در روند حسابداری در کسب و کارهای مختلف، تمامی رویدادها و معاملات باید به صورت کامل ثبت شوند. ثبت این موارد در دفاتر رسمی حسابداری الزامی است تا بتوانیم در مواقع مورد نیاز به آن‌ها دسترسی داشته باشیم. حتی ریزترین جزئیات و کم‌اهمیت‌ترین موارد از میان آن‌ها نیز باید ثبت شوند. دفتر روزنامه در حسابداری یکی از دفاتر رسمی در این زمینه محسوب می‌شود که مرجع تمامی دفاتر دیگر خواهد بود. از این رو حسابداران باید تمامی اطلاعات را با دقت بالا و بدون کمترین میزان خطا در این بخش وارد کنند. در ادامه با ما همراه شوید تا اطلاعات بیشتر و کامل‌تری درباره آموزش حسابداری دفتر روزنامه در اختیار شما قرار دهیم.
دفتر حسابداری روزنامه چیست؟
در ابتدای امر نیاز به یک تعریف کلی و اساسی برای دفتر روزنامه حسابداری داریم. این دفتر را می‌توانیم اولین جایی بدانیم که رویدادها و تمام معاملات انجام شده، در آن ثبت می‌شوند. این دفتر ساختار مشخصی داشته و از ستون‌هایی تشکیل شده تا بتوان رویدادها را با جزئیات کامل در آن ثبت کرد.
عناوین ستون‌های مختلف این دفتر شامل موارد مختلفی هستند که از میان آن‌ها می‌توانیم به شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بستانکاری، مبلغ بدهکاری و غیره اشاره کنیم. در روند ثبت هر رویداد، الزامی است تا همه خانه‌های مربوطه پر شوند.
انواع دفتر روزنامه حسابداری
در روند آموزش ثبت حسابداری در دفتر روزنامه، لازم است تا درباره انواع مختلف این دفاتر هم اطلاعات لازم را به دست آوریم. امروزه این دفاتر به دو دسته اصلی اختصاصی و عمومی تقسیم بندی می‌شوند که هر کدام از آن‌ها کاربردهای مخصوص به خود را داشته و در موقعیت‌های خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری شرکت های سهامی + اصول اساسی آن
دفتر روزنامه عمومی
در این دفتر شما به عنوان حسابدار باید به ثبت کلیه معاملات به صورت روزانه بپردازیم. این نوع را می‌توانیم به عنوان یکی از ساده‌ترین و همچنین متداول‌ترین انواع دفاتر روزنامه به حساب آوریم که صفحات آن از دو ستون بدهکار و بستانکار تشکیل شده‌اند. از این دفاتر معمولا برای ثبت معاملات در موسسات و کسب و کارهای کوچک استفاده می‌شوند.
دفتر روزنامه اختصاصی
شرکت‌های بزرگ که معمولا معاملات تکراری و متعددی دارند، باید به سراغ این نوع از دفاتر روزنامه بروند که خود دارای چندین زیرمجموعه هستند. دفتر روزنامه اختصاصی در انواع مختلف روزنامه خرید، روزنامه پردرخت‌های نقدی، روزنامه فروش و روزنامه دریافت‌های نقدی تنظیم شده و در اختیار شما قرار می‌گیرد تا بتوانید موارد ثبتی خود را در آن وارد کنید.
اهمیت آموزش حسابداری دفتر روزنامه
حال که با دفتر روزنامه حسابداری آشنا شده و اطلاعات مورد نیاز را درباره آن به دست آوردیم، لازم است تا اطلاعات و آگاهی خود را درباره اهمیت استفاده از آن نیز ارتقا دهیم. امروزه این دفتر را به عنوان ستون فقرات ثبت سوابق و اسناد مالی در نظر می‌گیرند؛ از این رو می‌توانیم متوجه اهمیت بسیار بالای آن برای انواع کسب و کارهای مختلف بشویم. این دفاتر توانایی فوق‌العاده ویژه‌ای جمع آوری و مرتب کردن سیستماتیک انواع تراکنش‌های مالی داشته و می‌توانند یک نمای کلی از وضعیت سلامت مالی یک شرکت در اختیار شما قرار دهند. از این رو با در اختیار داشتن یک دفتر در این حالت، گزارش‌گیری مالی به مراتب ساده‌تر انجام می‌شود.
همچنین دفتر روزنامه اثرگذاری بسیار بالایی در تهیه صورت‌های مالی، ترازنامه‌ها، بررسی سود و زیان و غیره داشته و کمک می‌کند تا گزارش‌های ضروری مورد نیاز را با کمترین میزان خطا تنظیم کنید. به هیچ عنوان این دفتر را نمی‌توان در حسابداری نادیده گرفت و همواره باید توجه بسیار ویژه‌ای نسبت به آن داشته باشیم.
بدهکار و بستان کار در دفتر روزنامه
یکی از مهم‌ترین اصول حسابداری در دفتر روزنامه که باید توجه ویژه‌ای نسبت به آن داشته باشید، مشخص کردن بدهکار و بستانکار است. در حسابداری، بدهکار به شخص و یا نهادی گفته می‌شود که باید وجه مشخصی را به شخص و یا نهاد دیگری پرداخت کند. از طرف مقابل شخص و یا نهادی که طلب مشخصی از طرف مقابلش دارد هم به عنوان بستانکار شناسایی می‌شود. در هر تجارت یک بستانکار و یک بدهکار وجود دارد که باید به درستی شناسایی شوند. نحوه ورودی بدهکار و بستانکار به دفتر روزنامه، با استفاده از بدهی و اعتبار انجام می‌شود.
به عبارتی باید بگوییم که در این حالت بدهی‌ها می‌توانند حساب‌های بدهکاران را افزایش دهند؛ در حالی که اعتبارها باعث افزایش حساب بستانکاران خواهند شد. با گذشت زمانی و پردرخت‌های انجام شده، این دفتر باید مرتب به روز شود تا بتواند اطلاعاتی از وضعیت جدید معاملات و کسب و کار را در اختیار ما قرار دهد.
تفاوت های بدهکار و بستانکار
تشخیص دقیق بدهکار و بستانکار در تهیه و تنظیم دفتر روزنامه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و حتما باید به درستی انجام شود. از این رو در این بخش از آموزش دفتر کل در حسابداری یا همان دفتر روزنامه، قصد داریم تا به بررسی تفاوت‌های این دو مفهوم بپردازیم. توجه داشته باشید که همه دارایی‌ها و هزینه‌ها، در واقع جزئی از مفهوم بدهکاری هستند. در واقع ما برای در اختیار داشتن هر چیزی، باید وجهی را حتما پرداخت کنیم؛ از این رو می‌توانیم آن را در مفهوم بدهکاری قرار دهیم. از طرف مقابل بستانکار را می‌توانیم مقدار وجهی در نظر بگیریم که در مقابل اعتبار و یا محصولات دریافت می‌کنیم.
در حسابداری معمولا برای اینکه بتوانیم بدهکار و بستانکار را تشخیص داده و از یکدیگر جداسازی کنیم، باید از یک فرمول ساده و قابل درک کمک بگیریم. بر این اساس مجموع بدهی‌ها و به علاوه سرمایه، نشان‌دهنده میزان دارایی خواهند بود؛ از این رو مفاهیمی مانند بدهی‌ها، درآمد و سرمایه در دسته بستانکار قرار گرفته و از طرفی دارایی‌ها، هزینه‌ها و برداشت در بخش بدهکار قرار می‌گیرند.
اجزای اصلی دفتر روزنامه
برای اینکه اطلاعات بیشتری درباره نمونه ثبت دفتر روزنامه به دست آوریم، لازم است تا با مهم‌ترین و اصلی‌ترین اجزای اصلی دفتر روزنامه آشنا شویم که به شرح زیر هستند.
- شماره صفحه
- شماره سند
- شرح
- تاریخ
- عطف
- بستانکار
- بدهکار
به صورت کلی این دفاتر پیچیدگی خاصی ندارند؛ اما باید در روند وارد کردن اطلاعات، دقت بالایی داشته باشید تا هیچ‌گونه خطایی رخ ندهد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری دولتی + معرفی نرم‌افزارهای کاربردی آن
نکات نوشتن دفتر روزنامه حسابداری
ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه باید به صورت دقیق انجام شود تا نتیجه خوبی را برای شما به همراه داشته باشد. در صورتی که به این نکات در روند تحریر توجه نداشته باشید، احتمال خطا افزایش پیدا می‌کند.
- شماره ردیف یا سند حسابداری مربوط به رویداد مالی مورد نظر باید ثبت شود.
- تاریخ دقیق هر رویداد ثبت شده نیز باید در دفتر ثبت شود. نحوه ثبت تاریخ به این صورت است که سال در قسمت بالا درج شده و در ستون مورد نظر، روز و ماه نوشته می‌شوند.
- شماره دفتر کل یا عطف، منظور شماره صفحه دفتر کل بوده که اسناد مربوطه به آن صفحه منتقل شده‌اند هم باید ثبت شود.
- برای قسمت شرح باید در سطح اول حساب بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطح سوم توضیح مختصری از رویداد یادداشت شود.
- حتما باید در اولین سطر از هر صفحه عبارت منقول از صفحه قبل و در آخرین سطر آن نقل به صفحه بعد نوشته شود.
- مبلغ بدهکاری در سند حسابداری باید به ستون مربوط به بدهکار وارد شود.
- مبلغ بستانکاری هم باید حتما به این ستون وارد شود.
موارد در دفاتر روزنامه
در برخی از مواقع ممکن است به دلایل مختلف، دفتر روزنامه تهیه شده توسط شما، توسط بازرسان اداره مالیات مردود اعلام شده و فاقد اعتبار شناسایی شود. برای اینکه از بروز این حالت جلوگیری کنید، توصیه می‌کنیم اطلاعات خود را درباره دلایل بروز این حالت ارتقا دهید. از جمله مواردی که می‌توانند باعث بروز این حالت شوند، گزینه‌های زیر هستند.
- کنده شدن چند برگ از دفاتر قانونی به هر دلیلی
- عدم تائید و مهر شدن دفاتر توسط اداره ثبت شرکت‌ها
- نگارش بخش‌های مختلف دفتر روزنامه با استفاده از مداد
- تاخیر در ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی
- خالی گذاشتن صفحات سفید در میان قسمت‌هایی که رویدادهای مالی ثبت شده
- ثبت برخی از رویدادهای مالی در حاشیه دفتر یا میان سطور
یادگیری حسابداری از مکتب خونه
حسابداری علمی است که امروزه در همه صنایع و کسب و کارها اهمیت دارد؛ به همین دلیل یادگیری اصولی این علم، می‌تواند فرصت‌های زیادی برای ورود به بازار کار در اختیار شما قرار دهد. مکتب خونه با جمع آوری یک آرشیو بزرگ از بهترین آموزش‌های حسابداری در ایران، به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید از صفر تا صد به این علم مسلط شوید.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری بین المللی – راهنمای مقدماتی
سخن پایانی
دفاتر روزنامه را می‌توانیم به عنوان یکی از مهم‌ترین مراجع برای ثبت رویدادها و انواع معاملات در نظر بگیریم. این دفاتر دارای انواع مختلفی هستند که در بخش‌های قبلی به معرفی و بررسی کامل آن‌ها پرداختیم. وظایف حسابدار دفتر روزنامه شرح مشخصی دارد که باید به صورت کامل به آن‌ها پایبند باشد. در بخش‌های قبلی به صورت کامل به آموزش ثبت‌های تعدیلی در حسابداری و همچنین معرفی دفتر روزنامه حسابداری پرداختیم.
آموزش حسابداری دفتر روزنامه به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مورد نظر را به صورت دقیق و بدون کمترین اشتباه وارد کرده و از آن‌ها در روند گزارش‌گیری کمک بگیرید.
