آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل 2016

در این دوره به شما نشون میدیم چطوری میتونین نوع اعداد ورودیتون رو محدود کنین، چطوری پیامهای خطا و هشدار رو ایجاد کنین و چطوری لیست های کشویی رو به عنوان راهی برای اطمینان از صحت و حذف خطاهای تایپی، بوجود بیارین. همچنین روش هایی برای کنترل اطلاعات ورودی، تاریخ و زمان و محدود کردن طول ورودی های متن رو نشونتون میدیم. اینا روش های سریع و آسون، برای افزایش دقت داده ها هستن!

دوره آموزش معتبرسازی داده ها در اکسل 

آیا تا به حال به این مسئله فکر کرده‌اید که در صورت اشتباه در ورودی‌های اکسل چه اتفاقی خواهد افتاد؟ یا اصلا چگونه می‌توان از ورود داده‌های اشتباه به یک سلول اکسل جلوگیری کرد؟ عدم دقت در ورودی‌های یک کاربرگ و کوچک‌ترین اشتباه در آن‌ها می‌تواند همه سلول‌های محاسباتی را دچار خطا کند و مانع از ادامه کار توسط کاربر شود.  Data Validation در اکسل راهی است که از طریق آن می‌توان به اعتبارسنجی داده‌ها در اکسل پرداخت. 

برای محافظت از داده‌ها در اکسل باید به سراغ ابزاری به نام Data validation رفت؛ اما چگونه می‌توان کار کردن با این ابزار را فراگرفت؟ دوره آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل مکتب خونه می‌تواند اطلاعات لازم را درباره نحوه کار کردن با این ابزار کاربردی در اکسل در اختیار شما قرار دهد. همچنین در مکتب خونه انواع دوره آموزش اکسل در حسابداری
و آموزش اکسل برای کارهای اداری نیز به عنوان مکمل این دوره موجود است.

معتبرسازی داده‌ها در اکسل چیست؟

مهم‌ترین ابزار در سربرگ data در اکسل، ابزار دیتا ولیدیشن است که برای اعتبارسنجی داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. منظور از اعتبارسنجی داده‌ها در اکسل این است که ورودی‌های کاربر در سلول‌ها کنترل شود. برای مثال با کمک این ابزار شما تنها به کاربر اجازه می‌دهید که در یک سطر و ستون مشخص، مقدارهایی بین 1 تا 10 را وارد کند. در واقع این ابزار به شما کمک می‌کند تا از ورود داده‌های غیرمعتبر در سلول‌ها جلوگیری شود. استفاده از این ابزار به فرمول نویسی نیاز دارد و از این رو لازم است که کاربر با نحوه فرمول نویسی در اکسل آشنا باشد. 

در آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل چه مباحثی مورد نظر است؟ 

آن چه که در این آموزش‌ها مدنظر است، عبارت‌اند از:

-         آشنایی با روش‌های کنترل اطلاعات ورودی

-         ایجاد پیام‌های خطا و هشدار

-         ایجاد لیست‌های کشویی جهت اطمینان از صحت و حذف خطاهای تایپی

-         محدود کردن نوع اعداد ورودی

-         نحوه فرمول نویسی در data Validation اکسل 

-         نحوه ایجاد Data validation list در اکسل

-         چگونگی اتصال data validiation در اکسل

-         آشنایی با دیتا ولیدیشن شرطی در اکسل 

با یادگیری Data Validation در اکسل چه محدودیت‌هایی را می‌توان اعمال کرد؟

به طور کلی ابزار دیتا ولیدیشن به شما کمک می‌کند تا محدودیت‌های مورد نظر خود را اعمال کنید. از جمله این محدودیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

-         جلوگیری از ورود داده‌های تکراری

-         تنها ورود داده‌های متنی یا عددی

-         اجازه ورود داده‌های خاص

-         اعمال محدودیت‌های خاص برای وارد کردن تاریخ و زمان

-         نمایش پیام با انتخاب یک سلول توسط کاربر

-         نمایش پیغام خطا در هنگام وارد کردن داده آماری اشتباه

-         ایجاد لیست‌های کشویی

برای این که بتوان این محدودیت‌ها را اعمال کرد باید به سراغ تب Data بروید و روی گزینه Data validation کلیک کنید. از کلید میانبر Alt+D+L نیز می‌توانید استفاده کنید. تمام نکات مربوط به این حوزه در دوره آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل مکتب خونه بیان شده است. 

چه کسانی به آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل نیاز دارند؟

حسابداران و به طور کلی افرادی که لازم است داده‌های بسیاری را وارد اکسل کرده و عملیات‌های مختلف را روی آن‌ها انجام دهند، برای جلوگیری از بروز خطا به آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل نیاز دارند. در آموزش دیتا ولیدیشن پیشرفته کاربران با چگونگی اعمال تمام محدودیت‌ها در اکسل آشنا می‌شوند. علاوه بر این افرادی که در دوره‌های آموزشی اکسل مقدماتی و اکسل پیشرفته شرکت کرده باشند، برای پیاده‌سازی انتظارات مختلف روی مجموعه‌ای از داده‌های آماری به آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل نیاز دارند. 

کاربردهای آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل 

از مهم‌ترین کاربردهای آموزش Data validation در اکسل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

-         اعتبارسنجی پس از ورود داده‌ها

-         پیغام هشدار یا خطا برای تصحیح مقادیر

-         نمایش پیام ورودی متنی برای نمایش هنگام انتخاب سلول

-         اعمال محدودیت برای طول یا اندازه یک عبارت متنی

-         اعمال محدودیت برای مقادیر تاریخ و ساعت 

-         انتخاب محتوای سلول از یک لیست

دوره آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل مکتب خونه

هدف از دوره آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل این است که چگونه نوع اعداد ورودی در سلول‌های یک کاربرگ را محدود کنید. همچنین شما در این دوره یاد می‌گیرید که چگونه پیام‌های خطا و هشدار را ایجاد کنید و بتوانید با ایجاد لیست‌های کشویی از صحت و حذف خطاهای تایپی مطمئن شوید. اگر به دنبال آشنایی با روش‌هایی سریع و آسان به منظور افزایش دقت داده‌های ورودی در اکسل هستید، آموزش معتبرسازی داده‌ها بهترین راه‌حل خواهد بود. 

سرفصل‌های آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل 

در این دوره کاربردی سرفصل‌های زیر پوشش داده می‌شود:

۱- شرح موضوعات آورده شده در دوره

۲- ایجاد پیام‌های خطا و هشدار

۳- ایجاد لیست کشویی

۴- کنترل زمان

۵- کنترل تاریخ

۶- طول متن

۷- کنترل اطلاعات ورودی

۸- نتیجه‌گیری

ابزار Data validation در اکسل

ابزار Data validation در اکسل یا اعتبار سنجی داده‌ها، به منظور کنترل داده‌ها به هنگام ورود داخل سلول‌ و یا مجموعه‌ای از سلول‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. همانطور که می‌دانید ورود داده‌ها در سلول‌های یک کاربرگ باید با دقت و به درستی انجام شود، زیرا در صورتی که ورودی‌هایمان به شکل درست انتخاب نشده باشند، ممکن است همه سلول‌های محاسباتی (سلول‌های وابسته) دچار خطا شوند. به همین دلیل این ابزار را می‌توان روشی برای اعتبارسنجی داده‌ها در اکسل دانست. در ادامه این مطلب با ابزار Data validation در اکسل و نحوه کار آن بیشتر آشنا خواهیم شد.

نحوه استفاده از ابزار Data Validation در اکسل

برای استفاده از این ابزار  باید مسیر زیر را طی کرد:

• سلول مورد نطر رو انتخاب کنید.
• از تب Data بر روی منو آبشاری Data Validation کلیک کنید.
• منو آبشاری شامل سه گزینه هست که گزینه اول یعنی Data Validation رو انتخاب می‌کنیم.

Data Validation در اکسل

پنجره Data Validation باز می‌شود که شامل سه قسمت Settings ،Input message و Error Alert هست که به تحلیل این سه گزینه می پردازیم. در این تب در واقع شرط‌ها رو تعریف می‌کنیم. مثلا چه نوع داده‌هایی وارد سلول بشوند و همچنین برای سلول‌ها محدوده هایی تعریف کنیم.

در قسمت allow قانون کلی رو تعریف خواهیم کرد:

• Any Value : انتخاب پیش‌فرض اکسل این گزینه هست که ما اجازه واردکردن هر نوع داده رو در سلول می‌دهیم.
• Whole Number : با انتخاب این گزینه به کاربر اجازه واردکردن اعداد صحیح رو در سلول می‌دهد.
• Decimal : با انتخاب این گزینه به کاربر اجازه واردکردن اعداد اعشاری رو در سلول می‌دهد.
• List : با انتخاب این گزینه هم می‌شود منو آبشاری ساخت و هم اینکه ما می‌توانیم به کاربر بگوییم که چه گزینه‌هایی رو انتخاب کند( تعریف فیلد ).
• Date : با انتخاب این گزینه به کاربر اجازه واردکردن تاریخ رو در سلول می‌دهد.
• Time : با انتخاب این گزینه به کاربر اجازه واردکردن زمان رو در سلول می‌دهد.
• Text length : اگر بخواهیم طول داده‌هایی واردشده به سلول رو به مقدار خاصی محدود کنیم از این گزینه استفاده می‌شود.
• Custom : اگر گزینه‌های بالا مورداستفاده شما قرار نگرفت با استفاده از این قسمت فرمول نویسی کنید.

پس از مشخص کردن قانون برای سلول‌ها به سراغ قسمت Data می‌رویم.

قسمت Data در Data Validation

قسمت Data شامل موارد زیر است:

• Between: با استفاده از این گزینه محدوده داده‌ها را می‌توانید بین دو عدد یا تاریخ تعیین کنید.
• not between: با استفاده از این گزینه محدوده داده‌ها رو می‌توانید بین دو عدد یا تاریخ تعیین کنید. مثلاً : داده مابین 5 تا 10 نباشد.
• equal to: با استفاده از این گزینه محدوده داده‌ها را به عدد یا تاریخ مشخص می کند.
• not equal to: اگر می‌خواهید مثلاً عدد x داخل محدوده نباشد از این گزینه استفاده کنید.
• greater than: با استفاده از این گزینه محدوده داده‌ها بزرگ‌تر از مقدار تعیین شده است.
• less than: با استفاده از این گزینه محدوده داده‌ها کوچک‌تر از مقدار تعیین شده است.
• greater than or equal to: اگر می‌خواهید محدوده شما بزرگ‌تر یا مساوی مقداری باشد این گزینه را انتخاب کنید.
• less than or equal to: اگر می‌خواهید محدوده شما کوچک‌تر یا مساوی از مقداری باشد این گزینه را انتخاب کنید.

محدود کردن اعداد در اکسل

این قسمت‌ از آموزش Data validation در اکسل مربوط به محدود کردن اعداد بوده که شامل موارد زیر است::

• Whole Numbe
• Decimal
• Text length
• Date
• Time

در این توضیحات به عنوان مکمل دوره به توضیحی درباره Data Validation در اکسل و نحوه محدود کردن اعداد پرداختیم. اکسل یکی از برنامه‌های کاربردی بوده که در همه زمینه‌ها کاربرد بسیاری دارد. در این مقاله تلاش کردیم تا شما را با این قابلیت اکسل آشنا کرده تا بتوانید بهترین روند کاری را تجربه کنید. امیدواریم این مطلب برای شما مفید باشد.

اگر به فکر یادگیری اکسل هستید و دوست دارید تمام مباحث اکسل را به صورت کاملاً حرفه‌ای بیاموزید، پیشنهاد می‌شود که از دوره آموزش جامع اکسل مکتب خونه استفاده کنید. در مکتب خونه انواع دوره آموزش اکسل از مقدماتی تا پیشرفته وجود دارد و به صورت عملی و گام‌به‌گام شما را به فردی حرفه‌ای در اکسل تبدیل می‌کند. هم‌اکنون بازار کار متخصصین اکسل بسیار داغ و سرمایه‌گذاری در چنین مهارتی ارزش‌افزوده بالایی دارد.

آموزش اکسل با مکتب خونه 

اهمیت معتبرسازی داده‌ها در اکسل باعث شده تا مکتب خونه دوره کاربردی Data validation را ارائه دهد. شما در این دوره یاد می‌گیرید که چگونه تمام محدودیت‌های مورد نظر خود را روی داده‌ها پیاده‌سازی کنید و مانع از بروز خطا شوید. اگر می‌خواهید به یک فرد متخصص و حرفه‌ای در کار کردن با نرم‌افزار اکسل تبدیل شوید، در دوره آموزش معتبرسازی داده‌ها در اکسل مکتب خونه ثبت‌نام کنید. این دوره توسط یکی از متخصصان کار با اکسل آموزش داده شده است و تمام نکات لازم را با زبانی ساده و شیوا به شما آموزش می‌دهد.

همچنین شایان ذکر است که مکتب خونه مرجع کامل و جامعی برای انواع آموزش اکسل، آموزش ورد، آموزش پاورپوینت و آموزش icdl است و در پایان هر دوره به کاربران گواهینامه مربوطه را ارائه خواهد داد.