تحلیل درون سازمانی چیست
هر سازمانی شامل مسائل داخلی و خارجی است. هر دو دسته‌ی داخلی و خارجی بر سازمان تاثیر می گذارند و به بقای آن کمک می کنند. از این رو تحلیل درون سازمانی و برون سازمانی اهمیت بالایی دارد.
اهمیت تحلیل درون سازمانی را حتی می توان بالاتر دانست زیرا اگر یک سازمان از درون متلاشی باشد هیچ نیروی خارجی‌ای نیاز نیست تا آن سازمان از بین برود. همچنین بد نیست نگاهی به مقاله ی تفاوت اسکرام با Agile و ارتباط آنها با یکدیگر داشته باشیم.
امروزه سازمان‌ها با اصول مدیریتی بیشتر آشنا شده‌اند. آنها متوجه شده‌اند که برای اینکه مشکلات سازمان مانند غیبت بالای کارکنان از کار، عدم احساس مسئولیت پذیری آنها، عدم رضایت شغلی، طلاق عاطفی آنها از کار و … کاهش یابد، باید بیشتر دقت کنند و قبل از اینکه به کار و سرمایه توجه کنند، به نیروهای کار توجه کنند.
در زمان بحران بیشترین سرمایه و گرانترین ماشین آلات نمی توانند بحران را حل کنند، بلکه نیروی کار متعهد و علاقه مند به سازمان می تواند به یاری مدیر برود.
ویژگی های تحلیل درون سازمانی
ویژگی‌های درونی سازمان، جزئی از منابع حیاتی برای موفق شدن است. به همین دلیل بیشترین اهمیت را دارد و در خروجی سازمان‌ها بیشترین تاثیر را می گذارد.
به طور خلاصه تحلیل درون سازمانی یعنی شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان‌ها. هدف از تحلیل درون سازمان را هم می توان به طور کلی ایجاد شرایط بهتر و بقای سازمان نامید.
این تحلیل دست مدیران را می گیرد و کمکشان می کند تا مسیر آینده‌ی سازمان را تعیین کند. با تحلیل درون سازمان می توان به این نتیجه رسید که آیا یک سازمان نیاز دارد برخی از جنبه‌های عملکرد خود را تغییر دهد یا خیر؟ اگر نیازی به تغییر باشد، چه عواملی به طور مستقیم و یا غیرمستقیم از این تغییرات تاثیر می‌پذیرند.
ارزش کدام عامل تولید بیشتر است و تاثیر آن در هر زمان به چه صورت بوده است؟ در هر دوره کدام عامل نقش مهمتری داشته است تا سازمان را به هدفش برساند؟
در هر سازمانی می توان یک چارتی را متصور شد که ردیف ها و رده های موقعیت های شغلی سازمان را نشان می دهد. بین اعضای این چارت روابطی شکل می گیرد و این روابط سازمان را به جلو میبرد. کارکنان، روابط آنها، فرهنگ، مسائل سیاسی و… روابط درون سازمانی را تشکیل می دهند.
چه فاکتورهایی باید هنگام تحلیل درون سازمانی بررسی شوند؟
- تعامل مدیران با سهامداران
- تعامل مدیران با یکدیگر
- تعامل کارکنان با مدیران
- تعامل کارکنان با یکدیگر
- ساختار سازمانی
- دسترسی به منابع
- عوامل محیطی
- بررسی عوامل موثر بر افزایش بهره‌وری سازمان‌ها
- بررسی عوامل موثر بر کاهش فساد اداری
- و…
مثلا یک سازمانی مانند بانک x را درنظر بگیرید. هدف از تحلیل درون سازمانی در این بانک خاص می تواند برآورد تعداد کارکنان، تعداد باجه‌ها، موقعیت جغرافیایی شعبه‌ها و… است. جالب تر از همه این ها مقاله آشنایی با بازی آبجو یا بازی نوشابه است.
در مثالی دیگر یک تیم فوتبال را فرض کنید که می خواهد تحلیل درون سازمانی داشته باشد. هدف او از تحلیل درون سازمانی چیست؟ او می خواهد وضعیت موجود خود را بررسی کند و جایگاه خود را بین تیم‌های فوتبال بررسی کند.
جنبه‌های مثبت و منفی تیمش را شناسایی کند. اگر سرمربی تیم او به اندازه ی کافی کفایت داشت با او همکاری می کند، اگر کفایت نداشت بهترین سرمربی را انتخاب کند. از او می خواهد تا نقاط قوت و ضعف هر بازیکن را شناسایی کند. اگر نیاز بود بازیکنان را تعویض کند.
دستاوردهای تحلیل درون سازمانی:
از نقاط قوت هر بازیکن استفاده کند و او را در بهترین جا قرار دهد. بین اعضای تیم همدلی و کار تیمی را نهادینه کند. برنامه ریزی کند و زمان تمرینات را مشخص کند. بهره‌وری تیم را بالا ببرد و بتواند موفقیت‌های پی در پی برای خود و طرفداران تیمش کسب کند.
درک وضعیت موجود:
برای ایجاد تغییرات بزرگ، ابتدا باید به شناخت رسید. با تحلیل درون سازمانی می توان یک آگاهی نسبت به وضعیت موجود به دست آورد تا ذینفعان بیشترین بهره‌وری را داشته باشند. بدون شناخت وضعیت موجود نمی توان یک استراتژی منسجم طراحی کرد.
جنبه‌های مثبت
جنبه‌های مثبت کسب و کار خود را شناسایی شوند.
جنبه‌های منفی
جنبه های منفی بیزینس هم شناسای شود و مشخص شود که چه عوامل بازدارنده‌ای وجود دارد که مانع پیشرفت سازمان می شود.
شناخت نیازهای سازمان:
پس از درک وضعیت موجود، نیازهای سازمان را می توان بهتر شناخت. ممکن است نیازهای یک سازمان به گونه‌ای باشد که بدون تحلیل درون سازمانی نتوان این نیازها را تشخیص داد. درجه‌ی اهمیت آنها هم ممکن است متفاوت باشند.
مدیریت بهتر:
مدیریت یک سازمان سخت‌ترین بخش یک بیزینس است. مدیری که وضع موجود را بشناسد و به نکات مثبت منفی آگاه باشد، به نیاز سازمان خود آگاه می شود و می تواند مجموعه را بهتر مدیریت کند.
انتخاب بهترین نیروهای کار:
پس از شناخت وضعیت موجود و برآورد نیازهای سازمان، باید برای رفع هر نیاز بهترین نیروی کار را انتخاب کرد. اگر هر نیروی کار در جای درستی قرار بگیرد بهترین نتیجه را برای سازمان به همراه خواهد داشت.
افزایش بهره‌وری:
سازمانی که به وضعیت فعلی و نیازهای خود آگاه است، مدیریت مناسبی دارد و بهترین نیروهای انسانی را جذب کرده است، قطعا بهره‌وری بالایی خواهد داشت. برای آشنایی بیشتر با رشته ی مدیریت می توانید مقاله ی مدیریت تغییر چیست؟ را مطالعه کنید.
برنامه‌ریزی:
با برنامه ریزی می توان یک برنامه‌ی استراتژیک تهیه کرد که در آن تمام عوامل داخلی و خارجی سازمان را بررسی کرد. همچنین می توان فرصت‌ها و تهدیدها را شناسایی کرد. اهداف سازمان را مشخص کرد و یک برنامه‌ی بلند مدت طبق آن تهیه کرد. در قالب این برنامه تمام نقاط ضعف و تهدیدها را از بین برد و نقاط مثبت را تقویت کرد.
حال خوب:
یک سازمانی که به نکات مثبت و منفی بیزینس خود آگاه است، نکات مثبت کار خود را تقویت می کند و سعی می کند تا نکات منفی خود را هم برطرف کنید، یعنی از تهدیدها فرصت بسازد، پس می تواند مدیریت بهتری داشته باشد. با مدیریت بهتر نیروی کار بهتری هم خواهد داشت. مدیریت بهتر می تواند فرهنگ بهتری را در سازمان جا بیندازد.
تمام این عوامل در کنار هم باعث می شود کارمندان سازمان بهره وری بالاتری داشته باشند و اینکه هرکس را در جای خودش بگذارند هم باعث می شود احساس نکنند حق آنها ضایع شده است و نتیجه‌ی آن می‌شود حال خوب کارمندان. حال خوب کارمندان مساوی است با بقای سازمان و بهره‌وری بالاتر.
با رعایت این نکات کارکنان رابطه‌ی بهتری با یکدیگر و با مدیران خواهند داشت. رابطه‌ی مدیران با یکدیگر هم بهتر خواهد شد. در زمینه‌ی کاری هم رابطه‌ی آنها بهتر می شود و کار تیمی بهتری خواهند داشت. در آخر نگاهی به مقاله ی معرفی نرم افزارهای کنترل پروژه خواهیم داشت.
