آموزش ارزیابی عملکرد
آموزش ارزیابی عملکرد برای تعیین میزان موفقیت سازمان، بهبود استراتژیهای نیروی انسانی و رسیدن به اهداف سازمانی بسیار ضروری است. سیستم ارزیابی عملکرد سیستمی است که با شاخصها عناصر و استانداردهای خود میزان عملکرد موفق یا ناموفق کارکنان را تحت بررسی قرار میدهد. این سیستم که عموماً در طول سال یک بار اجرا میشود، برای خلق مسیرهای هموار رسیدن به هدف و ایجاد پویایی لازم در سازمان بسیار مهم است. هدف اصلی سیستم ارزیابی عملکرد کنترل کارکنان در طول یک دوره خاص است.
این سیستم به مهارت کارکنان توجهی ندارد و آن را توسعه نمیدهد؛ بلکه عملکرد کارکنان را تحت بررسی قرار میدهد. شرکتها برای تقسیم بهتر پاداش حقوق و ارائه دستمزد متناسب با عملکرد یک کارمند به این سیستم نیاز خواهند داشت. در ادامه به صورت کامل در مورد سیستم ارزیابی عملکرد صحبت میکنیم و دورههای آموزش چگونگی ارزیابی عملکرد در مکتب خونه را برایتان معرفی مینماییم.
سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان اقداماتی برای بررسی عملکرد منابع انسانی سازمان است. همیشه منابع انسانی به شکلی صحیح عمل نمیکنند. عملکرد منابع انسانی به دلایلی همچون کمبود مهارت یا عدم نظارت با اختلال مواجه میشود. برای بهبود این عملکرد از سیستم ارزیابی عملکرد استفاده میشود. در تعریف علمی سیستم ارزیابی عملکرد چنین آمده است:
سیستمی است که جوانب گوناگونی همچون وظایف، میزان پتانسیل نیروها، توانایی آنها، انگیزه نیروها و مدت زمان صرف شده برای انجام کار را مورد ارزیابی قرار میدهد. سازمانهایی که نیروی انسانی را یک سرمایه عظیم برای خود میدانند و رشد خود را در گرو رشد نیروی انسانی میبینند، به چنین سیستمی نیاز خواهند داشت. این سیستم دو شکل رسمی یا غیر رسمی دارد.
چرا ارزیابی عملکرد پرسنل اهمیت دارد؟
منابع انسانی یکی از اهرمهای سازمان است که سازمان با تکیه بر آن میتواند به اهداف غایی خود برسد. تحقیقات و بررسیهای مدیران نشان میدهند که پرسنل برای سودآوری سازمان اهمیت زیادی دارند. ارزیابی عملکرد پرسنل باعث مدیریت بهتر منابع انسانی خواهد شد. اگر میخواهید بهرهوری بالاتر، گردش مالی بیشتر و افزایش سود و درآمد مجموعه را به چشم خود ببینید، پس باید ارزیابی عملکرد را به بهترین شیوه پیش ببرید. آموزش ارزیابی عملکرد به شما کمک میکند نقاط ضعف و قوت نیروهای خود را بشناسید و متناسب با مهارت نیروها آنها را مامور برای انجام یک کار خاص کنید. همچنین این سیستم باعث آگاهی بیشتر منابع انسانی شده و بهبود مجموعه کاری را به دنبال دارد. این موارد اهمیت استفاده از روشهای نوین ارزیابی عملکرد را بهتر نشان میدهند.
اهداف ارزیابی عملکرد
برای موفقیت در ارزیابی عملکرد باید هدفمند عمل کنید. سازمانهایی که هدف خاصی از مدیریت عملکرد کارکنان ندارند، در نهایت شکست میخورند. برای جلوگیری از این اتفاق میبایست هدف تعیین شود و بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب شود. در حالت کلی اهداف سیستم ارزیابی عملکرد را به دو دسته تقسیم میکنند:
· اهداف فردی: ممکن است یک مدیر یا یک سازمان چشم اندازهای خاصی را برای خود در نظر گرفته باشد. یکی از این چشم اندازها توسعه فردی است. با آموزش ارزیابی عملکرد مدیران میتوانند به اهداف فردی خود دست یابند.
· اهداف سازمانی: سازمانهای مختلف برای دستیابی به بیشترین میزان بهره وری و افزایش رضایت مشتریان خود با هم رقابت میکنند. بهبود کیفیت، کاهش قیمت و رضایت بیشتر مهمترین اهداف سازمانی هستند که تحقق آنها با تحقق سیستم ارزیابی عملکرد رابطه مستقیم دارد.
مزایای ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد کارکنان نه تنها برای مدیران و سازمان بلکه برای کارمندان نیز مزیت دارد. این فرآیند، فرآیندی برد – برد به حساب میآید که سازمان را از بحران نجات میدهد. مهمترین مزیت این فرآیند برای مدیران شناخت بهتر نیروها است. کارکنان زمانی که بدانند عملکرد آنها تحت بررسی قرار میگیرد، تلاش خود را افزایش میدهند. این به سود دو طرف منجر خواهد شد. مهمترین مزایای ارزیابی عملکرد سازمان صنعتی و دولتی در ادامه ذکر شدهاند:
· برنامه ریزی بهتر سازمان و تعیین اهداف با توجه به پتانسیل سازمان
· ارائه پاداش به کارکنان پرتلاش و شایسته
· کشف توانمندی کارکنان
· بهبود جایگاه کارکنان متناسب با تواناییهای آنها
· بررسی وضعیت سازمان و از بین بردن نقاط ضعف برای گذر از وقایع حساس
· تعدیل نیرو در صورت نیاز
مراحل ارزیابی عملکرد
اکثر سازمانها چارچوب معینی را برای خود تعریف کردهاند. این چارچوب ضمن ایجاد خط مشیهای عملکردی، در ارزیابی عملکرد نیز کاربرد دارد. طبق استانداردهای شرح داده شده در چارچوب باید مراحلی طی شوند تا چگونگی عملکرد کارکنان در یک دوره بررسی شود. این مراحل عبارتند از:
۱. تعیین اهداف
در برخی از سازمانها استانداردهای لازم از قبل تعیین نشدهاند. اگر چنین است، ابتدا باید استانداردهای عملکرد کارکنان مشخص شوند. استانداردها میبایست قابل دسترسی باشند و شغل افراد را تشریح کنند. چنانچه استانداردها از پیش تعیین شدهاند، اولین گام تعیین اهداف است. در این گام شما باید اهداف خاصی را برای کارمندان خود تعیین کنید. بهتر است اهداف با شناخت نقاط قوت، ضعف و تواناییها و استعدادهای کارکنان تعیین شوند.
۲. یادداشت برداری و ایجاد فرم
در گام دوم باید از عملکردهای مد نظر یادداشت برداری کنید. بدین منظور میتوانید فرم ایجاد کنید. در این فرم باید وظایف کارمندان سازمان را مشخص کنید و کارکنانی که در یک ردیف شغلی قرار دارند را با یک فرم واحد بسنجید. میتوانید در طراحی فرم ارزیابی عملکرد کارکنان اطلاعات عمومی را نیز قرار دهید.
۳. بررسی دادهها
به جای این که یک روز خاص را برای بررسی عملکرد کارکنان زیر دست خود در نظر بگیرید، بهتر است یک دوره و موعد زمانی خاص را برای آن زیر نظر داشته باشید. هم به صورت رسمی و هم به صورت غیر رسمی کار کارمندان خود را بررسی نمایید. یک مدیر پیش از این که به عنوان ارزیاب عملکرد کارکنان خود وارد عرصه عمل شود، باید آموزش ارزیابی عملکرد را پشت سر گذاشته باشد. در غیر این صورت نمیتواند در چشم اندازها و اهداف سازمانی تغییری ایجاد کند.
۴. انتقاد
در این مرحله شما کمی از عملکرد کارکنان خود را تحت بررسی قرار دادهاید. مطمئناً با یک سری عملکرد نادرست نیز مواجه شدهاید. بهترین کار این است که از عملکرد کارکنان خود انتقاد کنید. لیستی از کارهای نادرست یک کارمند را در پیش روی او بگذارید تا این کارها اصلاح شوند.
۵. تحلیل و مدیریت اطلاعات و دادهها
این گام گام نهایی آموزش ارزیابی عملکرد کارکنان و منابع انسانی به شمار میآید. شما در این گام اطلاعات بسیاری را از چگونگی عملکرد کارکنان در دست دارید. پس تحلیل و مدیریت منابع انسانی در این گام کار سختی نخواهد بود. کاری که شما باید انجام دهید، این است که نقاط قوت کارکنان را بهبود دهید و ضعف آنها را از بین ببرید. اگر متوجه شدهاید مهارت یک کارمند با سمتی که در آن فعال است هماهنگی ندارد، میتوانید کارمند را به یک سمت دیگر فرا خوانید. در کل لازم است تغییراتی را در سازمان ایجاد کنید تا نیل به اهداف آسانتر شود.
روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان
با توجه به اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان، روشهای متعددی برای بررس عملکرد ایجاد شدهاند. در آموزش ارزیابی عملکرد چندین نوع از روشها به مدیران آموزش داده میشوند. مدیران کاربلد با بررسی جوانب مختلف سازمان، بهترین روش را جهت ارزیابی منابع انسانی و عملکرد آنها انتخاب میکنند. یک روش خوب میتواند فرآیند کار را با ارزشتر و موثرتر کند. متداولترین روشها برای بررسی و تجزیه و تحلیل عملکرد کارکنان در موارد زیر ذکر شدهاند:
· روش ارزیابی بر اساس اهداف (MBO)
· روش بازخورد 360 درجه
· روش مرکز ارزیابی
· روش ارزیابی مقیاس رتبه بندی رفتاری (BARS)
· روش ارزیابیهای روان شناختی
· روش حسابرسی منابع انسانی (هزینه)
عناصر اصلی طراحی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان
چندین عنصر اصلی وجود دارند که سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان به آنها توجه دارد. در واقع برای طراحی یک سیستم ارزیابی عملکرد کامل و جامع به این عناصر توجه میشود:
· تعیین فاکتورها و استانداردهای مورد نیاز با توجه به برنامههای تدوین شده برای پیشرفت سازمان
· جمع آوری اطلاعات لازم برای دستیابی به اهداف با توجه به استانداردها و فاکتورهای تعیین شده
· تجزیه اطلاعات و بررسی نقاط قوت و نقاط هر کدام از منابع انسانی سازمان
· انجام اقدامات لازم برای از بین بردن ضعف عملکردی کارکنان و بهبود عملکرد کارکنان
فاکتورهای مهم در ارزیابی بهتر عملکرد منابع انسانی سازمان
دوره آموزش ارزیابی عملکرد کارکنان زمانی میتواند در این زمینه به مدیران کمک کند که به فاکتورهای مهم توجه داشته باشد. در غیر این صورت میزان کارایی یک دوره آموزشی کاهش خواهد یافت. مدیران همواره باید به دنبال مراکزی برای آموزش سیستم ارزیابی عملکرد باشند که همه نکات را بیان کردهاند. در ارزیابی عملکرد، عوامل متعددی مهم شمرده میشوند. توجه به این عوامل یکی از مباحث مهم دوره مجازی ارزیابی عملکرد خواهد بود.
دانش و مهارتهای شغلی
این که دانش یا مهارت شغلی کارمندان شما چقدر است، عاملی مهم در ارزیابی عملکرد منابع انسانی سازمان به شمار میآید. نیروهای خوب نیروهایی هستند که مهارتهای لازم برای برطرف کردن انتظارات شما را دارند. چنین نیروهایی برای موقعیت شغلی خاص شایسته هستند. در مقابل، نیروهایی که مهارت و دانش شغلی کافی ندارند نمیتوانند برای رسیدن به اهداف سازمانی کاری انجام دهند.
کیفیت کار
در طول ارزیابی عملکرد باید به کیفیت کار نیز توجه زیادی داشته باشید. اگر برای یک بازه زمانی معین کار خاصی را در نظر گرفتهاید، کیفیت کلی آن را نیز بررسی کنید. اگر هم نیاز است بازخورد مشتریان را دریافت کنید.
کمیت کار
در کنار کیفیت کار از کمیت کار غافل نشوید. از خود بپرسید که آیا یک کارمند خاص سرعت مورد انتظار برای انجام یک کار خاص را دارد؟ برای ارزیابی بهتر سرعت عملکرد کارمندان خود میتوانید حجم کار آنها، مدت زمان صرف شده برای انجام یک کار و خروجی کار آنها را با یکدیگر مقایسه کنید.
مهارتهای ارتباطی
مهارتهای ارتباطی نیز برای عملکرد بهتر کارکنان مهارتی مهم و ضروری هستند. کارمندان شما باید اجتماعی باشند تا بتوانند دانش خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. همچنین اگر نیاز است سوالی را از دیگران بپرسند، این کار را به شکلی موثر انجام دهند. مهارتهای ارتباطی بالا در یک کارمند باعث میشود که این فرد افکار خود را به شکلی واضح بیان کند و نگرشهای مثبتی را از خود بروز دهد. چنین افرادی برای کار تیمی هم انتخابی مناسب هستند.
حضور و وقت شناسی
وقت شناسی یک کارمند رابطه مستقیمی با بهبود عملکرد کارکنان دارد. اگر کارمندان در اسرع وقت در سازمان حضور پیدا نکنند، باید دلایل موجهی داشته باشند.
ابتکار عمل و مهارت حل مسئله
خلاقیت و ابتکار عمل در شرایط بحرانی سازمان را نجات میدهد. همیشه کارکنانی که ابتکار عمل و مهارت حل مسئله دارند نسبت به سایر کارکنان حقوق و پاداش بیشتری دریافت میکنند. به هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان از خود بپرسید کدام یک از کارکنان در هنگام بروز مسائل و مشکلات خاص میتوانند با آن کنار بیایند و آن را حل کنند. پاسخ به این سوال باعث میشود که فردی شایسته برای یک جایگاه خاص انتخاب شود. فردی که میتواند اهداف سازمان را زودتر از موعد مقرر به وصول برساند.
عملکرد در برابر اهداف
فاکتور مهم دیگر، عملکرد در برابر اهداف است. آیا کارکنان شما میتوانند برای اهداف تعیین شده تلاش کنند؟ آیا آنها توان دسترسی به این اهداف را دارند؟ اگر پاسخ مثبت باشد، یعنی عملکرد کارکنان شما بهینه است. در غیر این صورت تعدیل نیرو بهترین چاره جهت رشد سازمان به شمار میآید.
ارزشیابی عملکرد کارکنان توسط چه کسانی اجرا میشود؟
مدیران و سرپرستان سازمان برجستهترین مهرههای سازمانی هستند که وظیفه ارزشیابی کارکنان را بر عهده دارند. این افراد از یک سو با اهداف و چشم اندازهای سازمان آشنا هستند و از طرفی دیگر بیشترین ارتباط را با کارکنان دارند. پس با توجه به نقاط قوت و ضعفهای کارکنان میتوانند وظایف مختلفی را برای آنها تعریف کنند.
دلیل دیگری که باعث میشود ارزیابی عملکرد کارکنان توسط مدیران انجام شود، تاثیر تصمیمات مدیران در پرداخت پاداش و حقوق است. این مدیران هستند که تعیین میکنند کدام کارمند تنزل شغلی پیدا کند، کدام کارمند ارتقا یابد یا کدام یک پاداش بگیرد. بنابراین ارزشیابی کارمندان زیر نظر چنین افرادی ارزش و اعتبار زیادی دارد.
فرم ارزشیابی عملکرد کارکنان
مدیران برای ارزیابی عملکرد زیر دستان خود از فرم استفاده میکنند. فرم ارزیابی کارکنان ابزاری برای بهبود سرعت سنجش توان نیروهای کاری است. مدیران منابع انسانی برای نظم دهی به فرآیند ارزشیابی کارکنان از فرمهای ساختار یافته بهره میگیرند.
معمولا در فرمهای ارزیابی سوالاتی مطرح میشوند تا عملکرد پرسنل با کیفیت بالا بررسی شود. سوالاتی در خصوص اخلاق، مهارت، تخصص، حضور غیاب، انجام وظیفه و مسئولیت پذیری کارکنان در این فرمها دیده میشود.
پرسشهای مهم در پرسشنامه عملکرد کارکنان سازمان
چندین سوال هدفمند در پرسشنامه ارزیابی عملکرد ذکر میشوند. با پاسخ به این سوالات میتوانید از شرایط حال کارمندان و اهداف کاری کارمندان خود مطلع شوید. مهمترین سوالات در ارزشیابی کارکنان عبارتند از:
· اهداف کارکنان سازمان من چه اهدافی هستند؟
· کارکنان سازمان برای رسیدن به اهداف سازمان باید از چه حمایتهایی برخوردار شوند؟
· کدام یک از موانع مسیر رسیدن به اهداف سازمان را سد میکند؟
· آیا راهی برای از بین بردن موانع و چالشهای اهداف سازمان وجود دارد؟
· انتظارات کارمندان برای ارتقای سازمان چه انتظاراتی هستند؟
· شما چگونه میتوانید مدیر بهتری باشید؟
· کارمندان شما باید کدام مهارتها را آموزش ببیند؟
نکات مهم در آموزش ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان
با توجه به نکات زیر میتوانید به بهترین شیوه ممکن عملکرد کارکنان سازمان خود را بررسی کنید:
· وظایف کارمندان خود را بنویسید و پس از نوشتن آنها را مرور کنید.
· مقالات، مجلات یا متونی که مربوط به ارزیابی بهتر عملکرد کارکنان است را مطالعه نمایید.
· اهداف سازمان خود را برای کوتاه مدت، میان مدت و طولانی مدت تعیین کنید.
· ساختار شفافی را برای سنجش عملکرد کارکنان در نظر داشته باشید.
· از نظر ذهنی و جسمی آمادگی کافی برای شرکت در جلسات سنجش کارکنان را داشته باشید.
· به توازن کار و زندگی کارکنان توجه کنید و هر کدام از آنها را به وظیفهای مامور کنید که میدانید انتظاراتتان را برآورده میکنند.
· نظر دیگران در مورد چگونگی سنجش عملکرد کارکنان را بپرسید تا نقاط ضعف را بهتر بشناسید.
دوره آموزش ارزیابی عملکرد کارکنان؛ روشی مؤثر برای بهبود قوای سازمان
فرآیند بررسی و ارزشیابی عملکرد کارکنان آسان نبست و به زمان نیاز دارد. علاوه بر زمان، مدیران باید علم کافی برای ارزیابی عملکرد زیر دستان خود را داشته باشند. مطمئنا بدون شرکت در دورههای آموزش ارزیابی عملکرد، این کار با موفقیت پیش نخواهد رفت. در دورههای ارزیابی معمولا بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان در اختیارتان قرار داده میشود. این دورهها مهارت عملی شما برای سنجش کارکنان را تقویت میکنند. مهمترین مزایای یک دوره آموزش ارزیابی عملکرد کارکنان موارد زیر هستند:
1. توانایی بررسی بهترین مقیاس رتبه بندی کارکنان و عملکرد آنها
2. بررسی مشکلات و چالشهای سنجش عملکرد کارکنان و برطرف کردن آن با راه حلهای جدید و مؤثر
3. طراحی و ترسیم بهترین مسیر برای رشد و تکامل مهارت کارکنان
4. تغییر نظام ارزیابی و ارزش گذاری کارکنان و عملکرد آنها در سازمان بررسی شاخصهای کاربردی و مؤثر
مخاطبین دوره آموزشی ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان
باید توجه داشت دورههای آموزش سنجش عملکرد کارکنان تنها مختص یک فرد یا یک سازمان خاص نیست. گروهی از مدیران و متخصصان حوزه منابع انسانی میتوانند از مبانی و مفاهیم این آموزشها استفاده کنند. اگر آموزشهای اختصاصی مورد نیاز شما باشند، در این صورت شرایط کمی متفاوت میشود. اما در حالت کلی افراد زیر در سمتهای خاص خود میتوانند از آموزشهای سنجش عملکرد استفاده کنند:
1. کارشناسان و مدیران امور اداری و منابع مالی شرکت
2. متخصصان فعال در حوزه مدیریت منابع انسانی
3. مدیر منابع انسانی
4. کارشناس منابع انسانی
5. مدیر عامل و مدیر ارشد شرکتهای شخصی
6. پژوهشگران مباحث ارزیابی و سنجش عملکرد کارکنان
دورههای کامل و جامع آموزش ارزیابی عملکرد کارکنان
مکتب خونه یکی از معتبرترین مراکز علمی است که آموزشهای به روزی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه میکند. دورههای کامل و جامع آموزش ارزیابی عملکرد مکتب خونه هر آنچه که در سنجش عملکرد کارکنان مورد نیاز است را بررسی میکند. این دورهها مفاهیمی واضح و شفاف را در اختیار شما قرار میدهند و پشتیبانی پیشرفتهای هم دارند. شما بدون نگرانی میتوانید در این دورهها شرکت کنید و به یک مدیر شایسته برای ارزیابی عملکرد زیر دستان خود تبدیل شوید. جهت یادگیری مبانی ارزیابی عملکرد کارکنان خود میتوانید همین حالا در دورههای مجازی مکتب خونه شرکت کنید.