تاریخچه استاندارد مدیریت پروژه PMBok:
استاندارد مدیریت پروژه PMBok در حقیقت یک کتابچه راهنمایی با اصول ده گانه است که از قرن بیستم توسط موسسه مدیریت پروژه(PMI) در ایالات متحده در حال چاپ و انتشار است. در حقیقت مدیریت پروژه از زمانی که به صورت تخصص جداگانه در میان علوم مطرح گردید، این موسسه غیر انتفاعی در آمریکا برای حفظ اصول این علم به وجود آمد. تلاش این موسسه ارائه چارچوب‌های کلی و مورد قبول مدیریت پروژه در صنایع مختلف بود و تمامی این چارچوب‌ها با توجه به دانش روز در حال به روز رسانی هستند.
آخرین نسخه راهنمای استاندارد مدیریت پروژه PMBok در سال ۲۰۱۶ و با اعمال آپدیت‌های مختلف بر اساس تکنولوژی روز دنیا به انتشار رسید و در دست مدیران کنترل پروژه قرار گرفت. بهتر است بدانید استاندارد مدیریت پروژه PMBok عنوان مخفف کتابچه راهنمای «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه»(A Guide to the Project Management Body of Knowledge) می‌باشد که در میان متخصصان علوم مهندسی صنایع، مهندسان عمران و مدیران صنعتی و ساخت و تولید با این اختصار شناخته می‌شود.
ضرورت استاندارد PMBOK:
بسیاری از کارشناسان مبتدی حوزه مدیریت صنایع با استاندارد مدیریت پروژه PMBok آشنایی ندارند و آن را تنها راهنمایی برای این علم تلقی می‌کنند. بهتر است بدانید که برای قدم گذاشتن در راه آموزش این تخصص در وهله اول یادگیری اصول و استانداردهای مدیریت پروژه سخت‌ترین و مهم‌ترین کار ممکن است.
شاید افراد قادر باشند با کسب تجربه در مشارکت با تیم‌های پروژه از روند انجام کار پروژه اطلاعاتی کسب کنند اما بدون دانش کافی نسبت به استاندارد مدیریت پروژه PMBok قدم گذاشتن و قبول پروژه‌های بزرگ و کوچک امکان پذیر خواهد بود و چه بسا افراد با شکست‌های بزرگی روبرو شوند. در حقیقت مبنای علم مدیریت پروژه بر پایه همین استانداردها استوار است و هیچ برنامه‌ریزی و نظارت و کنترلی نباید خارج از این چارچوب‌ها صورت بگیرد. زیرا این استانداردها بنای موفقیت مدیریت پروژه را می‌سازند و ادامه این سازه بدون این بنا امکان پذیر نیست.
گستره دانش مدیریت پروژه مبتنی بر مهارت استاندارد مدیریت پروژه PMBok بسیار متنوع بوده و حوزه‌های مختلفی را درگیر می‌کند که نشان دهنده این مسئله است که بر اساس این استاندارد به افراد با تخصص‌های مختلف برای اجرای پروژه نیاز است و افراد باید بتوانند درک کاملی از مهارت پی ام باک در زمینه مدیریت پروژه داشته باشند تا بتوانند برنامه‌ریزی اصولی انجام داده و پروژه خود را در جهت درست سازماندهی کنند.
استاندارد PMBok:
استاندارد مدیریت پروژه PMBok در ده محدوده دانش مدیریتی خلاصه می‌شود که این ده حوزه شامل مدیریت محدوده، یکپارچگی، زمانبندی، کیفیت، هزینه، منابع، ریسک، ارتباطات، تامین و خرید و ذینفعان می‌گردد. هر کدام از این حوزه‌های دانش مدیریتی سهم مساوی در روند مدیریت پروژه دارند و یک مدیر پروژه بایستی بتواند به تمامی این حوزه‌ها آگاهی کامل داشته و بتواند تمامی این بخش‌ها را به مساوات هم به پیش براند. هر مدیر کنترل پروژه بایستی بتواند از تاثیر این حوزه‌ها بر فرایند پروژه اطلاع داشته باشد و بتواند حوزه پروژه خود را تشخیص داده و حوزه‌های موجود را به درستی مدیریت کند.
استاندارد مدیریت پروژه PMBok دارای ۵ فاز چرخه پروژه است که روندهای زیر را شامل می شوند:
بخش آغازین:
در این بخش محدوده‌های کلی یک پروژه تعیین شده و تاییدیه‌های شروع پروژه اتخاذ می‌گردد. در پایان این مرحله منشور پروژه به دست می‌آید که نقش مهمی در آغاز فاز دوم با عنوان برنامه ریزی دارد.
روند برنامه ریزی:
فاز دوم استاندارد مدیریت پروژه PMBok است که کارهای زیادی در این فاز بایستی انجام گردد. چند حوزه دانش مدیریتی پی ام باک در این فاز خلاصه می‌شود که عبارتند از: تعیین جزئیات محدوده پروژه، مذاکره با ذینفعان پروژه، تعیین ریسک‌ها و چالش‌های موجود و تعیین برنامه زمانبندی.
یکی از حیاتی‌ترین کارهای فاز دوم مدیریت هزینه و زمان است زیرا پروژه‌ها با توجه به ابعادشان دارای هزینه‌های مخصوص است که ممکن است تاخیر در روند انجام پروژه هزینه‌های هنگفتی برای آن به بار بیاورد. افزایش هزینه‌های یک پروژه رابطه مستقیمی با زمان آن دارد. هر چقدر زمان روند پروژه به تعویق بیافتد، هزینه‌ها افزایش خواهند یافت. استاندارد مدیریت پروژه PMBok در این فاز شکل‌گیری یک برنامه مدیریت پروژه را برای ورود به فاز سوم نیاز دارد.
اجرایی کردن پروژه:
در این فاز تمام آنچه که بر روی کاغذ بوده است بایستی اجرا شود. بایستی تک تک جزئیات برنامه مدیریت پروژه به واقعیت بپیوندند و به اجرا برسند. در پایان این فاز اقلام قابل تحویل پروژه به فاز کنترل می‌رسند. خروجی‌های این فاز برای ذینفعان بسیار حیاتی است و در حقیقت انتظارات برآورده شده یا نشده را نشان می‌دهند. بایستی مدیران کنترل پروژه مهارت‌های ارتباطی لازم برای توضیح آنچه که به وقوع پیوسته است را داشته باشند و بتوانند افراد دخیل در پروژه را رهبری کرده و ذینفعان را نسبت به فاز اجرایی پروژه آگاه سازند.
نظارت و کنترل:
این فاز یکی از حساس ترین فرایندهای موجود در چرخه عمر پروژه و استاندارد مدیریت پروژه PMBok است. در حقیقت مدیر کنترل پروژه «اقلام قابل تحویل» را با «برنامه مدیریت پروژه» مقایسه کرده و به دنبال اتخاذ تصمیمات مهم در هدایت پروژه در مسیر مناسب می‌باشد. این مرحله حیاتی برای آگاهی از انحرافات موجود در روند پروژه بسیار ضروری است و مدیرانی که امر کنترل و نظارت را سهو بپندارند، بدون شک پروژه آن‌ها با شکست مواجه خواهد شد. حوزه دانشی مدیریت کیفیت و یکپارچگی در حیطه این فاز قرار می‌گیرد و مدیر کنترل پروژه بایستی از به روزترین تکنیک‌های نظارتی آگاهی داشته باشد و بتواند پروژه را در تمامی جوانب زیر کنترل داشته باشد.
فاز اتمام پروژه:
در این مرحله چرخه عمر پروژه پس از گذشت مدت زمان مورد نظر بالاخره به پایان می‌رسد و آنچه که روی داده است در اختیار ذینفعان قرار می‌گیرد. در این فاز پروژه در قالب مصنوعات به نمایش عموم رسیده و تجربیات در روند انجام آن به صورت فایل‌های قابل استناد در اختیار سایر مدیران پروژه قرار می‌گیرد.
مدیریت ارتباطات پروژه PMBok بر پایه استاندارد مدیریت پروژه:
یکی از حوزه‌های تاثیرگذار در چرخه عمر پروژه مدیریت ارتباطات است که در فازهای برنامه ریزی، اجرا و نظارت و کنترل کارایی دارد. پیشتر گفته شد که یکی از مهارت‌های لازم برای مدیران کنترل پروژه، برخورداری از فنون ارتباطی قوی است که در روند به جلو راندن پروژه بسیار به کار کارشناسان می‌آید.
مدیریت ارتباطات پروژه بر اساس استاندارد مدیریت پروژه PMBok به پروسه‌های لازم برای جمع آوری، انتشار، ذخیره‌سازی و بررسی اطلاعات موجود در حیطه پروژه می‌پردازد. تمامی این کارها بایستی در زمان برنامه‌ریزی شده و در شرایط مناسب انجام شود. استاندارد مدیریت پروژه PMBok برای مدیریت ارتباطات پروژه دارای عناوینی همانند برنامه‌ریزی اطلاعات، توزیع یافته‌ها، گزارش‌دهی و اتمام روند اداری و اجرائی است.
قدرت ارتباطات قوی مدیران کنترل پروژه به آن‌ها در تکمیل مرحله نظارت و کنترل کمک بسیاری می‌کند. مدیران با افرادی در پروژه درگیر باشند که هر کدام به دنبال نفع‌های مختلف هستند و حتی ممکن است خواسته‌های گروهی با گروه دیگر تلاقی کند و در تضاد باشد. مدیر پروژه بایستی بتواند مذاکره را خوب بلد باشد و همواره بتواند بین ذینفعان و افراد اجرایی پروژه هماهنگی و ارتباطات موثر برقرار کند و با قدرت ارتباطی استاندارد مدیریت پروژه PMBok بتواند تیم پروژه خود را در انجام درست کارها راهنمایی و هدایت کند.
مدیریت یکپارچگی PMBok بر پایه استاندارد مدیریت پروژه PMBok:
اساس جدول فرایندی چرخه عمر پروژه خواهید دید که مدیریت یکپارچگی در استاندارد مدیریت پروژه PMBok در تمامی فازهای مدیریت پروژه حاکم است و نقش عمده‌ای در فازهای اجرا و کنترل دارد. زیرا در صورت عدم وجود پیوستگی و هماهنگی در بین اجزای مختلف یک پروژه، آن پروژه با شکست روبرو خواهد شد. حتی یکپارچگی در بحث نظارت و کنترل بسیار اهمیت دارد و مدیر پروژه بایستی بتواند اجزای پروژه را در کنار هم و در تلفیق با هم نظارت کند. پروسه مورد نظر در این حوزه مدیریتی در ایجاد و اتخاذ رویه هماهنگی و یکپارچگی بین اجزای مختلف درگیر در پروژه و سپس بین پروژه با شرایط بیرونی نقش دارد و برقراری این هماهنگ در وهله اول به عهده مدیر با تیم پروژه و ذینفعان است. استاندارد مدیریت پروژه PMBok در حوزه مدیریت یکپارچگی دارای عناوینی از قبیل شکل‌گیری برنامه پروژه، اجرای برنامه مدیریت پروژه و کنترل تغییرات یکپارچه مدیریت پروژه است.
آگاهی به این استانداردها برای تمامی مدیران ارشد، مشتریان و سهامداران پروژه، مدیران پروژه، مدیران عملیاتی و کارکنان در ارتباط با تیم پروژه، مشاوران و متخصصان حوزه مدیریت پروژه و در نهایت برای مدرسان مباحث پروژه و ریسک‌های آن بسیار اهمیت دارد. تمامی این گروه‌ها موظف‌اند برای موفقیت پروژه‌ای که درگیرش هستند، کتابچه استاندارد مدیریت پروژه PMBok را با نهایت دقت مطالعه کرده و در چرخه پروژه مورد نظرشان، جزئیات استاندارد مدیریت پروژه PMBok را بر روی پروژه خود حاکم کنند.
