مدیریت بهره وری از مفاهیم علم اقتصاد و مدیریت است که اینگونه تعریف می‌شود: «مقدار کالای تولید شده یا خدمات ارائه شده در مقایسه با هر واحد از انرژی صرف شده یا کار هزینه شده بدون کاهش کیفیت یا به شکلی دیگر: اثربخشی به همراه کارایی». به سخن دیگر ، بهره‌وری عبارت است از به‌دست آوردن حداکثر سودِ ممکن با بهره‌گیری و استفاده ی کاملا بهینه از نیروی کار، توان، استعداد و مهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات، زمان، مکان و…به منظور افزایش ارتقای رفاه جامعه.به عبارتی بهره‌وری به نسبت کار انجام شده به کاری که باید انجام می‌شده اطلاق می‌شود.
نخستین بار لغت «بهره‌وری» را فردی به نام «کوئیزنی» در سال ۱۷۷۶ (میلادی) استفاده کرد. بیش از یک قرن بعد، یعنی در سال ۱۸۳۳ (میلادی)، فردی به اسم «لیترِ» بهره‌وری را «قدرت و توانایی تولید کردن» بیان کرد. واژه ی بهره‌وری با گسترش انقلاب صنعتی و در جهت افزایش سودمندی حاصل از نیروی کار، سرمایه و مواردی از این دست گسترش پیدا کرد. به نظر می‌رسد که بهترین تعریف برای بهره‌وری، به‌دست‌آوردن بیشترین سود ممکن و استفاده از نیروی بهینه در مقابل میزان هزینه های صرف شده است.
کاربردهای رایج مدیریت بهره وری
بر خلاف تفکر برخی افراد، بهره‌وری فقط برای صنایع نیست، بلکه بهره‌وری سطوح متفاوتی دارد و همه افراد در همه سطوح نقش به خصوصی دارند؛ یعنی اینکه افراد می‌توانند با تفکّر، ابداعات و نوآوری‌های خود عملاً در چند سطح گوناگون در حوضه ی شغلیشان مؤثر واقع گردند. سطوح مختلف بهره‌وری عبارت‌اند از:
- سطح فردی
- سطح گروه های آموزشی
- سطح گروه های کاری
- سطح سازمان
- سطح رشته‌های تجارتی ، خدماتی، صنعتی و کشاورزی
- سطح بخش‌های اقتصادی
- سطح ملی و کشوری
- سطح جهانی
در سطوح فردی، به‌دنبال تدابیری برای افزایش بهره‌وری کار فردی هستیم و در سطح گروه نیز به دنبال افزایش بهره‌وری در گروهِ کاری هستیم. واضح است که موضوع بهره‌وری بیشتر در سطوح سازمانی و رشته ای مطرح می‌شود و بیشترین قوانین و شرایطِ مربوط به بهره‌وری را می‌توان در آنها دید. چه بسا برخی مشاغل و برخی دستگاه‌ها به دلیل انجام فعالیتهای مُوازی و مکرر بودن و در نتیجه تکراری شدن وظایف سازمانی در یکدیگر ادغام شده و برخی از آنها منحل شده اند. بهره‌وری ملّی که مهم‌ترین عنصر است از ارتباط بین دولت، اقتصاد، جغرافیا، جمعیت و فرهنگ حاصل می شود که عموماً به زبان ریاضیات ترجمه می‌شود و سپس نقطه بهینه آنْ مشخص می شود.
مولفه‌های بهره‌وری
بهره‌وری به عنوان یکی از معیارهای سنجشِ فعالیت‌ها با در نظر گرفتن هدف و مقصد مورد نظر از دو زاویه مجزا قابل تفکیک و بررسّی است. از یک طرف، نقش مفید و مؤثر بودن فعالیت ها در دست‌یابی به هدفِ ترسیمی که ارزیابی شده و از سوی دیگر میزان بازده فعالیت مطرح می‌شود. بر این اساس بهره‌وری را می‌توان به دو مؤلفه جدا تجزیه کرد( بر اساس تعاریف استانداردهای مدیریت کیفیت. ISO9000:2005):
- اثربخشی: یعنی میزانی که فعالیت‌هایی که برنامه‌ریزی شده بودند تحقق یافته و نتایجی که برنامه‌ریزی شده بود به دست آمده‌است.(کارِ درست کردن)
- کارایی: رابطه بین نتیجهی به‌دست‌آمده از فعالیت ها و برنامه ریزی ها و منابع استفاده شده.(درست کار کردن)
کارایی نشان می‌دهد که یک سازمان تا چه میزان از نهاده‌ها به‌طور بهینه و صحیح در جهت تولید ستاده‌ها استفاده کرده‌است و به‌عبارتی نشان‌دهندهی «صحیح انجام دادن کار» است. به این معنی که از حدّاقلِ نهاده‌ها حدّاکثرِ محصول و سود برداشت شود.
در مجموع بهره‌وری ترکیبی از کارایی و اثربخشی است. به عبارت دیگر، عملکرد سازمان در صورتی بهره‌ور خواهد شد که کارا و اثر بخش و در راستای اهداف سازمان باشد و هر کدام به‌تنهایی نمیتواند نشان‌دهندهی افزایش بهره‌وری باشد. پس، در مسئله ی بهره‌وری، اولاً کاری که انجام می‌شود باید کارِ درست و مفیدی باشد و ثانیاً این کار به بهترین نحو ممکن انجام پذیرد و در راستای اهداف و ارتقای سازمان باشد.
بنابراین (بهره‌وری ⁼ اثربخشی × کارایی) و به عبارت دیگر، بهره‌وری عبارت است از تحقق هم زمان اثربخشی و کارایی برای مثال، وقتی فقط نیمی از اهدافِ یک فعالیت (اثربخشی نصف) با دوبرابرِ منابع لازم (کارایی نصف) محقق شود، بهره‌وریِ به‌دست‌آمده بیست و پنج درصد خواهد بود.
به عقیده ی دکتر جوران، درست انجام دادنِ کارِ درست یعنی بهره‌وری.
بر اساس مباحثی که گذشت، در یک سازمان تعدادِ ورودی برای ارتقای تعداد خروجی به کار می‌رود که خروجی‌ها باید در راستای اهداف سازمانی قرار بگیرند. این موضوع در شکل زیر نشان داده شده‌است. در یک سازمان اگر میزان استفاده مطلوب و بجا از ورودی‌ها را در جهت تولید خروجی‌ها ارزیابی کنیم، در واقع میزان کارایی را سنجیده‌ایم و اگر میزان تحقّق اهداف را از میزان خروجی‌های تولید شده ارزیابی، در واقع میزان اثربخشی را سنجیده‌ایم و از ترکیب این دو مورد می‌توان مفهوم بهره‌وری را به این صورت برداشت کرد که به چه میزان اهدافِ سازمان با استفاده از ورودی‌ها محقق می شود.
عوامل مؤثر بر افزایش بهره‌وری
به‌طورکلّی عوامل مؤثر برای افزایش سطح بهره‌وری را می‌توان اینگونه برشمرد:
- بهبود کیفی عوامل کار، با توجه به اینکه نیروی انسانی مهم‌ترین عامل در بهبود شرایط بهره‌وری است، لذا می‌توانند با به‌کارگیری نکات زیر شرایط ارتقای بهره‌وری را فراهم نمایند.
- بهبود و بالابردن روابط بین مدیر و کارکنان
- بهبود در به‌کارگیری تخصصات فنّاورانه
- توجه و اصلاح عوامل محیطی
- نوآوری و خلاقیت و و بروزرسانی اطلاعات و امکان بروز آن توسط کارکنان
چرخه مدیریت بهره وری
چیزی که در سازمان‌ها شرایط رقابتی ایجاد می‌کند، بهره‌وری به معنای افزایش بکارگیری و ترکیب موثر منابع و امکانات موجود در آن سازمان است. بهبود اثر بخش بهره‌وری مانند سایر مؤلفه ها و فرآیند های نرم افزاری . توانمندی های نیرو های سازمانی از الزامات کار سازمانی است که در موضوع بهره‌وری بهبود نهفته است و مشروعیت بهره‌وری در افزایش بهبود و اصلاح آن است. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری موجب می شود که بهره‌وری به صورت یک فرآیند دائمی ارتقا پیدا کند و مسیر بهره‌وری مشخص و بسترسازی های لازم در این مسیر صورت گیرد. حرکت بهره‌وری برای رشد و پیشرفت سازمان بسیار لازم بوده و به نهادینه شدن این امر که بهبود در نظام های مختلف سازمانیلازم و ضروری است منجر خواهد شد.
در این مقاله به برخی روش های عملی استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری اشاره میکنیم که بیشتر مبتنی بر تجارب بدست آمده در یکی از سازمان‌های بزرگ صنعتی است.
چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری
این چرخه شامل فرآیندی است که طی آن بین مجموعه عوامل تولید بهترین ترکیب حاصل می شود و متناسب با شرایط درون سازمان و برون سازمانی در بهره‌وری تغییراتی حاصل می‌گردد. چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری را می‌توان به مراحل زیر خلاصه کرد:
مرحله اندازه‌گیری میزان بهره‌وری
برای شناخت وضعیت موجود باید ابتدا نوع شاخص های مناسب اندازه‌گیری در هر زمینه و در سطوح سازمانی، بخشی و ملی مشخص و به صورت جامع تعریف شوند و برای کمیت هریک از این شاخص ها و جنبه‌های مختلف کیفی آنها در حد لازم هدفهای مربوط تعریف و مورد توافق قرار گیرند.
مرحله ارزیابی و تحلیل بهره‌وری
در این مرحله با تحلیل و ارزیابی شاخصهای اندازه‌گیری بهره‌وری و تعیین نقاط قوت و ضعف آن، شرایط برای بهبود وضعیت موجود براساس چرخه بهره‌وری فراهم و سنجیده می‌شود. در تحلیل و ارزیابی فرهنگ بهره‌وری بسیاری از ریشه‌های عقب ماندگی بهره‌وری سازمان‌ها مشخص است و می‌توان از نتیجه ی این تحلیلها به راهکارهای عملی و موفق نیز دست یافت.
برنامه ریزی برای بهبود بهره‌وری
-
سازوکار طراحی مطلوب
در این مرحله، برای بهبود بهره‌وری لازم است به صورت دائمی ومکرر وضعیتهای مطلوبی طراحی شود. بهبود بهره‌وری بدون توجه به هدف نهایی امکان پذیر نیست. ضروری است که باید پیوسته به شکل فرآیندی بر روی وضعیت مطلوب کار کرد.
-
فرهنگ سازی
چرخه بهبود بهره‌وری در سازمان یک حرکت جمعی و سازمانی است که همه افراد سازمان در رده های مختلف باید برای تحقق آن تلاش کنند. بنابراین، فرهنگ سازی و تبدیل آن به صورت یک فرهنگ سازمانی کمک بسیار زیادی به استقرار و نهادینه شدن آن سازمان می‌کند. با آموزش های به روز و اطلاع رسانی های به موقع می‌توان امکان بهبود مستمر توسط کارکنان سازمان را فراهم ساخت.
ایجاد فرهنگ کار محوری لازمه بهبود شرایط در هر زمانی است. در فرهنگ کارمحوری تاکید اصلی برروی موفقیتها و دستاوردهای موجود در کار است،که این امر دلیلی برای وجود و بقای سازمان است و هیچ چیز نمی تواند در این هدف بزرگ تداخل ایجاد کند.
-
مرحله عاطفی کردن بهبود بهره‌وری
برای بهره‌وری مناسب در سازمان ابتدا باید آن را به خوبی شناخت. کارکنان سازمان باید علاقه مند به بهبود بهره‌وری باشند و آن را دوست داشته باشند تا مشتاقانه در جهت تحقق آن تلاش کنند. به عبارت دیگر، بهره‌وری باید با عواطف و احساسات کارکنان عجین شود و آن ها به نتایج آن ایمان آورند.
استقرار دائمی چرخه بهبود بهره‌وری بدون عاطفی کردن آن در سازمان موقتی و مقطعی خواهد شد. اساساً ارتباط عواطف با بهره‌وری به این دلیل است که به اشتیاق و حسن نیت منتهی می‌شود و این موضوع باعث خواهد شد که کارکنان بهترین تلاش خود را به کار ببرند و از جان و دل مایه بگذارند.
-
مرحله ساختارسازی
در این مرحله باید کانال‌های حرکت فردی و اجتماعی در سازمان تعریف شوند و اینکه کارکنان چگونه میزان بهره‌وری را بالا ببرند، نیاز به بسترسازی دارد. بنابراین، در این مرحله باید مسیر فعالیتهای افراد سازمان به طور واضح و با جزئیات مشخص و تعریف شده باشد.
-
مرحله عمل
بهره‌وری، عمل به فرهنگهای ایجاد شده و مطلوب سازمانی است. در مرحله عمل، کارکنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموریت خود باید دست به کار شوند و در جهت بهبود بهره‌وری دست به فعالیتهای فکری و جسمی بزنند.
-
مرحله بازنگری
آن چیزی که به چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری مشروعیت می‌دهد بازنگری کردن است. با بازنگری مکرر، مجموعه فعالیتهای انجام شده در سازمان می توان در فرآیند چرخه بهبود بهره‌وری ، بهبود مستمر بهره‌وری را تضمین کرد.
-
ساز و کارهای عملی
برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری راهکارهای مختلفی وجود دارد که به بعضی از آنها در اینجا اشاره می کنیم که در عمل نیز تجربه شده:
-
نهادینه کردن بهره‌وری در اندیشه ها
پایه و اساس استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری این است که کارکنان یک سازمان تولید فکر کنند. کمبود سازمان‌ها در مسئله ی بهره‌وری ، مالی، تجهیزات، مواد و امکانات مادی نیست بلکه کمبود اصلی تولید فکر و ایده های جدید و خلاقانه است. سازمان‌های موفق و با بهره وری زیاد علاوه بر نظم بوروکراتیک، تدابیر خاصی برایبکار گیری و استفاده از کلیه ظرفیت های فکری و عملی کارکنان خود اتخاذ کرده اند.
بر خلاف اینکه اصولاً فعالیت دانش پژوهان و کارکنان علمی و فکری فرمول پذیر نیست سازمان‌های پیشرو و موفق در بهره‌وری به تدریج به مکانیسم و راهکار های رهبری و زمینه‌های مناسب فرهنگی برای افزایش تلاشها و اندیشه‌های کارکنان علمیشان دست یافته اند و موفق شده اند از افکار و ابتکارات و دانش آفرینی سازمان‌ها و توسعه فکری و خلاقیت های این کارکنان بیشترین بهره را ببرند.
مدیریت موثر نیروی کار دانشگر و دانشمند نیاز به تدابیری است که حاصل آن توسعه کیفی و کمی و بالا بردن ظرفیت دانش اندوزی و استفاده کارآمد از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است.
در صورت مدیریت بر فکر و دانش کارکنان سازمان، بهره‌وری در اندیشه حاصل و جا افتاده خواهد شد. مدیریت بردانش و اندیشه عبارت است از مدیریت دانش سازمان که می‌تواند گستره ی وسیعی از ویژگیهای عملکرد سازمانی را بهبود و ارتقا بخشد.
فکر و دانش عاملی بنیادی و انکار ناپذیر است که کاربرد موفق آن، سازمان‌ها را یاری می‌کند تا خدمات و کالاهایی بدیع و کارآمد ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه‌های مختلف فرایندهای سازمانی بهترین عملکردها، جلب اعتماد مشتری، نظامهای اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را دربر می‌گیرد و همواره آنها را ارتقا می بخشد.
