سیستم های مدیریتی چه هستند و چه نقشی در تصمیم‌گیری مدیران دارند؟ به زبان ساده سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت یا همان سیستم های مدیریتی، داده‌ها را جمع‌آوری، سازماندهی و پردازش می‌نمایند و در نهایت در اختیار مدیران قرار می‌دهند که براساس آن تصمیم‌گیری انجام دهند. در این مطلب از مکتوب قصد داریم که با انواع سیستم های مدیریتی آشنا شده و پیرامون آنها توضیحاتی ارائه دهیم.
انواع سیستم های مدیریتی
سیستم های اطلاعات مدیریت (Management Information System) قبل از رشد رایانه‌ها با رشد کمی در حال گسترش و توسعه بود اما پس از آن، شاهد پیشرفت آن در قرن 20 تاکنون بودیم. سیستم مدیریت اطلاعات اهدافی دارد که از مهمترین آن می‌توانیم به ارائه داده‌ها و اطلاعات به مدیران اشاره نماییم.
در این راستا، MIS اهداف دیگری را از جمله جمع‌آوری داده، سازماندهی، پردازش و سرعت بخشیدن به اطلاعات را دربرمی‌گیرد. به اختصار سیستم اطلاعات مدیریت را MIS که مخفف Management Information System می‌نامند.
سطوح سیستم های اطلاعاتی مدیریتی
انواع سیستم های مدیریتی از سلسه مراتب سازمان‌ها پیروی می‌کنند که به این سطوح مدل هرمی می‌گویند. برای مثال مدل هرمی وجود دارد که بر اساس انواع تصمیم‌گیری‌ها در سطوح مختلف سازمان است.
در سطوح مدیریتی فعالیت‌ها و وظایف، همچنین تصمیم‌گیری‌ها در سطوح مختلف مدیران صورت می‌گیرد، اگر این سطوح را به عنوان یک هرم در نظر بگیریم از پایین هرم سطوح مدیریتی شامل سطوح زیر می‌گردند که هرکدام از این مدیران تصمیم‌گیری‌هایی در حوزه خود دارند.
- مدیران عملیاتی: تصمیم‌گیری‌های عملیاتی
- مدیران میانی: تصمیم‌گیری‌های فنی
- مدیران عالی: تصمیم‌گیری‌های استراتژیک
رایج‌ترین سیستم های مدیریتی
رایج ترین مدل هرمی در انواع سیستم های مدیریتی، مدل چهار سطحی است که به صورت مجزا برای مخاطبان سیستم خواهد بود. در واقع براساس افراد دسته‌بندی می‌شود. وقتی بر اساس افراد دسته‌بندی صورت می‌گیرد فعالیت‌ها و نیازمندی‌های اطلاعاتی نیز درنظر گرفته می‌شود. در ادامه انواع سیستم‌های اطلاعاتی را معرفی خواهیم کرد.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با اصول اولیه مدیریت به زبان ساده
سیستم اطلاعاتی MIS
اکثر سازمان‌ها از سیستم های اطلاعاتی تحت عنوان سیستم های اطلاعاتی مدیریت استفاده می‌کنند. بیشترین مخاطبان MIS مدیران میانی هستند که به وسیله‌ی سیستم‌های اطلاعاتی عملکرد سازمان را در خصوص خروجی‌های قبلی و فعلی ارزیابی می‌کنند و از مسیر سازمان اطمینان حاصل می‌نمایند.
عملکرد MIS
این سیستم ورودی‌ها را دریافت می‌کند و بر روی آنها پردازش انجام می‌دهد و سپس گزارشات را در اختیار مدیران قرار خواهد داد. این ورودی‌ها می‌توانند شامل: تراکنش‌های داخلی، دادههای ساختار یافته و فایل‌های داخلی باشند که پردازش‌هایی از قبیل مرتب ساختن، خلاصه کردن و ادغام کردن بر آنها صورت می‌گیرد و گزارش نهایی را در اختیار کاربران و مدیران میانی قرار می‌دهد.
ویژگی های MIS
از مهمترین ویژگیهای انواع سیستم های مدیریتی می‌توان موارد زیر را نام برد:
- ظرفیت تحلیلی پایینی دارد.
- انعطاف پذیر نیست.
- با آینده ارتباطی ندارد و بیشتر با گذشته و حال سرو کار دارد.
- بازده محور
- مخاطبان آن سطوح پایین سازمان‌ها و مدیران میانی هستند.
- از تصمیمات ساختار یافته پشتیبانی می‌کند.
کاربردهای MIS
MIS در سیستم های زیر استفاده می‌شود:
- سیستم‌های مدیریت فروش
- سیستم‌های کنترل موجودی
- سیستم‌های بودجه بندی
- سیستم‌های گزارش مدیریت (MRS)
- سیستم‌های‌پرسنلی (HRM)
پیشنهاد مطالعه: مدیریت محصول چابک با اسکرام
سیستم اطلاعاتی TPS
سیستم اطلاعاتی TPS یا سیستم پردازش تراکنش، در پایین‌ترین سطح هرم قرار دارد و مستقیم توسط فروشندگان یا کارمندان اداره که با مردم ارتباط مستقیم دارند اداره می‌شود. هدف این سیستم دادن دادههای کلیدی برای مدیریت عملیات است. TPS این داده‌ها را از طریق پیگیری تراکنش‌های ابتدایی و فعالیت‌های سطح پایین انجام می‌دهد.
عملکرد TPS
سیستم پردازش تراکنش‌ها ورودی‌هایی مانند تراکنش‌ها و رویدادها را دریافت و بر روی آنها پردازش‌هایی از قبیل اعتبارسنجی، مرتب سازی، ادغام، به‌روز‌رسانی و غیره را انجام می‌دهد که نتیجه‌ی آن لیست‌ها، گزارشات کلی و جزئی است که برای کاربران آماده می‌گردد.
ویژگی های TPS
از مهمترین ویژگیهای TPS می‌توان موارد زیر را نام برد:
- تولید اطلاعات برای سیستم‌های دیگر
- Cross Boundaries
- مخاطبان آن کارکنان عملیاتی و سطوح سرپرستی هستند
- بازده محور
کاربردهای TPS
TPS به عنوان یکی از انواع سیستم های مدیریتی کاربردهای زیر را دارد:
- سیستم‌های حقوق و دستمزد
- سیستم‌های پردازش سفارش
- سیستم‌های رزرواسیون
- سیستم‌های کنترل موجودی
- سیستم‌های پرداخت و انتقال وجه
سیستم های پشتیبان تصمیمات یا DSS
مخاطبان این سیستم‌ها مدیران ارشد هستند. این سیستم‌ها دانش‌محور بوده و دانش و یکپارچگی را در سازمان ایجاد می‌کنند به همین منظور مدیرات ارشد از آن استفاده می‌نمایند.
عملکرد این سیستم ها بدین صورت است که ساختار کنونی اطلاعات را تحلیل می‌نمایند و مدیران نتیجه تصمیماتشان را در آینده مدیریت می‌کنند. از آنجایی که این سیستم‌ها تبادلی هستند، مدیران برای حل مشکلات ساختار یافته از آن استفاده می‌نمایند. DSS به مدیران امکان دسترسی به دیتابیس، ابزارهای تحلیلی، شبیه‌سازی «What if» و پشتیانی از تبادل اطلاعات را در سازمان می‌دهد.
کاربردهای DSS
از مهمترین کاربردهای DSS می‌توان موارد زیر را نام برد:
- سیستم‌های پشتیبانی تصمیمات گروهی (GDSS)
- کار مشارکتی با استفاده از کامپیوتر
- سیستم‌های لجستیک
- سیستم‌های برنامه‌ریزی مالی
- مدل‌های Spreadsheet
ویژگیهای DSS
از مهمترین ویژگیهای DSS می‌توان موارد زیر را نام برد:
- پشتیبانی از ساختار بیمار یا تصمیمات نیمه ساختار یافته
- ظرفیت تحلیلی و مدلسازی
- مخاطبان آن سطوح مدیریت ارشد
- خروجی‌محور بودن
سیستم های اطلاعاتی مدیران ارشد یا EIS
سیستم های اطلاعاتی مدیران ارشد دربالاترین سطح هرم قرار دارند و به مدیران کمک می‌کند تا محیط عملیاتی را تحلیل نمایند و پروسه‌ی طولانی مدت سازمان را بشناسن و براساس آن برنامه‌ریزی نمایند. این سیستم‌ها ساختار قوی ندارند از منابع داخلی و خارجی وارد می‌شوند و برای استاده توسط مدیران نیاز به واسطه ندارند و قابلیت تنظبم و یا فیلتر براساس نیاز افراد هستند.
ویژگی های EIS
از مهمترین ویژگیهای EIS می‌توان موارد زیر را ذکر کرد:
- استفاده آسان
- پیش‌بینی آینده
- خروجی محورند
- انعطاف پذیری بالا
- پشتیبانی از تصمیمات ساختار نیافته
- استفاده از منابع داخلی و خارجی داده
- مخاطبان آن مدیران ارشد هستند.
کلام آخر
سیستم های اطلاعاتی مدیریت به مدیران امکان بررسی وضع موجود، شناسایی نقاط قوت و ضعف، پیش‌بینی آینده و در نهایت براساس نیاز مدیران، اطلاعات در اختیارشان می‌گذارند. باتوجه به سطوح مدیریت سیستم های اطلاعاتی متفاوتی ارائه شده است که به برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مدیران کمک شایانی می‌نماید. در مطلب فوق انواع سیستم های مدیریتی معرفی و کاربردها و ویژگیهای آنها بررسی شد. به امید اینکه این مطلب برای شما مفید بوده باشد.
اگر به فکر افزایش مهارت‌های مدیریت خود هستید و دوست دارید که گام‌های اولیه تبدیل شدن به یک مدیر موفقیت را بگذارنید، توصیه ما استفاده از انواح دوره‌های آموزش مدیریت است. در مکتب خونه انواع دوره آموزش مدیریت با رویکردها و ترندهای مختلف وجود دارد که بهتر شدن روند مدیریتی شخصی و سازمانی افراد بسیار موثر واقع خواهند شد. برای دستیابی به این دوره‌ها می‌توانید از طریق صفحه آموزش مدیریت به این هدف دست یابید.
