تکنیک مدیریت زمان یا GTD چیست ؟

آشنایی با تکنیک مدیریت زمان یا GTD

تکنیک مدیریت زمان GTD چیست ؟ آیا با آن آشنایی دارید؟ آیا تا به حال از این تکنیک برای مدیریت زمان خود استفاده کرده اید؟ آیا با کتاب آن آشنا هستید؟ ما انسان ها مشغله های بسیار زیادی در طول زندگی داریم که نیازمند این هستیم که برای سر و سامان دادن به آنها برنامه ریزی کنیم. در کناری این مطلب مطالعه ی مقاله ی مدیریت تغییر چیست؟ هم بی لطف نیست.

ما انسان ها مشغله های بسیار زیادی در طول زندگی داریم که نیازمند این هستیم که برای سر و سامان دادن به آنها برنامه ریزی کنیم. اما اکثر اوقات این برنامه ریزی های ما با مشکل مواجه می شود و ما نمی دانیم دقیقا باید چه کنیم. کارهای بسیار سنگینی هستند که بر سرمان ریختند و هر کدام نیازمند رسیدگی هستند.

زندگی روزمره انسان با برنامه، ریتم می پذیرد، اینگونه هیچ وقت با مشکل کمبود وقت مواجه نخواهیم شد. اکثر ما از برنامه ریزی درست برای زمان های زندگیمان، نا آگاه هستیم به همین دلیل راهکارهای خوبی به کار نمی گیریم و بعد از مدتی دوباره به رول گذشته برمی گردیم.

اگر بخواهیم به دید کارشناسانه به آن نگاه کنیم، نظریه ها و پیشنهاداتی از متخصصان سراسر جهان گردآوری شده است که یکی از آنها تکنیک مدیریت زمان GTD می باشد.

اهمیت تکنیک مدیریت زمان

برای اینکه کار ها بر اساس اهمیت خود پیش بروند و ما بتوانیم آنها را انجام دهیم، نیازمند این هستیم که آنها را دسته بندی کنیم تا بتوانیم به موقع به هرکدامشان برسیم. اگر ما در کارهایمان غرق شویم و مشغله ما زیاد باشد، آنگاه مجبوریم از بودن در کنار خانواده و تفریح کردن کنار بکشیم که این امر غیر منطقی است و باعث پایین آمدن روحیه ما می شود.

اگر کسی به شما پیشنهادی بده که بتوانید با استفاده از آن به موقع به همه کارهای خود برسید و آنها را انجام دهید، آیا حاضرید آن را بپذیرید؟ اگر در ادامه ما را دنبال کنید، ما برایتان روش مدیریت زمان را شرح و بسط می دهیم تا بتوانید به کارهای خود در طول روز نظم و برنامه بدهید.

در واقع تکنیک مدیریت زمان GTD از یک کتاب سرچشمه می گیرد که توسط یک نویسنده به نام دیوید آلن به چاپ و نشر رسیده است. GTD در واقع سرواژه های عبارت Getting Thing Done می باشد. مقاله ی آشنایی با بازی آبجو یا بازی نوشابه نیز می تواند در این زمینه کارآمد باشد.

ویدیو پییشنهادی : آموزش مدیریت استراتژیک

در واقع چون اکثر دغدغه  های امروز ما رسیدن به یک برنامه صحیح برای رسیدن به همه امورات کاری و زندگی است، متخصصان زیادی با روش های مختلف اقدام به انتشار کتاب هایی در زمینه مدیریت زمان کرده اند، که از معروف ترین آنها می توان به کتاب دیوید آلن اشاره نمود.

تاریخچه کوتاه

دیوید آلن متولد ۲۸ دسامبر ۱۹۴۵ می باشد. او به عنوان مشاوره بهره وری شناخته می شود و معروفیت آن بیشتر به خاطر کتاب او در زمینه مدیریت زمان می باشد.

وقتی به او در سال ۱۹۸۰ پیشنهاد شد که برای مدیریت و مدیران برنامه ای طراحی نماید، چشم انداز خود را برای طراحی یک مدیریت زمان آغاز نمود. کتاب Getting Things Done را در واقع می توان ثمره این چشم انداز دانست که اکنون به عنوان یک تکنیک معروف در جهان مورد استفاده قرار می گیرد.

مدیریت زمان به معنای هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثر بخشی تلاش‌های فردی است .مدیریت زمان یکی از با ارزش‌ترین مهارت‌هایی است که شما را در زندگی شخصی و حرفه ای به پیش می‌راند.

اگر شما نمی‌توانید زمان خود را به طور مؤثر و درست مدیریت کنید، دیر یا زود دچار هرج و مرج و سرگردانی می‌شوید. زمان، به عنوان یک جنبه مهم و اساسی از زندگی، استحقاق این را دارد که توجه زیادی به آن اختصاص داده شود. تنها اگر هنر مدیریت زمان را یاد بگیریم، زندگی ما تغییرات مثبتی را تجربه خواهد کرد. برای استفاده درست از هر دقیقه از زندگیتان، باید بدانید مدیریت زمان چه تاثیراتی مثبتی را به همراه دارد.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

هرآنچه که باید درباره مدیریت زمان بدانید عنوان این مقاله است، زیرا این امر آنقدر مهم است که یادگیری این مهارت می‌تواند تأثیر مثبتی بر زندگی حرفه‌ای شما بگذارد؛ در مسائل کاری که ما بیشتر با محدودیت زمانی رو به رو هستیم اهمیت این موضوع بیشتر احساس می‌شود، این که بتوانید وظایف و مسئولیت‌ های کاری خود را با مدیریت زمانی مناسب به اتمام برسانید. در اینجا به برخی از مزایای مدیریت زمان نگاهی بیندازیم:

• مدیریت بهتر وظایف
• بهره‌وری بالاتر
• سطح استرس پایین‌تر
• تعادل بهتر میان کار وزندگی

با مدیریت زمان  به شکلی کارآمد، کارکنان می‌توانند به راحتی ساعت خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. هنگامی که کارها طبق برنامه پیش می‌روند، کارکنان با خلاقیت و انگیزه بیشتری کار می‌کنند و کمتر مستعد فرسودگی و خستگی در محل کار خود هستند.

مقاله پییشنهادی : نکات کلیدی مدیریت و رهبری تیم

سامانه مدیریت زمان GTD

این کتاب، کتابی است که یک برنامه جامع برای مدیریت زندگی و کار با آرامش بیشتر و استرس کمتر، به شما پیشنهاد می کند. این کتاب در واقع باعث می شود شما بتوانید کار و زندگی خود را از هم جدا کرده و با آرامش و تفکیک خاطر به هر دوی آن ها به نحو احسن رسیدگی نمایید.

دیوید آلن سمینارهای مختلفی در زمنیه باوری داشت که در این سمینارها توانست تکنیک هایی در جهت مدیریت اطلاعات، تعهدات و ارتباطات طراحی کند و آن را برای عموم به اشتراک بگذارد.

تکنیک مدیریت زمان GTD حاصل کار بر روی تکنیک های مدیریت تعهدات و اطلاعات بود که در سمینارهای مختلف مطرح می شد. در واقع دیوید آلن توانست با نتیجه گیری از این سمینارها به یک تکنیک جامع و فراگیری دست پیدا کند که نام آن را GTD نهاد.

این روش ابداعی توسط شرکت های مختلفی تست و بررسی شده است و به بیش از نیم میلیون نفر این روش آموزش داده شده است تا با استفاده از آن بتوانند به مدیریت کار و زندگی خود بپردازند. البته این آموزش در جهت تست این روش نیز بوده است تا یک آزمایش جهانی مبنی بر آن صورت گرفته باشد.

با این کار توانست به جایگاه واقعی خود در جهان برسد، تا جایی که این روش به عنوان یکی از بهترین روش های مدیریت زمان در دستور کار افراد بسیاری قرار گرفته است.

در واقع این تکنیک در صدر روش های مدیریت زمان توسط شرکت های معتبر جهانی، مورد استفاده قرار گرفته است و جواب خود را در زمینه مدیریت زمان، پس داده است.

بهترین روش برای مدیریت زمان GTD

سامانه مدیریت زمان GTD یک سامانه جامع و پیشرفته ای برای مدیریت زمان در کارها و زندگی روزمره است که شما بتوانید به مدیریت همه کارهای خود بپردازید. در واقع در این روش محدود کننده ای برای شما وجود ندارد و به شما آموزش می دهد که بتوانید یک بسته بندی از تمامی کارها، اطلاعات و تعهدهای خود داشته باشید.

ویدیو پییشنهادی : آموزش مدیریت راهبردی

با بسته بندی انواع کارها و تعهدات خود، می توانید به صورت نظام بندی شده به آن چیزی که می خواهید برسید و همه کارهای خود را از بالا ببینی و برای آنها برنامه ای داشته باشید.

در این صورت می توانید با خیال راحت تمامی تعهداتی را که به آنها وعده کرده اید، بدون استرس و نگرانی اجرا کنید و وفای به عهد خود داشته باشید.

همچنین می توانید با خیال راحت به قول دیوید آلن چیزهای زندگی را انجام دهید و با خیال راحت، بدون استرس و نگرانی، همه امورات زندگی خود را به همراه کار مدیریت نمایید.

اگر شما بدانید که قرار است چه کارهایی را در چه زمانی باید تحویل دهید، قطعا برای آن برنامه ای خواهید داشت و برای گذران لحظه به لحظه دقایق عمرتان برنامه دارید. این برنامه به شما حق انتخاب خواهد داد که کار را انجام دهید یا می توانید در زمان دیگری نیز آن را به پایان برسانید.

تکنیک مدیریت زمان GTD برای اینکه در کمال آرامش بتوانید تمام امورات زندگی خود را سپری کنید، گام هایی را برای شما پیشنهاد می کند که عبارتند از:

گام های تکنیک مدیریت زمان

همه آنچه را که در اطرافتان به شما جلب توجه می کند، جمع آوری نمایید.

گام بعدی برای انجام کار خود را پیش بینی کنید تا بتوانید به نتیجه نهایی دست پیدا کنید.

باید برای خود سیستم یادآوری تنظیم نمایید. به این سیستم (Reminder) هم گفته می شود. شما باید اطلاعات را به روش هایی ساده در زمان ها و مکان های معین دسته بندی نمایید.

مقاله پییشنهادی : هوش مالی و اهمیت آن در کسب و کار

اطلاعات خودتان را به روز رسانی کنید. این کار بر اساس تمام جنبه های زندگی شما اعم از کارها، پروژه ها، اوامر روزمره، مسئولیت ها، چشم انداز ها و اهداف کلی زندگی را در برمیگیرد.

پیاده سازی تکنیک برای تمامی امورات زندگی و کاری شما قابل پیاده سازی است. این کار باعث می شود که انرژی ذهن شما آزاد شود و تمام زندگی شما به یک سازمان نظام بندی شده برسد.

پیاده سازی تکنیک مدیریت زمان

شروع این بند را با استفاده از یک نقل قول از کتاب دیوید آلن اجرا خواهیم کرد. این کار برای این است که شما بتوانید با مدیریت زمان به درستی آشنا شوید.

دیوید آلن در کتاب Getting Things Done می نویسد:

همه چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش می آید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفته است.

برای زندگی و پروژه های خود باید یادآور بسازید همانطور که در گام های GTD هم به آن اشاره کردیم برای خودتان باید یادآور داشته باشید و همیشه یک نظام بندی به روز و جامع برای خود نگه دارید.

اصول تکنیک مدیریت زمان

اما مهمترین اصول در GTD به نظر شما چیست؟ این کار اصولی دارد که با رعایت آنها می توانید به هدف نهایی این تکنیک که مدیریت کامل زمان است برسید. اگر این اصول را همیشه به خاطر داشته باشید، هرگز دچار اشتباه نخواهید شد.

• جمع آوری کن
• پردازش کن
• مرتب کن
• بررسی کن
• انجام بده

همه ما دارای مشغله هایی در زندگی هستیم که میخواهیم به موقع به آنها برسیم تا بتوانیم به دیگر امورات زندگی خود از قبیل در کنار خانواده بودن، تفریح کردن، بیرون رفتن، صحبت با دوستان نیز برسیم. در ادامه یک سری تکنیک هایی هست که از تکنیک مدیریت زمان شاخه شده اند تا شما بتوانید به همه کارهای خود برسید.

تکنیک مهم ترین کارها ( م ت ک )

شما باید در پایان روز یا در آغاز آن سه کار مهم از ۴ کاری را که باید انجام دهید، مشخص کنید، حتی می توانید آنها را در دفترچه خود بنویسید. این سه کار باید اول از همه انجام شوند، حتی اگر به بقیه کارهای خودتان نرسید.

طرح های بزرگ

طرح هایی را که شما در هر فرصت به دست می آورید را باید به شیوه ای برنامه ریزی کنید تا بتوانید برای آن وقتی به صورت هفتگی یا روزانه معین کنید و آن را به تدریج پیش ببرید.

خواندن نامه ها و ایمیل ها

شما باید صندوق پستی مجازی و واقعی خودتان را هر روز و همان لحظه ای که به دستتان میرسد، خالی نمایید و ایمیل های خود را بخوانید. صندوق پستی باید صفر شود و این کار را به روز های دیگر موکول نکنید. باید برای هر کدام نیز تصمیم لازم را در همان لحظه گرفته باشید.

یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید

برای اینکه یک ساعت به کارهای خود اضافه نمایید، توصیه می کنیم که یک ساعت زودتر از خواب برخیزید. اینگونه از بقیه یک ساعت بیشتر وقت خواهید داشت.

ایده بسازید

باید بدون اینکه ایده را دستخوش تغییر نمایی، آن را عملی نمایید. برای این که یک ایده بسازید باید از ذهنتان نهایت استفاده را برده باشید. در واقع به چیز ها و اهدافی که در آینده قرار است برسید فکر کنید.

هر چه که در این مورد به ذهنتان خطور می کند، باید نوشته شود. موضوعات ریز و درشت باید به دقت نوشته شوند. اگر نیاز به تحقیق هم دارید به ذهنیات خود بیفزایید. بعد از اینکه ایده ها روی کاغذ آمدند درباره خوب بودن یا بد بودنشان تصمیم بگیرید، فقط آنها را بیرون بکشید.

آماده یادداشت باشید

همیشه برای یادداشت کردن و نکته برداری آماده باشید و مجهز شوید. هر فکری اعم از ایده های مختلف باید در اولین فرصت نگارش شوند.

خواب منظم

شما باید برای خوابتان برنامه داشته باشید. کمتر از هشت ساعت خوابیدن و بیشتر از آن توصیه نمی شود. اگر شما به اندازه کافی نخوابید، نمی توانید انرژی لازم را برای انجام کار ها آزاد کنید. داشتن خواب منظم و هشت ساعته به داشتن انرژی در طول زندگی روزمره کمک می کند.

ویدیو پییشنهادی : آموزش دوره رفتار سازمانی

شروع روز با بدترین کار

شما باید کاری را که از آن متنفرید، ابتدا انجام دهید.اینگونه باعث می شود که بقیه روز به خوبی سپری شود.

کارهای خود را دسته بندی کنید

همانطور که در بندهای قبلی در رابطه با تکنیک مدیریت زمان به آن اشاره داشتیم، باید کارهای خود را دسته بندی کنید. کارهایی را که در یک دسته قرار می گیرند با هم انجام دهید. برای مثال ایمیل ها را یکجا بخوانید و به شبکه های اجتماعی خود سر بزنید و پاسخ چت های خود را بدهید.

با تقویم پیش بروید

برای اینکه بتوانید یک زنجیره درست داشته باشید، باید یک تقویم برای کارهای خود تهیه نمایید. برای هر روز در تقویمتان برنامه بریزید تا بتوانید مجموعه فعالیت های خود را در یک فضای بیشتری انجام دهید.

هفته بعد را پیش بینی کنید

شما باید برای هفته بعدتان پیش بینی های لازم را داشته باشید که این امر نیازمند بررسی کارهایی است که هفته های قبل انجام داده اید و قرار است هفته بعد انجام دهید.

توجه به نقش ها

شما باید بسته به شرایط هر محیط نقش خود را به خوبی ایفا کنید. در سرکار نقش یک مدیر را دارید، در خانه نقش یک پدر را دارید که باید بتوانید همه این نقش ها را به خوبی ایفا کنید تا زندگی بهتری داشته باشید.

ویدیو پییشنهادی : آموزش هوش مالی

در کار غرق نشوید

برخی از اوقات پیش می آید که شما آنقدر در کار خود محو می شوید که به گذشت زمان توجهی نمی کنید. این وضعیت برای شما سم است و برای اینکه دچار همچین وضعیت هایی نشوید باید برای خود یادآور بگذارید و به کارهای دیگر برسید، مثل استراحت کردن.

همه آن چیزی را که ممکن است فراموش کنید، بنویسید

شما باید به حافظه خودتان اعتماد نداشته باشید، به همین منظور از همه چیز های مهم و چیزی هایی که مهم به نظر می رسند، یادداشت بردارید. بعدا می توانید با مراجعه به آن مسیرتان را دوباره تشخیص دهید و به آن بازگردید. در ادامه نگاهی به مقاله ی مدیریت راهبردی یا مدیریت استراتژیک چیست؟ نیز داریم.

اهدافتان را به روش درست تنظیم کنید.

روشی درست و یا  اشتباه برای تعیین اهداف وجود دارد. اگر اهداف خود را به روش صحیح تنظیم نکنید، اهداف درستی نخواهید داشت که باعث می‌شود از مسیر درست خارج شوید.اما اگر به درستی آن‌ها رامشخص کنید. محدودیتی نخواهید  داشت و هرچه بخواهید به دست می‌آورید.وقتی که آهداف را به درستی شناختید و درک کردید مطمین شوید که آن را  به طرزی قدرتمند و عمیق می‌خواهید ،به گونه ای که هیچ چیز مانع شما برای رسیدن به هدف نباشد.

ویدیو پییشنهادی : مدیریت زمان