چرا باید نوشتن گزارش کار را یاد بگیریم؟
اگر در یک محیط اداری کار میکنید، نوشتن گزارش کار اداری یکی از وظایف مهم شما است. هرچند برخی افراد، این کار را کم اهمیت، دشوار و خسته کننده میدانند و به دلیل فشار کاری زیاد، از انجام آن صرف نظر میکنند. با این حال، با تمرین گزارش نویسی، علاوه بر سرعت و دقت، بازده و پیشرفت شغلی خود را هم بالا خواهید برد.
گروه دیگری از کارمندان هم هستند که گزارش کار اداری میدهند؛ ولی چون اصول و قواعد گزارش نویسی را رعایت نمیکنند، گزارش آنها جذاب و مفید نمیشود. به همین دلیل، ممکن است مافوق یا کارفرمای آنها، بخشی از زحمات آنها را نادیده گرفته یا اصلاً متوجه آنها نشود. در برخی موارد، گزارش کار نویسی به ارتباط بهتر بین کارفرما و شما کمک میکند و باعث تصمیمگیری بهتر مدیران میشود. بر همین اساس، آموزش نوشتن گزارش کار به کارفرما، یکی از مهمترین کارهایی است که در یک محیط اداری باید یاد بگیرید. این موضوع در مدارس یا دانشگاهها هم صدق میکند. اغلب اساتید و دبیران با کمک مطالعه گزارش کار شما، روند پیشرفت درسی یا میزان دقت و درستی یک پروژه را بررسی میکنند.
انواع گزارش کار چیست؟
به طور کلی، میتوان انواع گزارش کار را در دو گروه طبقهبندی کرد؛ گزارشهای تحقیقی و گزارش کارهای اداری و کاری.
گزارش تحقیقی (دانشگاهی، درسی و غیره)
این نوع گزارش بر اساس تحقیق علمی و مستند نگارش مییابد. هدف از تهیه چنین گزارشی، افزایش دانش و آگاهی در مورد یک مسئله یا پدیده است که مورد علاقه و توجه محقق قرار گرفته است. در نحوه نوشتن گزارش کار درسی، لازم است طرح تحقیق را به صورت کامل و جامع بررسی و بیان کرد. از جمله این گزارشها میتوان به گزارش کار برای انجام آزمایش علوم، نتایج و خروجیهای یک نرمافزار شبیهسازی و غیره اشاره کرد.
انتشار و ارائه نتایج تحقیق به اساتید یا معلمین، یکی از مراحل ضروری در فرآیند تحقیق است. بنابراین، محقق باید بتواند با استفاده از شیوههای مناسب نگارش علمی، گزارش نهایی خود را به شکل مکتوب ارائه دهد. در بعضی موارد، ممکن است علاوه بر گزارش کتبی، نیاز به ارائه شفاهی نتایج تحقیق نیز باشد.
گزارش کاری (اداری)
این نوع گزارش برای ثبت و گزارش فعالیتها و برنامههای انجام شده در سازمانها و شرکتها استفاده میشود. مثلا وقتی کارمند یا نمایندهای از سازمان به ماموریت یا بازدید رفته، یا با افراد دیگر جلسات و مذاکرات داشته است. در این حالت، باید خلاصهای از فعالیتهای خود را در قالب گزارش کار به رئیس یا مسئول خود ارسال کند.
گزارش کار یک روش مؤثر و رسمی برای اطلاع رسانی و ارزشگذاری عملکرد در سطح سازمانها و موسسات است. البته در هر سازمان، قوانین و دستورالعملهای خاص خود را برای نوشتن و ارائه گزارش کار دارد که باید به آنها احترام گذاشت. لذا در نحوه نوشتن گزارش کار اداری، لازم است به ساختار و مقررات سازمان موردنظر توجه کنید. همچنین آموزش نحوه صحیح نگارش گزارش کار به کارکنان سازمان، بسیار حائز اهمیت است تا همگان با استانداردهای لازم پروژه آشنا شوند.
ساختار یک گزارش کار چگونه است؟
گزارشها بر اساس نوع گزارش و الزامات تکلیف، ساختار مخصوص خود را دارند. اما اغلب آنها از یک الگوی پایه مشترک تبعیت میکنند. در یک نمونه گزارش نویسی، اجزای زیر باید وجود داشته باشد:
خلاصه جامع (چکیده)
این بخش مانند چکیده در یک مقاله دانشگاهی، به صورت مستقل یافتههای گزارش شما را خلاصه میکند تا خوانندگان با محتوای گزارش آشنا شوند. این بخش بیشتر در گزارشهای رسمی و علمی کاربرد دارد.
مقدمه
مقدمه شما با تعریف بدنه گزارش، موضوع عمومی را که قصد دارید درباره آن بحث کنید و هرگونه اطلاعات ضروری برای فهم پیشزمینه قبل از مطالعه یافتههای شما را ارائه میدهد.
بدنه
بدنه گزارش شامل تمام اکتشافات اصلی شما است که به وسیله سرفصلها و زیرعنوانها سازماندهی شدهاند. بدنه بخش عمده گزارش را تشکیل میدهد. در حالی که مقدمه و نتیجه هر کدام فقط چند پاراگراف هستند، بدنه میتواند چندین صفحه باشد.
نتیجه گیری
نتیجه گیری بخشی است که شما تمام اطلاعات گزارش خود را جمعبندی و به تحلیل یا قضاوت نهایی میپردازید. در این قسمت معمولا نویسنده دیدگاهها یا استخلاصهای شخصی خود را بیان میکند.
آموزش نوشتن گزارش کار؛ نکاتی که باید رعایت کنید
در این بخش به مهمترین نکات و مواردی که باید در نوشتن گزارش کار به آنها دقت کنید، اشاره کردهایم.
تعیین هدف و موضوع گزارش کار
برای نوشتن گزارش کار، ابتدا باید هدف و موضوع اصلی کار خود را مشخص کنید و این مسأله را در تمام فرایند نوشتن گزارش، در ذهن داشته باشید. ممکن است کارفرما از شما بخواهد، یک گزارش از روند انجام کار و نتایجی که تاکنون بدست آوردهاید، ارائه دهید. یا استاد از شما بخواهد که درباره یک آزمایش علمی، نتایج و پیشنهادات خود را ارائه دهید.
انتخاب لحن مناسب برای گزارش
اگر نمونه یک گزارش خوب را با یک گزارش غیراصولی مقایسه کنیم، میتوان گفت، یکی از تفاوتهای بسیار مهم، لحن گزارش کار است. شما به عنوان نویسنده گزارش کار باید بتوانید متناسب با موضوع، یک لحن مناسب انتخاب کنید. برای مثال، گزارشهای علمی و پژوهشی به لحن و اصطلاحات تخصصی و گزارشهای اداری به لحن رسمی نیاز دارند.
اختصاص صفحه اول به عناوین و نویسندگان
یک صفحه (معمولاً صفحه اول) را به عناوین گزارش کار اختصاص دهید. در این صفحه بهتر است اطلاعاتی مانند نام و موضوع گزارش کار، تاریخ انجام، نویسنده یا نویسندگان، نام سازمان یا دانشگاه و ... را ذکر کنید. در برخی موارد، این اطلاعات به همراه مواردی مانند نتایج، پیشنهادات و ...، در یک برگه جداگانه به گزارش کار پیوست میشود. مزیت این کار این است که خواننده با مطالعه این بخش از گزارش، در کمترین زمان به یک دیدگاه کلی و جامع از گزارش دست پیدا خواهد کرد.
فهرستبندی گزارش
فهرست مطالب گزارش کار را شامل عنوان و شماره صفحه هر بخش میشود؛ این کمک میکند تا خوانندگان شما بتوانند بهسرعت گزارش را مرور کنند و اطلاعات لازم را بیابند. برای هر بخش عنوان مناسبی انتخاب کنید تا خواننده راحتتر باشد. اگر گزارش پیشرفت پروژه نوشتهاید، فقط در صورتی فهرست مطالب درج کنید که کارفرما یا استاد از شما خواسته باشد. همچنین برای هر بخش سرفصلی را ذکر کنید تا گزارش قابل جستوجو باشد.
ارائه تمام پیشنهادات
به عنوان بخش آخر گزارش کار، شما باید پیشنهادهای خود را برای بهبود وضعیت فعلی ارائه دهید. پیشنهادهای شما باید نشان دهد که چگونه میتوانید از تجربیات و دادههای خود در آینده استفاده کنید. پیشنهادهای شما باید با نتیجهگیری شما همخوانی داشته باشد و مشکلات موجود را رفع کند. پس از توضیح دادن پیشنهادهای خود، آنها را در قالب یک لیست شمارهگذاریشده مرتب کنید. هر شماره را با یک فعل یا مصدر مشخص کنید. اولویتبندی پیشنهادهای خود را بر اساس اهمیت و اثربخشی آنها انجام دهید.
آیا گزارش کار، نوعی مقاله است؟
گزارشها با مقالات شباهتهای زیادی دارند، البته تفاوتهای قابل توجه نیز وجود دارد. هر دو مقالات و گزارشها بر پایه حقایق هستند، اما مقالات نظرات و استدلالهای شخص نویسنده را نیز در بر میگیرند در حالی که گزارشها معمولاً فقط حقایق را ارائه میدهند، هرچند که ممکن است تفسیرات نویسنده نیز در بخش خلاصه و نتایج گزارش آورده شود. به علاوه، گزارشها ساختار منظم و مشخص دارند، معمولاً با فهرست مطالب و عنوانها و زیرعنوانهای زیاد. این ساختار خواندن گزارشها را برای یافتن اطلاعات لازم توسط خواننده راحتتر میکند.
چگونه یک الگوی گزارش کار تهیه کنیم؟
نکته جالب این است که شما میتوانید برای نوشتن گزارشهای خود، یک الگو و فرم خام تهیه کنید. با داشتن این الگو، میتوانید آن را در موضوعات مختلف استفاده کنید و فقط جاهای خالی در مقدمه، ساختار متن و نتیجهگیری را پر کنید. برای مثال، میتوانید در نوشتن گزارش کارآموزی، یک فرم واحد تهیه کرده و آن را برای کارورزی خود در ترمهای مختلف استفاده کنید. استفاده از این الگو به شما کمک میکند که زمان کمتری برای نوشتن گزارش کارها صرف کنید؛ زیرا نوشتن گزارشهای طولانی آن هم در دانشگاه یا مدرسه و حتی محیط کاری، زمان زیادی از شما خواهد گرفت و برای شما ممکن است مشکلاتی ایجاد کند.