در این نوشته از سری مقالات مجله مکتب خونه با موضوع مشاور مدیریت پروژه همراه شما هستیم؛ بنابراین سعی می‌کنیم شرح وظایف یک مشاور مدیریت پروژه را با زبانی ساده بیان کنیم. چنین فرد یا شرکتی چه دانش و مهارت‌هایی نیاز دارد؟ بهترین ابزارها و تکنیک‌هایی که یک مهندس مشاور می‌تواند استفاده کند چه چیز‌هایی هستند؟
تفاوت یک مشاور با شرکت مدیریت پروژه چیست؟ پیمانکار چه نقشی در کنترل پروژه دارد. این‌ها و صدها سؤالات دیگر در مورد مشاوره مدیر پروژه را در ادامه پاسخ خواهیم داد. پس بیایید ادامه مطلب را با دقت بیشتری مطالعه کنیم.
مشاور مدیریت پروژه کیست؟
مشاور مدیریت پروژه فردی خلاق؛ ایده پرداز و با تجربه بوده و معمولاً سابقه مدیریتی بالایی دارد. حتی شرکت یا سازمانی‌هایی دارای یک تیم مدیریتی درون سازمانی است به همکاری با یک مشاور اهمیت می‌دهند؛ زیرا یک مشاور مدیریت پروژه در زمینه‌هایی مختلفی مانند مدیریت، کسب و کار و اقتصاد خرد و کلان دانش، اطلاعات و تجربه بیشتری نسبت به افراد تازه وارد دارد.
یک مشاور خوب برای این که بتواند شخصیت خلاق و ذهن ایده پرداز خود را حفظ و تقویت کند سبک زندگی بسیار متفاوتی پیش می‌گیرد. چنین فردی در اصل یک الگوی فرد موفق است؛ بنابراین باید به سطح خودشناسی مناسبی رسیده باشد. در واقع فردی که از پس مشکلات زندگی خود بر نمی‌آید برای مشاوره دادن در زمینه مدیریت پروژه گزینه مناسبی محسوب نمی‌شود؛ چرا که این مشکلات به نوعی خود را در فعالیت‌های شغلی نشان داده و اختلالات زیادی در روند کار ایجاد می‌کنند.
البته منظورمان این نیست که یک مشاور مدیریت پروژه هیچ مشکلی در زندگی خود ندارد. بلکه نحوه برخورد او با مسائل و چالش‌های روزمره مد نظر ماست.
مشاور مدیریت پروژه باید چه دانش و مهارت‌هایی داشته باشد؟
یک مشاور مدیریت پروژه برای این که بتواند نقشی مؤثر و مناسب در اجرای یک پروژه داشته باشد نیاز به مهارت‌های مختلفی دارد. مواردی که در ادامه می‌خوانید برخی از مهم‌ترین آن‌ها هستند.
- مهارت بالا در تحلیل و حل مسائل
- آشنایی کافی با ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه و به‌کارگیری آن‌ها به بهترین شکل ممکن
- خصوصیات فردی و شخصیتی انگیزه بخشی بالا
- روحیه و انگیزه رهبری قدرتمند
- تجربه کافی در مدیریت تیم‌های به اشکال مختلف «حضوری یا آنلاین»
- توانایی همکاری و برقرار ارتباط سازنده و مستحکم با سهام‌داران و مدیران در سطوح مختلف
- مهارت بالا در مدیریت پرسنل، زمان، هزینه و منابع بر اساس دانش سازمانی عمیق و کارآمد
- دارا بودن تفکر انتقادی
- توانایی تهیه و ارائه گزارش‌های دقیق و تخصصی در زمینه روند پیشرفت پروژه
- دارا بودن مهارت نرم مناسب برای برقراری ارتباط مؤثر با عوامل اجرایی، ذی‌نفعان و دیگر عوامل درگیر در پروژه
- آشنایی کامل با رویکرد‌های پرکاربرد مدیریت پروژه مانند استاندارد pmbok برای پروژه‌های عمرانی
- ریسک پذیری بالا
- آشنایی با علوم و مفاهیم اقتصادی
- اطلاعات کافی در زمینه کسب و کار‌های مختلف
- خلاقیت
- ایده پردازی
- برنامه ریزی اصولی و حرفه‌ای
- آشنایی کامل با روش‌های مدیریت پروژه «مانند امانی، سنتی، پیمان»
پیشنهاد مطالعه: اخذ مدرک pmp – راهنما و نقشه راه کامل
وظایف مشاور مدیریت پروژه
یک مشاور مدیریت پروژه موفق بر اساس مهارت‌هایی که دارد باید بتواند وظایف زیر را به بهترین شکل انجام دهد.
- تشخیص و تعیین اهداف پروژه
- ابلاغ اهداف تعیین شده به تیم اجرایی
- انتخاب روش و رویکرد مناسب برای پروژه
- تأمین نیاز‌های پروژه بر اساس جدول زمانی و برنامه‌ریزی صورت گرفته
- مدیریت و کنترل کیفیت، زمان، هزینه‌ها و تیم اجرایی
- نظارت منظم و دقیق بر وظایف انجام شده
- شناسایی و مدیریت منافع ذی‌نفعان
- تحقق تمام اهداف پروژه
- اتمام و تحویل پروژه طبق زمان‌بندی و برنامه‌ریزی انجام شده
- شناسایی وظایف و تفویض اختیار به اعضای تیم
سطوح مشاوره مدیریت پروژه
مشاوره مدیریت پروژه در ۲ سطح کلی تعریف می‌شود. لایه اول مشاوره در سطح پروژه است. این سطح تعریف خاصی ندارد. یک نفر یا سازمان به عنوان مشاور، ما را همراهی می‌کند تا پروژه خاصی را به سرانجام برسانیم. لایه دوم مشاوره مدیریت پروژه در سطح راهبردی و سازمانی است. این سطح از مشاوره گستره بیشتر و بزرگ‌تری داشته و باشد فردی مطمئن به عنوان مشاور انتخاب شود.
یک مشاور مدیریت پروژه برای انتصاب در هر کدام از سطوح مطرح شده باید شایستگی‌های خود را ثابت کند. مهارت‌ها و شایستگی یک مشاور را می‌توانیم بر اساس ۳ معیار کلی بسنجیم.
- متدها و ابزارهای مورد استفاده توسط این فرد برای مدیریت پروژه
- رفتار و مهارت‌های نرم او در مواجهه به افراد مختلف
- نحوه عملکرد و نحوه مدیریت تسک‌ها
شرکت مشاور پروژه چیست؟
مشاوره مدیریت پروژه معمولاً در زمینه ساخت و ساز و فعالیت‌های عمرانی کاربرد دارد. برخی از شرکت‌های مهندسی برای این که نیاز‌های شرکت‌های تازه تأسیس و کم تجربه را برطرف سازند اقدام به ارائه خدمات مشاوره برای مدیریت بهتر و حرفه‌ای پروژه‌ها می‌کنند.
در حقیقت یک شرکت مشاور پروژه تیمی متشکل از بهترین مدیران پروژه تشکیل می‌دهد. هدف از این کار استفاده از دانش و مهارت‌های افراد با تجربه جهت کمک کردن به افراد و سازمان‌هایی است که تجربه و مهارت کافی ندارند.
چنین شرکت‌هایی با توجه به این که طی خدمت رسانی در پروژه‌های مختلف اعتبار و تجربه سازمانی بالایی کسب می‌کنند، گزینه بهتری برای دریافت مشاوره محسوب می‌شود. در ادامه با شرح وظایف و خدمات شرکت‌های مشاوره مدیریت پروژه بیشتر آشنا می‌شویم.
پیشنهاد مطالعه: ۲۵ مهارت مدیر پروژه برای رسیدن به موفقیت
شرح خدمات یک شرکت مشاوره مدیریت پروژه
یک شرکت مشاوره مدیریت پروژه با توجه به منابع و ظرفیت‌هایی که دارد می‌تواند خدمات مختلفی ارائه دهد که با برخی از آن‌ها در این بخش آشنا می‌شویم.
- طراحی، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه
- استقرار یک سیستم یکپارچه مدیریتی
- استقرار دفتر مدیریت
- ارزیابی بلوغ و ظرفیت‌های سازمان در مدیریت پروژه بر اساس استاندارد‌های جهانی
- پیاده‌سازی متدولوژی pmbok «معتبر‌ترین استاندارد جهانی مدیریت پروژه عمرانی»
- تحلیل و عارضه یابی پروژه
- ارائه راهکار‌های بهینه و استاندارد
- طراحی و مدیریت پورتفولیو پروژه
- شناسایی، ارزیابی و مدل‌سازی ریسک‌های پروژه
- نصب و راه‌اندازی نرمافزارهای کنترل پروژه
- طراحی و پیاده‌سازی پورتال‌های و خدمات شیر پوینت
- پشتیبانی پروژه به صورت لحظه‌ای
- مدیریت منابع مالی، اداری، کارگاهی و انسانی
- برگزاری جلسات مشاوره با تیم اجرایی و کارفرما
- ارائه پیشنهاد‌های بهینه مدیریت به همراه جدول زمان‌بندی و برآورد هزینه‌ها
- تخصیصی یک مدیر لایق به عنوان مشاور طبق نیازمندی‌های پروژه
- سفارشی‌سازی سیستم‌های مدیریت پروژه طبق نیاز‌های شناسایی شده
- ارائه خدمات آموزشی برای تیم اجرایی در صورت نیاز
- طراحی و ارائه اسناد تحلیلی، الگوها، فرم‌ها و دستورالعمل‌ها
- ارائه گزارش از پیشرفت پروژه و اقدامات صورت گرفته به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
معرفی نرمافزارهای مدیریت و کنترل پروژه
با توجه به حجم پروژه‌های عمرانی علاوه بر استاندارد جهانی مدیریت پروژه، برای کنترل بهتر آن‌ها نیاز به ابزارهای دقیقی داریم. بخشی از این نیاز به کمک نرمافزارهای مدیریت اطلاعات پروژه تأمین می‌شود. یک مشاور مدیریت پروژه موفق معمولاً با این ابزارها آشنایی خوبی دارد. پس به ادامه مطلب توجه کنید تا شما را با برترین نرمافزارهای مدیریت پروژه موجود در بازار آشنا کنیم.
نرمافزارهای مدیریت پروژه:
- Trello «دارای نسخه‌های وب، اندروید و IOS»
- Microsoft MS Project «تحت ویندوز»
نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی:
- همتیک «قابلیت استفاده به صورت ابری یا نصب روی سرور شخصی»
- بهتایم
- تسکولو
- هدف سنج «بر مبنای متدولوژی چابک OKR»
- آرسس
- IPMP
- Samin
- Abrun «ابری»
- میزیتو «دارای نسخه‌های وب و اندروید»
نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین:
- ASANA
- Klickup
- Jira
- Basecamp
- Buildertrend
- Knack
- Caspio
- Procore «یک محصول آمریکایی مخصوص پروژه‌های عمرانی»
- codeBeamer
- monday.com «پشتیبانی از متدولوژی‌های مختلف برای صنایع مختلف»
- Wrike
- Smartsheet
همان‌طور که از لیست بالا متوجه شدید اغلب نرمافزارهای مدیریت پروژه تحت وب طراحی می‌شوند. این موضوع می‌تواند مزایایی به همراه داشته باشد که البته اصلی‌ترین مزیتی که می‌توانیم مطرح کنیم این است که دیگر محدود به پلتفرم نیستیم؛ بنابراین هر زمانی در هر مکانی «دسترسی به اینترنت مهم است» می‌توانیم روی آن اشراف داشته باشیم.
یک مشاور مدیریت پروژه موفق معمولاً یک یا چند مورد از گزینه‌های معرفی شده را با توجه به تخصص و حوزه فعالیت خود انتخاب و استفاده می‌کند. یادگیری این نرم‌افزار‌ها در صورت داشت داشتن دانش مدیرتی کافی، سخت نخواهد بود.
پیشنهاد مطالعه: مقایسه نرم افزارهای مدیریت پروژه
معرفی کتاب مدیریت پروژه
برای تبدیل شدن به یک مشاور مدیریت پروژه موفق و توانمند بهتر است مطالعه کافی در این زمینه داشته باشد. از این رو در این بخش از مقاله چند کتاب مدیریت پروژه شناخته شده را در معرفی خواهیم کرد. توجه داشته باشید مواردی که در ادامه می‌خوانید برای افرادی مناسب هستند که تازه با این موضوع آشنا شده‌اند.
افراد حرفه‌ای‌تر از کتاب‌های تخصصی‌تر استفاده می‌کنند.
- کتاب مدیریت پروژه نوشته الاف پسنهام و ترجمه جواد عارفی
- کتاب مقدمه‌ای بر مشاوره مدیریت به تألیف دکتر بابک جوادی
- کتاب مدیریت پروژه در پروژه‌های عمرانی به تحریر محمد رشید بوستانی
- کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه ترجمه سید طه حسین مرتجی
- کتاب مدیریت پروژه «آماده‌سازی منابع، زمان‌بندی، نظارت بر بودجه، تولید گزارش‌ها» به ترجمه هومن درخشانیان و هدی درخشانیان
- کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه نوشته گوری کوگن، سوزت بلیکمور و جیمز وود و ترجمه شده توسط سید آرمین میرحسینی
کلام آخر
مدیریت پروژه اصول و قواعدی دارد که رسیدن به تسلط کافی در آن‌ها زمان‌بر است. برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق باید هزینه‌های زیادی را متحمل شویم. گاهی این هزینه‌ها با تحمیل زیان به کارفرما همراه می‌شود. به همین دلیل توصیه می‌کنیم در پروژه‌هایی که تجربه کافی ندارید از مشاور مدیریت پروژه کمک بگیرید. همچنین خودتان نیز می‌توانید با شرکت در دوره‌ها و مطالعه کتاب‌های تخصصی تبدیل به یک مشاور حرفه‌ای شوید.
موضوع این مطلب مشاوره مدیریت پروژه بود؛ بنابراین سعی کردیم یک راهنمای جامع در این زمینه ارائه دهیم. در صورت باقی ماندن هرگونه ابهام خوشحال خواهیم شد سؤالات خود را با ما در میان بگذارید. همچنین اگر علاقه به یادگیری مدیریت پروژه دارید می‌توانید از دوره‌های آکادمی مجازی مکتب خونه کمک بگیرید.
