آیا می‌خواهید بدانید چرخه زیست تیم مدیریت پروژه چیست؟ در این مقاله به طور مفصل به بررسی مراحل چرخه زیست تیم مدیریت پروژه، مراحل مهم مدیریت پروژه و نحوه کمک به ارائه یک پروژه موفق و با مدیریت خوب خواهیم پرداخت و اطلاعات کاملی را در مورد چرخه زیست تیم مدیریت پروژه ، مدیریت بخش‌های مختلف فرآیند مدیریت پروژه، ارائه خواهیم داد.
چرخه زیست تیم مدیریت پروژه چیست؟
چرخه زیست تیم مدیریت پروژه، در واقع فقط یک روش اغراق آمیز برای توصیف عمر یک پروژه است. چرخه زیست مدیریت پروژه، در مورد نحوه روی دادن پروژه‌ها، نحوه هدایت یک تیم برای صفر تا صد یک پروژه صحبت می‌کند و همچنین بیان می‌کند که هر پروژه شروع و پایانی دارد.
موسسه مدیریت پروژه (MPI)، این پنج گروه فرآیند را تعریف کرده است که گرد هم می‌آیند تا چرخه زیست مدیریت پروژه را تشکیل دهند. مراحل پروژه “راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه” که به اختصار PMBOK نوشته می‌شود عبارتند از:
- شروع کردن پروژه
- برنامه‌ریزی پروژه
- اجرای پروژه
- نظارت و کنترل پروژه
- اختتام پروژه
موسسه مدیریت پروژه (PMI)، درواقع چیزی که عقل سلیم به آن حکم می‌کند را انتخاب کرده است و آن را چرخه زیست تیم مدیریت پروژه نامیده است. روش موسسه مدیریت پروژه (PMI)، استاندارد واقعی برای تحویل پروژه است که می‌توانید آن را در راهنمای مدیریت پروژه (PMBOK) مشاهده کنید. صادقانه بگوییم که مطالعه این کتاب راهنما، در واقع طولانی و کسل کننده است، بنابراین در اینجا یک نسخه فشرده از چرخه زیست مدیریت پروژه که شامل تمام نکات مهم است را برای شما آورده ایم.
چرا چرخه پروژه مهم است؟
چرخه زیست تیم مدیریت پروژه، فرآیند سطح بالای تحویل یک پروژه و اقداماتی که برای تحقق امور انجام می‌دهید را توصیف می‌کند. اگرچه ممکن است چرخه زیست مدیریت پروژه چندان جالب به نظر نرسد، اما بسیار مهم است، زیرا چرخه زیست مدیریت پروژه همان چیزی است که ما به عنوان مدیران پروژه سعی در مدیریت و تسهیل آن داریم.
اصل زندگی هر پروژه یکسان است: تعریف اهداف یک پروژه، ایجاد یک طرح پروژه برای دستیابی به اهداف و سپس انجام اقداماتی برای تحقق آن. آژانس‌ها و مدیران پروژه‌های مختلف ممکن است اصطلاحات متفاوت‌تری را برای توصیف مراحل چرخه زیست مدیریت پروژه در پروژه‌های مختلف به کار برند، اما به طور کلی آنها تقریباً یکسان هستند.
چرخه زیست یک پروژه همیشه باید یک نقطه شروع داشته باشد: مشکلاتی که نیاز به برطرف شدن دارد باید تعریف شوند. سپس باید راه حلی برای رفع آن مشکل و رویکردی برای انجام و پس از آن ایجاد شود (برنامه ریزی). سپس آن طرح باید به مرحله اجرا درآید (اجرا). اطمینان حاصل کنید که پیگیری‌های مورد نیاز برای تکمیل این مرحله انجام شده است (نظارت و کنترل). سپس پروژه مستقر شده، عملکردها ارزیابی می‌شود و پروژه به پایان می‌رسد (اختتام پروژه).
چرخه زیست تیم مدیریت پروژه
در این قسمت، مراحل چرخه زیست را بیان خواهیم کرد و توضیح خواهیم داد که در هر یک از 5 مرحله مدیریت پروژه چه اتفاقی قرار است بیفتد.
-
شروع: کارهایی که در این مرحله باید انجام شود، تعریف و تعیین می‌شود.
شروع، مرحله اول چرخه زیست تیم مدیریت پروژه، صحبت در مورد آغاز به فعالیت یک پروژه با تیم خود و با مشتری و گرفتن تعهد از آنها برای شروع پروژه است. شما تمام اطلاعات موجود را به روشی سیستماتیک برای تعریف محدوده، هزینه و منابع پروژه در اختیار سایر افراد شرکت کننده در پروژه قرار می دهید. هدف از مرحله شروع این است که خلاصه‌ای از این پروژه در نظر گرفته شود و آن را بر اساس ملزومات دستیابی به موفقیت تعریف کند.
چنین چیزی معمولاً مستلزم شناسایی ذینفعان پروژه و اطمینان از توافق نظر همه آنها در مورد پروژه و کسب و کار است. در مرحله شروع پروژه نیز تصمیم می گیرید که آیا اراٸه و تحویل پرونده تجاری امکان پذیر است یا خیر. به عنوان مدیر پروژه، باید تحقیقات کافی برای تعیین اهداف پروژه انجام دهید و سپس راه حلی برای دستیابی به آنها پیشنهاد دهید.
-
مرحله برنامه‌ریزی: تعریف نحوه انجام کارهایی که قرار است انجام شود
پس از تأیید برای شروع، می‌توانید برای شروع پروژه برنامه‌ریزی کنید. مسلماً این مهمترین مرحله از مراحل چرخه زیست تیم مدیریت پروژه است. در صورتی که اشتباه کنید، شانس خود را برای تحویل به موقع پروژه و دریافت بودجه از دست خواهید داد. برنامه‌ریزی جایی است که شما تمام کارهایی که باید انجام شود را تعریف می‌کنید و برنامه کاری را تدوین می‌کنید که برای ادامه پروژه بر طبق آن پیش بروید و به هدف خود برسید. در طول مرحله برنامه‌ریزی است که با نحوه انجام پروژه آشنا خواهید شد و به سؤالات پاسخ خواهید داد. دقیقاً می‌دانید که چه کاری باید انجام دهید، چگونه و چه زمانی آن را انجام خواهید داد و از تاریخ دقیق تحویل پروژه نیز اطلاع خواهید یافت.
در این مرحله، شما اهداف خود را در نظر گرفته و آن اهداف را گسترش خواهید داد و تصمیم می‌گیرید که چگونه به اهداف خود دست یابید. ارزش این را دارد که این اهداف را با سه معیار ارزیابی کنیم: امکان‌پذیر، اشتیاق و فراگیر
امکان‌پذیر. برای چیزهای قابل دستیابی تلاش کنید. از خودتان بپرسید آیا این راه‌حل با بودجه موجود مطابقت دارد؟ آیا تیم من توانایی انجام این پروژه را دارد؟ آیا زمان کافی برای انجام این پروژه را داریم؟ با تعیین اهداف غیر‌واقعی خودتان را برای رویارویی با شکست آماده خواهید کرد.
اشتیاق. پروژه‌ها دشوار هستند، بنابراین شما به تیمی نیاز دارید که قلباً با شما در انجام این پروژه همکاری داشته باشد. از خودتان بپرسید، آیا اعضای این تیم، علاقمند به انجام این پروژه است یا خیر؟ آیا ویژگی مشترکی وجود دارد که اعضای گروه را گرد هم آورد تا برای رسیدن به یک هدف با هم همکاری کنند؟ حتی اگر وظیفه اعضای گروه انجام کاری باشد که شما به آنها می‌گویید، هیچ کسی قرار نیست روی چیزی سرمایه‌گذاری کند که برای آنها ارزش نداشته باشد.
فراگیر. آیا این پروژه قابلیت تبدیل شدن به یک موفقیت بزرگ را دارد؟ آیا این چیزی است که یک راه‌حل کامل برای مشکلی است که برای شما ایجاد شده است یا در واقع فقط یک راه حل موقتی است؟ آیا قابلیت بهبود، توسعه و تبدیل شدن به یک روش دائمی کار را دارد؟
مراحل مهم مدیریت پروژه برای برنامه ریزی یک پروژه:
- ایجاد طرحی برای پروژه.
مراحل، فعالیت‌ها، محدودیت‌ها و زمان‌بندی را شناسایی کرده و با استفاده از جدول زمان‌بندی تفکیک کاری و نمودار گانت، یک جدول زمانی برای پروژه تهیه و تدوین کنید.
- ایجاد یک برنامه مالی.
یک بودجه معین و مشخصی را برای پروژه مشخص کرده و هزینه ها را برآورد کرده و برنامه‌ای برای تأمین حداکثر هزینه تنظیم کنید، که با تخصیص منابع و بخش‌ها تکمیل شود.
- ایجاد طرح منابع.
یک تیم عالی تشکیل دهید، منابع و مواد مورد نیاز برای ارائه پروژه را به کار برده و شروع به زمان‌بندی کنید.
- ایجاد طرح کیفیت.
اهداف و معیارهای کیفیت خود را تنظیم کنید.
- ایجاد طرح خطرات بالقوه.
خطرات، مفروضات، مسائل و وابستگی‌های احتمالی را شناسایی کرده، مالکی را تعیین کرده و یک طرح کاهشی برای نحوه اجتناب و یا غلبه بر آنها ایجاد کنید.
- ایجاد یک طرح پذیرش.
معیارهایی را برای «انجام شد» و «تحویل داده شد» تعیین کنید
- ایجاد برنامه ارتباطی.
فهرستی از ذینفعان خود را تهیه کنید و سرعت ارتباط را برنامه‌ریزی کنید.
- ایجاد طرح تدارکات.
تأمین‌کنندگان شخص ثالث مورد نیاز را بیابید و با یکدیگر به توافق برسید.
همه اینها باید در یک «بیانیه پروژه کار» گردآوری شوند. یک سندی از دامنه کار ایجاد کنید تا پارامترهای پروژه را برای تأیید مشخص کند.
برای ادامه، تأیید بیانیه کار (SoW) خود را دریافت کنید!
پس از برنامه‌ریزی، زمینه را برای سایر مراحل مدیریت پروژه فراهم کرده‌اید.
-
اجرا: تحقق یک پروژه
این مرحله، بخشی از چرخه زیست تیم مدیریت پروژه است که در نهایت می‌توانید برنامه پروژه عالی خود را اجرا کنید و در اینجاست که برنامه‌ریزی به مرحله اجرا در می‌آید. سپس منابع خود را وارد کرده، آنها را خلاصه می‌کنید، سپس قوانین اساسی را تنظیم کرده و در نهایت آنها را به یکدیگر معرفی می‌کنید. پس از آن، اعضای تیم برای انجام کارهای مشخص شده در طرح دست به کار می‌شوند.
به عنوان مدیر پروژه، باید در مورد پروژه صحبت کنید و اسنادی را به منظور دریافت تاییدیه برای ادامه اجرای پروژه تهیه کنید و به رهبری تیم و مدیریت آن برای تحویل پروژه ادامه دهید. مدت زمانی را برای تشکیل جلسات توجیهی و بررسی ها اختصاص دهید و تیم را رهبری کنید و پروژه را در مسیر حرکت در چرخه زیست توسعه پروژه حفظ کنید.
-
نظارت و کنترل: حفظ پروژه در مسیر درست
این مرحله، یکی از سخت‌ترین مراحل در زمینه چرخه زیست تیم مدیریت پروژه است. به موازات اجرای پروژه، شما به عنوان مدیر پروژه، عملکرد را گزارش می‌دهید و پروژه را تحت نظارت و کنترل دقیق خود قرار می‌دهید. این بدان معناست که طول عمر پروژه را تحت نظر داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که پروژه مطابق با روال برنامه پیش می‌رود و در صورتی که اینطور نیست، آن را با به کار بردن شیوه‌هایی برای بازگرداندن آن به مسیر اصلی تحت کنترل قرار دهید. در واقع، یک مدیر پروژه در تمام مراحل چرخه زیست پروژه به نوعی پروژه را تحت نظارت و کنترل خود قرار می‌دهد.
در وهله اول، این بدان معناست که اطمینان حاصل کنید داده‌ها (که معمولاً از طریق جدول‌های زمانی و وظایف تکمیل شده به دست می‌آیند) برای ردیابی موثر پیشرفت در برابر طرح اصلی است. ثانیاً نظارت به معنای گرفتن داده‌ها و مقایسه تکمیل کار، هزینه بودجه و جدول زمانی اختصاص یافته در برنامه اصلی است. با مقایسه طرح خود با واقعیات، می‌توانید تعیین کنید که آیا به اهداف خود در زمینه جدول زمانی، هزینه، کیفیت و معیارهای موفقیت دست خواهید یافت یا خیر.
و زمانی که متوجه شوید که همه کارها کاملاً برنامه‌ریزی نشده است (به ندرت برنامه ریزی شده)، به دنبال گزینه‌هایی محوری پروژه خواهید رفت تا همچنان با رعایت محدودیت‌های بودجه، جدول زمانی و کیفیت، چیزی که مشتری راضی است را اراٸه دهید.
-
بسته شدن: پایان دادن به یک پروژه
در این مرحله نهایی که آخرین مرحله از چرخه زیست تیم مدیریت پروژه است، پروژه شما در اصل به پایان رسیده و کار شما به عنوان مدیر پروژه به پایان رسیده است. در این مرحله، قبل از اینکه همه فراموش کنند، لازم است که یک جلسه تشکیل دهید و پروژه را مورد بررسی و آنالیز قرار دهید و در مورد نقاط قوت و ضعف پروژه و تیم صحبت کنید، چه اشتباهی و از جانب چه کسی روی داده است و چه چیزی به خوبی پیش نرفته و همچنین در مورد نحوه پیشرفت در آینده صحبت کنید.
این مرحله، یکی از باارزش‌ترین مراحل مدیریت پروژه است، زیرا فرصتی عالی برای شناسایی و قدردانی از اعضای ارزشمند تیم و تجلیل از موفقیت‌های گروه است است. در عین حال، وقت گذاشتن برای تهیه گزارشی که در آن آموخته‌ها و توصیه‌های عملی توضیح داده می‌شود، به شما کمک می‌کند در پروژه‌های بعدی عملکرد بهتری داشته باشید. از ابزارهای نوشتن برای کمک به انتقال بهتر و واضحتر ایده‌های خود استفاده کنید.
