مدیریت تیم پروژه وظیفه‌ای پر اهمیت برای پیشبرد اهداف یک پروژه است. رهبری موفق و ماهر می‌تواند منابع انسانی، منابع مالی و هر منبع دیگری که در دسترس دارد را برای رسیدن به افق‌های برتر سازمان به کار ببندد. مدیریت تیم می‌تواند برای تیم برنامه ریزی انجام دهد و فعالیت‌های تیپ را کنترل کند. در نتیجه تمامی اعضای یک پروژه با مسئولیت‌ها، وظایف و کارهای خود آشنا می‌شوند و به شکلی ویژه با یکدیگر همکاری می‌کنند. این مدیر با حامیان پروژه، پشتیبانان و سایر اعضا در ارتباط است. در ادامه می‌خواهیم نقش اساسی مدیریت در اداره تیم پروژه را بررسی کنیم.
مدیریت تیم اجرایی پروژه چیست؟
مدیریت تیم پروژه فرآیندی است که طی آن فرد مدیر به رهبری تیم اجرایی پروژه می‌پردازد تا در پیشبرد پروژه به موفقیت‌های چشمگیری دست یابد. مدیریت یا Managman همواره با برنامه ریزی، کنترل، مدیریت منابع و تقسیم وظایف سر و کار دارد. طی این فرایند مدیر اعضای تیم و مهارت‌های آن‌ها را بررسی می‌کند تا در نهایت هر وظیفه‌ای را به فردی شایسته محول نماید.
با مدیریت تیم اجرایی پروژه می‌توان زمان بندی، بودجه، میزان کیفیت پروژه و پایش پیشرفت پروژه را به خوبی پیش برد. هدف نهایی از این مدیریت اجرای به موقع و با موفقیت یک پروژه است.
برای مدیریت تیم پروژه باید به چه افرادی توجه داشت؟
برای کنترل پروژه و پیشبرد اهداف یک پروژه تنها مدیر و اعضای تیم نیستند که باید فعال باشند. مجموعه‌ای از افراد به عنوان دست اندر کاران پیشبرد پروژه در این زمینه فعالیت دارند و مدیریت باید به همه آن‌ها توجه داشته باشد.
اعضای تیم project
مهم‌ترین رکن یک پروژه منابع انسانی یا اعضای تیم پروژه هستند. اعضای تیم با کار گروهی خود می‌توانند بخش‌های مختلف پروژه را تکمیل کنند و با چسباندن این بخش‌ها به یکدیگر پروژه را به سرانجام برسانند. کارکنان یک سازمان یا افرادی که از خارج سازمان به تیم پروژه اضافه می‌شوند، همگی در میان اعضای تیم پروژه هستند. اصلی‌ترین مسئولیت این افراد اجرای پروژه به بهترین شکل ممکن است. مدیر عموما بر فرآیند عملکردی اعضای تیم نظارت می‌کند و نقشی شایسته را به هر فرد می‌دهد. مسئولیت‌ها و وظایف اعضای تیم پروژه با توجه به ماهیت پروژه و مهارت‌هایی که افراد دارند می‌تواند متفاوت باشد.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok
مدیر پروژه
مدیر پروژه عضوی اثر گذار در راستای پیشبرد پروژه است که اختیارات کامل پروژه را بر عهده دارد. مدیر به عنوان مسئولی برای ورودی‌ها و خروجی‌های پروژه شناخته می‌شود. در واقع مدیر با اقداماتی که انجام می‌دهد همانند چسبی است که اجزای پروژه را به یکدیگر وصل می‌کند. اگر مدیر اشتیاق فراوانی برای هدایت اعضای تیم داشته باشد، می‌تواند با استراتژی‌هایی که در پیش می‌گیرد به سرعت پروژه را به موفقیت برساند. اصلی‌ترین وظایف مدیر پروژه در ادامه معرفی شده‌اند:
- آموزش دادن منابع انسانی و به روز رسانی مهارت‌های آن‌ها
- تخصیص وظایف مختلف به اعضای تیم پروژه
- کارگزینی و استخدام بهترین کارکنان برای هدایت پروژه
- مدیریت تیم پروژه
- تهیه برنامه زمانی برای بهبود عملکرد منابع انسانی
اگرچه در مدیریت تیم پروژه ستاد پشتیبانی و کارفرما نیز دست اندر کار هستند؛ اما مدیر اصلی‌ترین مهره در این زمینه به شمار می‌آید. این فرد با ذی نفعان کارکنان، پیمانکاران و رهبر تیم همواره در تعامل است. این مدیر در واقع پلی به سمت موفقیت است.
رهبر تیم
در کنار مدیر، رهبر نیز نقش پررنگی در مدیریت تیم پروژه دارد. این فرد مستقیما با مدیر پروژه در ارتباط است، به او گزارش می‌دهد و از مدیر گزارش دریافت می‌کند.
رهبر وظایف خاصی را در رهبری تیم پروژه ایفا می‌کند:
- رهبر آغازگر کارها است. به جای این که کارها و وظایف کاری را به نیروها منتقل کند، ابتدا خودش یک کار را انجام می‌دهد. در این صورت دیگر اعضای تیم می‌توانند از رهبر الگو بگیرند.
- نقش دیگر رهبر در مدیریت تیم پروژه به عنوان الگو است. در واقع رهبر باید به گونه‌ای عمل کند که دیگران از او الگو بگیرند برای مثال اگر جلسه‌هایی برای پیشبرد اهداف پروژه برگزار می‌شود، رهبر باید اولین نفری باشد که در این جلسه شرکت می‌کند. اعضای تیم نیز از رهبر یاد می‌گیرند که باید سر موقع در جلسه حاضر شوند.
- رهبر به عنوان مذاکره کننده با مدیران ارشد کارفرمایان و مدیران سازمان در ارتباط است. این فرد سعی می‌کند منابع پروژه را به بهترین شکل ممکن تامین کند و در اختیار مدیر پروژه قرار دهد.
- رهبران باید شنونده خوبی باشند و با دقت جزئیات هر مشکل یا هر چالش پروژه را بررسی کنند سپس راهکارهایی را برای بهبود مهارت افراد تیم و از بین بردن مشکل ارائه نمایند.
حامی پروژه
در مدیریت تیم پروژه حامیان پروژه نیز نقشی بسیار مهم دارند. اما متاسفانه اخیرا در بسیاری از پروژه‌ها نقش حامی پروژه نادیده گرفته می‌شود. حامی پروژه در یک سازمان اغلب از میان مدیران ارشد سازمان انتخاب می‌شود. این فرد با مدیر پروژه ارتباط برقرار می‌کند و در برنامه ریزی‌های پیشبرد اهداف پروژه نیز نقش دارد. حامیان در واقع دلگرم کنندگانی هستند که با مهارت خود و تمرکزی که دارند، چالش‌های پروژه را به فرصت تبدیل می‌کنند. در ادامه به برخی از وظایف حامیان پروژه اشاره شده است:
- تامین منابع مورد نیاز برای تیم پروژه و اطمینان از در دسترس بودن منابع
- اعلام اهداف کلی یک پروژه به سازمان و بررسی مسیر پیشبرد پروژه
- تصویب بودجه اختصاص یافته به یک پروژه
- اخذ تصمیمات مهم تجاری برای پیشبرد پروژه
پیشنهاد مطالعه: بهترین نرم افزار مدیریت پروژه اندروید
هماهنگ کننده پروژه
هماهنگ کننده پروژه در مدیریت تیم پروژه به عنوان حامی شناخته می‌شود. این فرد به مدیر پروژه کمک می‌کند تا مسیر اجرای پروژه را به درستی ترسیم نماید. زمانی که هماهنگ کننده پروژه مطمئن شود همه چیز طبق فرآیند برنامه ریزی شده پیش می‌رود، کارها را به مدیر می‌سپارد. در غیر این صورت خود نقشی کلیدی در اخذ تصمیمات مربوط به پروژه به شمار می‌آید.
کمیته راهبری پروژه
کمیته راهبری از اعضایی همچون ذی نفعان، مدیر پروژه و حامیان پروژه تشکیل می‌شود و قبل از اجرا فرآیند پیشبرد پروژه را تایید می‌کند. این کمیته موظف است بودجه، نیازهای پروژه و منشور (مثل گانت چارت) منابع پروژه را تحت بررسی قرار دهد و قبل از اجرا آن‌ها را در دسترس مدیر قرار دهد.
وظایف مدیر تیم اجرایی پروژه ؛ کلیدی‌ترین نقش برای پیشبرد اهداف پروژه
در مدیریت تیم پروژه یک مدیر نمی‌تواند همانند اعضای معمولی عمل کند. این مدیر وظایف خاصی را بر عهده دارد و باید از توانایی‌های منحصر به فرد برخوردار باشد. چنانچه مدیریت تیم اجرایی پروژه به خوبی پیش برود، موفقیت پروژه تضمین خواهد شد. کیفیت مدیریت تیم اجرایی پروژه نیز تا حدودی به مهارت‌های فرد مدیر وابسته است. در ادامه به وظایف و مهارت‌های این فرد اشاره خواهیم کرد:
توانایی مدیریت پروژه
مدیر تیم اجرایی پروژه باید مدیر باشد. یعنی بتواند تمامی فرآیندهای کار را به خوبی هماهنگ، کنترل و هدایت کند.
توانایی برنامه ریزی
توانایی برنامه ریزی یک توانایی خاص است که نرم افزارهای مدیریت پروژه انجام می‌شود. مدیران برای زمان بندی مناسب کارها و برنامه ریزی صحیح باید از توان لازم برخوردار باشند.
توانایی همکاری
مدیر تیم اجرایی پروژه با اکثر دست اندر کاران پیشبرد پروژه در ارتباط است. پس باید بتواند به خوبی با آن‌ها همکاری کند و تعامل داشته باشد.
توانایی حل مسئله
هر پروژه‌ای که در مرحله انجام شدن قرار دارد، با چالش‌ها و مسائلی مواجه خواهد شد. مدیر باید در مواقع بحرانی با سرعت عمل و خلاقیت خود مسائل را حل کند
توانایی مدیریت منابع
اگرچه کمیته راهبری و حامیان یک پروژه در مدیریت منابع آن تصمیماتی می‌گیرند اما اصلی‌ترین نقش در مدیریت منابع یک پروژه مدیر پروژه است. این فرد باید منابع مالی، انسانی و فنی را بشناسد و به خوبی از آن‌ها استفاده کند تا به بهره وری بالا دست یابد. فرآیند مدیریت منابع به گونه‌ای انجام می‌شود که در مراحل مختلف کار کمبود منابع مالی یا توان فنی و انسانی وجود نداشته باشد.
توانایی تصمیم گیری
تصمیمات صحیح و درست لازمه پیشرفت پروژه است. مدیر تیم اجرایی پروژه باید توانایی کافی برای اتخاذ تصمیمات درست را داشته باشد.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه یا PMO؛ مجموعه‌ای مهم در موفقیت پروژه شما
همیشه ساختار مدیریت تیم پروژه باید تحت نظارت قرار بگیرد. دفتر مدیریت پروژه یا دفتر pmo مسئولیت نظارت بر ساختار مدیریت تیم اجرایی پروژه را دارد. این دفتر خروجی‌ها و ورودی‌های یک پروژه را تحت بررسی قرار می‌دهد و در ایجاد هماهنگی‌های لازم بین اعضای پروژه نقش کلیدی ایفا می‌کند. چنانچه برای پیشبرد اهداف پروژه به منابع خاصی نیاز باشد یا ابزارهای خاصی مورد توجه مدیران قرار بگیرد، دفتر نظارت بر مدیریت تیم اجرایی پروژه باید این منابع را تامین کند. با وجود pmo در هر سازمان کیفیت پروژه‌های سازمان ارتقا خواهد یافت.
استاندارد pmbok و نقش آن در مدیریت تیم پروژه
استاندارد pmbok به شما کمک می‌کند تا مدیریت تیم پروژه را به بهترین شیوه پیش ببرید. با کمک این استاندارد هر کدام از اعضای تیم با توجه به مهارت‌ها و شایستگی‌هایی که دارند، مامور انجام یک وظیفه خاص می‌شوند.
پروژه pmbok باعث می‌شود تمامی جوانب مدیریت تیم یک پروژه استاندارد سازی شود و تمامی منابع انسانی که در یک پروژه حضور دارند، بهره وری کافی را داشته باشند.
کدام نرم افزارها قابلیت مدیریت تیم اجرایی پروژه دارند؟
حال که اعضای تیم پروژه را شناختید و نقش مدیر پروژه در پیشبرد اهداف و رهبری تیم را دانستید، بهتر است با نرم افزارهایی که مدیریت تیم اجرایی پروژه می‌تواند از آن‌ها استفاده کند نیز آشنایی پیدا کنید. برخی از مهم‌ترین نرم افزارهایی که برای هماهنگی کار تیمی، ارتباط با اعضای تیم، برگزاری جلسات آنلاین و کنفرانس و مواردی از این قبیل می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید، عبارتند از:
- Microsoft Project
- Asana Trello
- Jira
- Basecamp
- Monday.com
- اکسل
- Wrike
- Smartsheet
- Teamwork
- ClickUp
- Notion
- Airtable Slack
- Zoo
آموزش مدیریت پروژه با مکتب خونه
در رشته مدیریت پروژه یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها مدیریت تیم اجرایی پروژه است. مدیریت این تیم شاید به ظاهر ساده برسد؛ اما کاری بسیار دشوار به حساب می‌آید. زیرا هماهنگی، کنترل و نظارت بر کار هر کدام از اعضای پروژه فرآیندی زمانبر است.
شما به عنوان فردی که مدیریت یک پروژه را بر عهده دارید، باید مفاهیم لازم در زمینه مدیریت تیم را بدانید تا هر یک از منابع انسانی کارایی کافی داشته باشند. دوره‌های آموزش مدیریت پروژه که مکتب خونه ارائه کرده است، دوره‌های کامل و جامع هستند که تمامی رازهای مدیریت تیم اجرای پروژه را در اختیارتان قرار می‌دهند. با سپری کردن این دوره‌ها شما مهارت‌های خود را تقویت خواهید کرد. می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در مکتب خونه ارتباط برقرار کنید.
کلام پایانی
در این مطلب در مورد مدیریت تیم پروژه صحبت کردیم. مدیریت تیم اجرایی پروژه در کنار رهبر پروژه‌ها، سایر مدیران و کمیته راهبری پروژه بر فرایند پیشبرد پروژه و رسیدن به موفقیت یک پروژه نظارت می‌کند. مدیر باید مهارت‌هایی همچون تصمیم گیری، حل مسئله و تعامل سودمند با دیگران را داشته باشد. این مدیر می‌تواند از استاندارد pmbok برای مدیریت اعضای تیم کمک بگیرد. اگر می‌خواهید به مدیری ماهر در راستای مدیریت اعضای تیم پروژه تبدیل شوید، می‌توانید از دوره‌های مکتب خونه استفاده کنید.
