مدیریت پروژه اجایل یا چابک یکی از روش‌های برنامه ریزی و اجرای پروژه است. این روش مبتنی بر تکرار و همکاری بوده و در این رویکرد مراحل مختلف کار به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم شده و در نهایت بین تمام اعضای تیم تقسیم می‌شود. در مدیریت پروژه چابک از پاسخ‌گویی دائم به تغییرات به جای پیروی از یک برنامه ریزی دقیق و از پیش تعیین شده حمایت می‌شود.
به طور کلی دو روش برای برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزار وجود دارد:
- آبشاری: در این روش همه چیز از پیش برنامه ریزی شده و فرایند تولید و ساخت در طی یک زمان مشخص برای مثال یک سال طبق برنامه ریزی از پیش تعیین شده پیش می‌رود.
- چابک: در این روش برای تولید یا ساخت در طی چند هفته برنامه ریزی می‌شود و بعد از گذشت چند هفته در مورد چگونگی روند ادامه کار تصمیم گیری می‌شود.
به دنبال بزرگ شدن یک کسب و کار، مدیریت زمان و هزینه هم سخت‌تر شده و نیاز به مدیریت پیدا می‌کند. در چنین مواقعی به وجود رویکردی که بتواند در کمترین زمان ممکن بیشترین بازدهی را داشته باشد، نیاز است. یکی از رویکردهای معمول مدیریت هزینه و زمان، مدیریت پروژه به روش چابک یا اجایل است. مدیریت پروژه اجایل بر خلاف روش سنتی که مراحل اجرای آن متوالی است، از یک روش تکرار شونده استفاده کرده و در فواصل زمانی مشخص اجزایی از پروژه را که قابل تحویل دادن باشد، تولید می‌کند. به طور معمول استفاده از مدیریت پروژه با رویکرد چابک در پروژه‌های نرم افزاری کاربرد دارد. در مدت تهیه و عرضه نرم افزار امکان هماهنگی با مشتری وجود داشته و می‌توان قسمت‌هایی از پروژه را اصلاح کرد یا تغییر داد.
تفاوت مدیریت پروژه اجایل و آبشاری
مدل آبشاری بیشتر مربوط به فرآیندی است که قابل انجام در مراحل مختلف بوده و نیازی به برگشت به گام‌های قبلی وجود ندارد. در واقع یک مدل متوالی است که از تحلیل، طراحی، اجرا، تست و پشتیبانی تشکیل می‌شود.
یکی از مشکلات اساسی در مدیریت پروژه به روش آبشاری یا سنتی این است که مشتری تا زمان پایان یک پروژه باید صبر کند و نظراتش را بعد از تولید نهایی به گوش مدیران و صاحب نظران در کسب و کار برساند. این مسئله گاهی باعث بروز اتفاقات جبران ناپذیری شده و از امکان تغییرات لحظه‌ای جلوگیری می‌کند. اما سوالی که پیش می‌آید این است که به کل از این روش صرف نظر کنیم؟ پاسخ قطعاً خیر است. مدل آبشاری برای پروژه‌هایی دارای برنامه ریزی از پیش تعیین شده و ساده مناسب است. به عبارتی برای پروژه‌هایی که مطمئن هستید نیازی به اعمال تغییرات لحظه‌ای احساس نخواهد شد.
در مقابل مزیت مدیریت پروژه اجایل انعطاف پذیری بالای این رویکرد است. در این روش که از بخش‌های کوچکی شروع شده و به طور افزایشی بر ارزش پروژه در هر چرخه اضافه می‌کند. به همین علت دارای انعطاف پذیری بالایی بوده و می‌توان به راحتی تغییراتی را ایجاد کرد. مدیریت پروژه ارزش‌های ساده را زودتر آماده می‌کند و به مشتری تحویل می‌دهد بنابراین خطر شکست پروژه را به طور چشم گیری کاهش می‌دهد.
مزایای استفاده از مدیریت پروژه اجایل
-
کیفیت بالای محصول
در مدیریت پروژه چابک، تست و آزمایش در طول چرخه و به طور یکپارچه تکرار می‌شود. این رویکرد با بررسی‌های منظمی در مورد این‌که محصول در حین توسعه کار می‌کند یا خیر، انعطاف پذیری خودش را نشان می‌دهد. این امر صاحب محصول را قادر می‌سازد تا در صورت لزوم تغییراتی را ایجاد کند و تیم توسعه را در صورت بروز هرگونه مشکل آگاه کند.
- تعریف و شرح به موقع نیازها
- تشخیص زودهنگام مشکلات
- بهره گیری از ابزارهای تست خودکار
- اتمام کار مطابق با تعریف کار انجام شده یعنی توسعه یافته، آزمایش شده، یکپارچه و مستند شده.
- آزمایش محصول توسط مشتری در مراحل مختلف جهت اطمینان از کیفیت
-
افزایش رضایت مشتری
در مدیریت پروژه اجایل مشتری نقش مهمی را دارد و همیشه در طول پروژه مشغول مشارکت، اعلام نظرات و بررسی کیفیت محصول است. به طور کلی پیشرفت توسعه محصول از شفافیت برخوردار بوده و انعطاف پذیری برای ایجاد تغییر در این روش بسیار مفید است. تمامی این موارد باعث تعامل با مشتری و کسب رضایت وی می‌شود.
- امکان نشان دادن قابلیت‌های کاری به مشریان در هر اسپرینت
- عرضه سریع محصولات به بازار
- دسترسی مشتریان محصول در طی چرخه‌ها
- مشارکت و درگیری مشتریان در طول پروژه
-
افزایش کنترل بر روی پروژه
استفاده از مدیریت پروژه چابک باعث افزایش کنترل بر روی پروژه و روند اجرای آن می‌شود. در این روش شفافیت کار بالا بوده و جلسات اسپرینت و استفاده ازجیرا یعنی دید هر مرحله از پروژه برای هر دو طرف باعث بیشتر شدن کنترل بر روی فرایند توسعه پروژه و مدیریت هر چه بهتر وقایع می‌شود. در نهایت خروجی مطلوب در دستان طرفین قرار می‌گیرد.
-
کاهش ریسک‌ها به کمک مدیریت پروژه چابک
به طور معمول استفاده از روش‌های چابک و سریع شانس شکست مطلق پروژه را از بین می‌برند. داشتن یک محصول از اولین اسپرینت شروع می‌شود تا هیچ پروژه چابکی به طور کامل دچار شکست نشود. همچنین توسعه در اسپرینت‌ها این اطمینان را می‌دهد که مدت زمان بین سرمایه گذاری اولیه پروژه و شکست یا دانستن این‌که یک محصول کارآمد خواهد بود یا خیر، کوتاه باشد. برای پروژه‌هایی که خود شخص، سرمایه گذار پروژه است استفاده از روش مدیریت پروژه اجایل کاهش هزینه اولیه پروژه را در پی دارد. روش چابک برای توسعه محصول‌هایی که نیاز به پیاده سازی تغییرات جدیدی است آزادی عمل داده و این تغییرات با هزینه کمی اعمال می شوند.
در طول فرایند توسعه مدیریت پروژه چابک از داستان‌های نیاز مشتری با معایرهای پذیرش متمرکز بر کسب و کار استفاده کرده و ویژگی‌های محصولات را تعریف می‌نماید. با تمرکز ویژگی‌های محصولات بر روی نیازهای واقعی مشتریان ارزش هر یک از ویژگی‌ها به صورت تدریجی افزایش پیدا می‌کند.
-
افزایش ROI یا نرخ بازگشت سرمایه
نکته کلیدی در مدیریت پروژه چابک تکرار و تکرار و تکرار است. این فرایند تکراری باعث می‌شود که ویژگی‌های محصول به صورت تدریجی تحویل داده شده و تحقیق زودهنگام مزایا را در پی دارد. به طوری که بعد از چند تکرار یک محصول کاربردی آماده وارد بازار می‌شود. همچنین در بازارهای پر سرعت چرخه تحویل طولانی مشکلات زیادی ایجاد کرده و کسب و کار را با تبعات جبران ناپذیری روبرو می‌کند. چابکی یعنی انتشار سریع محصول، توانایی سنجش واکنش مشتری و تغییر بر اساس نظرات مشتری و در نهایت جلو افتادن در فرایند رقابتی در بازارهای پرسرعت است.
نقش اصلی مدیر پروژه چابک چیست؟
شعار اصلی مدیریت پروژه چابک، بهبود و رشد مستمر است. فلسفه اصلی مدیر پروژه چابک تغییر است. مدیر پروژه اجایل باید یک عامل تغییر، آموزش دهنده و گسترس دهنده این ایده باید که تغییر یکی از اصول طبیعت است. بنابراین سازمان‌ها باید این اصل را با آغوش باز بپذیرند. اجرای یک روش منظم و برنامه ریزی شده نیازمند شجاعت و جسارت مدیران است. گسترش و بهره مندی از مدیریت پروژه اجایل نیازمند تغییرات سازمانی در مقیاس‌های بزرگ است تا اطمینان پیدا کنیم که روش‌های چابک به نتیجه خوب منتهی می شوند. این تغییرات اساسی ساختاری در شرکت‌ها و کسب و کارها نیاز به یک قهرمان جسور دارند و این‌جا جایی است که مدیر پروژه چابک وارد می‌شود.
یک مدیر پروژه چابک به حمایت، مدیریت و رهبری تغییراتی که سازمان نیاز دارد پرداخته و برای افزایش بازدهی تغییرات راه‌حل‌هایی را ارائه می دهد. یک مدیر پروژه خوب باید در ابتدا نیاز به تغییر را تشخیص دهد، سپس در راستای شروع به تغییرات خودش را با شرایط سازگار کند و نقشی که به عنوان عامل تغییر ایفا می‌کند را با آغوش باز قبول کند. یک مدیر پروژه موفق با یک چشم به شرایط کنونی و چشم دیگر به آينده و شرایطی که ممکن است برای سازمان اتفاق بیفتد نگاه می‌کند. اما افتادن در دام کاهلی و عدم استفاده از قابلیت‌های موجود می‌تواند اثر عکس داشته باشد و سازمان را با سرنوشت بدی روبرو کند.
روش‌های مختلف مدیریت پروژه اجایل
در مدیریت پروژه با رویکرد اجایل تنوع بالایی وجود دارد اما چهار مورد از محبوب‌ترین‌های روش‌های مختلف مدیریت پروژه عبارتند از:
-
Scrum
مدیریت پروژه اسکرام یک روش محبوب مدیریت پروژه اجایل بوده و شامل یک استاد اسکرام یعنی مدیر پروژه و یک تیم خود سازمانده است. در این روش کل چرخه عمر یک محصول در بسته‌های زمانی جداگانه به نام اسپرینت شکسته شده و یک تیم اسکرام که در اسپرینت کار می‌کند از یک تا چهار هفته طول می‌کشد. در این رویکرد از گروه‌های چند منظوره با تخصص‌های مختلف که بتوانند تخصص‌های یک دیگر را پوشش دهند استفاده شده و با توجه به قابلیت انعطاف پذیری بسیار بالای روش اسکرام، استفاده از این رویکرد برای پروژه‌های طولانی‌تر که دائما دچار تحول می‌شوند و تغییر می‌کنند بسیار مناسب است.
-
Kanban
کانبان یک مدل شناور و در حال گسترش است. در این رویکرد هیچ دوره فاز مشخصی وجود نداشته و تمامی اولویت‌ها به محض ورود اطلاعات جدید دوباره ارزیابی می‌شوند. تمرکز اصلی روش کانبان بر روی کاهش اتلاف بر پروژه بوده و در تلاش است این اطمینان حاصل شود که تیم کاری غیر ضرروی یا اشتباه انجام نمی‌دهد. خوبی کانبان این است که نیازی به آموزش یک متد متفاوت به تیم وجود نداشته و به سادگی بر روی سایر سیستم‌های مدیریتی پیاده سازی می‌شود. در فرایند مدیریت پروژه اجایل زمانی که اولویت‌ها مرتباً تغییر می کنند بهترین روش، کانبان است.
-
Lean
توسعه ناب همان‌طور که از اسمش پیداست در پی حذف موارد اضافی از پروژه‌ها است. هدف توسعه ناب به حداقل رساندن فعالیت‌های بیهوده و غیر ضروری در تمام مراحل توسعه پروژه بوده و بر ارزش ارائه شده به مشتری نهایی و بهینه سازی کل به جای قطعات کوچک متمرکز است. از دیگر اصول توسعه Lean می‌توان به ساده سازی و کوتاه کردن چرخه عمر توسعه نرم افزار و توانمند سازی اعضای تیم برای کار در فعالیت‌های پروژه اشاره کرد. هنگامی که زمان توسعه بسیار زیاد است و کاربران از ویژگی‌های جدید استفاده نمی‌کنند استفاده از اصول ناب به کمک مدیریت پروژه اجایل می‌آید.
-
Extreme Programming
در این‌جا بر جنبه‌های فنی توسعه نرم افزار به طور خاص تمرکز داشته و با برگزاری جلسات رو در رو با تیم‌های متفاوت با تخصص‌های مختلف در جهت پیشبرد پروژه‌های پیچیده توسعه نرم افزار پیشرفت خوبی به دست می‌آید.
معرفی کتاب مدیریت پروژه اجایل
کتاب مدیریت پروژه چابک راهنمای خوبی برای به کارگیری متد چابک یا agile است. در واقع متد چابک از یک رویکرد تکرار شونده استفاده کرده و در فواصل زمانی مشخص، اجزایی از پروژه که قابل تحویل باشند را تولید می‌کند. متدهای چابک بر اساس دانش جمع آوری شده از موفقیت‌ها و شکست های پروژه‌های متفاوت خلق شده‌اند. موسسه‌ی مدیریت پروژه و اتحادیه‌ی چابک این کتابچه را برای ایجاد درک بهتر و جامع‌تری از رویکرد چابک در میان اعضای سازمان تهیه کرده‌اند.
چشم انداز کتاب مدیریت پروژه چابک، تجهیز پروژه با امکانات بیشتر، در دست داشتن دستور العمل‌های مختلف برای موقعیت‌های متفاوت و شناخت رویکردها و روش‌های گوناگون برای رسیدن به نتایج بهتر است.
