توانایی مدیریت ادعا مهارتی مهم و اساسی برای مدیران پروژه است. برای مثال در یک پروژه‌ی ساخت و ساز، هم کارفرما و هم پیمانکار، انتظاراتی از پروژه دارند که توقع می‌رود پس از پایان پروژه هر دو به خواسته‌هایشان برسند. ادعا و اعتراض زمانی به وجود می‌آید که یکی از طرفین به قول خود عمل نمی‌کند، برای مثال پیمانکار، پروژه یا بخشی از آن را به کیفیتی که متعهد شده، انجام نمی‌دهد و یا ممکن است، کارفرما در پرداختی‌ها بدقولی کند. اینجاست که عبارت مدیریت ادعا یا claim management در مدیریت پروژه معنا پیدا می‌کند.
فرایند مدیریت ادعا
آموزش مدیریت ادعا در پروژه، یک عامل مهم در موفقیت و پیشرفت پروژه محسوب می‌شود. فرآیند مدیریت ادعا در پروژه به موضوعاتی از قبیل کنترل و مدیریت ادعا، بررسی اختلاف و اعتراض و مسائل حقوقی مرتبط با پروژه است. مدیریت ادعا یا claim management، دنبال را‌هکارهای قانونی، تجاری و مالی برای حل تعارضات می‌گردد. این فرآیند یک بخش جدانشدنی در پروژه‌های اجرایی است و علل ایجاد آن منجر به افزایش زمان و افزایش هزینه‌های پروژه می‌شود.
فرایند مدیریت ادعا شامل شناسایی، ارزیابی، پیگیری و حل اختلافات و ادعاهایی است، که ممکن است در طول یک پروژه پیش آید. مدیریت ادعا یا claim management بیشتر در پروژه‌های ساختمانی، عمرانی، مهندسی و پروژه‌های پیمانکاری، پروژ‌های حسابداری کاربرد دارد. فرایند مدیریت ادعا به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به صورت بهینه مدارک، ادعاها و اختلافات را در پروژه‌های خود مدیریت کنند.
در پروژه‌هایی که پیچیدگی‌ها و ادعاهای قابل توجهی وجود دارد، آموزش مدیریت ادعا در پروژه، می‌تواند به تجربه اجرایی پروژه کمک کند و احتمال رویدادهای اختلافی و اعتراضی بعدی را کاهش و به حل آنها نیز کمک کند.
پیشنهاد مطالعه: نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب
مدیریت ادعا در pmbok
مدیریت ادعا در پروژه های عمرانی و ساخت و ساز بیشترین استفاده را دارد. در این پروژه‌ها احتمال پیش آمدن اختلاف و اعتراض از طرف کارفرما یا پیمانکار وجود دارد، آموزش مدیریت ادعا در پروژه، به حل و فصل این اختلافات کمک می‌کند و بسیار حائز اهمیت است. در این حال استانداردهایی در مدیریت پروژه تعریف شده، مدیریت ادعا در pmbok شامل فرآیندهای زیر می‌شود:
- شناسایی دعوی: از اسم این فرآیند مشخص است، در مرحله‌ای که، شناسایی و مستندسازی صورت می‌گیرد. شناسایی دعوی می‌گویند.
- کمی کردن دعوی: در این مرحله ادعاها بررسی و تاثیرات آنها بر اهداف پروژه ارزیابی می‌شود.
- پیشگیری دعوی: این مرحله به کاهش دادن عوامل ایجاد دعوی پرداخته می‌شود.
- حل دعوی: در این مرحله، برای حل دعوی یا اختلاف و مشکل پیش آمده از روش‌هایی مانند میانجی‌گری و مذاکره استفاده می‌شود.
انواع ادعاهای مدیریت
مدیریت ادعا یا Claim Management یکی از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه است، که بر اساس سیستم اطلاعات مدیریت پروژه انجام می‌شود. ادعاها دارای انواع متعددی دسته‌بندی هستند، ادعاهای زیر بر پایه‌ی سیستم اطلاعات مدیریت در آموزش مدیریت ادعا در پروژه، تعریف می‌شود:
- ادعاهای فناشونده
هنگامی که مستندات و تحلیل‌های انجام شده در لایحه‌ی ادعا از اعتبار کمتری برخوردار باشند و احتمال پذیرش آن توسط طرف مقابل کم است، ادعای فناشونده نام دارد.
- ادعاهای مشکوک
ادعاهای مشکوک قابل پیش‌بینی نیستند و همه چیز به تحلیل‌ها و مستندات در لایحه بستگی دارد، احتمال عدم پذیرش و پذیرفته شدن توسط طرف مقابل در آن وجود دارد.
- ادعاهای به حق
زمانیکه مستندات و تحلیل‌های انجام شده در لایحه‌ی ادعا از اعتبار کامل و کافی برخوردار باشند، احتمال پذیرش آن توسط طرف مقابل بالاست، بنابراین به آن ادعای به حق می‌گویند.
ادعاهای مدیریت در حسابرسی چیست؟
در بالا در مورد ادعاهای پروژه‌های اجرایی مثل پروژه‌های عمرانی و ساخت و ساز صحبت کردیم، در ادامه به ادعاهای مدیریت در حسابرسی می‌پردازیم. ادعاهای مدیریت در حسابرسی، ادعاهایی هستند که مدیریت شرکت در مورد صحت و صداقت گزارش‌های مالی و همچنین کارکرد عملکرد شرکت آنها را ارائه می‌دهد. این ادعاها به صورت نوشتاری در اسناد شرکت و گزارشات مالی دیده می‌شوند و حسابرس آنها را بررسی می‌کند.
برخی از ادعاهای مدیریت عبارتند از:
- سازماندهی و جاگزینی: تضمین اینکه مسئولین در جایگاه مطابق با توانایی‌هایشان هستند و در راستای اهداف شرکت تلاش می‌کنند که، عملکرد بهینه و کارآمدی دست می‌یابد.
- ثبت وضعیت مالی صحیح: اعلام کردن مواضع مالی به دقت و شفافیت بیشتر.
- حفاظت از منابع و دارایی‌ها: اداره‌ی ارزش منابع و دارایی‌های شرکت و حفظ آنها.
- حفاظت از منابع بشری: اطمینان از اینکه کارکنان شرکت دارای مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای انجام وظایف خود هستند.
- پیشگیری و شناسایی ریسک‌ها: ارزیابی و مدیریت ریسک‌های مختلف ممکن در عملکرد شرکت.
حسابرس برای بررسی واقعیت ادعاهای مدیریت، اطلاعات و مدارک مرتبط را مورد بررسی قرار داده و از روش‌ها و تکنیک‌های خاصی برای ارزیابی این ادعاها استفاده می‌کند.
پیشنهاد مطالحه: مدیریت تیم پروژه – راهنمای کامل
دفتر مدیریت ادعا
دفتر مدیریت ادعا (Claim Management Office) یا به اختصار CMO، یکی از حوزه‌های مدیریت ادعا است. دفتر مدیریت ادعا، یک سیستم سازماندهی شده است که برای ثبت، پیگیری و مدیریت ادعاهای شرکت استفاده می‌شود. این دفتر به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات لازم را در خصوص ادعاهای خود جمع‌آوری و ثبت کنند و به دقت آنها را پیگیری کنند. آموزش مدیریت ادعا در پروژه، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به خوبی از ادعاهای خود آگاه و در صورت نیاز برای حفظ حقوق و منافع خود، اقدامات لازم را انجام دهند.
به طور کلی، دفتر مدیریت ادعا (CMO) در هر سطحی که باشد به ساختارسازی فنی و مدیریتی در بخشهای مختلف سازمان از جمله برنامه ریزی و کنترل پروژه، مدیریت قرارداد، دفتر فنی، مرکز کنترل اسناد (DCC)، مالی و اداری و سایر واحدهای مرتبط نیاز دارد و یک ابزار موثر برای مدیریت ادعاهای شرکت‌هاست، که به آنها کمک می‌کند تا به خوبی و با دقت از ادعاهای خود مراقبت و در صورت نیاز در جهت حفظ منافع حقوقی تلاش کنید. استفاده صحیح و هوشمندانه از یک دفتر مدیریت ادعا، می‌تواند به شرکت‌ها کمک زیادی در رسیدن به موفقیت و پایداری در بازارهای رقابتی فراهم کند.
آموزش مدیریت پروژه در مکتب خونه
آموزش مدیریت ادعا در پروژه، مباحث مرتبط با مدیریت ادعاها، بیمه‌ها، و روش‌های مدیریت ادعا را آموزش می‌دهد. این دوره‌ها معمولاً به منظور بهبود فرآیندها و عملکرد بخش ادعا در سازمان‌ها و شرکت‌های بیمه برگزار می‌شوند. اطلاعات دقیق‌تر و جدیدتر را در این زمینه، می‌توانید از منابع معتبر و آموزشگاه‌ها پیگیری کنید. در مکتب خونه انواع دوره آموزش مدیریت پروژه موجود است.
