محبوب‌ترین نرم‌افزار صفحات گسترده یا اسپریدشیت در جهان، قابلیت‌های زیادی برای افراد و کسب و کارها دارد. یکی از ویژگی‌های اکسل، امکان ساخت تایم شیت خام برای محاسبه ساعات کارکرد افراد است. تایم شیت کاربردهای دیگری هم دارد. حسابداران برای صدور فیش حقوقی، حضور و غیاب و محاسبه اضافه کاری نیز از آن بهره می‌برند. تایم شیت حضور و غیاب از پرکاربردترین صفحات اکسل است. بی دلیل نیست که 63 درصد از کسب و کارها، اکسل را برای محاسبات اداری خود برگزیده‌اند. با من همراه باشید تا بیشتر درباره این اسپرید شیت مفید بدانیم.
تایم شیت چیست؟
تایم شیت، جدولی پر از داده است که کارفرما می‌تواند از آن برای ردگیری زمان هر کارمند در طول ساعات کارکرد او استفاده کند. کسب و کارها از تایم‌شیت به منظور ضبط زمان صرف‌شده برای تسک‌ها، پروژه‌ها و مشتریان بهره می‌برند. روش‌های مختلفی برای ضبط تایم شیت‌ها وجود دارد که عبارتند از برگه کاغذ، نرم‌افزار اکسل و نرم‌افزارهای ردگیری زمان آنلاین. تایم شیت‌های کاغذی اکنون جای خود را به فرمت‌های دیجیتال داده‌اند. این صفحه کاغذی یا دیجیتالی برای ثبت کارکرد پرسنل فایده زیادی دارد.
ورود زمان چیست؟
هر شرکت یا سازمانی باید زمان صرف‌شده کارمندانش روی کارها و پروژه‌ها را به‌دقت حساب و کتاب کند. ورود زمان به ساعت آغاز و پایان تسک‌ها و پروژه‌ها می‌گویند که کارمندان، داخل تایم شیت اکسل می‌نویسند. بعدها از داده‌های تایم شیت در صورتحساب مشتری و پردازش حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند.
چرا کسب و کارها باید از تایم‌شیت استفاده کنند؟
کسب و کارها زمانی می‌توانند به ددلاین‌ها برسند، بودجه را مدیریت کنند و موفق شوند که از زمان به‌خوبی بهره ببرند. ضبط دقیق و درست زمان انجام هرکار برای رسیدن به این هدف ضروری است. همچنین، تایم شیت رایگان است و کارکرد بسیار ساده‌ای دارد. بدین ترتیب، تایم‌شیت‌ها برای کسب و کارها ضروری‌اند.
چگونه در اکسل، تایم شیت بسازیم؟
مالکان کسب و کار و مدیران پروژه می‌خواهند بدانند که زمان تیم صرف چه چیزی می‌شود. این قضیه برای تیم‌های دورکار و مجازی از اهمیت بیشتری برخوردار است. هرچه نباشد، داده‌های زمانی برای منابع انسانی، مدیر مالی، صورتحساب مشتریان و غیره حیاتی به‌شمار می‌رود. خوشبختانه، زمان‌گرفتن را به‌راحتی می‌توانید با صفحات گسترده اکسل انجام دهید. همراه من باشید تا با هم در اکسل تایم شیت بسازیم.
قدم اول: اسپرید شیت خود را قالب‌بندی کنید
قالب‌بندی اسپرد شیت به صورت زیر است:
- فایل اکسل جدیدی باز کنید.
- برای ایجاد تایم شیت خوانا در اکسل، باید فرمت سلولهای صفحه را تغییر دهید تا عریض‌تر شوند.
- ستون A را انتخاب کرده و لبه آن را تا عرض دلخواه بکشید.
- سپس، روی ستون A کلیک کرده، کپی را بزنید. از ستون B تا L را پررنگ کرده و دکمه‌های ترکیبی Ctrl + V را بزنید تا پیست شود.
- بدین ترتیب، قالب سلولهای عریض روی تمام ستون‌های انتخاب‌شده اعمال می‌شود.
قدم دوم: عنوان تایم شیت را اضافه کنید
اضافه کردن عنوان تایم شیت به صورت مراحل زیر است:
- سلولهای A1 تا L1 را پررنگ کنید.
- سپس، از تولبار گزینه Merge & Center را بزنید. این گزینه در تب Home قرار دارد.
- نام شرکت را در سلول A1 بنویسید.
- متن داخل سلول (نام شرکت) را در مرکز بگذارید و هرطور می‌خواهید تغییر دهید.
- می‌توانید فونت، اندازه و رنگ‌های مختلف را تست کنید.
- حواستان باشد که گزینه Bold را بزنید تا نام شرکت در ذهن مخاطب بماند.
- پس از تغییر شکل و اندازه نام شرکت، متن داخل اسپریدشیت، چیزی شبیه به تصویر زیر خواهد بود.
قدم سوم: برچسب‌های موردنیاز را اضافه کنید
حالا زمان اضافه‌کردن برچسب‌های ضروری به تایم شیت اکسل رسیده است. افراد چطور بدانند که زمان‌های ورود و دیگر جزئیات کارمندی را باید در کجا ثبت کنند؟ با برچسب‌هایی مانند کارمند، مدیر، بخش و غیره باید کار راآغاز کنید.
بیایید برای مثال تایم شیت کارمندی خودمان از موارد زیر کمک بگیریم:
- کارمند به A2
- مدیر به A4
- بخش به F2
- ماه تایم شیت به F4
گزینه Wrap Text را برای همه برچسب‌ها انتخاب کنید. این گزینه را با آیکون «abc و فلش» در تولبار می‌یابید.
بدین ترتیب، همه کلمات در یک سلول جای می‌گیرند و مهم نیست طول اسم هر برچسب چقدر است. صفحه تایم شیت اکسل شما باید چیزی شبیه به تصویر زیر باشد.
- در سلولهای پیش‌روی هر برچسب، خطی برای تایپ‌کردن کارمندان و مدیران ایجاد کنید.
- در صورتی‌که تصمیم گرفتید برگه تایم شیت اکسل را چاپ کنید، این خط نشان می‌دهد که هرکس باید کجا بنویسد.
- سلولهای B2 تا D2 را برای کشیدن خط، پررنگ کرده و گزینه Bottom Border را از تولبار انتخاب کنید.
- خطی برای برچسب کارمند ظاهر می‌شود.
- حالا سلول‌ها را ادغام کنید.
- همین فرآیند را می‌توانید برای برچسب‌های دیگر نیز انجام دهید.
قدم چهارم: برچسب‌های مربوط به زمان را اضافه کنید
مرحله قبل شامل جزئیاتی درباره کارمند بود. الان می‌رسیم به برچسب‌های مربوط به زمان؛ اما آیا متفاوت هستند، اینطور فکر نمی‌کنید؟ بیایید سلولهای A6 تا L6 را ادغام کرده تا تقسیم‌بندی کوچکی بین جزئیات کارمند و مجموعه برچسب‌های مربوط به زمان انجام داده باشیم.
شما می‌توانید برچسب‌های مربوط به زمان را در ردیف 7 اضافه کنید تا سربرگی برای هر ستون بسازید. موارد زیر را اضافه کنید:
- روز به A7
- تاریخ به B7
- ساعت آغاز به C7 و E7
- ساعت پایان به D7 و F7
- مجموعه ساعات به G7
- ساعات اضافه کاری به H7
- ساعات بیماری به I7
- ساعات تعطیلات به J7
فهرست بالا فقط برخی از برچسب‌های کاربردی برای شما محسوب می‌شود. می‌توانید برچسب‌ها را به دلخواه خود اضافه یا حذف کنید تا بیشتر برای سازمان شما مفید باشد؛ برای مثال، ساعات تعطیلات رسمی، محاسبه ساعات کارکرد، ساعات پرداختی و غیره. اگر حواستان باشد، ساعت آغاز و پایان دوبار در دو سلول متفاوت اضافه شده‌اند. زمان بین این دو سلول برای خوردن ناهار و استراحت است.
همیشه می‌توانید موارد گفته‌شده را براساس نیازهای سازمان تغییر دهید. مثلا زمان استراحت و قهوه یا فوتبال‌دستی را به تایم شیت اکسل اضافه کنید. پس از اضافه‌کردن برچسب‌های مربوط به زمان، تایم شیت اکسل شما شبیه به تصویر زیر خواهد بود:
چیزی درست نیست، نه؟ بله، قالب‌بندی! بیایید آن را درست کنیم. اول، ردیف را با رنگ دلخواه خود پر کنید. برای این کار، سلولهای A7 تا J7 را پررنگ کرده، گزینه Fill Color را از تولبار انتخاب کرده و روی رنگ دلخواه بزنید.
سپس، متن داخل سلول‌ها را بولد و وسط‌چین کنید و ارتفاع آن را در حالت middle قرار دهید. فراموش نکنید که گزینه Wrap Text را حتما بزنید. در این صورت، متن در داخل سلول نمایش داده می‌شود و به سلولهای دیگر سرریز نمی‌کند. حالا به ابزار کادربندی رفته و All borders را از منوی بازشده انتخاب کنید تا کادر دور برچسب‌ها کشیده شود.
اکنون باید روزهای هفته را اضافه کنید. در تایم شیت هفتگی، روزهای هفته را می‌توانید در سلول A8 تا A14 اضافه کنید. روز شروع هفته نیز در دست خودتان است.
پس از اضافه‌کردن روزهای هفته، قالب آن‌ها را برای خوانایی بیشتر تغییر دهید. به این صورت:
- ردیف‌های 8 تا 14 را پررنگ کرده و لبه پایینی یکی از ردیف‌ها را بکشید تا همه سلول‌ها بزرگتر شوند.
- ردیف‌ها را به حالت انتخاب‌شده نگه دارید و Center Text و Align to Middle را بزنید.
- کادربندی کلی را نیز اعمال کنید.
قدم پنجم: دستکاری های آخر در ساخت تایم شیت اکسل
قدم‌های نهایی ساخت تایم شیت اکسل به صورت زیر است:
- اگر متوجه شدید که صفحه گسترده اکسل شما دارای جدول و سلولهای کادربندی‌شده اضافی است که موردنیاز تایم شیت نیست، حذفشان کنید.
- حذف المان‌های غیرضروری، ظاهر تمیزی به تایم شیت هفتگی اکسل شما می‌دهد.
- در نهایت، فونت، اندازه متن، رنگ، چینش و دیگر تغییرات را انجام دهید و تمام!
- تبریک می‌گویم، شما اولین تایم شیت رایگان خود را در اکسل ساختید. نمونه تایم شیت شما باید شبیه به تصویر زیر باشد:
- ثبت ورودی‌های مربوط به زمان را آغاز کنید تا همیشه حساب بهره‌وری و حقوق را داشته باشید.
- با این‌حال، راه ساده‌تری برای این کار وجود دارد تا مجبور نباشید تایم شیت اکسل را از صفر طراحی کنید.
- قالب‌ها راز قدرت اکسل هستند! در ادامه، چند قالب دست‌چین برای تایم شیت شما انتخاب کرده‌ایم تا به‌راحتی از آن بهره ببرید.
پیشنهاد مطالعه: راس گیری چک در اکسل به صورت عملی
۳ قالب اکسل برای زمان گرفتن
بهترین بخش قالب‌های اکسل برای ردگیری زمان، صرفه‌جویی در زمان و تلاش است. قالب‌های دارای فرمول محاسبه حتی بهتر از بقیه هستند. بعضی از قالب‌های اکسل مخصوص گرفتن زمان، می‌توانند محاسباتی را براساس یک یا دو فرمول محاسبه برای تایم‌شیت اکسل انجام دهند. فرمول‌ها از قبل به سلولهای صفحه گسترده اضافه شده‌اند و نیاز به کار دیگری نیست. در ادامه، سه قالب برای گرفتن زمان در اکسل معرفی می‌کنم:
۱. قالب تایم شیت اکسل ماهانه
اولین قالب برای ردگیری زمان، گزینه رایگانی است که چندین تب مخصوص برای کارمند دارد. سازمان‌دهی منظم و مرتب این قالب، باعث می‌شود محاسبه کل پرداختی به چندین کارمند مانند آب خوردن به‌نظر برسد.
۲. قالب تایم شیت دوماهه
فایل قالب پیش رو، دارای سه قالب مختلف در داخل خود است. با استفاده از این قالب، به قالب تایم شیت هفتگی، ماهانه و دوماهه دسترسی خواهید داشت.
دانلود قالب محاسبه‌گر تایم شیت رایگان اکسل
٣. قالب تایم شیت روزانه
قالب آخر اکسل با برچسب‌هایی طراحی شده که شامل اطلاعات کارمند، نرخ پرداختی، کل ساعات کاری و غیره می‌شود. همچنین، شروع کار با این قالب ساده، بسیار راحت است. شما می‌توانید بسته به نیازهای خود، قالب را شخصی‌سازی کرده و برچسب اضافه کنید. جزئیاتی مانند نرخ ساعتی، نرخ صورتحساب، محاسبه اضافه کاری، تاریخ شروع دوره پرداخت و غیره می‌توانند موارد خوبی برای جای‌گرفتن در تایم شیت باشند.
سه قالب بالا تنها برخی از گزینه‌ها هستند. شما با کمی تحقیق به قالب‌هایی مخصوص بهره‌وری کارمند، فعالیت 24 ساعته و ردگیری زمان پروژه برای اکسل می‌رسید. با این‌حال، مشکلاتی هم وجود دارد. دیر یا زود به محدودیت‌های قالب اکسل در گرفتن زمان برمی‌خورید.
پیشنهاد مطالعه: آموزش صفحه بندی در اکسل به زبان ساده
قدم‌های بعدی در مکتب‌خونه
آموزش اکسل به همین جا و فقط تایم شیت اکسل ختم نمی‌شود. تکنیک‌های مختلف این نرم‌افزار و ابزارهای بی‌شمار آن برای حسابداری نیاز به دوره‌ای مفصل و جامع دارد. مکتب‌خونه یکی از پلتفرم‌هایی است که انواع دوره‌های آموزشی کاملی را برای آموزش نرم افزار اکسل مایکروسافت تدارک دیده تا از هر آموزش دیگری بی‌نیاز شوید.
