تهیه گزارش مدیریتی

در محیط تجاری پرشتاب امروزی، مدیریت موثر برای موفقیت هر سازمانی بسیار مهم است. مدیران باید درک روشنی از عملکرد شرکت داشته باشند، زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه‌ای برای پیشبرد رشد بگیرند. یکی از ابزارهای ضروری در این فرآیند، تهیه گزارش مدیریتی است. تهیه گزارش مدیریتی  شامل تعریف هدف تا ارائه یافته‌ها است.

گزارش مدیریتی

گزارش مدیریتی سندی است که نمای کلی از عملکرد سازمان را ارائه می‌دهد، روندهای کلیدی را شناسایی می‌کند و داده‌ها و بینش‌های حیاتی را ارائه می‌دهد. در واقع به عنوان یک ابزار ارتباطی بین مدیران، مدیران اجرایی و ذینفعان عمل می‌کند و تصویری جامع از عملیات سازمان ارائه می‌دهد. یک گزارش مدیریتی خوب از اطلاعات ارزشمندی برای تصمیم گیری‌های استراتژیک، نظارت بر پیشرفت به سوی اهداف و شناسایی زمینه‌هایی که نیاز به توجه یا بهبود دارند، ساخته شده است.

فرمت گزارش دهی

برای تهیه گزارش مدیریتی جامع، ضروری است که فرمت گزارش‌دهی را بدانید، این فرمت شامل عناصر کلیدی زیر است:

خلاصه اجرایی: گزارش خود را با یک خلاصه اجرایی شروع کنید که نمای کلی سطح بالایی از دستاوردهای گزارش را ارائه می‌دهد. این بخش باید مختصر و در عین حال آموزنده باشد و مهمترین نکات را خلاصه کند و هر روند یا موضوع مهمی را برجسته نشان دهد.

• مقدمه: مقدمه کوتاهی برای گزارش ارائه دهید و هدف، محدوده و بازه زمانی تحت پوشش آن را توضیح دهید. این بخش باید زمینه را برای بقیه گزارش تنظیم کند و اهداف را به وضوح تعریف کند.
• روش شناسی: روش مورد استفاده برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های ارائه شده در گزارش را شرح دهید. این شامل منابع داده، حجم نمونه، روش‌های جمع آوری داده‌ها و هرگونه محدودیت یا فرضی است که در طول تجزیه و تحلیل ایجاد شده است.
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): شاخص‌های کلیدی عملکرد را که برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد سازمان استفاده می‌شود، شناسایی کنید. این شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با اهداف و مقاصد شرکت همسو باشند و تصویر واضحی از سلامت کلی آن ارائه دهند.
• تحلیل داده ها: داده‌های جمع آوری شده و تجزیه و تحلیل شده را به صورت شفاف و سازماندهی شده ارائه دهید. از نمودارها، گراف‌ها و جداول برای نمایش بصری اطلاعات استفاده کنید و درک آن را برای خواننده آسان‌تر کنید. تجزیه و تحلیل و تفسیرهای روشنگر از داده‌های جمع‌آوری شده را ارائه دهید.
• یافته‌ها و توصیه‌ها: یافته‌های کلیدی حاصل از تجزیه و تحلیل داده‌ها را خلاصه کنید و توصیه‌هایی برای بهبود یا اقدامات بیشتر ارائه دهید. این توصیه‌ها باید بر اساس بینش به دست آمده از داده‌ها باشد و با اهداف و مقاصد سازمان همسو گردد.

انواع گزارشات مدیریتی

گزارشات مدیریتی نقش بسیار مهمی در هدایت و پیشبرد کسب و کارها دارند. این گزارشات برای افراد مختلف در یک سازمان اطلاعات ارزشمندی فراهم می‌کنند. گزارشات مدیریتی بر اساس موارد مختلفی از جمله هدف‌ها، عملکرد، مالی، فروش، منابع انسانی و موارد دیگر تهیه می‌شوند. چند نمونه از انواع گزارشات مدیریتی عبارتند از:

• گزارش عملکرد: این گزارشات به مدیران کمک می‌کنند تا عملکرد واحدها و افراد را ارزیابی کرده و بازخورد‌های لازم را ارائه دهند.
•  گزارش مالی: گزارشات مالی شامل اطلاعات مالی و حسابداری سازمان هستند که به اطلاعاتی نظیر درآمد، هزینه‌ها، سود و زیان، ترازنامه و صورت سود و زیان دسترسی فراهم می‌آورند.
• گزارش پیشرفت پروژه: این گزارشات به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا پیشرفت کارها، مشکلات موجود و جلسات و تصمیمات مورد نیاز را دنبال کنند.
• گزارش منابع انسانی: گزارشاتی که به اطلاعات نیروی انسانی اختصاص دارند مانند شغل، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، افزایش و افت هزینه منابع انسانی.
• گزارش مدیریتی فروش و بازاریابی: این گزارشات شامل اطلاعاتی نظیر فروش محصولات، بازاریابی، رقبا و تحلیل بازار هستند که به مدیران اطلاعات مفیدی درباره عملکرد بازار فراهم می‌آورند .

هر یک از این گزارشات مدیریتی برای ارائه یک دید کلی از عملکرد وضعیت فعلی و آینده سازمان بسیار حیاتی هستند و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری بگیرند.

ابزارهای تهیه گزارش مدیریتی

داشبوردهای مدیریتی و کنترل پروژه بخشی از ابزارهای مدیریت پروژه هستند که به مدیران و تیم‌های پروژه کمک می‌کنند تا عملکرد و پیشرفت پروژه را به صورت گرافیکی و قابل فهم نمایش دهند. این داشبوردها معمولاً شامل اطلاعات مختلفی مانند زمان‌بندی و وظایف، میزان پیشرفت، بودجه، ریسک‌ها و موارد دیگر می‌باشند که تهیه کنندگانشان باید واکنش گوی مناسبی را نسبت به آنها نشان دهند.

داشبوردهای مدیریتی یک ابزار گرافیکی هستند که اطلاعات کلیدی و مهم مربوط به عملکرد یک سازمان یا یک بخش خاص را نشان می‌دهند. این داشبوردها اغلب شامل نمودارها، نمودارهای میله‌ای، جداول، نمودارهای پیشرفت و یا گزارش‌های دیگر هستند که به مدیران و تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند تا به راحتی و سریع از وضعیت فعلی سازمان یا بخش خود آگاه گردند. این ابزارها به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیم‌گیری مبتنی بر داده داشته باشند و عملکرد سازمان یا بخش خود را بهبود بخشند.

گزارش نویسی در اکسل

گزارش‌نویسی در اکسل می‌تواند به صورت جداول، نمودارها و گزارشات مختلف انجام گردد. برای شروع می‌توانید یک شیت جدید در فایل اکسل ایجاد کنید و اطلاعات مورد نیاز را وارد جداول کنید. سپس می‌توانید از قابلیت‌های فرمول نویسی اکسل برای محاسبات و آمارهای لازم استفاده کنید. همچنین می‌توانید نمودارهای مختلفی را برای نمایش داده‌ها ایجاد کنید. با استفاده از داشبوردهای مدیریتی اکسل، می‌توان از آن به عنوان یک ابزار گزارش نویسی کامل استفاده کرد. 

نمونه گزارش به مدیریت

گزارش دهی به مدیریت یکی از ابزارهای اساسی برای ارتقای عملکرد سازمان‌ها است. این گزارش‌ها اطلاعات و تحلیل‌های جامعی از عملکرد سازمان را فراهم می‌کنند و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری درباره بهبود عملکرد بگیرند. برای درک گزارش‌نویسی و انتقال داده، همچنین تحلیل عملکرد سازمان و پیشنهادات سازنده می‌توانید نمونه گزارش با موضوعات متفاوت و یا موضوع مورد نظر خودتان را در سایت‌های متنوع با عناوین مختلف از جمله نمونه گزارش مدیریتی فروش یا نمونه گزارش عملکرد ماهیانه جستجو نمایید. 

دوره آموزش تهیه گزارش مدیریتی

تهیه گزارش مدیریتی اصولی، شما را در محل کارتان حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد. اگر شما با ساختار، نکات و فرمت صحیح گزارش نویسی آشنا باشید هرگونه گزارشی را می‌توانید برای مدیرتان تهیه و ارائه دهید. تمام این ساختارها و آموزش‌ها در دوره آموزش چگونگی تهیه گزارش مدیریتی در مکتب خونه ارائه شده است.