آموزش مدیریت جلسات ساختاریافته

برای بهره‌گیری حداکثری از یک بخش، مدیر باید مهارت‌های سازماندهی را با درک نیروی کار و نیازهای آن‌ها متعادل کند.
درحقیقت رهبری واقعی در صحبت کردن و ایجاد انگیزه در افراد است، هنری که طی سال‌ها پر از رمز و راز بوده‌ است. اما کشف عوامل انگیزشی، چالش‌ها، ادغام نظرات، همسو کردن افراد و ایجاد اجماع معمولاً از طریق مهارت‌های بحث و گفتگو یا مهارت‌های مدیریت جلسات ساختاریافته انجام می‌شود.

جلسات بد، سرمایه را از بین می‌برند. این برنامه به اصول جلسات، نقش رهبر در جلسات، دستورالعمل‌های برگزاری یک جلسه‌ی موفق و تکنیک‌هایی برای متحد کردن، متمرکز کردن و بسیج کردن شرکت‌کنندگان در جلسه می‌پردازد.

مدیریت جلسات ساختاریافته برای رسیدن گفتگو به هدف، نیازمند مهارت‌ها و تکنیک‌هایی است. مدیریت ضعیف افراد باعث اتلاف وقت و لطمه به اعتبار شما به‌عنوان راهنما و باعث ماندگاری یک برداشت ضعیف دائمی در ذهن شرکت‌کنندگان می شود و در صورت عدم کنترل، شما را آزار خواهد داد.

این دوره آموزشی برای ارائه ابزارهای اساسی مورد نیاز برای مدیریت جلسات طراحی شده است. شما تکنیک‌های ساده و پیچیده را یاد خواهید گرفت که به شما اعتماد به نفس لازم برای تسهیل جلسات ساختاریافته و ایجاد یک برداشت مثبت و ماندگار را می‌دهد.

این کارگاه آموزشی با مشارکت شما به تجربه‌ای ارزشمند تبدیل خواهد شد. از این زمان برای شروع فرآیند توسعه‌ی مهارت‌های مدیریت جلسات ساختارمند خود استفاده کنید!

دوره آموزش مدیریت جلسات: کلید جلسات پربازده و هدفمند

در دنیای پرمشغله امروز، جلسات به ابزاری ضروری برای همفکری، تصمیم‌گیری و پیشبرد کارها تبدیل شده‌اند آیا تا به حال پیش آمده که احساس کنید جلسه‌ای بی‌فایده بوده و خروجی خاصی نداشته است؟ دوره آموزش مدیریت جلسات به شما کمک می‌کند تا این مشکل را برطرف کنید و همچنین با یادگیری این آموزش می‌توانید جلساتی پربار و نتیجه‌بخش برگزار کنید که در نهایت منجر به تصمیم‌گیری‌های درست و پیشرفت کارها شود.

با شرکت در دوره آموزش مدیریت جلسات چه چیزی را یاد می‌گیرید؟

• نحوه برنامه‌ریزی و سازماندهی جلسات: یاد می‌گیرید که چگونه جلساتی هدفمند و نتیجه‌بخش برگزار کنید.
• نحوه هدایت و کنترل بحث: یاد می‌گیرید که چگونه بحث را بر اساس دستور جلسه پیش ببرید و از انحراف موضوع جلوگیری کنید.
• نحوه ایجاد فرصت برای مشارکت: یاد می‌گیرید که چگونه فضایی در جلسه ایجاد کنید که در آن همه افراد احساس راحتی و احترام کنند و بتوانند آزادانه نظرات خود را بیان کنند.
• نحوه مدیریت زمان: یاد می‌گیرید که چگونه زمان هر بخش از جلسه را مدیریت کنید تا از برنامه عقب نیفتید.
• نحوه جمع‌بندی و تصمیم‌گیری: یاد می‌گیرید که چگونه در انتهای هر موضوع، جمع‌بندی کوتاهی از بحث انجام دهید و تصمیم نهایی را ثبت کنید.
• نحوه استفاده از ابزارهای مختلف برای تسهیل برگزاری جلسات: یاد می‌گیرید که چگونه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلف مانند تخته وایت برد، پروژکتور و نرم‌افزارهای کنفرانس تصویری برای برگزاری جلسات مؤثر استفاده کنید.
• نحوه ایجاد فضایی مثبت و احترام‌آمیز در جلسات: یاد می‌گیرید که چگونه فضایی در جلسه ایجاد کنید که در آن همه افراد احساس راحتی و احترام کنند و بتوانند آزادانه نظرات خود را بیان کنند.
• نحوه مدیریت تعارضات در جلسات: یاد می‌گیرید که چگونه در صورت بروز اختلاف نظر، با صبر و حوصله به صحبت‌های طرفین گوش دهید و به دنبال راه‌حلی باشید که برای همه قابل قبول باشد.
• نحوه تشویق خلاقیت و نوآوری در جلسات: یاد می‌گیرید که چگونه از روش‌های مختلف مانند طوفان فکری برای تشویق خلاقیت و نوآوری در جلسات استفاده کنید.

این دوره مناسب چه کسانی است:

• سرپرستان تیم فنی
• سرپرستان تیم
• مدیران
• مدیران عملیات
• مدیران پروژه
• مدیران برنامه
• کارشناسان منابع انسانی
• شرکای تجاری منابع انسانی

آموزش مدیریت جلسات: کلید جلسات پربازده و هدفمند

چقدر برای جلسات در طول هفته وقت می‌گذارید؟ آیا تا به حال پیش آمده که از یک جلسه بیرون بیایید و احساس کنید که نه تنها هیچ دستاوردی نداشته‌اید، بلکه زمانتان را هم به هدر داده‌اید؟ جلسات می‌توانند ابزاری قدرتمند برای همفکری، تصمیم‌گیری و پیشبرد کارها باشند، اما به شرطی که به درستی مدیریت شوند. در این توضیحات به عنوان مکمل دوره، با آموزش مدیریت جلسات همراه شما هستیم تا جلساتی برگزار کنید که هم برای خودتان و هم برای شرکت‌کنندگان، مفید و پربازده باشند.

چرا مدیریت جلسات اهمیت دارد؟

فرض کنید قرار است برای راه‌اندازی یک پروژه جدید، جلسه‌ای برگزار کنید. بدون مدیریت جلسه، ممکن است با این سناریوهای آشنا روبرو شوید:

• موضوعات پرتکرار و خروج از بحث: بحث جلسه به حاشیه کشیده می‌شود و زمان زیادی صرف صحبت‌های غیر مرتبط می‌گردد.
• تصمیم‌گیری‌های مبهم: در انتهای جلسه، مشخص نیست که در نهایت چه تصمیمی گرفته شده و چه کسی مسئول انجام چه کاری است.
• عدم مشارکت همه اعضا: برخی افراد فرصت صحبت پیدا نمی‌کنند و ایده‌هایشان شنیده نمی‌شود، در حالی که برخی دیگر ممکن است بیش از حد صحبت کنند.
• اتلاف وقت: جلسه طولانی‌تر از زمان تعیین‌شده به طول می‌انجامد و شرکت‌کنندگان احساس خستگی و بی‌انگیزگی می‌کنند.

با آموزش مدیریت جلسات می‌توانید از بروز این مشکلات جلوگیری کنید و جلساتی برگزار کنید که:

• هدفمند و نتیجه‌بخش باشند.
• به تصمیم‌گیری‌های واضح منجر شوند.
• مشارکت فعال همه اعضا را تضمین کنند.

مراحل کلیدی در مدیریت جلسات

برای اینکه جلسات شما به محلی برای همفکری و پیشرفت تبدیل شوند، این مراحل کلیدی را دنبال کنید:

1. قبل از جلسه: برنامه‌ریزی دقیق

موفقیت هر جلسه‌ای در گرو برنامه‌ریزی دقیق قبل از برگزاری آن است. این کار شامل موارد زیر می‌شود:

• تعیین هدف جلسه: مشخص کنید که می‌خواهید در این جلسه به چه نتیجه‌ای برسید.
• تهیه دستور جلسه (Agenda): لیستی از موضوعاتی که باید در جلسه مورد بحث قرار گیرند را تهیه کنید. برای هر موضوع، زمان حدودی در نظر بگیرید و فردی را برای ارائه مشخص کنید.
• دعوت از افراد مرتبط: تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان برای رسیدن به هدف جلسه ضروری است.
• انتخاب مکان مناسب: جلسات را در فضایی برگزار کنید که آرام و به دور از هرگونه حواس‌پرتی باشد.
• آماده‌سازی مواد مورد نیاز: اسلایدها، گزارش‌ها و هرگونه سند دیگری که برای ارائه در جلسه لازم است را از قبل آماده کنید.

2. در حین جلسه: هدایت و کنترل

با شروع جلسه، وظیفه شما به عنوان مدیر جلسه، هدایت بحث و اطمینان از پیشرفت آن بر اساس دستور جلسه است. نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• شروع به موقع جلسه: سر وقت شروع کنید و به احترام به وقت شرکت‌کنندگان، جلسه را رأس ساعت خاتمه دهید.
• معرفی اعضا (در صورت لزوم): اگر برخی از شرکت‌کنندگان با یکدیگر آشنا نیستند، آن‌ها را به هم معرفی کنید.
• مرور دستور جلسه: دستور جلسه را مرور کرده و زمان تقریبی برای بحث هر موضوع را مشخص کنید.
• هدایت بحث: بحث را بر اساس دستور جلسه پیش ببرید و از انحراف موضوع جلوگیری کنید.
• ایجاد فرصت برای مشارکت: به همه شرکت‌کنندگان فرصت دهید تا نظر خود را بیان کنند.
• مدیریت زمان: زمان هر بخش از جلسه را مدیریت کنید تا از برنامه عقب نیفتید.
• جمع‌بندی و تصمیم‌گیری: در انتهای هر موضوع، جمع‌بندی کوتاهی از بحث انجام دهید و تصمیم نهایی را ثبت کنید.

3. بعد از جلسه: پیگیری و بازخورد

• ارسال صورت جلسه: صورت جلسه را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید تا از جزئیات جلسه و وظایف محوله به خود آگاه باشند.
• پیگیری وظایف: به طور مرتب با افراد مسئول پیگیری کنید تا از پیشرفت کارها مطلع شوید و در صورت نیاز، به آن‌ها کمک کنید.
• جمع‌آوری بازخورد: از شرکت‌کنندگان در مورد جلسه نظرخواهی کنید تا بتوانید در جلسات بعدی عملکرد خود را بهبود ببخشید.

نکات کلیدی برای مدیریت مؤثر جلسات

در کنار مراحل و اقدامات ذکر شده، توجه به نکات زیر نیز می‌تواند به شما در مدیریت مؤثر جلسات کمک کند:

• استفاده از ابزارهای مناسب: از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلفی مانند تخته وایت برد، پروژکتور و نرم‌افزارهای کنفرانس تصویری برای تسهیل برگزاری جلسات استفاده کنید.
• ایجاد فضایی مثبت و احترام‌آمیز: فضایی در جلسه ایجاد کنید که در آن همه افراد احساس راحتی و احترام کنند و بتوانند آزادانه نظرات خود را بیان کنند.
• مدیریت تعارضات: در صورت بروز اختلاف نظر، با صبر و حوصله به صحبت‌های طرفین گوش دهید و به دنبال راه‌حلی باشید که برای همه قابل قبول باشد.
• خلاقیت و نوآوری را تشویق کنید: از روش‌های مختلف مانند طوفان فکری برای تشویق خلاقیت و نوآوری در جلسات استفاده کنید.
• از شوخ طبعی استفاده کنید: گاهی اوقات، استفاده از شوخ طبعی مناسب می‌تواند فضای جلسه را شادتر و صمیمی‌تر کند.

قوانین طلایی برای برگزاری جلسات مؤثر:

• هدف مشخصی داشته باشید.
• فقط افراد ضروری را دعوت کنید.
• دستور جلسه را از قبل تهیه کنید.
• سر وقت شروع و خاتمه دهید.
• مشارکت همه را تشویق کنید.
• از حواس‌پرتی‌ها جلوگیری کنید.
• تصمیمات را به طور واضح ثبت کنید.
• مسئولیت‌ها را مشخص کنید.
• پیگیری کنید.

نرم افزارهای مدیریت جلسات

امروزه، نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت جلسات وجود دارد که می‌توانند به شما در برنامه‌ریزی، برگزاری و پیگیری جلساتتان کمک کنند. برخی از این نرم‌افزارها عبارت‌اند از:

• Google Meet
• Zoom
• Microsoft Teams
• GoToMeeting
• Cisco Webex Meetings

چه زمانی باید از نرم‌افزار مدیریت جلسات استفاده کنیم؟

استفاده از نرم‌افزار مدیریت جلسات می‌تواند در موارد زیر مفید باشد:

• جلسات با تعداد شرکت‌کنندگان زیاد
• جلسات با افراد در مکان‌های مختلف
• جلسات نیاز به اشتراک‌گذاری فایل یا ارائه آنلاین
• جلسات نیاز به ضبط و ذخیره‌سازی

چگونه می‌توانم از انحراف بحث در جلسات جلوگیری کنم؟

• دستور جلسه را به طور واضح و دقیق تهیه کنید.
• زمان مشخصی برای هر موضوع در نظر بگیرید.
• از حاشیه روی و بحث‌های غیرضروری جلوگیری کنید.
• در صورت نیاز، از تایم اوت یا وقفه استفاده کنید.

چگونه می‌توانم در جلسات خلاقیت و نوآوری را تشویق کنم؟

• از روش‌های مختلف مانند طوفان فکری استفاده کنید.
• فضایی امن و آزاد برای بیان ایده‌ها ایجاد کنید.
• از همه افراد بخواهید که در بحث شرکت کنند.
• از ایده‌های خلاقانه و غیرمعمول استقبال کنید.

 چگونه می‌توانم از بروز تعارض در جلسات جلوگیری کنم؟

• به صحبت‌های همه طرفین با دقت گوش دهید.
• احساسات و نظرات همه افراد را در نظر بگیرید.
• به دنبال راه‌حلی باشید

آموزش مدیریت و کسب و کار با مکتب خونه

مدیریت جلسات مهارتی است که با تمرین و ممارست می‌توان آن را ارتقا داد. با استفاده از نکات و راهکارهای ارائه شده در این مقاله، می‌توانید جلساتی برگزار کنید که برای خودتان و شرکت‌کنندگان، مفید و پربازده باشند. به یاد داشته باشید که هدف از هر جلسه، رسیدن به یک هدف مشخص و دستیابی به نتایج قابل‌‌اندازه‌گیری است. در مکتب خونه انواع دوره آموزش مدیریت و کسب و کار به عنوان مکمل و پیش نیاز این دوره موجود است.