مدیر پروژه با بررسی کامل پروژه اطمینان حاصل میکند که پروژه موردنظر در محدوده زمانی معین و با صرف منابع مالی و انسانی مشخص به هدف خود برسد که این امر جز مهارت های مدیر پروژه است و نشان دهنده اهمیت و کاربرد مدیریت پروژه می‌باشد. ( بنابراین یک مدیر پروژه باید دانش نسبتا خوبی نسبت به مدیریت و تا حدی مدیریت مالی داشته باشد.)
بنابراین دو پارامتر مهم در اینکار برنامه‌ریزی و نظارت بر روند اجرای پروژه‌هاست. از طرفی این فرد باید دانش مدیریتی را به خوبی فراگرفته باشد تا بتواند بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت تعادل لازم را برقرار کند که در دوره آموزش مدیریت پروژه مکتب‌خونه به طور کامل به آن پرداخته شده است.
مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه کیست؟
تبیین مفهوم مدیریت پروژه به عنوان یکی از ارکان مهم هر سازمانی از ملزومات اولیه شروع به کار هر مجموعه و کسبوکاری است.
در این مطلب قصد داریم دید کلی و جامعی را در خصوص مدیریت پروژه، مفاهیم آن، انواع مدیر پروژه، دلایل اهمیت آن و راهکارهایی برای برآورد زمان و قاعده تسلط در مدیریت پروژژ بپردازیم.
مدیریت پروژه مجموعه فرآیندهایی برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و تضمین حصول اهداف سازمانی و شخصی است.
پروژههای تعریف شده در یک سازمان موقتی بوده و در نتیجه زمان شروع و پایان مشخصی دارند. پس میتوان نتیجه گرفت محدوده و منابع تعریف شده‌ای برای انجام یک پروژه وجود دارد.
هر پروژه باتوجه به اهدافی که دارد منحصر به فرد بوده و ویژگی‌های خاص خود را دارد. بنابراین یک تیم پروژه معمولاً شامل افرادی است که به طور معمول با هم کار نمی‌کنند، بعضی اوقات از سازمان‌ها و حتی چندین جغرافیای مختلف هستند.
پس میتوان اینطور جمع‌بندی کرد: مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک برای انجام فعالیت‌های پروژه است، به نحوی که نیازهای پروژه برآورده شوند.
یکی از جذاب‌ترین حوزه‌های پژوهشی و کاری برای فارغ‌التحصیلان رشته‌های مهندسی صنایع، مهندسی عمران و مدیریت صنعتی، حوزه مدیریت و کنترل پروژه است که به‌اختصار مدیریت پروژه گفته می‌شود. با رشد روزافزون جمعیت و تکنولوژی، ماهیت مدیریت پروژه تغییر کرد و اهمیت آن دوچندان شد. طبیعت مدیریت پروژه از سال ۱۹5۰ به بعد تغییر کرد.
مطالعات نشان می‌دهد، شرکت‌هایی در مدیریت پروژههای خود موفق بوده‌اند که از یک چارچوب مدیریت پروژه ساده و مشخص استفاده کرده‌اند و آن تعریف رویکردی مرحله‌ای برای تمام پروژه‌ها تحت شرایط مختلف است.
این چارچوب، فعالیت‌ها و تحویل شدنی‌های مهم را در هر مرحله از پروژه مشخص نموده و بازنگری‌هایی در انتهای هر یک از این مراحل در نظر میگیرد. مشخصات تحویل شدنی‌ها و فعالیت‌ها، سطوح کنترل مدیریتی را ایجاد می‌نماید.
با اینکه درگذشته‌های دور نمونه‌هایی از کاربرد و اهمیت مدیریت پروژه مانند پروژه احداث اهرام ثلاثه در مصر دیده می‌شود، اما به این مبحث تا سال ۱۹۵۰ میلادی به طور جدی پرداخته نشده بود. شخص پیش‌گام در گسترش مبحث مدیریت پروژه هنری گانت بود.
در اوایل قرن گذشته، او با پژوهش بر روی مدیریت ساختمان ناوهای جنگی، نموداری ابداع کرد که به آن نمودار گانت گفته می‌شود و هنوز هم کاربرد دارد. در دهه پنجاه میلادی مباحث ریاضیاتی مانند تکنیک برنامه‌ریزی ارزیابی و بازنگری و روش مسیر بحرانی نیز وارد مباحث مدیریت پروژه شدند.
تا دهه هفتاد میلادی تنها مباحث دخیل در مدیریت پروژه همان مباحث قدیمی مهندسی، ساخت و محافظت بودند. چند دهه بعد با ظهور فناوری اطلاعات مدیریت پروژه در تمام صنایع و مباحث نفوذ پیدا کرد و متعاقباً طبیعت مدیریت پروژه تغییر کرد. از یک تکنیک خشک ریاضیاتی که صرفاً برای برنامه‌ریزی بهینه، ساخت‌وساز و فرایند تولید به کار می‌رفت به ابزاری برای تغییرات سازمانی توسعه یافت.
در دنیای امروز، شرکت‌های مختلفی به صورت پروژه‌ای کار میکنند. گاهی هم به علت حساسیت موضوع، در یک پروژه جدا به آن پرداخته می‌شود. برای مثال تولید یک داروی جدید یا ساخت یک موشک فضاپیما کارهایی هستند که به اختصاص وقت و هزینه و همچنین تشکیل یک تیم اختصاصی نیاز دارند.
این یعنی انجام این کار با پیچیدگی‌های زیادی روبرو است و مدیریت کل نمی‌تواند وظیفه مدیریت آن را به‌عهده بگیرد. مدیریت پروژه یعنی انجام هماهنگی‌های لازم بین تیم اجرایی یک پروژه و مدیر پروژه کسی است که بین ذینفعان (مشتریان، سرمایه‌گذاران، مدیریت سطح بالا و...) و اجرا کنندگان پروژه (مهندسان، کارگران و...) ارتباط برقرار کرده و انتظارات ذینفعان را به اجراکنندگان انتقال می‌دهد. او همچنین در نهایت اطمینان حاصل میکند که آن انتظارات در محصول نهایی برآورده شده‌اند؛ به همین دلیل است که مهارت های مدیر پروژه برای پیشبرد مسیر درست پروژه اهمیت دارد و در پی آن آموزش مدیریت پروژه است که ضرورت پیدا میکند.
تاریخچه شکل‌گیری مدیریت پروژه :
پیشینه تاریخی مدیریت پروژه به 4500 سال قبل برمی‌گردد. انجام پروژههای بزرگی مانند پارتنون، راه‌آهن شبه قاره، هرم جیزه، تاج محل و کلیساهای گوتیک اروپا نشان‌دهنده مدیریت سیستماتیکی است که به پروژههای امروزی شباهت بسیاری دارند. تاریخچه آن به چهار دوره تقسیم می‌شود.
دوره اول:
بین سال‌های 1900 تا 1950پیشرفت‌های بسیاری در مدیریت پروژه به ویژه برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص منابع، مدیریت وظایف و تجزیه کار حاصل شد.
نمودار گانت که امروزه در بعضی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Primavera Project Management Primavera P6 و Microsoft Project استفاده می‌شود، در این دوره اختراع شد.
هنری فایول و هنری گانت در دهه 1950 مدیریت پروژه را تعریف کردند و آن را در همه زمینه‌ها گسترش دادند. مهم‌ترین کار آنها معرفی تکنیک‌هایی برای تقسیم کار به چند بخش عمده و تخصیص منابع برای رسیدن به عملکرد بهینه در پروژه‌ها بود.
دوره دوم:
در سال‌های 1958 تا 1979 نوآوری‌های بزرگی مانند دستگاه کپی اتوماتیک ساده به‌وسیله زیراکس و حتی معرفی مفهوم CPM/PERT و برنامه‌ریزی مواد موردنیاز (MRP) در پیشرفت مدیریت پروژه بسیار موثر بود. در این دوره از تکنیک‌های شبکه برای کنترل استفاده می‌کردند.
در سال 1965 در اروپا انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) برای فعالیت در برنامه‌ریزی شبکه تاسیس شد. همچنین در سال 1969 موسسه مدیریت پروژه (PMI) متشکل از اعضای آمریکایی و کانادایی در آمریکای شمالی شروع به فعالیت کرد.
دوره سوم:
در سال‌های 1980 تا 1994 کنترل و نظارت بر پروژه‌ها از طریق رایانه‌های چندوظیفه‌ای انجام می‌گرفت. دستاورد مهم این دوران تاثیر سیستم مدیریت پروژه بر مدیریت محدوده، ریسک، تدارکات، ارتباطات، کیفیت و منابع انسانی در زمان و هزینه، چرخه عمر محصول و تمرکز بیشتر بر محیط خارجی و ایجاد سیستم ثبت برای مدیران برنامه بود.
دوره چهارم:
دوره چهارم از سال 1995 تا به امروز، پیشرفت فناوری اینترنت در سطح جهان منجر به ایجاد تغییراتی در رویه‌ها و روشهای کسب و کارها شد.
اینترنت سازمان‌ها را قادر ساخت تا وظایف خود را کارآمدتر، سودآورتر و شایسته‌تر از قبل انجام دهند و جنبه‌های مختلف پروژه را به روشی سازمان‌یافته و بهینه مدیریت کنند.
مفاهیم مدیریت پروژه چیست؟
- ماهیت مدیریت پروژه:
پروژه‌ها فعالیت‌های سازمانی هستند که ویژگی‌های زیر را دارند:
- پیچیده و منحصر به فرد بودن:
پروژه‌ها برای تحقق یک هدف ایجاد می‌شوند. همچنین به دلیل درگیر بودن بخش‌های مختلف یک سازمان در فرآیند مدیریت پروژه هماهنگی بین آنها زمانبر و پیچیده خواهد بود.
- محدودیت در بودجه، منابع و زمان:
الزام اعضا تیم پروژه در تحویل به موقع کار در زمان مشخص امری حیاتی است، چرا که سازمان‌ها با محدودیت بسیار مهمی مواجه هستند و آن هم محدودیت در منابع و بودجه اختصاصی در انجام پروژه است.
- توسعه پروژه‌ها برای دستیابی به اهداف:
اساس تشکیل واحدهای مدیریت پروژه و ایجاد تیم‌های پروژه در تحقق اهداف مشخص سازمانی است. به همین دلیل است که با اتمام پروژه و رسیدن به اهداف مورد نظر سازمان، تیم پروژه را منحل میکنند.
- تمرکز بر مشتری:
هدف اساسی پروژه‌ها برآورده کردن نیازهای مشتری است. در گذشته، گاهی این ویژگی نادیده گرفته می‌شد و در صورت دستیابی به اهداف فنی، بودجه و برنامه‌های دیگر، پروژه‌ها موفقیت آمیز تلقی می‌شدند. اکنون می‌دانیم که این نگرش فقط نیمی از موفقیت است.
چرخه عمر مدیریت پروژه :
چرخه عمر پروژه یک روش خوب برای توصیف شروع تا پایان یک پروژه است که در این روش پروژه را به زندگی یک فرد تشبیه می‌کنیم. اینکه پروژه‌ها چگونه اتفاق می‌افتند، چگونه یک تیم مراحل پروژه را از فعالیت ابتدایی تا لحظه تحویل کار انجام می‌دهد و تمام اتفاقات پیشبینی نشده‌ای که در روند انجام پروژه صورت میگیرند. هر پروژه‌ای شروع و پایان دارد. با تکمیل چرخه عمر، پروژه متولد شده، بالغ می‌شود و در نهایت می‌میرد.
برای توضیح بیشتر و آسان شدن فهم این مسئله، مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) پنج گروه فرایندی را تعریف کرده است که در کنار یکدیگر چرخه حیات پروژه را تشکیل می‌دهند.
چرخه عمر مدیریت پروژه روند سطح بالائی را در ارائه پروژه و مراحلی که برای تحقق فعالیت‌ها در بر دارد توصیف میکند. گرچه ممکن است که این چرخه آن‌چنان که باید و شاید جالب به نظر نرسد، اما مهم این است که این مسئله آن چیزی است که ما به عنوان یک مدیر پروژه هدایت و تسهیل خواهیم کرد.
ممکن است مدیران یا آژانس‌های گوناگون از اصطلاحات مختلفی برای توصیف مراحل چرخه عمر مدیریت پروژه در فعالیت‌های متفاوت خود استفاده کنند، اما شالوده همگی آنها تقریباً یک چیز است.
دلایل اهمیت مدیریت پروژه چیست؟
1. ارتباطات مداوم :
ارتباطات جنبه بسیار مهمی در مدیریت پروژه است که می‌تواند تأثیر بسزایی بر عملکرد یک تیم داشته باشد. یک مطالعه نشان داد که شکست در ارتباطات، عامل اصلی عدم موفقیت 58٪ از پروژههای مورد مطالعه بوده است.
مدیران پروژه با استفاده از ارتباط مداوم باید اطمینان حاصل کنند که کل تیم یک هدف مشترک دارند و برای دستیابی به آن با هم همکاری میکنند. به این ترتیب، بهره‌وری و کارآیی کلی تیم نیز بهبود می‌یابد.
2. تخصیص بهینه منابع :
بزرگترین سرمایه ای که مدیران پروژه در اختیار دارند، اعضای تیم و نیروی انسانی هستند. تیم‌های پروژه شامل افراد با پیشینه متفاوت و از بخش‌های مختلف هستند که ممکن است تعهدات دیگری نیز داشته باشند. از طریق برنامه‌ریزی مناسب پروژه، می‌توانید مطمئن شوید که آنها زمانی که به وجودشان نیاز است، در دسترس هستند.
به طور مشابه، میتوان منابع دیگر مانند بودجه، ابزارها، ماشین آلات و سایر موارد را به طور مؤثر ساماندهی کرد تا از تأخیر پروژه در هنگام اجرا جلوگیری شود.
3. افزایش بهره وری :
مدیریت پروژه با مولد بودن ارتباط تنگاتنگ دارد. با استفاده صحیح از منابع و ایجاد سیستم کارآمد، یک تیم به راحتی می‌تواند در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهد و بهره‌وری را افزایش دهد.
4. افزایش رضایتمندی مشتری :
حفظ مشتری نسبت به دستیابی به افراد جدید از اهمیت بیشتری برخوردار است و یک روش تضمین شده در انجام آن، ارائه خدمات بی‌نظیر است. مدیریت پروژه مجموعه‌ای مؤثر از عملیات است که روی کیفیت و کارآیی متمرکز است و طبیعتاً باعث می‌شود که مشتری احساس رضایت کند.
این بدان معنی است که مشتریان در آینده با پروژههای بیشتری باز می‌گردند. یک مشتری راضی سازمان شما را به سایر مشتریان بالقوه نیز پیشنهاد می‌دهد، این یعنی بازاریابی رایگان برای شما.
5. مدیریت ریسک :
توجه به مدیریت ریسک یک نکته مهم در فرآیند توسعه پروژه و برای موفقیت آن بسیار حیاتی است. یک مدیر پروژه خوب هرگز خطرات را نادیده نمی‌گیرد، مهم نیست که تأثیر آنها تا چه حد جزئی باشد. هر ریسکی باید در اسرع وقت و به درستی تحلیل و بررسی شود.
6. برنامه‌ریزی بهتر :
برنامه‌ریزی یک پروژه به طور موثر از همان ابتدا، پایه و اساس یک پروژه موفق را بنا میکند. مدیریت پروژه شامل مرحله‌ای برای برنامه پروژه است که در آن می‌توانید اهداف، دامنه و زمانبندی را به روشنی تعریف کنید. این موضوع از کندی تیم شما جلوگیری کرده و مانع از تشریفات اداری غیر ضروری می‌شود.
با یک برنامه مستحکم می‌توانید اطمینان حاصل کنید که با نیازهای مشتری در توافقید، به تمام ذینفعان دید مشترک داده‌اید و ریسک‌ها را از قبل دیده‌اید.
7. کنترل کیفیت :
بیشتر مدیران پروژه تحت فشار زیادی قرار دارند تا به موقع پروژه را به اتمام برسانند. وقتی تاریخ سررسیدها از دست می‌روند، کارها عجله‌ای انجام می‌شوند و نتیجه آن کار با کیفیت پایین است. مدیریت صحیح پروژه همچنین به شما امکان کنترل زمانبندی و منابع را می‌دهد.
انواع مدیر پروژه کدام اند؟
برای مدیران هیچ مسئله‌ای مهم‌تر از رشد سازمان نیست. با اختصاص صحیح مدیران به پروژههای مختلف، بستری مناسب برای پیشرفت سازمان خود فراهم کنید. برای این کار، ابتدا نیاز است تا انواع مدیران پروژه را بشناسیم:
پیامبر (PROPHET) :
این نوع مدیر پروژه فرصت‌های تجاری خارج از مرزهای استراتژیک موجود را دنبال میکند، فرصت‌هایی را که اطلاعات قابل اعتمادی در مورد احتمال موفقیت آنها موجود نیست.
از این رو، پیامبر برای به دنبال پیروان سازمانی وفادار می‌گردد. بدیهی است که اجرای چنین پروژه‌هایی دارای ریسک است، زیرا احتمال دارد که فرصت‌های رشد اتفاق نیفتند و بنابراین این مدیر پروژه ممکن است یک پیامبر دروغین باشد.
مزیت استفاده از این نوع مدیران پروژه شامل:
- به چالش کشیده شدن استراتژی موجود
- درپی فرصت‌های رشد نادیده گرفته شده
قمارباز (Gambler):
این نوع مدیر پروژه فرصت‌های تجاری موجود در محدوده سازمانی و مرزهای استراتژیک وجود دارند، دنبال میکند. اما هیچ تضمین موفقیتی را نمیتوان تصور کرد، زیرا اطلاعات قابل اعتمادی در مورد احتمال موفقیت نیست.
قمارباز، پیروان سازمانی را می‌خواهد که بر روی یک فرصت رشد سازگار با استراتژی فعلی اما بدون شواهد کمی قابل قبول قمار کنند. به عبارت دیگر، قماربازان با استراتژی موجود بازی میکنند، اما نمی‌توانند احتمال موفقیت را پیشبینی کنند. در نتیجه، قمارباز برای تیم پروژه خود به دنبال جذب اعضایی است که اهل شرطبندی باشند.
بدیهی است که احتمال دارد این فرصت‌ها نیز امکان پذیر نباشند و ممکن است باعث زیان‌های قابل توجهی برای سازمان شوند. با این حال، قماربازان ضروری هستند، زیرا آنها می‌توانند استراتژی موجود را با دنبال کردن فرصت های رشدی که از نظر تحلیلی قابل چشم پوشی هستند به روزرسانی کنند.
کارشناس (EXPERT) :
این نوع مدیر پروژه فرصت‌های سازمانی را دنبال میکند که خارج از مرزهای استراتژیک موجود قرار دارند و به دلیل وجود شواهد و اطلاعات قابل اعتماد، یک فرصت تجاری قابل اطمینان هستند.
از این رو، کارشناسان مایل هستند افرادی را عضو تیم پروژه کنند که از فرصت رشدی که با استراتژی فعلی سازگار نیست، اما با شواهد کمی و کافی قابل اعتماد، شانس موفقیت دارد، حمایت کنند.
در نتیجه، کارشناسان متکی به اعضایی از سازمان هستند که پیگیر توصیه‌ها و نصایح آنها هستند. کارشناس برای به چالش کشیدن استراتژی موجود با دنبال کردن فرصت‌های رشد خوبی که در خارج از استراتژی کنونی سازمان وجود دارد، مورد نیاز است.
مجری (EXECUTOR) :
این مدیر پروژه به طور فعال فرصت‌های تجاری را که در مرزهای استراتژیک موجود هستند و شانس موفقیت خوبی دارند، دنبال میکند. مجری درپی جذب نیروهایی در سازمان است که به دنبال یک فرصت رشد مطمئن هستند، فرصت رشدی که؛ در چارچوب استراتژی کنونی قرار دارد و با شواهد کمی قابل اطمینان پشتیبانی می‌شود.
به عبارت دیگر، هیچ ریسک، عدم اطمینان و هیچ چالشی در این فرصت وجود ندارد و فقط باید اجرا شود. این فرصت‌ها را میتوان بهعنوان مسیر مشخصی برای موفقیت مشاهده کرد، زیرا فرصت رشد به درستی مستند شده و با استراتژی موجود هماهنگ است.
با این حال، مجری هیچ دیدی از فرصت‌های تجاری رادیکال و ناشناخته ندارد. بسیاری از افرادی که عنوان رسمی توسعه دهنده‌ی کسب و کار را دارند، تنها از فرصت‌های رشدی که در مرزهای استراتژیک قرار داشته و شانس موفقیت بالایی دارند حمایت میکنند.
مراحل مدیریت پروژه :
انجام پروژههای بزرگ و پیچیده کار بسیار دشواری است؛ مگر با استفاده از ساختار شکست کار. تقسیم پروژههای سخت به وظایف نسبتا ساده و قابل کنترل باعث می‌شود مدیران پروژه بتوانند به راحتی روی هر قسمت نظارت داشته باشند. به هرکدام از این قسمت‌ها یک مرحله از پروژه گفته می‌شود. مدیریت پروژه پنج مرحله دارد. این مراحل عبارتند از:
1- شروع
تعیین ارزش پروژه و امکان‌سنجی آن در مرحله اول انجام می‌شود. درواقع مدیر پروژه در این مرحله باید به این سوال که «آیا سرمایه‌گذاری انجام شده سودده خواهد بود؟» پاسخ مناسبی بدهد. موارد دیگری مانند اهداف پروژه، جدول زمانی انجام پروژه و هزینه کل نیز در این مرحله باید بررسی شود.
2- برنامه‌ریزی
در گام بعدی، برنامه‌ریزی برای نحوه مدیریت پروژه آغاز می‌شود تا پروژه بتواند در زمان مشخص و با صرف هزینه معین به اهداف خود برسد. برنامه پروژه شامل تصمیم‌گیری در مورد منابع موردنیاز، بودجه و مواد است.
در این مرحله اهداف پروژه، وظایف تیم، بودجه، کیفیت موردانتظار، نحوه سازماندهی پروژه، ارتباطات افراد و تدارکات موردنیاز مشخص می‌شود. همچنین مدیر پروژه باید خطراتی را که ممکن است روی نتیجه پروژه تاثیر بگذارد، را پیشبینی و برای حل آنها برنامه‌ریزی کند.
نمودار گانت یکی از مطمئن‌ترین ابزارها برای مدیریت پروژه است که تصویری از اولویت‌ها، منابع لازم، خطرات احتمالی و زمان شروع و پایان فعالیت‌ها را نشان می‌دهد.
3- اجرا
در این مرحله تمام برنامه‌ریزی‌ها باید عملی شود. مدیر پروژه تیم را تشکیل داده و برای هر کار افراد مناسبی را انتخاب میکند. این مرحله شامل دو فرایند اجرای طرح و رهبری است که باید پیشرفت کار با ابزارهای مدیریت پروژه نظارت شود.
4- کنترل و نظارت
برای اطمینان از عملی شدن طرح پروژه باید تمام جوانب پروژه کنترل و در صورت نیاز مورد بازبینی قرار گیرد. در این مرحله تناقض‌های بین برنامه و اجرا بررسی می‌شود.
مشکلات اجرایی باید ریشه‌یابی شده و مجددا برای رفع آنها برنامه‌ریزی شود. این حلقه تا رسیدن به نتیجه موردنظر و رفع تمام اشکالات باید ادامه داشته باشد.
5-جمع‌بندی و ارائه گزارش
پس از تحقق اهداف، پروژه هنوز به اتمام نرسیده‌است. آخرین مرحله جمع‌بندی و ارائه گزارش است. در این مرحله محصول با کیفیت موردانتظار باید به دست مشتری رسیده و تمام قراردادها و مدارک بایگانی شود.
در دوره آموزش مدیریت پروژه مکتب‌خونه موارد بالا به طور کامل شرح داده شده است تا یک مدیر پروژه بتواند تمام مهارت های مدیر پروژه را کسب کند و کار خود را به نحو احسنت انجام دهد.
مدیر پروژه چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟
مدیریت پروژه یکی از کاربردی‌ترین و مهم‌ترین تخصص‌های لازم برای انجام پروژههای بزرگ است. پرواضح است که دروس دانشگاهی برای موفقیت در بازار کار امروزی کافی نبوده و هر فرد باید علاوه بر آنها مهارت‌هایی را هم کسب کند.
مهارت های مدیر پروژه می‌تواند تاثیر مستقیمی روی توانایی تیم در انجام وظایف داشته باشد و بهبود عملکرد و افزایش کارایی را برای کل پروژه به ارمغان آورد.
همچنین باید تمرکز زیادی روی اهداف، منابع و برنامه‌های هر پروژه داشته باشد. بدین منظور مهارت‌های زیر از جمله مهم‌ترین مهارت‌هایی هستند که هر مدیر پروژه باید کسب کند:
یکپارچه‌سازی پروژه :
این مهارت شامل تهیه یک برنامه اصولی برای پروژه و مدیریت اجرای آن است؛ به طوری که پروژه طبق برنامه‌ریزی انجام شده به نتیجه موردانتظار برسد.
مدیریت محدوده :
مدیریت محدوده شامل اقداماتی است که اطمینان حاصل میکند فقط کارهای برنامه‌ریزی شده برای رسیدن به هدف نهایی پروژه انجام شود. به عبارت دیگر، مدیر پروژه باید تضمین کند که تمام اقدامات انجام شود و حتی هیچ فعالیتی اضافه‌تر از برنامه ارائه شده صورت نگیرد.
مدیریت زمان :
هر پروژه یک محدوده زمانی مشخص دارد. بدین معنا که کارهای زیادی باید در مدت زمان محدودی انجام شود. بنابراین مدیر پروژه باید جدول زمانی پروژه را طوری ایجاد کند که پروژه در زمان معین به پایان برسد.
مدیریت هزینه :
از مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیر پروژه ایجاد بودجه مناسب و کنترل آن در طول پروژه است. این کار از مرحله برنامه‌ریزی شروع شده و تا زمان بسته شدن پروژه ادامه خواهد داشت.
مدیریت هزینه مشخص میکند که در چه مواردی هزینه‌ها باید افزایش یافته یا برای کنترل هزینه‌ها چه تغییراتی باید اعمال شود.
مدیریت کیفیت :
مدیریت کیفیت یک فرایند مستمر در طول اجرای پروژه است. چرا که خرابی در هر مرحله از پروژه روی مراحل بعدی و حتی خروجی نهایی تاثیرگذار خواهد بود.
بنابراین مدیر پروژه باید تمرکز ویژه‌ای روی هزینه، زمان و منابع داشته باشد تا از هرگونه اقدام مخربی پیشگیری کند.
مدیریت ارتباطات :
مهارت‌های ارتباطی برای به اشتراک گذاشتن موثر چشم‌انداز، اهداف، ایده‌ها و مسائل در مدیریت پروژه لازم است. مدیر پروژه باید بتواند ارتباطات موثری با اعضای تیم و محیط خارجی پروژه برقرار کند، پیام‌ها را به خوبی به تیم انتقال داده و به مشتری گزارش مناسبی ارائه دهد.
مدیریت منابع انسانی :
مدیر پروژه باید افراد مناسب و شایسته‌ای برای انجام پروژه جمع کرده و آنها را در یک جهت حرکت دهد به طوری که اهداف شخصی اعضای تیم با اهداف سازمان هم‌راستا باشد.
توانایی تفویض اختیارات، کنترل تعارضات، ارزیابی عملکرد و رهبری اعضای تیم از دیگر مهارت‌های مدیر پروژه است.
مدیریت ریسک :
خطرات احتمالی حین انجام پروژه اجتناب‌ناپذیر است. به همین دلیل مدیر پروژه باید تجربه و توانایی شناسایی دقیق اشتباهات و اجرای استراتژی کاهش آنها را داشته باشد.
استفاده از ابزارهای حرفه‌ای برای مدیریت ریسک به‌منظور شناسایی ریسک‌های بالقوه و جلوگیری از وقوع آنها جزو لاینفک مدیریت پروژه است.
مدیریت تدارکات :
خرید مواد و تجهیزات لازم یا برون‌سپاری بخش‌هایی از پروژه در حوزه مدیریت تدارکات است. مدیر پروژه باید بتواند تشخیص دهد که مواد لازم را در چه زمانی، با چه ویژگی‌هایی و از چه تامین‌کننده‌ای خریداری کند.
مدیریت ذینفعان :
مدیر پروژه باید بتواند تمام ذینفعان پروژه از جمله کارفرمایان، مشتریان، اعضای تیم و تمام کسانی که از این پرژه نفع می‌برند را راضی نگه دارد و انتظارات آنها را به خوبی برآورده کند.
مهارت های مدیر پروژه بسیار در پیشبر اهداف پروژه اهمیت دارد لذا این امر اهمیت و کاربرد آموزش مدیریت پروژه را دو چندان میکند.
نرم‌افزارهای موردنیاز مدیریت پروژه چیست؟
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نمای کاملی از پروژه را به مدیر ارائه می‌دهد. از این نرم‌افزارها برای فهرست کردن وظایف، تخصیص منابع، زمانبندی، اشتراک‌گذاری مدارک و گزارش‌دهی استفاده می‌شود؛ استفاده درست و اصولی از آنها کارایی و عملکرد تیم را بهبود می‌بخشد.
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه عبارتند از:اکسل، اینستا گانت، تیم گانت، آسانا، کلیک‌آپ، ورایک، اسمارت شیت، ترلو، ماندی، پروف هاب، تیم ورک و پریماورا
مدیریت پروژههای نرم افزاری:
تا به حال به مسئولیت و وظایف مدیریت پروژههای نرم افزاری فکر کرده‌اید ؟ در این بخش قصد داریم تا در رابطه با این مسئولیت به طور کامل صحبت کنیم.
الگوی شغلی شرکت‌های فناوری و اطلاعات را که در حوزه نرم افزار فعالیت میکنند را میتوان به دو بخش زیر تقسیم کرد :
1. ایجاد نرم افزار
2. مدیریت پروژههای نرم افزاری
مدیریت پروژههای نرم افزاری « Software Project Management » به هنر، توانایی و دانش برنامه‌ریزی و رهبری پروژههای نرم افزاری می‌گویند که با علم تولید نرم افزار ادغام شده است.
به طور کلی میتوان گفت که پروژه یک وظیفه تعریف شده است و مجموعه‌ای از عملیات‌های مختلف جهت دستیابی به هدف نهایی و رفع نیاز مشتری به حساب میآید. پروژه‌ها اهداف مختلفی دارند و زمانی به پایان می‌رسند که هدف آنها به طور کامل محقق شده باشد. بنابراین هر پروژه برای رسیدن به هدف اصلی و نهایی نیاز به یک نیرو انسانی و یک ناظر دارد و اون فرد کسی نیست جز مدیر پروژه!
گفتنی است که مدیریت پروژههای نرم افزاری از زمانی شکل گرفت که تولید نرم افزار روی کار آمد. در ابتدا، نرم افزارها با هدف راه اندازی سخت افزارها طراحی، تولید و نوشته می‌شد.
در آن زمان، شرکت‌های تولید کننده نرم افزار با کمک روشهای کلاسیک مدیریتی تلاش می‌کردند تا پروژههای نرم افزاری را رهبری و مدیریت کنند. اما متاسفانه عواملی وجود داشت که باعث ایجاد اختلال در تحلیل و بررسی پروژههای نرم افزاری می‌شد. برخی از این عوامل به شرح زیر است :
1. ارائه یک تعریف اشتباه از نیازمندی‌ها
2.استفاده نادرست از فناوری
3.عدم بیان صحیح اهداف پروژه
4.تخصیص اشتباه منابع مورد نیاز پروژه
5. تهیه گزارش نادرست از روند پروژه
6. سیاست اشتباه ذینفعان
اهمیت مدیریت پروژههای نرم افزاری :
همانطور که در مطالب فوق بیان شده است، پروژههای نرم افزاری یک فرآیند کامل برای توسعه نرم افزارها است. ( از زمان جمع آوری نیازها گرفته تا تست نهایی نرم افزار نهایی و قابل عرضه)
بنابراین میتوان گفت که نرم افزارها یک محصول نامشهود به حساب می‌آیند و توسعه آنها نوعی جریان نوین در تجارت جهانی و دنیای بیرون است که براساس نیازهای مشتری ساخته و ارائه می‌شوند.
با این حساب میتوان گفت که موفقیت پروژههای نرم افزاری نیاز به یک فرد ماهر و مدبر دارد که بر تمام مراحل طراحی، تولید و ارائه نرم افزار نظارت داشته باشد. در حقیقت، فردی که مدیریت پروژههای نرم افزاری را بر عهده میگیرد موظف است که بر اجرای صحیح پروژه نرم افزاری نظارت داشته باشد و از تمام مراحل SDLC آگاه باشد.
نکته‌ای که وجود دارد این است که مدیر پروژه نرم افزاری نباید به طور مستقیم در تولید محصول نهایی دخالت کند و تنها وظایف او در حوزه فعالیت‌های مرتبط به تولید و کنترل محصول نهایی خلاصه می‌شود. در حقیقت، نظارت مدیر پروژه بر روی روند تهیه، توسعه و اجرا نرم افزار کفایت میکند.
برخی از مسئولیت‌های مدیریت پروژههای نرم افزاری به شرح زیر است :
- رهبری پروژه نرم افزاری
- مدیریت افراد و تیم اجرایی
- برقراری ارتباط با ذینفعان
- مدیریت منابع انسانی
- نظارت بر تخصیص بودجه
- مدیریت صحیح پروژه
- تهیه گزارش از نحوه عملکرد و توسعه پروژه نرم افزاری
- نظارت بر توسعه و پیشرفت روند طراحی نرم افزار
- ارزیابی ریسک‌های هر مرحله از پروژه
- تعریف و تنظیم محدوده کاری هر یک از افراد مرتبط به پروژه
مهم‌ترین فعالیت‌های مدیریت پروژههای نرم افزاری :
فعالیت‌ها و مسئولیت‌های مدیر پروژه نرم افزاری به موارد فوق ختم نمی‌شود. در این بخش قصد داریم تا مهم‌ترین فعالیت‌های مدیریت پروژه نرم افزاری را به شما معرفی کنیم. این فعالیت‌ها شامل موارد زیر می‌شود :
1. برنامه‌ریزی پروژه
2. مدیریت محدوده
3. برآورد پروژه
تا آخر این بخش همراه ما باشید تا با هریک از موارد فوق به طور کامل آشنا شوید :
برنامه ریزی پروژه :
اولین گام قبل از شروع فرآیند تولید نرم افزار، برنامه ریزی است. این مرحله شامل فعالیت خاصی نمی‌شود. اما لازم است که مدیر مربوطه نظارت مستقیم بر تولید نرم افزار داشته باشد.
برنامه ریزی پروژه شامل مجموعه‌ای از فرآیندهای متعدد بوده و باعث می‌شود تا تولید نرم افزار آسان‌تر شود.
مدیریت محدوده :
در ابتدا فرآیند لازم است که محدودیت پروژه توسط مدیریت پروژههای نرم افزاری مشخص شود. تعیین محدوده شامل تمام فرآیندهای لازم وضروری برای طراحی و تولید محصول نهایی می‌شود.
به طور کلی میتوان گفت که مرزهای پروژه در این مرحله مشخص می‌شود و این امر به پیشگیری از هدر رفتن هزینه و زمان کمک میکند.
برآورد پروژه :
برای موفقیت در مدیریت پروژههای نرم افزاری باید یک برآورد دقیق از پروژه داشته باشید. برآورد پروژه شامل موارد زیر است :
تخمین اندازه نرم افزار :
با محاسبه تعداد نقاط عملکرد در نرم افزار و یا بر حسب KLOC میتوان اندازه نرم افزار را تخمین زد. تخمین نرم افزار تا حد زیادی به شیوه‌های کدگذاری بستگی دارد و عملکرد نرم افزار با توجه به نیاز کاربران و … متفاوت خواهد بود.
تخمین زمان :
بعد از تخمین اندازه نرم افزار وقت آن می‌رسد تا مدیریت پروژههای نرم افزاری به تخمین زمان مورد نیاز برای طارحی و تولید نرم افزار بپردازد و براساس آن یک برنامه زمانی تنظیم کند.
برای تخمین دقیق زمان مورد نیاز باید ابتدا مشخصات و وابستگی متقابل اجزاء مختلف نرم افزار تفکیک شود. سپس، وظایف نرم افزار بر حسب روز، ماه و … برنامه ریزی شود و در آخر، براساس تمام این داده‌ها، زمان مورد نیاز برای نرم افزار تخمین زده خواهد شد.
برآورد تلاش :
برآورد تلاش بر حسب نیاز مشتری و حجم نرم افزار متفاوت خواهد بود. فردی که در موقعیت مدیریت پروژههای نرم افزاری مشغول به کار می‌شود باید توانایی اندازه‌گیری دقیق نرم افزار را داشته باشد تا براساس آن و با بررسی داده‌های سازمان موفق به برآورد تلاش مورد نیاز برای نرم افزار شود.
برآورد هزینه :
سخت‌ترین مسئولیت مدیریت پروژههای نرم افزاری را میتوان برآورد هزینه‌ها در نظر گرفت؛ زیرا برآورد دقیق و صحیح هزینه‌ها نیاز به فاکتورها و عناصر زیادی دارد که شامل موارد زیر می‌شود :
1. حجم نرم افزار
2. کیفیت نرم افزار
3. سخت افزار مربوطه
4. نرم افزار یا ابزار اضافی
5. تعداد پرسنل ماهر و مشغول به کار
6. مهارت هر یک از پرسنل
7. تکنیک‌های برآورد پروژه
8. پشتیبان‌های پروژه نرم افزاری
چرا مدیریت پروژه برای سازمان‌ها مفید است؟
تیم مدیریت پروژه در هر سازمان مسئولیت تعریف و برقراری استانداردها را در سازمان برعهده دارد. این تیم با استفاده از نرم‌افزارهای ذکر شده در بالا تمام مراحل آن را با دقت تعیین کرده و تحت نظارت قرار می‌دهد.
وجود مدیر پروژه در سازمان‌ها تاثیر چشم‌گیری روی بهبود عملکرد سازمان، رشد آن و استفاده بهینه از منابع مالی، انسانی و زمان می‌گذارد. این تخصص با استفاده از دید اقتصادی وسیع خود نسبت به سازمان، از بروز خطرات و شکست‌های احتمالی جلوگیری کرده و با این کار مانع هدر رفتن منابع می‌شود.
آینده شغلی مدیر پروژه چگونه است؟
افرادی که در رشته مدیریت پروژه تحصیل کرده‌اند و مهارت‌های لازم را به دست آورده‌اند، می‌توانند در مشاغل مختلفی شروع به فعالیت کنند. از جمله این شغل‌ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
هماهنگ‌کننده پروژه :
پروژههای بزرگ معمولا درگیر کارهای اداری زیادی هستند؛ رسیدگی به این کارها برعهده هماهنگ‌کننده پروژه است. این کارمند جلسات را هماهنگ کرده و اطلاعات لازم را به اعضای تیم یا افراد خارجی مرتبط با پروژه انتقال می‌دهد.
مسئول زمانبندی پروژه :
مسئول زمانبندی پروژه با استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری پروژههای بزرگ را کنترل میکند و همچنین تغییرات برنامه‌ها و فرجه‌های زمانی را در سیستم به‌روزرسانی میکند.
دستیار مدیر پروژه :
دستیار مدیر پروژه شخصی است که به او در تمام مراحل انجام پروژه کمک میکند. بعضی قسمت‌های پروژه به دستیار سپرده شده و تحت نظارت مدیر به انجام فعالیت‌ها می‌پردازد.
مدیر پروژه :
مدیر پروژه مسئولیت بررسی، نظارت و کنترل پروژه‌ها از ابتدا تا پایان آن را برعهده دارد.
مدیر پروژه ارشد :
مدیر پروژه ارشد هم‌زمان بر چند پروژه نظارت میکند، آنها را با هم هماهنگ کرده و بودجه کلی و منابع را مدیریت میکند.
۵ شغل پردرآمد برای متخصصین مدیریت پروژه :
مدیریت پروژه در سال‌های اخیر به یک زمینه کاری و درسی محبوب در دنیا تبدیل شده است. فارغ‌التحصیلان و صاحبان مدرک در این رشته می‌توانند با متخصصین و مهندسان رشته‌های مختلفی از جمله عمران، هوافضا، علوم تجربی و... برای به نتیجه رساندن یک پروژه همکاری داشته باشند.
معتبرترین مدرک این رشته در حال حاضر توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) صادر می‌شود و PMP نام دارد. با در دست داشتن این مدرک میتوان در کشورهای مختلف دنیا به جایگاه شغلی و درآمدی خوبی دست یافت.
مشاغل پردرآمد مدیریت پروژه :
مدیریت پروژه یک زمینه کاری نسبتا نوظهور در ایران و جهان به حساب میآید. اما در حال حاضر به دلیل اهمیت بالای این جایگاه شغلی، آینده درآمدی بسیار خوبی برای علاقه‌مندان آن پیشبینی می‌شود. اما اگر می‌خواهد وارد مشاغل پردرآمد این حزوه شوید قطعا باید آموزش مدیریت پروژه را پشت سر بگذارید. مشاغل پردرآمد مدیریت پروژه عبارتند از:
- مدیریت پروژه مهندسی:
مشاغل مربوط به مهندسی با توجه به ظرافت، حساسیت و نیاز به تخصص بالا، همگی جزو پردرآمدترین مشاغل دنیا به حساب می‌آیند. مدیر پروژه مهندسی کسی است که از یک طرف با مهندسان و از طرف دیگر با درخواست‌کنندگان خدمت در ارتباط است و برای حفظ رضایت هر دو طرف تلاش میکند.
نتیجه پروژههای مهندسی معمولا یک محصول قابل لمس است که مسئولیت پاسخگویی برای کیفیت و عملکرد این محصول به‌عهده مدیر پروژه قرار دارد. این شغل در حال حاضر در پیشرفته‌ترین کشورهای دنیا بهعنوان یک شغل برتر شناخته می‌شود و حقوق بالایی در کشورهایی مثل آمریکا، کانادا، استرالیا و... دارد.
- مدیریت پروژه هوافضا :
یکی دیگر از مشاغل پردرآمد مدیریت پروژه، مدیریت پروژههای هوافضا است. چرا که این نوع پروژه‌ها عموما با بالاترین حد ریسک روبرو بوده و کوچکترین خطایی در آنها باعث فاجعه می‌شود.
مدیر پروژه هوافضا یک تیم از مهندسین هوافضا را به عنوان زیردست داشته و برنامه‌ریزی، رهبری، انگیزش و سازماندهی آنها را برعهده دارد. مدیریت پروژه هوافضا کاری پر از ریسک، خطر و مسئولیت بوده و تنها برای علاقه‌مندان آن مناسب خواهد بود.
- مدیریت پروژه مشاور:
مدیر پروژه مشاور کسی است که به تمام شرکت‌های پروژه‌ای خدمت ارائه می‌دهد. این مدیر پروژه باید توانایی بالایی در مدیریت داشته باشد و همچنین بتواند خیلی سریع با زمینه‌های کاری مختلف آشنا شود تا متد درست برای مدیریت پروژه را به آنها پیشنهاد دهد. هدف این مدیران ارائه دانش لازم برای مدیریت یک پروژه خاص است. این پروژه ممکن است کامپیوتری، ساختمانی یا محیط زیستی باشد.
- مدیر پروژه منابع طبیعی:
این مدیران روی پروژههای مربوط به کار با منابع طبیعی مثل معادن یا زمین‌های کشاورزی تمرکز دارند و هدف آنها بهره‌برداری حداکثری از یک منبع مشخص است.
آنها با در نظر گرفتن تمام شرایط تاثیرگذار و حذف عوامل منفی و زائد، سعی در بهبود کارآمدی اجزای پروژه دارند. این مدیران همچنین به فرآیند نهایی شدن محصول (برای مثال انبار شدن محصول کشاورزی) و تحویل آن به مشتری نهایی هم نظارت میکنند.
چرا که در نهایت آنها برای نتیجه کار پاسخگو خواهند بود. مدیر پروژه منابع طبیعی کسی است که از زندگی عادی خود دور می‌شود و بیشتر زمان خود را در عبور از مسیرهای صعب‌العبور خارج از شهر یا در دل بیابان‌ها می‌گذارند. سختی این کار و ریسک‌های موجود در آن به خاطر کار با معدن، باعث بالا بودن درآمد این شغل در اکثر کشورهای دنیا شده است.
- مدیر پروژه دارویی:
یکی دیگر از مشاغل پردرآمد یا شاید بتوان گفت پردرآمدترین شغل مدیریت پروژه، مدیریت پروژه دارویی است. صنعت دارو یک صنعت بدون توقف بوده و تقاضای موجود برای آن با توجه به زندگی مدرن رو به افزایش است.
از طرفی ریسک در این صنعت هیچ جایگاهی نداشته و هر اشتباه برابر با ضرر جانی به چندین هزار تا چندین میلیون نفر است. مدیر پروژه دارویی کسی است که مجموعه‌ای از مهندسان، متخصصین و پژوهشگران را برای به نتیجه رساندن یک ایده دارویی و تولید انبوه و عرضه آن مدیریت میکند.
برای موفق شدن به عنوان یک مدیر پروژه دارویی باید علاوه بر دانش کافی از علوم مرتبط و مدیریت، تجربه بسیار بالا و قدرت ریسک‌پذیری فوق‌العاده‌ای داشت.
مدرک رسمی مدیریت پروژه :
در حال حاضر این رشته به صورت رسمی در دانشگاه‌های ایران تدریس می‌شود و امکان گرفتن مدرک رسمی مهندسی مدیریت پروژه یا مدیریت پروژه ساخت و مدیریت امور هنری در کشورمان وجود دارد. اما برای گرفتن یک مدرک قابل ارائه در کشورهای پیشرفته، لازم است به موسسه مدیریت پروژه (PMI) مراجعه کرده و مدرک «متخصص مدیریت پروژه» (PMP) را دریافت کنید. مدارک رسمی و بین‌المللی این موسسه عبارتند از:
- متخصص مدیریت پروژه (Project Management Professional – PMP)
- معاون رسمی مدیریت پروژه (Certified Associate in Project Management – CAPM)
- متخصص تحلیل کسب و کار (PMI Professional in Business Analysis - PMI-PBA)
- متخصص مدیریت چابک (PMI Agile Certified Practitioner – PMI-ACP)
- متخصص مدیریت برنامه (Program Management Professional - PgMP)
- متخصص مدیریت پورتفولیو (Portfolio Management Professional - PfMP)
- متخصص مدیریت ریسک (PMI Risk Management Professional – PMI-RMP)
- متخصص زمانبندی و برنامه‌ریزی (PMI Scheduling Professional – PMI-SP)
- مدرک جامع مدیریت پروژه (PMI Project Management Ready)
مدیریت پروژه در حال حاضر در کشورهای پیشرفته دنیا یک رشته محبوب و دارای آینده شغلی خوب به حساب میآید. مشاغل پردرآمد مدیریت پروژه را در این مطلب بررسی کردیم اما این زمینه کاری هر روز در حال توسعه و تکامل است. با مطالعه و گرفتن مدرک معتبر در این زمینه می‌توانید هم در ایران و هم در دنیا به آینده شغلی مناسبی برسید.
تکنیک مسیر بحرانی در مدیریت پروژه :
در پیکره دانش مدیریت پروژه و یا همان PMBOK پراهمیت‌ترین معیارها در مدیریت پروژه مشخص شده‌اند که شاید زمان در کنار هزینه از مهم‌ترین آنها باشند. برای پیشبرد هر پروژه یک کار و یا عمل آغازین وجود دارد و یک عمل انتهایی که به تکمیل پروژه منتهی می‌شود.
در میان این دو عمل، کارهای بسیار زیاد دیگری نیز لازم است تا صورت پذیرد. در واقع پس از آغاز فعالیت ابتدایی در پروژه تا هنگامی‌که فعالیت نهایی انجام می‌شود، فعالیت‌های متفاوت دیگری نیز انجام می‌شوند. اگر تمام فعالیت‌هایی که برای پیشبرد یک پروژه لازم است تا انجام شود را بر روی کاغذ ترسیم کنید، یکی از تکنیک‌هایی که به شما کمک میکند تا در کوتاه‌ترین زمان و با کمترین هزینه پروژه را به پایان برسانید، تکنیک مسیر بحرانی در مدیریت پروژه است.
برای به‌کاربردن این تکنیک هر فعالیت با یک خط و لحظه آغازین و پایانی فعالیت با نقطه نشان داده می‌شود. اگر فعالیت‌های به‌صورت پیش‌نیازی و یا پس نیازی باشند نیز لازم است تا نقطه‌ی پایانی فعالیت پیش‌نیازی، قبل از فعالیت دیگر قرار بگیرد.
مثلاً در پروژه ساختمان‌سازی، لازم است تا گچ‌کاری پیش از نقاشی ساختمان انجام شود و نمیتوان نقاشی ساختمان را پیش از گچ‌کاری انجام داد. اگر این فعالیت‌ها را به همان صورت گفته شده بر روی کاغذ بیاوریم، نقطه آغازین فعالیت نقاشی حتماً باید بعد از گچ‌کاری واقع شود.
هنگامی‌که تمام فعالیت‌های یک پروژه به همین شکل بر روی کاغذ ترسیم شوند. برای درک تکنیک مسیر بحرانی نیاز است تا با مفهوم شناوری فعالیت‌های پروژه نیز آشنا شویم. شناوری هر فعالیت نشان‌دهنده این است که شروع آن فعالیت تا چند روز می‌تواند به تأخیر بیفتد به طوری که زمان پایان پروژه به تأخیر نیفتد. به مسیری که شناوری تمامی فعالیت‌های آن صفر است، مسیر بحرانی پروژه گفته می‌شود.
روش مسیر بحرانی به مدیران پروژه کمک میکند تا با استفاده و توجه زمان، ارتباطات و میزان شناوری هر فعالیت تمرکز خود را بر روی فعالیت‌های بحرانی متمرکز کنند تا در صورت روبرویی با کمبود منابع، این فعالیت‌ها را در اولویت بالاتری برای تأمین و تخصیص منابع قرار دهند.
همچنین این آگاهی را به مدیران پروژه خواهد داد که فعالیت‌های غیر بحرانی را تا چند روز میتوان به تأخیر انداخت. لازم است تا به این نکته توجه شود که مسیر بحرانی و تعداد فعالیت‌های بحرانی در طول پروژه ثابت نخواهند ماند و با گذر زمان، پیشرفت پروژه و اعمال تغییرات ناشی از فرایندهای اجرایی، این مسیر احتمالاً تغییراتی خواهد داشت که ممکن است فعالیت‌های دیگری را به فعالیت بحرانی تبدیل کند و فعالیت‌های بحرانی پیشین را از حالت بحرانی خارج کند.ازاین‌رو به‌روزرسانی شبکه از اهمیت بالایی برخوردار است و باید در بازه‌های زمانی مختلف، این کار را به‌صورت مستمر انجام داد.
قاعده تقسیم و تسلط در مدیریت پروژه چیست؟
عموما انجام پروژه‌ها در سازمان‌ها با فشار و استرس بالایی همراه است. همین استرس باعث عدم کارایی مناسب نیرو کار و اعضای تیم پروژه خواهد شد.
برای جلوگیری از این کار و انجام دقیق و بهینه پروژه، مدیران گروه قاعدهای را درنظر میگیرند که به آن قاعده تقسیم و تسلط در مدیریت پروژه گویند. طبق این قاعده بهتر است پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. سپس این قسمت‌ها را هم به کارهای کوچکتری که به راحتی قابل کنترل هستند، تقسیم کنید.
روشهای برآورد زمان در مدیریت پروژه :
یکی از مهم ترین محدودیت‌های پروژه، زمان است و این موضوع که آیا مدیر پروژه می‌تواند موارد میانی و نهائی پروژه را در زمان مشخص شده تحویل دهد؟
زمان یکی از نایاب ترین و باارزش‌ترین منابع هر پروژه است. مدیر پروژه، برای تحویل هر محصول یا خدمت یک پروژه، زمان محدودی در اختیار دارد و بدون مدیریت صحیح زمان، ممکن است پروژه وی به یک فاجعه ختم شود.
فرآیندهای اصلی در مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و کنترل زمان هستند.
انواع رویکرد در برآورد زمان مدیریت پروژه :
1. رویکرد انسان محور
در رویکرد انسان محور برآورد زمان انجام فعالیت‌ها به دو بخش زیر تقسیم می‌شود:
- نظر کارشناسی (Expert Judgment)
کارشناسان پروژه می‌توانند با کمک سوابق گذشته، اطلاعات مورد نیاز به منظور برآورد مدت زمان فعالیت‌ها و یا مدت زمان پیشنهادی فعالیت‌ها را از پروژههای مشابه قبلی، ارائه دهند.
- تکنیک تصمیم گیری گروهی (Group Decision-Making Techniques)
استفاده از روشهای گروهی (Team Based) از جمله طوفان فکری، دلفی و … به منظور تعامل اعضای تیم پروژه در برآورد مدت زمان فعالیت‌های پروژه، بسیار مفید است.
با تعامل و درگیر نمودن یک تیم منسجم از افرادی که به تکنیک‌های اجرایی فعالیت‌های پروژه آشنا هستند و باعث می‌شود اطلاعات دقیقتری برای برآورد زمان فعالیت‌ها جمع آوری گردد و همچنین تعهد این افراد نسبت به زمان برآوردی فعالیت‌های پروژه افزایش یابد.
2. رویکرد پروژه‌محور
اما در رویکرد پروژه‌محور مدت زمان فعالیت‌ها در سه دسته‌بندی زیر قرار میگیرند:
- برآورد قیاسی(Analog Estimating)
در برآورد قیاسی، مدت زمان‌ها به طور کلان و براساس تجربه‌های قبلی و مقایسه با پروژههای مشابه به دست می‌آیند. این روش در مواردی کاربرد دارد که اطلاعات جزئی از پروژههای گذشته در دسترس باشد و همچنین پروژههای گذشته با فعلی شباهت زیادی داشته باشند.
برآورد قیاسی از اطلاعات تاریخی و قضاوت کارشناسی استفاده میکند. این معمولاً در مواقعی مورد استفاده قرار میگیرد که پروژه در فازهای آغازین و یا حجم محدودی از اطلاعات در دسترس باشد. شاخصترین تکنیک‌های قیاسی عبارتند از: برآورد سری‌های توانی و برآورد سه نقطه‌ای.
- برآورد سری‌های توانی
در این برآورد فرض بر این است که ضریب مدت زمان دو پروژه، به افزایش ضریب هزینه‌ها با یک مقدار خاص وابسته است. این برآورد را می توان با یک خط مستقیم بر روی یک مقیاس شبه لگاریتمی نمایش داد که شیب خط آن با توجه به نوع صنعت، سازمان یا پروژه متفاوت است.
- برآوردهای سه نقطه‌ای
گاهی عدم قطعیت‌ها زیادتر از آن است که بتوان با خیالی آسوده عددی به عنوان برآورد مدت زمان فعالیت یا (سایر مشخصات مانند هزینه) مشخص کرد. در این حالت توصیه می‌شود که از برآوردهای سه نقطه‌ای یا سایر برآوردهای احتمالاتی استفاده شود.
در برآورد سه نقطه‌ای مقدار خوشبینانه (optimistic estimate)، بدبینانه (pessimistic estimate) و محتمل (most-likely estimate) برآورد می‌شوند. مقدار برآورد که به تکنیک PERT معروف است با میانگین گیری وزنی این سه مقدار به دست میآید. در این محاسبات به منظور تاکید بر اهمیت مقدار محتمل، این مقدار در عدد 4 ضرب می‌شود.
- برآورد پارامتری
در برآورد پارامتری، زمان فعالیت‌ها را میتوان با ضرب مقدار کار مورد نیاز در مدت زمان آن کار در پروژههای پیشین به دست آورد. این برآورد معمولا زمانی استفاده می‌شود که دسترسی به اطلاعات پروژه ممکن باشد و با کمک گرفتن از آن میتوان به بخشی از جزئیات ساختار شکست کار رسید. همچنین در این برآورد با توجه به داده‌های وارد شده در پروژه از سطح دقت بالاتری نسبت به پارامتر قیاسی برخوردار است.
- برآورد پایین به بالا
این روش، یکی از دقیقترین سیستم‌های برآورد به حساب میآید و مواقعی استفاده می‌شود که نمیتوان مدت زمان فعالیت را با درجه مناسبی حدس زد به این منظور طبق ساختار شکست کار، وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنید سپس زمان لازم برای تکمیل هرکدام از زیرمجموعه‌ها را تخمین بزنید و در پایان، با در نظر گرفتن سایر مفروضات، زمان کل پروژه را برآورد کنید.
نکته‌ای که در این برآورد حائز اهمیت است، برای استفاده از آن باید اطلاعات تفضیلی از پروژه موجود باشد و هرچه جزئیات بیشتری از پروژه در اختیار داشته باشید، برآورد شما هم دقیق‌تر خواهدبود.
سخن آخر :
مدیریت پروژه یکی از پرکاربردترین گرایش‌های رشته مهندسی صنایع و مدیریت صنعتی است که امروزه ضرورت وجود آن در پروژههای کوچک و بزرگ از هیچ‌کس پوشیده نیست.
نبود مدیر پروژه ماهر و باتجربه در هر کسب و کار آن را با مشکلاتی از قبیل آشفتگی، اتلاف منابع، کمبود در سرمایه و منابع انسانی و ... مواجه میکند.
اگر به مدیریت پروژه علاقه دارید و به آن به عنوان شغل آینده خود نگاه می‌کنید، خوب است بدانید که علاوه بر تحصیلات دانشگاهی، کسب مهارت‌های لازم برای این تخصص نیز ضروری است.
مکتب‌خونه تمام اطلاعات و مهارت‌های ذکرشده را در قالب دوره‌هایی به شما عزیزان ارائه می‌دهد. همچنین دوره‌های آنلاین مکتب‌خونه برای آشنایی با نرم‌افزارهای کاربردی مدیریت پروژه و آموزش مدیریت پروژه تهیه شده است. پس با ما همراه باشید.