ابزارهای مدیریت پروژه : 

ابزارهای مدیریت پروژه : ما در اوج عصر ارتباطات زندگی می‌کنیم. جایی که تکنولوژی تمام مفاهیم را تغییر داده و تعریف‌ها را بازنویسی کرده است. ما امروز مثل ده سال پیش با هم ارتباط نمی‌گیریم، مثل ده سال پیش کارهای روزمره را انجام نمی‌دهیم و مثل ده سال پیش تفریح نمی‌کنیم.

با کمی دقت می‌توان دید که تکنولوژی وارد تمام ابعاد زندگی ما شده و بدون آن که متوجه شویم تغییرات بزرگی را ایجاد کرده است. تجربه بحران کرونا به ما نشان داد که تکنولوژی امروز تا حدود زیادی نیاز به ارتباط حضوری را از بین می‌برد. کلاس‌ها می‌توانند از راه دور برگزار شوند، تیم‌های می‌توانند از راه دور جلسه بگذارند و پروژه‌ها نیز می‌توانند از راه دور مدیریت شوند.

مدیریت پروژه از راه دور با ابزارهای مدیریت پروژه ممکن می‌شود و تمرکز ما در این مقاله روی معرفی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه قرار دارد.

 

ویدئو پیشنهادی : آموزش مدیریت پروژه
آموزش مدیریت پروژه

 

چرا به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز داریم؟

مدیریت پروزه کاری سخت و گسترده است که برنامه‌ریزی، هماهنگی، نظارت، تقسیم وظایف و کارهای دیگری از این دست را شامل می‌شود. مدیر پروژه فردی است که چندین وظیفه را به صورت همزمان انجام می‌دهد و همین، احتمال خطای او را افزایش خواهد داد.

ابزارهای مدیریت پروژه نرم‌افزارهایی هستند که با کمک تکنولوژی، کنترل و نظارت بر انجام کارها و همچنین تقسیم وظایف را برای مدیر ساده‌تر می‌کنند.

از امکانات اساسی ابزارهای مدیریت پروژه می‌توان به امکان تعریف وظایف و سپردن آن‌ها به یکی از اعضای تیم و همچنین تعیین مهلت انجام برای هر وظیفه اشاره کرد.

علاوه بر این، اعضای تیم می‌توانند از طریق کامنت گذاشتن روی وظایف و منشن کردن نام کاربری یکدیگر، به تعامل بپردازند. جدا از این کاربردهای اساسی، هر کدام از ابزارهای مدیریت پروژه امکانات خاص خود و محیط کاری منحصر به فردی را ارائه می‌دهند. به طور کلی استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه به مدیران پروژه کمک می‌کند:

  • تمام اطلاعات مربوط به وظایف و اهداف را به صورت دیجیتالی ثبت کرده و دسترسی به آن‌ها را برای خود و دیگر اعضای تیم ساده‌تر کنند.
  • تعامل و جریان اطلاعاتی بهتری را در تیم خود برقرار کنند.
  • چالش‌های مربوط به گزارش‌دهی به مدیران سطح بالا را کاهش دهند.
  • به صورت آنلاین روی فعالیت‌های تیم نظارت داشته باشند.

 

 وجود چه ویژگی‌هایی در ابزارهای مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

در حال حاضر ده‌ها ابزار برای مدیریت پروژه ارائه شده است. این یعنی تمام مدیران با چالش انتخاب بین ابزارهای مدیریت پروژه روبرو خواهند بود. در این بخش می‌خواهیم به شما معیاری ارائه کنیم که با آن بتوانید ابزارهای مدیریت پروژه را سنجیده و مناسب‌ترین مورد را برای تیم خود انتخاب کنید. در یک ابزار مدیریت پروژه باید دنبال ویژگی‌هایی زیر بود:

  1. ارتباط تیمی: همکاری خوب بدون ارتباط خوب ممکن نخواهد بود. ابزار مدیریت پروژه باید امکان ارتباط ساده، سریع و اثربخش را در اختیار تمام اعضای تیم قرار دهد.
  2. قابلیت شخصی‌سازی: هر پروژه و هر سازمان داستان منحصر به فردی است و نیازها منحصر به فردی دارد. هر چه انعطاف‌پذیری یک ابزار مدیریت پروژه برای تطبیق پیدا کرد با تیم‌های مختلف بیشتر باشد، آن نرم‌افزار گزینه مناسب‌تری -خصوصا برای کسب‌وکارهای دیجیتال- خواهد بود.
  3. تطبیق با نیازهای کاربر: ابزارهای مدیریت پروژه نرم‌افزارهایی هستند که باید مدام در راستای نیازها کاربرانشان توسعه پیدا کنند. چرا که این نیازها دائما در حال تغییر بوده و رو به افزایش است. ابزار مدیریت تیم اگر مبنای تغییرات خود را نیازهای مشتری قرار نداده باشد، ابزار مناسبی نخواهد بود و خیلی زود تیم را ناامید خواهد کرد.
  4. قابلیت‌های نوآورانه: عصر امروز عصر تحول و نوآوری است. در همین راستا هر محصولی که ارائه می‌شود، با نوآوری بهتر خواهد شد. وجود قابلیت‌های نوآورانه در ابزارهای مدیریت پروژه، به تیم‌ها کمک می‌کند بهتر با نیازهای در حال تغییر محیط هماهنگ شوند.

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه در سالی که گذشت

در این بخش پر استفاده‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه از لحاظ قابلیت‌های نرم‌افزاری و امتیازات داده شده توسط کاربران را، به شما معرفی می‌کنیم.

 

 

  • کلیک آپ (ClickUp)

کلیک‌آپ توانسته است در سال‌های اخیر توجه مدیران بسیاری را به خود جلب کند. از مزایای کلیدی کلیک‌آپ می‌توان به امکانات گرافیکی گسترده برای نمایش وظایف اعضا اشاره کرد. شما می‌توانید وظایف را به صورت تخته (Board)، لیست و جعبه مشاهده کنید. در این ابزار، نام‌گذاری حالت‌های مختلف پروژه به دلخواه کاربر است. شما می‌توانید حالت‌های یک وظیفه خاص را «انجام شده» و «در حال انجام» یا «در حال کدنویسی» قرار دهید. در کلیک آپ اگر روی یک وظیفه کامنتی بگذارید (برای مثال وظیفه انجام شده اما اشکالی در آن وجود دارد) می‌توانید کامنت خود را مانند یک وظیفه به کسی نسبت دهید.

یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های کلیک آپ، امکان رسم گانت چارت برای یک پروژه است. گانت چارت یکی از مهم‌ترین، کاربردی‌ترین و قدیمی‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود. با استفاده از این ابزار می‌توان به مراحل انجام کار نظارت بهتری داشت. کلیک آپ رسم گانت چارت و به‌روزرسانی آن را با کمک تکنولوژی برای شما ساده‌تر کرده و اثرگذاری آن را بیشتر می‌کند. کلیک آپ همچنین با بزرگترین محیط‌های نرم‌افزاری مثل اسناد گوگل ادغام شده و کار انتقال اطلاعات را برای تیم راحت‌تر می‌کند. کلیک آپ ابزار محاسبه زمانی مخصوص خود را نیز دارد.

نرم‌ افزارهای بزرگی که تا به حال با کلیک آپ ادغام شده‌اند:

    • Slack
    • GitHub
    • Harvest
    • DropBox
    • Google Drive
    • OutLook
    • Youtube
    • Todoist
    • Hubspot
    • Evernote

ابزارهای مدیریت پروژه

  • ترلو (Trello)

ترلو یک ابزار ساده و کاربردی است که طرفداران زیادی را در ایران به خود اختصاص داده است. در حال حاضر اکثر تیم‌های ایرانی از ترلو برای هماهنگی و تقسیم وظایف خود استفاده می‌کنند. در این محیط نرم‌افزاری، هر تیم یک سری تخته دارد و روی این تخته‌ها، وظایف به صورت کارت چسبانده شده‌اند.

عنوان تخته‌ها معمولا برابر است با حالت (Status) انجام کار. برای مثال «در حال انجام»، «در انتظار بازبینی» یا «آرشیو». شما می‌توانید کارت‌ها را بین تخته‌ها با Drag & Drop جابجا کنید. علاوه بر این می‌توانید با قرار دادن برچسب روی هر کدام از کارت‌ها، ویژگی وظیفه را مشخص کنید. مثلا «اضطراری» یا «بسیار سخت».

همین سادگی در مدیریت وظایف که ترلو را به یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه تبدیل کرده است. ترلو همچنین یک سری ابزار کمکی را تحت عنوان Power-Up در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد تا انجام کارها را برای آن‌ها ساده‌تر کند.

این Power-UP ها معمولا ابزارهایی کاربردی هستند. مثل  ادغام با گوگل درایو یا نمایش وظایف روی تقویم. اگر به دنبال ابزاری ساده می‌گردید که تمام نیازهای اساسی تیم شما را برآورده کند، ترلو انتخابی مناسب برای شما است.

 

 

  • میستر تسک (Meister Task)

میستر تسک یک ابزار رایگان و کاربردی است که در مقیاس جهانی مورد استفاده تیم‌ها قرار می‌گیرد. این ابزار درست مثل ترلو ساده و دوست‌داشتنی بوده و وظایف در قالب کارت‌ها تعریف می‌شوند. از مزایای کلیدی این نرم‌افزار می‌توان به قابلیت ارتباط تیمی پیشرفته اشاره کرد.

در میستر تسک هر عضو می‌تواند ایده‌ها و فایل‌های خود را با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد. امکان شخصی‌سازی فضای کاری نیز در میستر تسک برای تیم‌ها فراهم شده است. البته این ابزار در مقایسه با دو مورد قبلی، اپلیکیشین موبایل ضعیفی داشته و برای کار با پروژه‌های پیچیده مناسب نخواهد بود.

  • ماندی (Monday)

ماندی به تیم‌ها اجازه می‌دهد اعضای موقت و فریلنسر داشته باشند. قابلیتی که در سه ابزار قبلی وجود ندارد. شما با استفاده از این نرم‌افزار می‎‌توانید دسترسی کسانی که عضو تیم نیستند را به فایل‌ها و وظایف فراهم کنید.

ماندی از لحاظ ادغام با توییتر و لینکدین امتیاز ویژه‌ای دارد و ارتباط تیمی را بسیار ساده و لذت‌بخش می‌کند. علاوه بر این‌ها، ماندی بر یک بستر اوپن سورس بنا شد است و در نتیجه توسعه‌دهندگان می‌توانند ادغام‌ها را شخصی‌سازی کنند.

  • تیم ورک (Team Work)

تیم ورک یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که امکانات منحصر به فردی دارد. برای شروع می‌توان به این اشاره کرد که پنل کاری تیم با توجه به اسم و لوگوی شرکت یا تیم قابل شخصی‌سازی خواهد بود. بخش ارتباط تیمی تیم ورک هم از نقاط قوت آن به حساب می‌آید.

شما می‌توانید جواب یک کامنت یا پیام هم‌تیمی خود را با ایمیل بدهید تا مطمئن شوید پیام شما را می‌بیند. یکی دیگر از مزیت‌های کلیدی تیم ورک، داشتن تایمر درونی است که به بالا رفتن شفافیت در بین اعضای تیم (از لحاظ ساعت کاری روی پروژه) کمک می‌کند.

ابزارهای مدیریت پروژه

نتیجه گیری :

مدیریت پروژه فرآیندی سخت و پر از چالش است و تکنولوژی مثل همیشه در زمینه‌های کاری مختلف ظاهر می‌شود تا کارها را برای ما آسان‌تر کند. ابزارهای مدیریت پروژه با بهره‌گیری از تکنولوژی اینترنت، هوش مصنوعی و تکنولوژی‌هایی از این دست، به مدیر پروژه کمک می‌کنند نظارت بهتری روی تیم خود داشته باشد و به اعضای تیم برای داشتن ارتباط سازنده با یکدیگر کمک می‌کنند.

البته باید دقت داشت که انتخاب از میان ابزارهای مدیریت پروژه باید متناسب با نیازها و شرایط تیم انجام شود. هر کدام از ابزارهای مدیریت پروژه ویژگی‌های خاص خود و البته محدودیت‌های خاص خود را دارند. با بررسی این ویژگی‌ها و سنجیدن شرایط تیم می‌توان بهترین ابزار مدیریت پروژه را انتخاب کرده و با استفاده از آن به کارهای تیم نظم داد.