مراحل فرایندهای مدیریت پروژه شامل ۱۲ مرحله است که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت. همانطور که اکثر افراد آشنا با مدیریت پروژه می‌دانند، مدیریت یک پروژه فرایندهای زیادی دارد اما به طور کلی ۱۲ اصل وجود دارد که باید برای مدیریت پروژه رعایت کنید و طبق آن‌ها پیش بروید.
در این مقاله توضیحاتی را درباره این ۱۲ فرایند می‌دهیم که امیدواریم آن‌ها را با دقت مطالعه کنید و از آن‌ها در مسیر مدیریت پروژه‌های خودتان بهره بگیرید.
مراحل فرایندهای مدیریت پروژه
۱٫تعریف دقیق و کامل پروژه
شما باید در مرحله اول به صورت دقیق و واضح بیان کنید که از پروژه چه می‌خواهید؛ اگر هدف و تعریف شما از پروژه ناشناس بماند یا به شکلی تعریف کنید که هیچ شخصی متوجه منظورتان نشود، به چیزی جز شکست نمی‌رسید و در همان مرحله اول شکست را برای خود به ارمغان می‌آورید.
اما اگر بتوانید پروژه را به شکل دقیق تعریف کنید و به صورت کامل بگویید که هدف‌تان چیست، باید بگوییم که نیمی از راه را به درستی رفته‌اید و به عبارتی خشت اول را درست جای گذاری کرده‌اید.
۲٫تقسیم‌بندی پروژه
زمانی که به صورت کامل پروژه را تعریف کردید، باید پروژه را به درستی تقسیم‌بندی کنید و آن را به بخش‌های مختلف تبدیل کنید. در تقسیم‌بندی‌ها دقت کنید و مطمئن باشید که هر بخش را به فرد متخصص آن بخش واگذار می‌کنید. در غیر این صورت پروژه شما با مشکلات بزرگی رو به رو خواهد بود.
۳٫پیش‌بینی زمان انجام بخش‌های پروژه
سومی مرحله از مراحل فرایندهای مدیریت پروژه پیش بینی زمان پروژه است. یکی از مهم‌ترین فرایندهای مدیریت پروژه مربوط به زمان می‌باشد؛ اگر بتوانید از ابتدا پروژه، پیش‌بینی کنید که هر بخش طی چه مدت زمانی انجام می‌شود و هر بخش پروژه دقیقا در چه زمانی تکمیل می‌شود و به اتمام می‌رسد، در پروژه بسیار موفق خواهید بود و می‌توان گفت یکی از گام‌های اصلی را برای موفقیت برداشته‌اید.
۴٫پیش‌بینی زمان اتمام پروژه
اگر بتوانید از همان ابتدای تشکیل و ایجاد پروژه، پیش‌بینی کنید که به طور کلی پروژه در چه زمانی تکمیل می‌شود، باید بگوییم از بقیه افراد یک گام جلوتر هستید و از این فرایند مهم نیز، به سلامت عبور کرده‌اید.
اما ممکن است در این مرحله به مشکل بخورید و بفهمید که باید زمان بیشتری برای پروژه بگذارید، اما زمانی برای گذاشتن وقت اضافه ندارید؛ پس نتیجه می‌گیرید که زمان آن‌را به شیوه‌های مختلف کاهش دهید که بدون شک باید وارد مرحله بعد شوید.
۵٫کوتاه کردن زمان پروژه
شما باید در این مرحله با استفاده از ابزار مناسب و نیروی کار حرفه‌ای، تلاش کنید که مدت زمان انجام پروژه را کاهش دهید و سریع‌تر پروژه را تکمیل کنید. همانطور که گفته شد، زمان یکی از مهم‌ترین مراحل فرایندهای مدیریت پروژه می‌باشد و از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
۶٫تهیه نمودار گانت
اگر با نمودار گانت آشنا نیستید و برای شما واژه‌ای نامفهوم است، به مقالات قبلی سایت مراجعه کنید و توضیحات کامل درباره گانت را بخوانید؛ در مرحله ششم شما باید کارهای پروژه را بر روی نمودار گانت نمایش دهید. نمودار گانت در طول پروژه به شما کمک‌های بسیار زیادی خواهد کرد.
۷٫بررسی منابع
بعد از تهیه نمودار گانت، شما باید منابع پروژه خود را بررسی کنید؛ یعنی بررسی کنید که آیا منابع کافی برای انجام و ایجاد پروژه را دارید یا خیر. این منابع می‌تواند شامل امکانات، ابزار و یا افرادی باشد که با آن‌ها کار می‌کنید.
۸٫پیش‌بینی مشکلات پروژه
یکی از مسائل مهم در هر پروژه‌ای، مشکلاتی است که در حین انجام آن پیش می‌آید. اگر شما بتوانید قبل از وقوع مشکلات، آن‌ها را پیش‌بینی کنید و سعی کنید جلوی آن‌را بگیرید، بدون شک یک گام بزرگ دیگر به سمت موفقیت پروژه خود برداشته اید.
باید بررسی کنید و ببینید در صورت بروز مشکل حین انجام پروژه، باید از چه ابزارهایی استفاده کنید و یا از چه افرادی کمک بگیرید تا بتوانید این مشکلات را به سرعت رفع کنید و اجازه ندهید که پیشرفت کند و جلوی موفقیت پروژه شما را بگیرد.
۹٫کنترل پیشرفت پروژه
شما در مرحله نهم باید پیشرفت پروژه خود را کنترل کنید و بر روی آن نظارت داشته باشید؛ یعنی همواره بدانید که کارهای واگذار شده به درستی پیش می‌روند و پروژه در مسیر درست به راهش ادامه می‌دهد یا خیر.
اگر پروژه در مسیر درستی قرار داشت، به مرحله بعد بروید، اما اگر در این مرحله مشکلی، موفقیت پروژه را تهدید کرد، با سرعت بالا آن مشکل را برطرف کنید؛ برای مثال یکی از قسمت‌های پروژه شما توسط شخص نابلد و غیر حرفه‌ای مدیریت می‌شود، طبیعی است که این امر ضربه شدیدی به پروژه وارد می‌کند و حتی باعث می شود تا دیگر قسمت‌های پروژه نیز دچار آسیب دیدگی شوند. در این موقعیت است که شما باید بلافاصله آن فرد را اخراج و فردی متخصص جایگزینش کنید.
۱۰٫کنترل هزینه‌های پروژه
شما بعد از اینکه پروژه را به قسمت‌های مختلف تقسیم کردید، باید برای هر بخش بودجه‌ای نیز در نظر گرفته باشید؛ در این مرحله شما باید هزینه‌های پروژه را کنترل کنید و نگذارید که اعضای پروژه ریخت و پاش‌های اضافی برای پروژه انجام دهند و به آن‌ها بگویید با کم‌ترین هزینه ممکن و بالاترین کیفیت کارهای پروژه را پیش ببرند.
۱۱٫برنامه‌ریزی برای بار دوم
در این مرحله شما باید برای بار دوم برنامه‌ریزی کنید؛ یعنی در صورت نیاز به کارفرمای خود اعلام کنید که به زمان بیشتری نیاز دارید و یا بودجه بیشتری می‌خواهید. ممکن است شما هم به زمان و هم به بودجه بیشتری احتیاج داشته باشید، پس بدون شک آن‌را باید به کارفرمای خود اعلام کنید.
۱۲٫بازبینی پروژه
مرحله دوازدهم، آخرین مرحله فرایند مدیریت پروژه می‌باشد و یکی از مهم‌ترین مراحل است. شما باید در این مرحله کارهای انجام شده برای تکمیل پروژه را دوباره بازبینی کنید و مطمئن شوید که مرحله‌ای را جا نگذاشته‌اید.
ممکن است شما به این مرحله برسید و ناگهان مشاهده کنید که یکی از مراحل را انجام ندادید؛ تا زمانی که پروژه را به کارفرما تحویل نداده اید، می‌توانید این مشکل را برطرف کنید اما اگر پروژه را بازبینی نکنید، متوجه جا انداختن یکی از مراحل نمی‌شوید و زمانی که آن‌را به کارفرمای خود تحویل می‌دهید، او متوجه خواهد شد و اعتماد کاری شما از بین خواهد رفت.
همین امر ممکن است باعث شود سابقه و رزومه کاری شما برای همیشه نزد او خراب شود و دیگر پروژه‌ای را به شما واگذار نکند و سراغ شخص دیگری برود.
جمع‌بندی نهایی
این ۱۲ مرحله فرایندی که گفته شد، اصول و پایه یک پروژه بود؛ همانطور که می‌دانید فرایند مدیریت پروژه‌ها با یکدیگر فرق دارد و نمی‌توان گفت که باید طی مدیریت آن‌ها چه کارهای تخصصی را انجام داد.
سلیقه و درخواست‌ها برای روش‌های مدیریت پروژه زیاد است و یک روش یا شیوه واحد برای آن وجود ندارد. به طور کلی مطالبی که گفته شد، اصول و پایه مدیریت پروژه بود و اگر مدیری بتواند طی پروژه خود این مراحل را رعایت و اجرا کند، بدون شک موفق‌تر عمل خواهد کرد و رضایت کارفرما را نیز جلب می‌کند.
مدیریت یک پروژه کار راحتی نیست، اصول و قوانین زیادی دارد که یک لحظه لغزش در یکی از این اصول یا مراحل ممکن است به نابودی کل پروژه ختم شود و شکایت کارفرما را به همراه داشته باشد. پس مدیریت پروژه باید با دقت و اصولی خاص انجام شود تا خود پروژه و اعضای آن به موفقیت برسند.
تمام مراحلی که گفته شد را جدی بگیرید و آن‌ها را به ترتیب اجرا کنید؛ مطمئنا با اجرای این مراحل، پروژه‌ای موفق خواهید داشت و موجب اتحاد اعضای پروژه خود نیز خواهید شد.
