ذینفعان پرژه چه کسانی هستند؟ آیا نقش ذینفعان در موفقیت پروژه پررنگ است؟ مدیریت ذینفعان پروژه از درجه اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا، عاملی است که حیات سازمان به آن وابسته می‌باشد.
اگر در فکر پیاده‌سازی یا اجرا یک پروژه خدماتی یا تولیدی هستید، لازم است که دغدغه شناسایی و مدیریت ذینفعان پروژه را داشته باشید.
فرد ذی‌نفع، کسی است که می‌تواند بر برنامه‌ریزی سازمان، نگرش، منابع و نتیجه پروژه به طور مستقیم یا غیر مستقیم اثر بگذارد. بدون حضور او، هیچ پروژه‌ای برای مدیریت وجود نخواهد داشت.
براساس تحقیقات انگلستان (OGC) یکی از عواملی که موجب شکست پروژه می‌شود، ضعف در مدیریت ذینفعان پروژه است.
بنابراین، هنگامی که اجرای پروژه را شروع می‌کنید، لازم است که به فکر شناسایی و تحلیل ذینفعان پروژه نیز باشید؛ زیرا، اینکار به مدیران پروژه کمک می‌کند تا ذینفعان اصلی را در هرناحیه شناسایی کنند و از نیاز هر یک از آن‌ها آگاهی لازم را بدست آورند.
بعد از شروع پروژه، در دام فعالیت‌های زیادی خواهید افتاد. به همین خاطر، لازم است یک مبنا برای نحوه ارتباطات موثر ذینفعان ایجاد کنید تا همه به راحتی با یکدیگر همکاری کنند و پروژه به سمت و سوی دیگر کشیده نشود.
ذینفعان مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
به طور کلی، تمامی پروژه‌ها دارای ذی‌نفعانی هستند که براساس هدف و نگرش بر روی پروژه تاثیر می‌گذارند. پروژه‌ها در اصل دو ذی‌نفع کلیدی و غیرکلیدی دارند که در ادامه به بررسی هر یک از آن‌ها خواهیم پرداخت:
-
ذینفعان کلیدی:
ذینفعان اصلی، اشخاصی هستند که به نوعی رابطه قراردادی و حقوقی با پروژه دارند. این دسته از ذینفعان شامل تامین‌کنندگان، پیمانکاران، صاحبان سهام، مشتریان، و کارکنان می‌شود.
آن‌ها به طور مستقیم یا غیر مستقیم بر روی روند پروژه تاثیر می‌گذارند.
-
ذینفعان غیر کلیدی:
ذینفعان غیر کلیدی یا فرعی، اشخاص یا سازمان‌های هستند که در پروژه نفوذ دارند. اما ارتباطی با داد و ستد پروژه ندارند و احتمال دارد که وجودشان جهت ادامه حیات پروژه ضرورتی نداشته باشد. در حقیقت مشارکت چندانی در پروژه ندارند. اما حضور آن‌ها در نحوه سیاست‌گذاری و عملکرد پروژه تاثیرگذار است.
این دسته از ذینفعان شامل شهروندها، همسایه‌ها، رقبا، رسانه‌ها و … می‌شود.
مدیریت ذینفعان پروژه چگونه به روند پروژه کمک می‌کند؟
مدیریت ذینفعان پروژه شامل شناسایی دقیق گروه‌های تاثیرپذیر و تاثیرگذار از یک پروژه و میزان نفوذ یا قدرت بر پروژه است. شناسایی و تحلیل ذینفعان می‌تواند باعث اخذ سیاست‌های ارتباطی موثر و افزایش سطح مشارکت آن‌ها در پروژه شود. این موضوع، یک عامل مهم برای دستیابی به موفقیت در پروژه است.
از طریق فرآیند مدیریت ذینفعان پروژه، می‌توان اطمینان کسب کرد که هر اتفاقی که در پروژه می‌افتد، قابل درک و بررسی است.
فرآیند های لازم جهت مدیریت ذینفعان پروژه:
برای فرآیندهای لازم جهت مدیریت ذینفعان پروژه یک روند شناخته شده وجود دارد که در بیشتر پروژه‌ها به کار می‌رود. در زیر، مراحل فرآیند را به صورت گام به گام ذکر کرده‌ایم:
گام اول: شناسایی ذینفعان:
در یک جلسه مذاکره با گروه، یک فهرست از تمام ذینفعان بالقوه تهیه می‌شود. برای تهیه این فهرست، لازم است نام تمام سازمان‌ها و افرادی که احتمال دارد بر روی پروژه و نتیجه کار تاثیر بگذارند یا باعث موفقیت و عدم موفقیت در پروژه شوند را جمع‌آوری و ذکر کنیم.
تلاش کنید که در شناسایی ذینفعان، خلاقیت به خرج دهید و خود را محدود به یک گروه یا فرد نکنید. برای سهولت در فرآیند شناسایی ذینفعان، می‌توانید سوالات زیر را در جلسه مطرح کنید:
- چه کسانی مخاطبین مستقیم و غیر مستقیم پروژه هستند؟
- چه کسانی از انجام فعالیت‌های پروژه متضرر می‌شوند و یا نفع می‌برند؟
- آیین‌نامه و قوانین چه سازمان‌های می‌تواند فعالیت‌های پروژه را تحت تاثیر قرار دهد؟
- چه موسسات و گروه‌هایی در فعالیت‌های پروژه، حق معنوی و مالکیت خواهند داشت؟
- همکاری با چه گروه‌هایی باعث افزایش کیفیت فعالیت و نتایج چروژه می‌شود؟
- حمایت و همکاری با کدام موسسات در شرایط بحران، رسیدن به موفقیت را تضمین می‌کند؟
گام دوم: ذینفعان را اولویت‌بندی و طبقه‌بندی کنید:
برخی از مردم و گروه‌ها می‌توانند بر روی کار شما تاثیر بگذارند و یا جلوی فعالیت شما را بگیرند. برخی از آن‌ها به فعالیت شما علاقمند هستند و باعث پیشرفت پروژه می‌شوند و برخی دیگر نسبت به آن بی‌تفاوت هستند.
نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که نقش هر یک از ذینفعان را به درستی شناسایی کنید و میزان قدرت آن‌ها بر پروژه را تحلیل و تجزیه نمایید.
در این تحلیل میزان تاثیرگذاری آن‌ها مشخص می‌شود و به راحتی می‌توانید براساس آن، اولویت‌بندی کنید.
بعد از شناسایی میزان تاثیرگذاری ذینفعان، یک نمودار رسم کنید تا جایگاه هریک از آن‌ها نسبت به یکدیگر مشخص شود. رسم نمودار باعث می‌شود که یک استراتژی مدرن و جدید برای برقراری ارتباط با هر یک از ذینفعان تنظیم کنید.
برای رسم نمودار، دو محور قدرت و منافع را رسم کنید. محور قدرت، میزان نفوذ هر یک از ذینفعان را نشان می‌دهد. محور منافع، نشان دهنده میزان تاثیرپذیری پروژه از ذینفعان است.
گام سوم: استراتژی هر یک از ذینفعان را مشخص کنید:
موقعیت ذینفعان را می‌توان به ۴دسته زیر تقسیم کرد:
- قدرت بالا، منافع بالا: مدیریت ذینفعان پروژه باید بیشترین تلاشش را برای راضی نگه داشتن این دسته از ذینفعان انجام دهد.
- قدرت بالا، منافع پایین: میزان جلب رضایت این دسته از ذینفعان باید به حدی باشد که اطلاعات پروژه را با آن‌ها در میان بگذاریم؛ اما نه به میزانی که باعث خسته شدن آن‌ها شود. این دسته از ذینفعان باید از مزایای کلی پروژه باخبر باشند تا در زمان مناسب از پروژه حمایت کنند.
- قدرت پایین، منافع بالا: این دسته از افراد می‌توانند در جزییات پروژه به تیم کمک کنند؛ بنابراین، لازم است که این دسته از افراد را از اطلاعات پروژه آگاه کنیم و مدام با آن‌ها در تماس باشیم و به آن‌ها اطمینان دهیم که مشکلی پیش نخواهد آمد.
- قدرت پایین، منافع پایین: ارتباط بیش از حد با این گروه می‌تواند باعث هدر رفتن زمان و سر رفتن حوصله ذینفعان باشد.
در این گام از فرآیندهای مدیریت ذینفعان پروژه، لازم است که درباره ذینفعان، واکنش آن‌ها نسبت به فعالیت‌های پروژه و انتظارات آن‌ها بیشتر بدانیم.
شاید حتی لازم باشد که به ملاقات حضوری با ذینفعان بروید و یا در سمینارها شرکت کنید تا زمانی مناسب برای صحبت با ذینفعان پیدا کنید.
حتی ممکن است گاهی مجبور شوید که برای تاثیرگذاری و برآورد کردن انتظارات افراد و گروه‌ها، مقاله‌ای در رابطه با پروژه‌تان بنویسید.
گام چهارم: محتوای پیامی که می‌خواهید به ذینفعان برسانید را از قبل مشخص کنید:
برای مشخص کردن محتوای پیامی که می‌خواهید به ذینفعان برسانید، می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چه منافعی از ذینفعان در گروی پروژه قرار دارد؟
- ذینفعان چه نظری در رابطه با پروژه و تیم اجرایی دارند؟
- آیا شناخت ذینفعان از پروژه و فعالیت‌ها واقع‌بینانه است؟
- در صورتی که قادر به جلب نظر ذینفعان نیستید، چگونه می‌خواهید مخالفت آن‌ها را مدیریت کنید؟
لازم به ذکر است که همیشه در تمام چرخه عمر پروژه، عده‌‌ای موافق و مخالف وجود دارد. بسیار مهم است که هنگام مدیریت ذینفعان پروژه، مخالفت‌ها را شخصی استنباط نکنید و تلاش کنید که با یک زبان مشترک با آن‌ها ارتباط برقرار کنید و سعی کنید که مخالفت‌ها را رفع کنید.
مدیریت ذینفعان پروژه و فرآیندهای آن ازدیدگاه PMBOK:
مدیریت ذینفعان پروژه شامل مجموعه‌ای از فرآیندهای مورد نیاز جهت شناسایی مردم، سازمان‌ها یا گروه‌هایی است که می‌توانند پروژه و فعالیت‌ها را تحت تاثیر قرار دهند و هدف تجزیه و تحلیل انتظارات ذینفعان و میزان قدرت آن‌ها است.
در این فرآیند، ابتدا باید به شناسایی دوره‌ای ذینفعان، مستند سازی اطلاعات، بررسی مشارکت ذینفعان و پتانسیل آن‌ها در موفقیت پروژه پرداخته شود.
در گام دوم، باید به برنامه‌ریزی مشارکت ذینفعان پرداخته شود. در این گام، لازم است که علاقه آن‌ها به مشارکت بررسی شود و لیستی از نیازها و انتظارات‌شان تهیه شود.
در گام بعدی، باید با ذینفعان ارتباط برقرار کنید و نحوه پاسخ دادن به نیازها و انتظارات آن‌ها را پیدا کنید. همچنین، در این مرحله از فرآیند باید به دنبال موضوعاتی مشترک باشید تا مشارکت با ذینفعان آسان‌تر شود.
در گام آخر، تنها کافی است یک استراتژی برای مشارکت ذینفعان تنظیم کنید و شاهد مشارکت آن‌ها در پروژه و فعالیت‌ها باشید.
چرا تحلیل ذینفعان ضروری است؟
تجزیه و تحلیل ذینفعان دارای چند مزیت زیر است:
- تحلیل درست ذینفعان به پروژه شکل و قالب مناسب می‌دهد.
- دستیابی به منابع آسان‌تر می‌شود.
- درک فعالیت‌ها و اهداف پروژه برا ذینفعان آسان‌تر می‌شود.
مزایای مدیریت ذینفعان پروژه:
زمانی که از میزان تاثیر و قدرت ذینفعان برای پیشرفت در پروژه استفاده می‌کنید، احتمال موفقیت در پروژه و فعالیت افزایش می‌یابد. از سوی دیگر، مدیریت ذینفعان پروژه مانع از هدر رفتن منابع و وقت می‌شود و از ارتباطات بیهوده و غیر ضروری پیشگیری می‌کند.
ذینفعان اصلی، بیشترین تاثیر و قدرت را بر روی فعالیت‌های پروژه دارند. آن‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا راحتتر منابع مورد نیاز را جمع‌آوری کنید. همچنین، درخواست‌های مرتبط به منابع و زمان را اولویت‌بندی کنید و موانع احتمالی که بر سر راه پروژه قرار دارند را از میان بردارید.
در نتیجه، تحلیل ذینفعان و اولویت بندی آن‌ها به تیم اجرایی کمک می‌کند تا نحوه مدیریت و برخورد با هر یک از ذینفعان را بهتر درک کنند.
سازمان‌ها و شرکت‌ها با استفاده از نظرات و نیازهای ذینفعان بانفوذ و قدرتمند، به جهت‌دهی بهتر پروژه و فعالیت‌ها کمک می‌کنند و با استفاده از حمایت‌هایشان به منابع بیشتری دسترسی پیدا می‌کنند. این امر، یک تضمین برای دستیابی به موفقیت است.
مدیریت ذینفعان پروژه با ارتباطات متناوب و موثر با ذینفعان باعث می‌شود که درک فعالیت‌های پروژه برای آن‌ها آسان‌تر شود. همچنین، ذینفعان قادر خواهند بود که به طور فعالانه در زمان مورد نیاز از پروژه و تیم حمایت کنند و ریسک مواجه شدن پروژه با شکست را کاهش دهند.
سخن آخر:
ذینفعان افرادی هستند که می‌توانند به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر پروژه تاثیر بگذارند. بنابراین، شناسایی و تحلیل آن‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است.
تجزیه و تحلیل ذینفعان، یعنی مشخص کنید که چه گروه یا اشخاصی می‌توانند بیشترین و کمترین تاثیر مثبت یا منفی را بر روی فعالیت‌ها داشته باشند.
از سوی دیگر، مدیریت ذینفعان پروژه باعث افزایش قدرت تصمیم‌گیری می‌شود؛ زیرا، هرچه پروژه بزرگتر و پیچیده‌تر باشد، با افراد بیشتری درتماس هستید و از آن‌ها تاثیر می‌پذیرید. بنابراین، مدیریت ذینفعان پروژه نقشی کلیدی در موفقیت پروژه دارد.
