چگونه مدیریت گروه بهتری داشته باشیم؟
در این مقاله می‌خواهیم به راهکارهای موثر در مدیریت گروه و کارمندان و اعضای یک شرکت نگاهی بیندازیم و به عنوان کارآفرین، مدیر گروه یا عضوی از گروه یاد بگیریم که چگونه می‌توانیم با مدیریت گروه درست، گروه را به سمت کسب اهداف اصلی مشترک سوق دهیم.
مدیریت یک گروه همیشه آسان نیست. تفاوت‌های شخصیتی بین افراد، عادات و انگیزه‌های متفاوت در کار درست زمانی پررنگ می‌شوند که شما فقط متمرکز به اهداف اصلی سرکت تنها وظایفی که محول شده‌اند را به انجام می‌رسانید.
معمولا زمان زیادی لازم است تا همه‌چیز را روبه راه کرد. ما در اینجا چند راهکار را معرفی کرده‌ایم که برای افرادی که مدیریت یک گروه را برعهده دارند یا به توسعه اعضای گروه خود اهمیت می‌دهند، بسیار سومند است.
اعضای گروه خود را بشناسید
افراد مختلف در یک گروه باهم کار می‌کنند و شاید یک هدف مشترک را پیش می‌برند اما باهم بسیار متفاوت هستند. بعضی تدابیر بهتری می‌اندیشند، برخی دیگر در بداهه‌پردازی تواناتر هستند. به‌طورکلی، آگاهی داشتن به مهارت‌های هرکدام از اعضای گروه و اینکه چه اهدافی برای آن‌ها اولویت بیشتری دارد، از اهمیت زیادی برخوردار است.
نظر مدیرعامل شرکت سندلر ترینینگ، دیوید متسون در این باره اینگونه است که:
“باید توانایی‌های هرکدام از اعضای گروه را همانند چرخ‌دنده‌ای خاص در ماشین گروه در نظرگرفت. اگر چرخ‌دنده‌ها به‌درستی در جایگاهشان قراربگیرند، ماشین حرکت خواهدکرد.”
به‌عبارت‌دیگر، اگر این چرخ‌دنده‌ها بهم ساییده شوند یا در عملکرد هم تداخلی ایجاد کنند، حرکت ماشین مختل خواهدشد.
معیاری برای مدیریت گروه موثر تعیین‌کنید
برای مدیریت گروه موثر گروه‌های مجازی به رهنمودهای زیادی نیازاست. گروه‌ها از رهبرها و مربی‌هایشان پیروی می‌کنند. رهبران گروه‌ها زمان زیادی را صرف مدیریت گروه‌ها و همکاری با افراد می‌کنند.
طبق گفته نویسندگان کتاب «اجرا: نظم سرانجام رساندن کارها» ، کلید موفقیت یک رهبری قوی، یافتن راه‌هایی برای پیش‌بردن و انجام کارها است؛ بنابراین نباید آن‌ها را درحد شعار دانست. چگونگی مدیریت گروه بر افراد چه در بخش عمومی چه در بخش خصوصیف امری بیگانه و ناشناس نیست.
لازمه چنین امری، ایجاد هماهنگی و یک‌پارچگی در محول کردن مهارت‌ها است، باید هنر مشارکت را آموخت تا ببینیم با چه نوع ویژگی های شخصیتی افراد مواجه هستیم تا بهتر بتوانیم با مهارت‌های آنان آشنا بشیم و بهتر مدیریت گروه را در دست بگیریم.
ارتباط شفافی را با اعضای گروه برقرار کنیم
مدیریت موثر یک گروه و نحوه مدیریت گروه تنها زمانی امکان‌پذیر می‌شود که ارتباطی موثر با مردم داشت. ریشه‌های محکم یک ارتباط به‌طور چشمگیری بر مدیریت گروه و نهایتا پروژه‌ها تاثیرمی‌گذارد.
در واقع، 86% از کارمندان و اعضای یک گروه دلیل ورشکستگی کسب‌وکارها را فقدان همکاری کافی یا ارتباط ناموثر ذکرکرده‌اند. طبق نظر مدیر ارشد بازاریابی شرکت اسنک‌های کایند هلثی، مارک دو گرندپر: “محیط کار قابل‌اطمینان و شفاف از اهمیت بسیاری برخوردار است.”
انتظارات واقع‌گرایانه داشته باشید
به‌عنوان مدیر شما با دانشی که از کل ماجرا دارید، می‌توانید گروهتان را به سمت هدف مورد نظر پیش می‌برید. هیچ‌چیزی به اندازه دستیابی به موفقیت گروهتان را خوشحال نمی‌کند. حال مهم نیست این پیروزی کوچک باشد یا بزرگ، اعضای یک گروه با رسیدن به هدف اصلی انرژی تازه‌ای می‌گیرند.
درهمین‌حال، اگر اهدافی را درنظربگیرید که رسیدن به آن‌ها غیرممکن باشد، گروه شما از دستیابی به آن ممکن است ناامیدشوند. اگر قصد دارید خط مشی یا دیدگاه جدید تعیین کنید یا اینکه تغییری به‌وجود آورید، لازم است بدانید که آیا انتظارات شما به واقعیت نزدیک است یا خیر.
می‌توانید بودجه‌ای را که تخصیص داده‌اید بررسی کنید یا میزان تسلط مهارت افرادی را که در محل کار به همکاریشان احتیاج دارید، در نظر بگیرید. حتما به یاد داشته‌باشید که حتی بزرگ‌ترین پروژه‌ها را نیز می‌توان به پروژه‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کرد. ممکن است که رسیدن به هدف موردنظرتان بیشتر طول بکشد، اما موفقیت‌های کوچک روحیه اعضای گروه را بالا تقویت می‌کند.
عامل انگیزه‌بخش واقعی در مدیریت گروه را بیابید
جایزه‌ای که برای هر پیشرفتی در نظر می‌گیرید، ممکن است بعضی از کارمندان را تشویق کند و آن‌ها را تا مرحله آخر پیش ببرد اما این مسئله درمورد همه کارمندان صدق نمی‌کند و گاهی حقوق مناسب هم شاید آن‌ها را تشویق نکند.
موارد دیگری هم برای انگیزه‌بخشی به افراد اعضای گروهتان وجود دارد، مثلا فرصتی به کارمندان بدهید که درمنزل کار کنند،موقعیت‌هایی برای تفریحات گروهی افراد در نظر بگیرید یا فقط از آن‌ها بخاطر زحماتی که کشیده‌اند، قدردانی کنید. آگاهی شما از این نوع عوامل انگیزه‌بخش می‌تواند به شما در شرایطی که افراد انگیزه و انرژی خود را از دست می‌دهند، کمک کند.
چرایی مسئله را توضیح دهید
گاهی برای کارمندان سخت است تا با مسئله‌ای کنار بیایند که نمی‌دانند چرا انجامش می‌دهند. زمانی اختصاص دهید تا دلایل و منطقی را که پشت هر خواسته یا تغییر مدنظرتان است را توضیح دهید.
سعی کنید به شرایط تسلط کافی داشته‌باشید و اطمینان حاصل کنید که اعضا گروهتان می‌دانند تمام این تلاش‌ها و زحمات‌شان چه کمکی درجهت رسیدن شرکت به اهدافش می‌کنند. همچنین، بازخوردها بسیار مهم هستند. در مدیریت گروه‌ها، مدیر باید زمانی را به برگزاری جلسات متعددی با کارمندان خود اختصاص دهد.
عملکرد آن‌ها را ارزیابی کنید و به آن‌ها بگویید که در جهت برآورده کردن انتظارات چقدر موثر عمل کردند و در چه جاهایی کم کاری کردند؛ دراین‌صورت، کارمندان با آگاهی بیشتر قادر به توسعه کار خود و شرکت خواهندبود.
کارمندان مستقل پرورش دهید
کارمندان مستقل کارمندان ثمربخشی هستند. شما میخواهید اعضای گروهتان بدانند که چه کاری انجام می‌دهند،نسبت به اقدامات شرکت اشتیاق نشان‌دهند و در امر مشاوره‌دادن به مشتریان توانمند باشند.
شما باید منابع ضروری را دراختیار آنان قراربدهید. گروه خود را تعلیم دهید و دسترسی به ابزار حرفه‌ای و منابع مناسب را فراهم کنید. در نتیجه آن‌ها هم در بهترین حالت عملکر خود را نشان داده و شما از توانایی‌هایشان بهره خواهیدبرد.
حال لازم است بدانید که باید کارها را درست به کارمندان محول کنید و از زیرذره‌بین گذاشتن افراد بپرهیزید. اگر اجازه ندهید تا خلاقیت و خلق ایده‌های جدید خود را در کار وارد کنند، مطمئن باشید که آن‌ها هرگز پیشرفت نخواهندکرد.
استعدادهای کارمندان‌تان را بشناسید
هر کارمندی دارای یک سری مهارت‌های متفاوت است و به استراتژی‌های متفاوت شناسایی کارمندان پاسخ می‌دهد. همه‌ی آن‌ها توانایی‌های خودشان را دارند که اگر در مسیر درستی تربیت و به کار گرفته‌شود، سودی نیز نصیب شرکت خواهدکرد.
به‌عنوان مدیر مهم است که استعدادها را شناسایی کنید. مرحله‌ی بعد ازاین‌که تشخیص دادید کارمندان‌تان چه استعدادهایی دارند این‌است که با آنان در جهت استفاده از توانایی‌ها و مهارت‌ها در مسیر بهتر کار کنید.
اگر لازم است آموزش ببینند تا مهارت‌هایشان را ارتقاء دهند، با برگزاری دوره‌های آموزشی یا دادن بودجه مشخصی، زمینه و امکانات لازم را برای آن‌ها فراهم کنید.
بر فرهنگ کاری اعضای گروه تمرکز کنید
رابطه شما با با کارمندان بسیارمهم است، اما اینکه کل گروه چه‌طور عکس‌العمل نشان می‌دهد از نکات مهم هر کسب و کاری است. مثلا شما درمیابید افرادی که از سرکارآمدن لذت می‌برند، انگیزه بیشتری دارند.
البته مسئله فرهنگ گروه چیزی نیست که بتوان اجبارش کرد؛ بلکه، به‌خودی خود شکل می‌گیرد. اما شما می‌توانید با آگاه سازی کارمندان از فرصت‌هایی که پیش‌آمده‌اند و شامل کل اعضا می‌شود، گروه را در مسیری درست راهنمایی کنید.
الگو باشید
وقتی در جایگاه مدیریت گروه قرار دارید، اعضای گروهتان از رفتار شما، میزان علاقه‌مندی‌شما به کارتان و اخلاق حرفه‌ای‌تان سرنخ‌هایی به‌دست می‌آورند. در همین حال اخلاق و رفتار واقعی خود را نشان می‌دهید و هویت واقعی شما نمایان می‌شود. بنابراین باید اول از هر فردی ناظر رفتار و عملکرد خود باشید.
مثلا اگر میخواهید همه سرساعت در جلسات حاضرشوند، همیشه به‌موقع خود را برسانید. تمرین کنید چیزهایی‌را که به دیگران گوشزد می‌کنید، خودتان به بهترین نحو انجام دهید؛ زیرا در غیر این‌صورت نباید از کارمندان انتظار چیزی را داشته‌باشید که خودتان هیچ‌وقت انجام نمی‌دهید.
درها را باز بگذارید
همیشه در جریان کارها باشید و فردی نباشید که همیشه به عنوان آخرین نفر از خبرهای مرتبط با پروژه‌ها یا مسائل کاری میان اعضای گروه آگاه می‌شود. یادبگیرید که پیش از پاسخ‌دادن، خوب گوش کنید و برای صحبت‌های کارمندان‌تان که نزد شما می‌آیند احترام قائل شوید.
منزوی بودن شما یا سپری کردن مدت طولانی در اتاق کار، باعث می‌شود کارمندان‌تان فکرکنند که دسترسی به شما به سهولت امکان‌پذیر نیست. کارمندان‌تان را تشویق کنید تا در صورتی‌که سوالی دارند نزد خود شما بیایند.
و به آن‌ها یادآوری کنید در صورتی که در دسترس نیستید، حتما در اولین فرصت آن‌ها را ملاقات خواهیدکرد.
شما رهبری کنید آنان پیروی خواهندکرد
کسب و کار خوب نشان‌دهنده میزان مهارت کارمندانش است. مهارت‌های کارمندان زمانی شکوفا می‌شوند که رهبرشان از مهارت و قدرت مدیریت گروه بهره‌مند باشد.
ممکن است برای مدیران جدید یا مدیران قدیمی‌تر رهبری گروهی جدید دلهره‌آور باشد.هرچند، با کمی آگاهی از این راهکارها متوجه خواهیدشد رهبری گروه به مطمئن بودن شما از توانایی‌هایتان در مدیریت آن بستگی دارد.
سایمون سینک دراین مورد می‌گوید:« وقتی مردم سرمایه‌گذاری مالی انجام می‌دهند، انتظار بازدهی از آن را دارند. وقتی آن‌ها سرمایه‌گذاری عاطفی می‌کنند، می‌خواهند تاثیرگذار باشند.»
