استفاده از گانت چارت یک چشم‌انداز کلی از پروژه خواهید داشت:

نمودار گانت در ابتدای پروژه به شما این امکان را می‌دهد که یک نقشه‌ی راه که شامل برنامه‌زمان‌بندی و فعالیت‌ها می‌شود در اختیار داشته باشید. براساس این نقشه، اهداف، نقاط ضعف و فوت پروژه مشخص می‌شود و ذی‌نفعان قدرتمند می‌توانند در مواقع نیاز و بحران‌ها از پروژه حمایت کنند.

همچنین، مدیران با استفاده از نمودار گانت در مدیریت پروژه برای منابع موجود برنامه‌ریزی می‌کنند و می‌دانند که هر فعالیت باید در چه بازه زمانی انجام شود تا از هدر رفتن منابع پیشگیری کرد.

• نمایش میزان ارتباط وظایف:

گانت چارت با نمایش تاریخ شروع و پایان فعالیت، میزان وابستگی هر یک از وظایف با یکدیگر را نمایش می‌دهد و مدیر پروژه می‌تواند براساس این ارتباط، میزان تاثیرگذاری وظایف بر یکدیگر را پیش‌بینی کند. این موضوع به مدیران کمک می‌کند تا مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کنند و شرایط را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنند تا از وقوع آن پیشگیری شود.

با تمام مزایای ذکر شده، نمودار گانت خالی از عیب نیست. در ادامه، اشکالات استفاده از نمودار گانت آورده شده است:

• تنظیم و ترسیم نمودار گانت بسیار زمانبر است:

رسم نمودار گانت بسیار زمانبر است. مخصوصا زمانی که از یک نرم‌افزار مانند اکسل استفاده می‌کنیم. همچنین، تنظیم روند پروژه در نمودار گانت، زمان زیادی از ما خواهد گرفت.

در صورت استفاده از قالب آماده، باز هم زمان زیادی برای تنظیم نمودار لازم است تا خروجی، یک نمودار مطابق با ویژگی‌های تیم و اهداف پروژه باشد.

• مدیریت پروژه گانت کار دشواری است:

گانت چارت دستی بیشتر برای برنامه‌ریزی پروژه کاربرد دارد. به طور کلی، برای مدیریت روزمره فعالیت‌ها می‌توان از سایر ابزارها استفاده کنید.

 

 

• اضافه کردن جزئیات زیاد باعث ایجاد آشفتگی در نمودار می‌شود:

دستیابی به اهداف پروژه نیاز به پشت سرگذاشتن مجموعه‌ای از گام‌های کوچک دارد. در صورتی که به طور مداوم در حال بروزرسانی برنامه‌ زمان‌بندی پروژه باشید، اضافه کردن جزئیات به نمودار گانت موجب آشفتگی در صفحه و نمودار می‌شود.

نتیجه‌گیری:

گانت چارت باعث سهولت در مدیریت پروژه می‌شود. همچنین، موفقیت در پروژه را تا حدی تضمین می‌کند. بنابراین، می‌توان گفت که برای شناسایی جزئیات پروژه و تنظیم برنامه زمان‌بندی پروژه نیاز به یک ابزار مانند نمودار گانت داریم.