ابزارهای مدیریت پروژه :
ابزارهای مدیریت پروژه: ما در اوج عصر ارتباطات زندگی می‌کنیم. جایی که تکنولوژی تمام مفاهیم را تغییر داده و تعریف‌ها را بازنویسی کرده است. ما امروز مثل ده سال پیش با هم ارتباط نمی‌گیریم، مثل ده سال پیش کارهای روزمره را انجام نمی‌دهیم و مثل ده سال پیش تفریح نمی‌کنیم.
با کمی دقت می‌توان دید که تکنولوژی وارد تمام ابعاد زندگی ما شده و بدون آن که متوجه شویم تغییرات بزرگی را ایجاد کرده است. تجربه بحران کرونا به ما نشان داد که تکنولوژی امروز تا حدود زیادی نیاز به ارتباط حضوری را از بین میبرد. کلاس‌ها می‌توانند از راه دور برگزار شوند، تیم‌های می‌توانند از راه دور جلسه بگذارند و پروژه‌ها نیز می‌توانند از راه دور مدیریت شوند.
مدیریت پروژه از راه دور با ابزارهای مدیریت پروژه ممکن می‌شود و تمرکز ما در این مقاله روی معرفی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه قرار دارد.
چرا به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز داریم؟
مدیریت پروزه کاری سخت و گسترده است که برنامه‌ریزی، هماهنگی، نظارت، تقسیم وظایف و کارهای دیگری از این دست را شامل می‌شود. مدیر پروژه فردی است که چندین وظیفه را به صورت همزمان انجام می‌دهد و همین، احتمال خطای او را افزایش خواهد داد.
ابزارهای مدیریت پروژه نرم‌افزارهایی هستند که با کمک تکنولوژی، کنترل و نظارت بر انجام کارها و همچنین تقسیم وظایف را برای مدیر ساده‌تر می‌کنند.
از امکانات اساسی ابزارهای مدیریت پروژه می‌توان به امکان تعریف وظایف و سپردن آن‌ها به یکی از اعضای تیم و همچنین تعیین مهلت انجام برای هر وظیفه اشاره کرد.
علاوه بر این، اعضای تیم می‌توانند از طریق کامنت گذاشتن روی وظایف و منشن کردن نام کاربری یکدیگر، به تعامل بپردازند. جدا از این کاربردهای اساسی، هر کدام از ابزارهای مدیریت پروژه امکانات خاص خود و محیط کاری منحصر به فردی را ارائه می‌دهند. به طور کلی استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه به مدیران پروژه کمک می‌کند:
- تمام اطلاعات مربوط به وظایف و اهداف را به صورت دیجیتالی ثبت کرده و دسترسی به آن‌ها را برای خود و دیگر اعضای تیم ساده‌تر کنند.
- تعامل و جریان اطلاعاتی بهتری را در تیم خود برقرار کنند.
- چالش‌های مربوط به گزارش‌دهی به مدیران سطح بالا را کاهش دهند.
- به صورت آنلاین روی فعالیت‌های تیم نظارت داشته باشند.
وجود چه ویژگی‌هایی در ابزارهای مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
در حال حاضر ده‌ها ابزار برای مدیریت پروژه ارائه شده است. این یعنی تمام مدیران با چالش انتخاب بین ابزارهای مدیریت پروژه روبرو خواهند بود. در این بخش می‌خواهیم به شما معیاری ارائه کنیم که با آن بتوانید ابزارهای مدیریت پروژه را سنجیده و مناسب‌ترین مورد را برای تیم خود انتخاب کنید. در یک ابزار مدیریت پروژه باید دنبال ویژگی‌هایی زیر بود:
- ارتباط تیمی: همکاری خوب بدون ارتباط خوب ممکن نخواهد بود. ابزار مدیریت پروژه باید امکان ارتباط ساده، سریع و اثربخش را در اختیار تمام اعضای تیم قرار دهد.
- قابلیت شخصی‌سازی: هر پروژه و هر سازمان داستان منحصر به فردی است و نیازها منحصر به فردی دارد. هر چه انعطاف‌پذیری یک ابزار مدیریت پروژه برای تطبیق پیدا کرد با تیم‌های مختلف بیشتر باشد، آن نرم‌افزار گزینه مناسب‌تری -خصوصا برای کسب‌وکارهای دیجیتال- خواهد بود.
- تطبیق با نیازهای کاربر: ابزارهای مدیریت پروژه نرم‌افزارهایی هستند که باید مدام در راستای نیازها کاربرانشان توسعه پیدا کنند. چرا که این نیازها دائما در حال تغییر بوده و رو به افزایش است. ابزار مدیریت تیم اگر مبنای تغییرات خود را نیازهای مشتری قرار نداده باشد، ابزار مناسبی نخواهد بود و خیلی زود تیم را ناامید خواهد کرد.
- قابلیت‌های نوآورانه: عصر امروز عصر تحول و نوآوری است. در همین راستا هر محصولی که ارائه می‌شود، با نوآوری بهتر خواهد شد. وجود قابلیت‌های نوآورانه در ابزارهای مدیریت پروژه، به تیم‌ها کمک می‌کند بهتر با نیازهای در حال تغییر محیط هماهنگ شوند.
بهترین ابزارهای مدیریت پروژه در سالی که گذشت
در این بخش پر استفاده‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه از لحاظ قابلیت‌های نرم‌افزاری و امتیازات داده شده توسط کاربران را، به شما معرفی می‌کنیم.
-
کلیک آپ (ClickUp)
کلیک‌آپ توانسته است در سال‌های اخیر توجه مدیران بسیاری را به خود جلب کند. از مزایای کلیدی کلیک‌آپ می‌توان به امکانات گرافیکی گسترده برای نمایش وظایف اعضا اشاره کرد. شما می‌توانید وظایف را به صورت تخته (Board)، لیست و جعبه مشاهده کنید. در این ابزار، نام‌گذاری حالت‌های مختلف پروژه به دلخواه کاربر است. شما می‌توانید حالت‌های یک وظیفه خاص را «انجام شده» و «در حال انجام» یا «در حال کدنویسی» قرار دهید. در کلیک آپ اگر روی یک وظیفه کامنتی بگذارید (برای مثال وظیفه انجام شده اما اشکالی در آن وجود دارد) می‌توانید کامنت خود را مانند یک وظیفه به کسی نسبت دهید.
یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های کلیک آپ، امکان رسم گانت چارت برای یک پروژه است. گانت چارت یکی از مهم‌ترین، کاربردی‌ترین و قدیمی‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود. با استفاده از این ابزار می‌توان به مراحل انجام کار نظارت بهتری داشت. کلیک آپ رسم گانت چارت و به‌روزرسانی آن را با کمک تکنولوژی برای شما ساده‌تر کرده و اثرگذاری آن را بیشتر می‌کند. کلیک آپ همچنین با بزرگترین محیط‌های نرم‌افزاری مثل اسناد گوگل ادغام شده و کار انتقال اطلاعات را برای تیم راحت‌تر می‌کند. کلیک آپ ابزار محاسبه زمانی مخصوص خود را نیز دارد.
نرم افزارهای بزرگی که تا به حال با کلیک آپ ادغام شده‌اند:
-
- Slack
- GitHub
- Harvest
- DropBox
- Google Drive
- OutLook
- Youtube
- Todoist
- Hubspot
- Evernote
-
ترلو (Trello)
ترلو یک ابزار ساده و کاربردی است که طرفداران زیادی را در ایران به خود اختصاص داده است. در حال حاضر اکثر تیم‌های ایرانی از ترلو برای هماهنگی و تقسیم وظایف خود استفاده می‌کنند. در این محیط نرم‌افزاری، هر تیم یک سری تخته دارد و روی این تخته‌ها، وظایف به صورت کارت چسبانده شده‌اند.
عنوان تخته‌ها معمولا برابر است با حالت (Status) انجام کار. برای مثال «در حال انجام»، «در انتظار بازبینی» یا «آرشیو». شما می‌توانید کارت‌ها را بین تخته‌ها با Drag & Drop جابجا کنید. علاوه بر این می‌توانید با قرار دادن برچسب روی هر کدام از کارت‌ها، ویژگی وظیفه را مشخص کنید. مثلا «اضطراری» یا «بسیار سخت».
همین سادگی در مدیریت وظایف که ترلو را به یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه تبدیل کرده است. ترلو همچنین یک سری ابزار کمکی را تحت عنوان Power-Up در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد تا انجام کارها را برای آن‌ها ساده‌تر کند.
این Power-UP ها معمولا ابزارهایی کاربردی هستند. مثل ادغام با گوگل درایو یا نمایش وظایف روی تقویم. اگر به دنبال ابزاری ساده می‌گردید که تمام نیازهای اساسی تیم شما را برآورده کند، ترلو انتخابی مناسب برای شما است.
-
میستر تسک (Meister Task)
میستر تسک یک ابزار رایگان و کاربردی است که در مقیاس جهانی مورد استفاده تیم‌ها قرار می‌گیرد. این ابزار درست مثل ترلو ساده و دوست‌داشتنی بوده و وظایف در قالب کارت‌ها تعریف می‌شوند. از مزایای کلیدی این نرم‌افزار می‌توان به قابلیت ارتباط تیمی پیشرفته اشاره کرد.
در میستر تسک هر عضو می‌تواند ایده‌ها و فایل‌های خود را با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد. امکان شخصی‌سازی فضای کاری نیز در میستر تسک برای تیم‌ها فراهم شده است. البته این ابزار در مقایسه با دو مورد قبلی، اپلیکیشین موبایل ضعیفی داشته و برای کار با پروژه‌های پیچیده مناسب نخواهد بود.
-
ماندی (Monday)
ماندی به تیم‌ها اجازه می‌دهد اعضای موقت و فریلنسر داشته باشند. قابلیتی که در سه ابزار قبلی وجود ندارد. شما با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید دسترسی کسانی که عضو تیم نیستند را به فایل‌ها و وظایف فراهم کنید.
ماندی از لحاظ ادغام با توییتر و لینکدین امتیاز ویژه‌ای دارد و ارتباط تیمی را بسیار ساده و لذت‌بخش می‌کند. علاوه بر این‌ها، ماندی بر یک بستر اوپن سورس بنا شد است و در نتیجه توسعه‌دهندگان می‌توانند ادغام‌ها را شخصی‌سازی کنند.
-
تیم ورک (Team Work)
تیم ورک یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که امکانات منحصر به فردی دارد. برای شروع می‌توان به این اشاره کرد که پنل کاری تیم با توجه به اسم و لوگوی شرکت یا تیم قابل شخصی‌سازی خواهد بود. بخش ارتباط تیمی تیم ورک هم از نقاط قوت آن به حساب می‌آید.
شما می‌توانید جواب یک کامنت یا پیام هم‌تیمی خود را با ایمیل بدهید تا مطمئن شوید پیام شما را می‌بیند. یکی دیگر از مزیت‌های کلیدی تیم ورک، داشتن تایمر درونی است که به بالا رفتن شفافیت در بین اعضای تیم (از لحاظ ساعت کاری روی پروژه) کمک می‌کند.
ابزار مدیریت پروژه
انواع مدیریت پروژه
به‌طور کلی، روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی، اجرا و مدیریت پروژه‌ها وجود دارد. در هر یک از تکنیک‌ها، در یک چهارچوب خاص، روند پروژه مدیریت خواهد شد. رایج‌ترین انواع مدیریت پروژه، در هفت مدل بررسی می‌شود.
- مدیریت آبشاری یا waterfall
تکنیک آبشاری، یک تکنیک سنتی در مدیریت پروژه است. در این شیوه، مراحل متعدد به صورت متوالی تکمیل خواهند شد. امکان رفتن به مرحله‌ی قبل و بعد تا پایان تکمیل مراحل وجود ندارد.
- سبک lean
این سبک از مدیریت پروژه، بیشتر در صنایع استفاده می‌شود. ویژگی اصلی در این سبک، کاهش هزینه‌ها و زمان تولید و همچنین شناسایی فرصت‌های ارزش آفرین صنعت خواهد بود.
- مدیریت چابک یا agile
این تکنیک علاوه بر تسهیل مدیریت، سبب انعطاف پروژه نیز خواهد شد. این سبک مدیریت پروژه به‌خصوص برای پروژه‌های نرم افزاری بسیار محبوب بوده و امکان لحاظ شدن تغییرات را می‌دهد.
- سبک کانبان kanban
کانبان یک واژه‌ی ژاپنی بوده و معنای آن «تابلو» است. در این روش، وظایف پروژه در کارت‌هایی نوشته می‌شود. این کارت‌ها روی یک برد (که می‌تواند یک برد فیزیکی و واقعی و یا مجازی و نرم افزاری باشد) قرار می‌گیرد. با پیشرفت کارت‌ها، هر کارت به ستون بعدی ارتقا پیدا می‌کند. خوب است بدانید که تکنیک کانبان اغلب با دیگر روش‌ها ترکیب خواهند شد.
- مدیریت اسکرام scrum
اسکرام یکی از انواع روش‌های چابک است. در این شیوه، پروژه به پروژه‌های کوچک‌تر تجزیه می‌شود.
- مدیریت پروژه PMBOK
در این تکنیک، مدیریت پروژه در پنج گروه فرآیندی بررسی می‌شود. این پنج گروه عبارتند از: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و نهایتاُ اختتامیه‌ی پروژه.
- سبک شش سیگما
این سبک توسط مهندسین موتورولا اعلام شد. در این سبک کیفیت تولید پروژه با حذف تعداد خطاها از فرآیند، ارتقا می‌یابد.
چگونه یک پروژه را مدیریت کنیم؟
همان‌طور که گفتیم، مدیریت پروژه و رهبری تیم برای پیشبرد اهداف کار دشواری است. این‌جاست که لزوم استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به میان می‌آید. لذا بر مدیر پروژه واجب است تا علاوه بر آشنایی با انواع سبک مدیریت با این نرم‌افزارها نیز آشنا شده و بسته به بودجه و شرایط موجود، بهترین نرم افزار را برای مدیریت پروژه به‌کار گیرد.
برای مدیریت پروژه با کمک نرم افزار، مراحل متعددی وجود دارد که در ادامه بدان پرداخته‌ایم.
- مرحله‌ی اول، بررسی نرم افزارها برای شناخت ویژگی‌ها و قابلیت‌های هریک و انتخاب برنامه‌ی مناسب است.
- مرحله‌ی دوم، دانلود نرم افزار مدیریت پروژه مناسب بعد از انجام تحقیقات کافی در این زمینه است.
- مرحله‌ی سوم، آشنایی با چگونگی کارکرد برنامه است. بسیاری از نرم افزارها ویدیوهای آموزشی کار با آن و مستندات کافی برای مدیریت نرم افزار ارائه می‌دهند.
- بعد از طی سه مرحله‌ی بالا، وقت آن است تا پروژه را آغاز کنید. در فاز اولیه، می‌بایست پروژه به درستی درک شود. این کار مستلزم برگزاری جلسات متعدد برای شناخت اهداف و نیاز کاربران است.
- در فاز بعد، باید شناخت بیش‌تری از پروژه پیدا کنید. از این رو ریسک‌ها و خطرات احتمالی را لیست نموده و محدودیت‌ها و اولویت‌های کار را مشخص کنید.
- اکنون باید پروپوزال پروژه تهیه شود. در پروپوزال دامنه‌ی پروژه را تعیین کنید. تعیین دامنه برای توافق نهایی با مشتری بسیار الزامی است.
- بعد از تأیید پروپوزال، اکنون زمان آن است تا به نرم افزار مدیریت پروژه بازگردید. شما می‌توانید برخی از آیتم‌ها را در این نرم افزارها نگهداری کرده تا در مواقع لزوم بدان مراجعه کنید.
- شما می‌توانید پروژه را در نرم افزار تعریف کنید. همچنین ضروری است تا پروژه را به وظایف جزئی‌تر بشکنید. برای این کار، اغلب نقشه‌ی راه با استفاده از نمودار گانت ترسیم می‌شود.
- بعد از ترسیم گانت، وظایف را اولویت‌بندی و زمان‌بندی کرده و به اعضای تیم اختصاص دهید. دقت کنید که هر وظیفه‌ی تعریف شده باید در حد امکان شفاف و دقیق بیان شده باشد.
- بعد از تعریف، وارد فاز مدیریت و پیگیری خواهید شد. شما به عنوان مدیر پروژه، می‌بایست تغییرات را به تیم اطلاع‌رسانی کرده و روند پیشرفت کار را ارزیابی کنید.
- در این بین گاه ممکن است نیاز داشته باشید تا مشتری را از روند کار مطلع سازید. امکان گزارش‌گیری از پروژه در نرم افزارهای مدیریتی یکی از برترین قابلیت‌ها در این زمینه است.
- بعد از اتمام پروژه، شما می‌توانید محصول نهایی را به مشتری تحویل داده و منابع نرم افزار را آزاد سازید تا برای دیگر پروژه‌ها قابل استفاده باشد.
آسانا (Asana)
آسانا یکی از شناخته‌شده‌ترین و محبوب‌ترین انواع ابزار مدیریت و برنامه ریزی است. این ابزار کاربری آسان و در عین حال امکانات پیشرفته‌ای دارد که نیازهای زیادی در حیطه‌ی مدیریت پروژه را پاسخگو خواهد بود.
آسانا برای مدیریت پروژه و امورات درون تیم بسیار مفید است. مدیر پروژه با استفاده از این ابزار می‌تواند پروژه‌ی جدید را در آن تعریف کرده و وظایف اعضای تیم را در آن تعیین کند. سپس امکانات پیشرفته و قابل ملاحظه‌ی دیگری مانند الویت‌بندی امور و زمان‌بندی را در خصوص امور محول شده قابل تعیین خواهد بود.
امتیاز و برتری آسانا به‌نسبت سایر ابزارهای مدیریت پروژه، قابلیت نظم‌دهی با جدول زمان‌بندی است. هر یک اعضای تیم، می‌توانند مشاهده کنند که برای انجام هر وظیفه از پروژه، چقدر زمان دارند. البته ایده‌آل است که پیش از سررسید موعد مقرر شده، کار را ارائه دهند.
مزیت دیگر آسانا، محیط گرافیکی جذاب آن است. کارت‌هایی که به عنوان taskهای جدید در آسانا ثبت می‌شوند، به راحتی درگ اند دراپ، جابه‌جا خواهند شد. این زیبایی‌های گرافیکی، جذابیت کار با آن را افزایش می‌دهد.
اسلک (Slack)
اسلک هم از بهترین انواع ابزار دورکاری و مدیریت کسبوکار به‌حساب می‌آید. از نرم افزار اسلک بیشتر برای ارتباطات تیم استفاده می‌شود. به زبان ساده، اسلک مانند کانال‌ها و گروه‌های شبکه‌های اجتماعی یا ایمیل، اعضای تیم را به هم لینک می‌دهد. با این تفاوت که در اسلک، شما بر اساس موضوع، مکالمات را سازمان‌دهی خواهید کرد.
تودوایست (Todoist)
تودوایست هم از ابزار و تکنیک های مدیریت پروژه به شمار می‌آید. همان‌طور که از نام این ابزار پیداست، با کمک آن می‌توان وظایف را به‌صورت لیست‌وار درج کرد. این گزینه برای مدیریت امور شخصی نیز می‌تواند مناسب و بهینه باشد.
شما می‌توانید در تودوایست، یک پروژه‌ی جدید تعریف کنید. حتی امکان افزودن تم و قالب نیز وجود دارد. بعد از تعریف پروژه، شما می‌توانید تسک و وظایف مختلف را تعریف کرده و آن را به اعضای تیم محول کنید. همچنین قابلیت تعریف تاریخ و وضعیت هر تسک نیز وجود دارد.
ابزار تودوایست برای ۸۰ پروژه با تیم‌های نهایتاً ۵ نفره رایگان است. برای تعریف پروژه‌های بیشتر و یا مدیریت تعداد افراد بالغ بر ۵ نفر در تیم، نیاز است تا بسته‌ی پریمیوم یا تجاری آن را تهیه کنید.
تسکولو (Taskulu)
تسکولو جزو برترین نرم افزار مدیریت پروژه فارسی است. این نرم افزار از تقویم فارسی پشتیبانی می‌کند و به همین دلیل برای زمان‌بندی پروژه‌های فارسی بسیار محبوب و ایده‌آل هست.
یکی دیگر از امتیازات ویژه‌ی تسکولو، امکان دانلود نرم افزار برای گوشی‌های اندرویدی است. از آن‌جایی که به همراه داشتن موبایل ساده‌تر از سایر ابزارهاست، این ویژگی مدیریت تمام وقت پروژه را سبب خواهد شد.
در تسکولو، می‌توان جلسات آنلاین برگزار کرد. این ویژگی نیز کاربردی و مهم است و به مدیر پروژه کمک می‌کند تا بتواند در اسرع زمان با اعضای تیم، ارتباط داشته باشد.
بهتایم (Behtime)
بهتایم هم از نرم افزارهای فارسی برای مدیریت پروژه است. این نرم افزار رایگان است و به شما امکان دسته‌بندی پروژه‌ها و فعالیت‌ها را می‌دهد. اگر با بهتایم کار کنید، ساختار پروژه شکل شماتیک و ترسیم نمودار گانت مقدور خواهد بود.
استفاده از بهتایم را به آن دسته از مدیرانی توصیه می‌کنیم که اعضای تیم دورکار دارند. بهتایم همچنین از ایده‌آل‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه های نرم افزاری فارسی خواهد بود.
بیس کمپ (Basecamp)
بیس کمپ یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است. نرم افزارهای آنلاین مدیریتی مزایای خاص خود را دارند. به‌عنوان مثال دسترسی و عدم محدودیت به سخت‌افزار در شمار اولین و برترین ویژگی‌های این نرم افزارهای آنلاین است.
یکی از ویژگی‌های جالب بیس کمپ، امکان دسترسی مشتری برای مشاهده‌ی روند پیشرفت پروژه است. این کار کمک می‌کند تا مشتری را در جریان روند کار گذاشته و اعتماد وی بر پیشرفت کار جلب شود.
مدیریت پروژه در مکتب خونه
برای آشنایی بیشتر با مدیریت پروژه و ابزارهای مطرح در این حوزه، بهتر است تا در دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مکتب خونه شرکت کنید. در این دوره‌ها صفر تا صد آنچه در حوزه‌ی مدیریت پروژه مطرح می‌شود را خواهید آموخت. این دوره‌ها به زبان ساده بوده و برای تمام علاقه مندان به حوزه‌ی مدیریت و رهبری تیم مناسب و قابل استفاده خواهد بود. همچنین شما می‌توانید مقالات اختصاصی در حوزه‌ی مدیریت پروژه، تکنیک‌ها و ابزارهای پرکاربرد آن را در سایت آکادمی مکتب خونه مطالعه کنید.
نتیجه گیری :
مدیریت پروژه فرآیندی سخت و پر از چالش است و تکنولوژی مثل همیشه در زمینه‌های کاری مختلف ظاهر می‌شود تا کارها را برای ما آسان‌تر کند. ابزارهای مدیریت پروژه با بهره‌گیری از تکنولوژی اینترنت، هوش مصنوعی و تکنولوژی‌هایی از این دست، به مدیر پروژه کمک می‌کنند نظارت بهتری روی تیم خود داشته باشد و به اعضای تیم برای داشتن ارتباط سازنده با یکدیگر کمک می‌کنند.
البته باید دقت داشت که انتخاب از میان ابزارهای مدیریت پروژه باید متناسب با نیازها و شرایط تیم انجام شود. هر کدام از ابزارهای مدیریت پروژه ویژگی‌های خاص خود و البته محدودیت‌های خاص خود را دارند. با بررسی این ویژگی‌ها و سنجیدن شرایط تیم می‌توان بهترین ابزار مدیریت پروژه را انتخاب کرده و با استفاده از آن به کارهای تیم نظم داد.
