شاخص کلیدی عملکرد

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI در هر سازمانی و در تمام سطوح استفاده می‌شود و یکی از موارد مهم در حوزه مدیریت است که معمولا در مباحث مربوط به آموزش مدیریت به آن پرداخته می‌شود. اگر کسب و کار کوچکی را اداره می‌کنید، باز هم از شاخص کلیدی عملکرد استفاده می‌کنید؛ حتی اگر اصطلاح آن را تا به حال نشنیده باشید.

ممکن است شما آن‌ها را معیار بنامید یا به عنوان تحلیلی از وضعیت سازمانتان در دفتر یادداشت کنید. این‌ها همان شاخص کلیدی عملکرد است. شاخص کلیدی عملکرد در واقع اطلاعاتی واقعی، آماری یا داده‌ای است که به شما می‌گوید آیا به هدفتان رسیده‌اید یا خیر؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد به مجموعه‌ای از متغیرهای اندازه‌گیری اشاره دارد که برای قضاوت در مورد عملکرد سازمان یا شرکت‌ها استفاده می‌شود.

شاخص‌ها می‌تواند برای اهداف کلی یا جزئی و در هر سطح از سازمان تعیین شود. KPI سطح بالا برای عملکرد کلی سازمان و KPI سطح پایین برای سنجش فرایندها یا یک بخش از سازمان استفاده می‌شوند. در واقع KPIها به تعیین دستاوردهای استراتژیک، مالی و عملیاتی شرکت کمک می‌کنند.

انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد: 

داشتن درک کافی از انواع مختلف شاخص‌های کلیدی عملکرد امکان ارزیابی بهتر عملکرد سازمان را به شما می‌دهد. انواع KPIها عبارتند از:

• شاخص‌های کمی: مانند اندازه‌گیری‌های مربوط به زمان یا متغیرهای مالی
• شاخص‌های کیفی: این شاخص‌ها معمولا مشخصه یک فرایند یا تصمیم درمورد کسب و کار هستند؛ مانند رضایت کارکنان.
• شاخص‌های پیشرو: از این شاخص‌ها برای پیش‌بینی نتیجه تغییر در یک فرایند و تایید روندهای طولانی مدت در داده استفاده می‌شود؛ مانند تعداد نوآوری‌های جدید. 
• شاخص‌های عقب‌مانده: این شاخص‌ها برای اندازه‌گیری نتایج در پایان یک دوره زمانی به‌منظور آگاهی از موفقیت یا شکست یک ابتکار تعیین می‌شود.
• شاخص‌های ورودی: این شاخص‌ها برای اندازه‌گیری منابع استفاده شده در یک فرایند کسب و کار به کار می‌روند؛ مانند پول نقد در دسترس.
• شاخص‌های فرایند: این شاخص‌ها کارایی یک فرایند اجرایی را می‌سنجد.
• شاخص‌های خروجی: موفقیت یا شکست یک فرایند یا فعالیت با شاخص‌های خروجی اندازه‌گیری می‌شود؛ مانند درآمد و سود خالص.
• شاخص‌های عملی: این شاخص‌ها تاثیر فرایندها بر عملکرد سازمان را بررسی می‌کنند.
• شاخص‌های هدایتی: شاخص‌های هدایتی روندهای خاص را در سازمان ارزیابی می‌کنند.
• شاخص‌های مالی: شاخص‌های مالی در ارتباط با ثبات، رشد و دوام اقتصادی است؛ مانند حاشیه سود ناخالص، سود خالص

تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد :

شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با توجه به اهداف اصلی کسب و کار تعریف شوند. برای تعریف یک KPI مراحل زیر را طی کنید:

1.     خروجی دلخواه شما چیست؟

2.     چرا این خروجی مهم است؟

3.     چگونه می‌خواهید پیشرفت را بسنجید؟

4.     چگونه می‌توانید بر خروجی تاثیر بگذارید؟

5.     چه کسی مسئول خروجی کسب و کار است؟

6.     از کجا خواهید فهمید که به خروجی موردنظرتان رسیده‌اید؟

7.     هرچند وقت یک‌بار پیشرفت به سمت خروجی را بررسی خواهید کرد؟

انتخاب شاخص‌های عملکردی به روش SMART :

یکی از روش‌های ارزیابی ارتباط شاخص عملکرد استفاده از معیارهای SMART است. این معیارها عبارتند از:

•   Specific (مشخص): آیا هدف شما مشخص است؟
•   Measurable (قابل اندازه‌گیری): آیا می‌توانید میزان تحقق شاخص را اندازه‌گیری کنید؟
•   Attainable (قابل دست‌یابی): آیا در شرایط فعلی می‌توانید به این هدف دست پیدا کنید؟
•   Relevant (مرتبط): این شاخص چقدر با سازمان شما مرتبط است؟
•   Time-bound (بازه زمانی): بازه زمانی برای دست‌یابی به این هدف چقدر است؟