مدیریت پروژه چیست ؟ چه عاملی باعث ایجاد تفاوت میان مدیریت پروژه و سایر مدیریت‌ها می‌شود؟ عبارت PMBOK مخفف چیست ؟ این‌ها سوالاتی است که قصد داریم تا در این دوره از مجموعه دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مکتب خونه به بررسی آن‌ها بپردازیم.

PMBOK  چیست؟

مدیریت پروژه رویه‌ای می‌باشد که با هدف همکاری واحدهای مختلف برای دستیابی به اهداف خاص، در صنایع گوناگون، اعمال می‌شود. به طور معمول، یک پروژه دارای اهداف و بمزایای منحصر به فرد و از پیش تعیین شده  بسیاری است که باید براساس یک چهارچوب زمانی مشخص شده و بودجه توافق شده انجام شود. توجه داشته باشید که در تمام مراحل اجرای پروژه باید از طیف گسترده‌ای از توانمندی‌ها و مهارت‌ها از جمله مدیریت زمان، رهبری مسائل، فنی و... استفاده شود. به همین دلیل است که انجام صحیح و اصولی پروژه در بازه زمانی مشخص نیاز به یک استاندارد در صنعت دارد. در چنین شرایطی است که آموزش PMBOK اهمیت پیدا می‌کند.

عبارت PMBOK  مخفف  " Project Management Body Of Knowledge " است که معادل فارسی آن دانش مدیریت پروژه می‌باشد. 

مدیریت و برنامه‌ریزی برای تمامی سازمان‌ها در هر اندازه و نوع‌ای ضروری است. اما برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و پیچیده، علاوه بر موارد ذکر شده نیاز به استفاده از یکسری استانداردهای جامع برای بهبود نتایج و دستیابی به اهداف نهایی احساس می‌شود. به همین دلیل است که بسیاری از سازمان‌ها بر آموزش PMBOK و استفاده از آن به عنوان شاخص مدیریت پروژه تاکید دارند.

موسسه مدیریت پروژه آمریکا

یکی از موسسات موثر در توسعه استانداردهای حرفه‌ای در حوزه‌های مختلف مدیریت به خصوص Project Management ، موسسه مدیریت پروژه آمریکا است. این موسسه و سازمان غیر انتفاعی و فعال در زمینه Project Management طیف گسترده‌ای از خدمات را با هدف توسعه و پیشرفت‌ مهارت‌های مدیریت پروژه ارائه می‌نماید. در سال‌های اخیر بیش از ده استاندارد و راهنمای رسمی در حوزه‌های مختلف Project Management توسط این موسسه منتشر شده است که از میان تمام آن‌ها، استاندارد PMBOK مورد توجه بسیاری از مدیران پروژه در سراسر جهان قرار گرفت. در ادامه مطالب به معرفی و آموزش PMBOK خواهیم پرداخت.

هدف از شرکت در دوره آموزش PMBOK چیست ؟

همانطور که در بالا نیز اشاره کردیم، Project Management Body of Knowledge به پیکره دانش مدیریت پروژه اشاره می‌نماید و در حقیقت به یک راهنمای مهم برای استفاده سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف در حوزهای Project Management اشاره دارد و کمک می‌کند تا روش‌ها و شیوه‌های Project Management در تمام بخش‌ها استانداردسازی شود. این بدان معناست که مدیران پروژه می‌توانند به راحتی از یک شرکت به شرکتی دیگر منتقل شوند و از همان شیوه مدیریتی استفاده نمایند.

شیوه و استانداردهای PMBOK با دقت مستند شده و بر روی روش‌هایی تمرکز دارد که باعث بهینه‌سازی و افزایش کارایی پروژه می‌شود. در دوره‌های آموزش PMBOK علاوه بر آموزش استاندارد کردن Project Management به آموزش مدیریت ریسک پرداخته می‌شود و به مدیران آموزش داده خواهد شد که چگونه روش و شیوه‌های موثر را از روش‌های غیر موثر تشخیص دهند. این آموزش‌ها کمک می‌کند تا حدس و گمان‌ها برطرف شده و ریسک پروژه کاهش پیدا کند.

طی این دوره آموزشی، مدیران پروژه آموزش می‌بینند که در صورت شکست قوانین، چگونه بهترین تصمیم را بگیرند. همین امر می‌تواند یک عامل موثر در موفقیت پروژه باشد.

نکته‌ دیگری که وجود دارد این است که استاندارد PMBOK هر چهار- پنج سال یکبار بروز رسانی می‌شود تا منعکس کننده جدیدترین دانش‌ها و بهترین شیوه‌های اجرایی باشد.

حوزه‌های دانش استاندارد  PMBOK 

موفقیت پروژه در گرو 10 حوزه و دانش اصولی زیر است که هر مدیر پروژه باید از آن‌ها آگاه باشد:

• مدیریت یکپارچگی  (Integration Management)
  مدیریت یکپارچگی به مهارت گردآوری تمام ورودی‌ها جهت مدیریت پروژه به عنوان یک کل اشاره دارد.
• مدیریت محدوده  (Scope Management)
  در نظر گرفتن یک محدوده و چهارچوب، مشخص می‌نماید که یک پروژه چه چیزی را باید ارائه دهد و چیزی باید مستثنی دانسته شود. 
• مدیریت زمانبندی  (Schedule Management) 
  حوزه دانش زمان به درک تعهد زمانی هر فرد نسبت به وظایف پروژه و پیش بینی چهارچوب زمانی کلی پروژه اشاره دارد.
• مدیریت هزینه  (Cost Management)
  از همان ابتدا باید بودجه مربوط به هر فعالیت و کار موجود باشد و مدیران پروژه نیز باید دارای مهارت پیش‌بینی دقیق هزینه و بودجه کلی باشند.
• مدیریت کیفیت  (Quality Management)
  کنترل و مدیریت کیفیت پروژه باید در تمام فعالیت‌ها و مراحل پروژه پشتیبان باشد تا نتایج نهایی براساس انتظارات پیش رود.
• مدیریت منابع  (Resource Management)
  مدیران پروژه و مدیریت منابع، تیم‌ها و گروه‌هایی تشکیل می‌دهند که مهارت کافی برای دستیابی به نتایج نهایی، براساس انتظارات را دارا باشند.
• مدیریت ارتباطات  (Communication Management)
  با جرات می‌توان گفت که 80 درصد شغل مدیر پروژه مربوط به ارتباطات می‌شود.
• مدیریت ریسک  (Risk Management)
  مدیران پروژه باید مهارت‌ها و دانش‌ خود را برای کاهش ریسک پروژه و تکمیل ارزیابی های کمی و کیفی ریسک در طول عمر پروژه ارتقاء دهند.
• مدیریت تامین / خرید  (Procurement Management)
  مدیران باید به گونه‌ای در دوره مدیریت آموزش ببینند که هنگام تهیه منابع، ارزش افزوده و ضایعات را به حداقل برسانند.
• مدیریت ذینفعان  (Stakeholder Management)
  مدیران موفق تمام افرادی که ذی‌نفع هستند را شناسایی کرده و تمام نیازها و نگرانی‌های آن‌ها را در طول چرخه حیات پروژه کاهش می‌دهند.

مزایای آموزش  PMBOK

بعد از آموزش PMBOK از مزایای زیر بهره‌مند خواهید شد :

• استاندارد سازی فرآیند مدیریت پروژه 
  استاندارد Project Management Body Of Knowledge به شرکت‌ها و سازمان‌ها در راستای استانداردسازی فرآیند مراحل اجرایی هر پروژه کمک می‌کند. در شرایط عادی، واحد‌های مختلف، روش‌های متفاوتی برای اجرا یک فرآیند خاص دارند. در صورتی که آموزش PMBOK به مدیران بخش‌های مختلف از جمله مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات و... کمک می‌کند تا یک شیوه استاندارد برای تجزیه و تحلیل واحدهای مختلف پیدا کرده و رویه‌ای موثر برای مدیریت پروژه انتخاب نمایند.
• راهنمای آسان مراحل مدیریت پروژه
  استاندارد  PMBOK مانند یک راهنما به تمامی اعضا و تیم‌های سازمان‌ها کمک می‌کند تا با انجام وظایف خود بهتر آشنا شوند. با استفاده از این راهنما، می‌توان بهترین رویکرد را برای واحدها و پلتفرم‌های مختلف اجرا کرد.
• ارائه مستندی از مراحل اجرای پروژه
  چهارچوب Project Management Body Of Knowledge شامل روش‌ها و فرآیندهایی است که در چرخه اجرا پروژه مستند می‌شوند. این مزیت به سازمان‌ها و مدیران کمک می‌کند تا سیستم‌ها و فرآیندهایی که در کسب نتایج بهتر موثرتر است را راحت شناسایی کنند و معیارهای موفقیت را در سایر بخش‌ها و واحدهای شرکت‌ اعمال کنند؛ زیرا تمامی مراحل قابل سفارش سازی می‌باشد.

خصوصیات نرم افزار مدیریت پروژه و گروه‌های فرآیندی  PMBOK

در این بخش از آموزش  PMBOK به زبان ساده قصد داریم تا خصوصیات محبوب‌ترین نرم افزار مدیریت پروژه را خدمت شما ارائه نماییم. پس تا آخر این بخش ما را همراهی نمایید

• شروع 
  یک نرم افزار خوب این امکان را به شما ارائه می‌دهد که پروژه‌های وارد شده را ارزیابی و رتبه بندی کنید و براساس اولویت، فرآیند اجرای پروژه را شروع کنید.
• برنامه‌ریزی
  یک نرم افزار مناسب جزئیات و معیارهای موفقیت پروژه را مشخص می‌نماید و به صورت شماتیک وابستگی کارها و روابط میان آن‌ها را نمایش می‌دهد. بدین ترتیب به مدیران کمک می‌کند تا به صورت فعالانه، تیم‌ها و منابع را مدیریت کنند.
• اجرا
  آموزش  PMBOK و آشنایی با کارآمدترین نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا در حین اجرای پروژه، تمام فعالیت‌های اعضا را مشاهده و بررسی نمایید و از این طریق، ریسک پروژه کاهش یافته و پروژه به موقع تحویل داده شود.
• ارزیابی و کنترل
  نرم افزارهای Project Management Body Of Knowledge به شما این امکان را می‌دهد که از تمام مراحل پروژه یک گزارش پویا تهیه کنید و با استفاده از آن می‌توانید مراحل و واحد‌های مختلف را ارزیابی نمایید. همچنین، گزارش‌ها شما را در جریان پیشرفت و عملکرد پروژه قرار میدهد.
• پایان یا اختتام پروژه
  در مرحله آخر و بعد از مدیریت ریسک و کنترل پروژه، نرم افزار به شما کمک می‌کند تا براساس گزارش‌های دریافتی، نقاط ضعف و قوت پروژه را پیدا کنید و یک گزارش کاربردی به ذی‌نفعان ارائه نمایید.

آشنایی و آموزش PMBOK راهکاری موثر برای پیشگیری از اشتباهات پرهزینه است و با ارتقاء مهارت‌های مدیریتی شما از بروز هرگونه مشکل که به پروژه آسیب می‌زند، جلوگیری می‌کند. از این جهت، به کارگیری استانداردها، نرم افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا نظارت کافی را بر روی تمام مراحل اجرایی پروژه داشته باشند. 

اصول مدیریت پروژه براساس استاندارد pmbok

استاندارد Pmbok، مخفف عبارت Project Management Body of Knowledge است و اشاره به مجموعه‌ای از فرآیندها، شیوه‌ها، اصطلاحات و دستورالعمل‌هایی دارد، که به عنوان استاندارد در صنعت مدیریت پروژه تعریف شده است. این استانداردها به اصول دوازده‌ گانه pmbok مشهور هستند.

مفهوم pmbok در مدیریت پروژه چیست؟

Pmbok برای مدیریت پروژه  بسیار مفید است، چرا که شامل بهترین روش‌هایی است، که روی اکثر پروژه‌ها عمل می‌کند. مؤسسه مدیریت پروژه با انجام تحقیقات و مشاوره با کارشناسان در زمینه مدیریت پروژه، محتوا را توسعه می‌دهد. بنابراین، اصول مدیریت پروژه با تنظیمات متفاوت امتحان شده است.

pmbok  یک چشم‌انداز کلی از فرآیند مدیریت پروژه، به همراه دستورالعمل‌هایی برای کمک به مدیران پروژه در تصمیم گیری آنها ارائه می‌دهد. با مطالعه راهنمایpmbok ، مدیران پروژه می‌توانند مهارت‌های خود را در مدیریت هزینه، مدیریت منابع انسانی و مدیریت کیفیت، بهبود ببخشند. مدیران پروژه با تجربه، می‌توانند از راهنمای pmbok برای آمادگی گواهینامه‌های PMP خود که بر اساس استانداردهای  pmbok  هستند، استفاده کنند.

بکارگیری استانداردهای مشخص شده در راهنمای دانش مدیریت پروژه یا همان PMBOK همچنین مدیریت پروژه‌ها را به طور موثر در محدودیت‌های سه گانه، زمان، محدوده و هزینه برای مدیران پروژه را آسان‌تر می‌کند.

پیروی از استاندارد pmbok به چندین روش به مدیران پروژه و تیم‌های آنها کمک می‌کند، در ادامه برخی از این روش‌ها را معرفی خواهیم کرد:

-         تعریف فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه، تعیین منابع مورد نیاز تیم و نحوه استفاده از آن منابع را برای مدیر پروژه آسان‌تر می‌کند.

-         برآورد هزینه‌های پروژه به مدیران پروژه کمک می‌کند تا تشخیص دهند که یک فعالیت خاص چه زمانی بیش از بودجه است و بودجه‌بندی هزینه‌های آتی را آسان‌تر می‌کند.

-         نظارت و کنترل به مدیران پروژه اجازه می‌دهد، تا مشکلات کوچک را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ تشخیص دهند.

استانداردهای دوازده‌ گانه 

اصول دوازده گانه، دانش مدیریت پروژه pmbok، شامل نظارت، کار تیمی، مشارکت ذینفعان، ایجاد ارزش، تفکر سیستمی، رهبری، رویکردهای مناسب، تمرکز بر کیفیت، مدیریت پیچیدگی پروژه، مدیریت ریسک، سازگاری و انعطاف پذیری ساختمان و مدیریت تغییر است.

نظارت

ناظران پروژه، باید مسئولانه عمل کنند و باید دستورالعمل‌های داخلی و خارجی را حفظ و نسبت به اثرات مالی، اجتماعی و زیست محیطی پروژه ها تعهد و حمایت نشان بدهند. آنها باید یکپارچگی، اطمینان و انطباق داشته باشند و یک نگاه جامع به نظارت، آگاهی مالی، اجتماعی، فنی و زیست محیطی پایدار را در نظر و مسئولیت‌های درون و بیرون سازمان را به عهده بگیرند.

تیم

پروژه‌ها توسط تیم‌های پروژه ارائه می‌شوند، که در چارچوب فرهنگ‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی و حرفه‌ای کار می‌کنند و اغلب فرهنگ محلی خود را ایجاد می‌کنند. یک محیط تیمی، پروژه‌ای همسو با سایر فرهنگ‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی، یادگیری و توسعه فردی و تیمی، و مشارکت بهینه برای ارائه نتایج مطلوب را تسهیل می‌کند.

مشارکت ذینفعان

ذینفعان بر پروژه‌ها، عملکرد و نتایج تأثیر می‌گذارند. تیم‌های پروژه با تعامل با سایر ذینفعان به آنها خدمت می‌کنند. در پروژه، ذینفعان را فعالانه و به میزان لازم برای مشارکت در موفقیت پروژه و رضایت مشتری درگیر کرد.

ارزش

ارزش، شاخص نهایی موفقیت پروژه است و موفقیت می‌تواند در طول پروژه، پایان پروژه و یا پس از اتمام پروژه محقق شود. مواردی که به ارزش کمک می‌کنند، را می توان به صورت کمی و یا کیفی تعریف کرد. تمرکز بر نتایج، به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد تا از مزایای مورد نظر که باعث خلق ارزش می‌شوند، حمایت کنند. تیم‌های پروژه، پیشرفت را ارزیابی می‌کنند و برای به حداکثر رساندن ارزش مورد انتظار سازگار می‌شوند.

تفکر سیستمی

تفکر سیستمی، مستلزم داشتن دیدگاهی جامع، از نحوه تعامل اجزای پروژه با یکدیگر و با سیستم‌های خارجی است. سیستم‌ها به طور مداوم در حال تغییر هستند و نیاز به توجه مداوم به شرایط داخلی و خارجی دارند. پاسخگو بودن به تعاملات سیستمی، به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد، تا از نتایج مثبت استفاده کنند.

رهبری

رهبری مؤثر باعث افزایش موفقیت پروژه می‌شود و به نتایج مثبت پروژه کمک می‌کند. رهبران مؤثر، سبک خود را با شرایط تطبیق می‌دهند. رهبران موثر، تفاوت‌های انگیزشی را در میان اعضای تیم پروژه تشخیص می‌دهند و از خودشان، رفتار مطلوب در زمینه‌های صداقت، اخلاق و غیره نشان می‌دهند.

تناسب سازی 

هر پروژه منحصر به فرد است و موفقیت پروژه بر اساس تناسب‌سازی و مطابقت آن با زمینه منحصر به فرد پروژه برای تعیین مناسب‌ترین روش‌ها برای تولید نتایج مطلوب است. تطبیق رویکرد، یک فرآیند مستمر در طول پروژه محسوب می‌شود. رویکرد توسعه پروژه، را بر اساس زمینه پروژه، اهداف، ذینفعان، حاکمیت و محیط پروژه، با استفاده از فرآیند «just enough» طراحی کنید تا هم‌زمان با به حداکثر رساندن ارزش، مدیریت هزینه و افزایش سرعت، به نتیجه مطلوب برسید.

کیفیت

کیفیت پروژه، مستلزم برآوردن انتظارات ذینفعان و برآورده ساختن الزامات و محصول پروژه است، همچنین باید از مناسب و مؤثر بودن فرآیندهای پروژه، اطمینان حاصل شود. باید در کیفیت، تولید محصولات قابل تحویلی و برآورده کردن اهداف پروژه با نیازها، استفاده‌ها و الزامات پذیرش تعیین شده توسط ذینفعان مربوطه تمرکز کرد.

پیچیدگی

پیچیدگی، نتیجه رفتار انسان، تعاملات سیستمی، عدم قطعیت و ابهام است. پیچیدگی می‌تواند در هر نقطه از پروژه ظاهر شود. پیچیدگی را می‌توان با رویدادها یا شرایطی که بر ارزش، دامنه، ارتباطات، ذینفعان، ریسک و نوآوری‌های فناوری تأثیر می‌گذارد، شناخت. تیم‌های پروژه، می‌توانند در شناسایی عناصر پیچیده هوشمند باشند و از روش‌های مختلفی برای کاهش میزان یا تاثیر پیچیدگی استفاده کنند. 

ریسک

ریسک‌های تکی و کلی می‌توانند بر پروژه‌ها تأثیر بگذارند. ریسک‌ها می‌توانند منجر به پیامدهای مثبت (فرصت‌ها) یا منفی (تهدید) شوند. ریسک‌ها به طور مداوم در طول پروژه بررسی می‌شوند. نگرش به ریسک، بر نحوه رسیدگی به ریسک تأثیر می‌گذارد. واکنش‌های ریسک، باید متناسب با اهمیت ریسک، مقرون به صرفه، مورد توافق ذینفعان مربوطه و متعلق به یک فرد مسئول باشد.

سازگاری و انعطاف پذیری

برای اطمینان از موفقیت پروژه، ایجاد سازگاری و انعطاف پذیری در رویکردهای سازمان و تیم پروژه بسیار مهم است. انعطاف پذیری، امکان بازیابی سریع از مشکلات را فراهم می‌کند. برای دستیابی به این هدف، تمرکز بر نتایج به جای خروجی‌ها توصیه می‌شود. این رویکرد به حفظ انعطاف پذیری و تمرکز بر اهداف و مقاصد پروژه کمک می‌کند. به طور کلی، ایجاد سازگاری و انعطاف پذیری در رویکردهای سازمان و تیم پروژه می‌تواند به دستیابی به نتایج مطلوب پروژه، حتی در مواجهه با چالش‌ها و موانع، کمک کند.

مدیریت تغییر

تغییر می‌تواند از منابع مختلفی باشد و همه ذینفعان ممکن است پذیرای آن نباشند، بنابراین یک رویکرد ساختاریافته برای مدیریت تغییر توصیه می‌شود. مشارکت دادن ذینفعان و ایجاد انگیزه در آنها برای پذیرش تغییر و اطمینان از موفقیت بسیار مهم است. تلاش برای تغییر بیش از حد به یکباره می‌تواند منجر به مقاومت یا تغییر خستگی شود، بنابراین یک رویکرد تدریجی توصیه می‌شود.

جدیدترین ویرایش استاندارد pmbok

PMBOK توسط مدیران پروژه و سازمان‌ها در سراسر جهان، برای بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این یک زبان مشترک برای مدیران پروژه برای برقراری ارتباط و به اشتراک گذاری دانش مدیریت پروژه pmbok است. آخرین نسخه و جدیدترین ویرایش استاندارد pmbok، نسخه هفتم است، که در سال 2021 منتشر شد و شامل اطلاعات به روز شده در مورد رویکردهای مدیریت پروژه چابک و ترکیبی است.

مدیریت پروژه موفق، نیازمند یک رویکرد جامع نگر است، که مجموعه‌ای از اصول و شیوه‌ها را در بر می‌گیرد. این شامل سرپرستی، کار گروهی مشترک، مشارکت ذینفعان، تمرکز بر ارزش و نتایج، تفکر سیستمی، رهبری موثر، رویکردهای توسعه پروژه متناسب، مدیریت کیفیت، هدایت پیچیدگی و ریسک، سازگاری و انعطاف پذیری، و مدیریت تغییر موثر است. با بکارگیری این اصول و شیوه‌ها، تیم‌های پروژه می‌توانند نتایج موفقیت‌آمیزی ارائه دهند که نیازها و انتظارات ذینفعان را برآورده می‌کند و در عین حال ارزش را به حداکثر می‌رساند و ریسک را به حداقل می‌رساند.

آموزش نرم‌افزار Revit

آموزش نرم افزار کامفار