کسی نمی‌تواند بگوید به مدیریت زمان نیاز ندارد. اگر مدیریت زمان نباشد، کارها در زمانی انجام می‌شوند که دیگر اثرگذاری خاصی روی رسیدن به نتیجه نخواهند داشت. مدیریت زمان پدیده‌ای است که موفقیت کسب‌وکارها بدون آن ممکن نمی‌شود. در این مطلب قصد داریم ده تکنیک مدیریت زمان را به شما معرفی کنیم. استفاده از این تکنیک‌ها خیلی ساده و سریع بوده اما میزان اثرگذاری آن‌ها روی رسیدن به اهداف به شکل غیرقابل باوری زیاد است. با ما همراه باشید.
۱٫ هدف‌گذاری اولویت‌دار
همانطور که کار کردن بدون هدف تقریبا غیرممکن است، نداشتن اولویت برای هدف‌ها هم باعث اتلاف وقت می‌شود. هدف‌گذاری و اولویت‌بندی کارها بهتر است روی کاغذ و با امتیاز دادن به هر کار انجام شود. به مثال زیر توجه کنید:
- بسیار مهم: ۲ – مهم: ۱ – اهمیت کم:
- میزان اضطراری بودن زیاد: ۲ – متوسط: ۱ – کم:
این سبک از اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی حساب‌شده‌ای برای انجام کارها داشته باشید و ساعات کاری خود را با توجه به اهمیت کارها تقسیم کنید. اولویت‌بندی ذهنی ساده‌تر است اما در اکثر اوقات باعث فراموشی و در نتیجه عقب افتادن از برنامه می‌شود. تعیین هوشمندانه اولویت‌ها و ثبت آن‌ها روی کاغذ یا اسناد دیجیتال، یکی از مهم‌ترین تکنیک های مدیریت زمان است.
۲٫ پیروی از قانون ۲۰/۸۰
قانون هشتاد/بیست می‌گوید که «۸۰ درصد نتیجه از ۲۰ درصد کارهای شما حاصل می‌شود». به عبارت دیگر، ۸۰ درصد کارهایی که انجام می‌دهیم حاشیه‌ای و کم‌اهمیت هستند و قبل از استفاده کردن از هر گونه تکنیک مدیریت زمان، باید آن ۲۰ درصد اصلی را پیدا کرد و برنامه‌ریزی را بر اساس اهمیت آن‌ها انجام داد.
۳٫ ساده «نه» گفتن!
وقتی در یک تیم فعالیت می‌کنید، گاهی دیگران با درخواست‌هایی به سراغ شما می‌آیند که نیاز به توجه و زمان شما دارد. در چنین مواقعی همانقدر که کار تیمی و کمک به دیگران مهم است، توانایی نه گفتن هم مهم خواهد بود. چرا که وظایف اصلی شما در اولویت قرار دارند. قدرت «نه» گفتن و درگیر نشدن در تعارفات، یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای تبدیل شدن به یک عضو تاثیرگذار تیم بوده و یک تکنیک مدیریت زمان نیز به حساب می‌آید.
۴٫ استفاده از سیستم ۴D
در سیستم ۴D برای کارها چهار حالت در نظر گرفته می‌شود:
- حذف کن (Delete it): اگر کار کاملا بی‌اهمیت و بی‌اثر است یا نیاز به نتیجه آن برای آینده‌ای نه‌چندان‌نزدیک است، آن را از برنامه فعلی حذف کنید اما برگشتن به آن را در برنامه آینده خود قرار دهید.
- به کسی بسپار (Delegate it): گاهی برنامه شخصی شما با توجه به اتفاق خاصی شلوغ می‌شود و سپردن بخشی از کارها به دیگران باعث تمرکز بهتر روی کارهای اضطراری یا اولویت‌دار خواهد شد. به طور کلی هر وقت امکان سپردن کار به دیگری بدون کم شدن بازدهی یا اثربخشی شما یا او وجود داشته باشد، تفویض (Delegate) توصیه می‌شود.
- الان انجام بده (Do it now): کارهای مهم و اضطراری باید بدون معطلی انجام شوند.
- مجزا کن (Defer): کارهایی که انجام آن‌ها به دیگری بستگی دارد و فعلا ممکن نیست باید از دیگر کارها جدا شوند.
در روش ۴D کارها در قالب چهار D دسته‌بندی شده و با توجه به همین دسته‌بندی روی آن‌ها تمرکز می‌شود. این تکنیک مدیریت زمان با حذف کارهای غیرضروری و سپردن کارهایی که امکان تفویض را دارند به دیگران، برنامه را تا حد ممکن خلوت کرده و همچنین با جدا کردن کارهایی که انجام آن‌ها به دلایلی در حال حاضر ممکن نیست، تمرکز را افزایش می‌دهد.
۵٫ «قورباغه را قورت بده»
برایان تریسی (نویسنده مشهور) در کتاب پرفروش خود در مورد مدیریت زمان یا «قورباغه را قورت بده» می‌گوید:
«اگر روز خود را با خوردن یک قورباغه زنده آغاز کنید. می‌توانید با رضایت از اینکه چیزی بدتر از این در ادامه روز برایتان اتفاق نمی‌افتد به ادامه روز بپردازید»
قورباغه نماد سخت‌ترین کارهایی است که بیشترین اثر را روی موفقیت و رسیدن به اهداف دارند و شما همیشه انجام آن‌ها را با بهانه‌های مختلف عقب می‌اندازید.
۶٫ جلسه‌ها را کم کنید
برگزاری جلسات باعث می‌شوند کارکنان یک یا دو ساعت از وقت مفید کار روزانه خود را از دست بدهند. برای همین باید تعداد جلسه‌ها را تا حد ممکن کاهش داد و بازدهی آن‌ها را به حداکثر رساند. سعی کنید برای رسیدگی به چندین موضوع یک جلسه واحد برگزار کنید و از راه‌های دیگری مثل ایمیل اطلاع‌رسانی‌های کم‌اهمیت‌تر را انجام دهید.
۷٫ قضیه ظرف شیشه‌ای
فرض کنید می‌خواهید در یک ظرف چند سنگ و سنگریزه و مقداری شن بریزید. اگر ابتدا شن را درون ظرف ریخته و سپس به سراغ سنگ‌ها بروید، احتمال جا نشدن آن‌ها در ظرف وجود دارد.اما اگر ابتدا سنگ‌ها را در ظرف گذاشته و سپس سنگریزهها و ماسه‌ها را در شکاف بین سنگ‌ها بریزید، همه آن‌ها در ظرف جا می‌شوند. این مثال معروف برای اثبات اهمیت یک تکنیک مدیریت زمان است. تکنیک ظرف شیشه‌ای که در آن سنگ‌ها نماد مهم‌ترین و حیاتی‌ترین کارها، سنگریزهها نماد کارهای مهم و ماسه‌ها نماد کارهایی با اهمیت کم هستند. در این تکنیک مدیریت زمان، پس از تقسیم کارها به سه دسته سنگ، سنگریزه و ماسه، برنامه‌ریزی را با قصد پر کردن ظرف شیشه‌ای به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهیم.
۸٫ حذف عوامل مدرن حواس‌پرتی
موبایل، کامپیوتر، اینترنت و… این‌ها عواملی هستند که انسان مدرن را از کارایی و اثربخشی دور می‌کنند. قبل از هر چیزی ببینید کدام ابزار الکترونیکی یا نرم‌افزاری بیشتر از همه حواس شما را پرت می‌کند و سپس برنامه‌ای برای کمتر کردن جذابیت آن یا کاهش زمان اختصاص‌یافته بریزید.
۹٫ ایجاد نظم
بی‌نظمی باعث سردرگمی خواهد شد و سردرگمی باعث اتلاف وقت می‌شود. اگر میز، اتاق و پرونده‌های شما نظم درستی ندارند، به‌احتمال‌زیاد بخش زیادی از روز شما صرف پیدا کردن چیزهای مختلف می‌شود. پس برای رسیدن به مدیریت زمان بهتر، نظم را به اولویت برتر خود تبدیل کنید.
۱۰٫ توجه به سلامتی
تمرکز و بازدهی بالا در طول روز در گرو برخورداری از یک بدن سلامت است. بدنی که از مریضی دور بوده و انرژی کافی را دارد. برای رسیدن به چنین بدنی باید تغذیه سالم داشت و شب‌ها خوب خوابید. گنجاندن ورزش در برنامه هفتگی هم می‌تواند به سرزندگی و بازدهی کمک کند.
کلام آخر
در این مقاله به بررسی ده تکنیک مدیریت زمان پرداختیم. تکنیک‌هایی که اجرای آن‌ها نه زمان گذاشتن خاصی می‌خواهد و نه به هزینه خاصی نیاز دارد. استفاده از تکنیک های مدیریت زمان به شما کمک می‌کند استرس کمتری داشته باشید و کارها را در زمان لازم به انجام برسانید تا به اهداف خود نزدیک‌تر شوید. مدیریت زمان کار چندان سختی نیست اما نیاز به هوشیاری همیشگی و مدیریت ابعاد مختلف زندگی کاری دارد.
مقاله بدي نبود…
لطفا روش آيزنهاور رو بسط بيشتري بديد
تشکر