مدیریت پروژه را می‌توان «استفاده از دانش، صلاحیت‌ها و روش برای مدیریت یک پروژه پیچیده، به منظور حفظ پروژه در محدوده‌های تعیین شده (دامنه، زمان، منابع یا هزینه‌ها)» تعریف کرد.

اما کنترل پروژه همانند مدیریت پروژه نیست و کنترل کیفیت یا نظارت و مدیریت افراد در یک پروژه تعبیر نمی‌شود. پس کنترل پروژه چیست؟

برای پاسخ به این سوال باید بدانید که کنترل پروژه دو عامل اصلی را در یک پروژه کنترل می‌کند. یکی «برنامه» و دیگری «هزینه».

یک کنترل کننده پروژه به چند سوال اساسی در یک پروژه پاسخ می‌دهد.

هزینه این پروژه چقدر است و آیا از تمام بودجه مقرر شده استفاده خواهیم کرد یا نه؟
پروژه چه مدت طول می‌کشد؟ اکنون در کدام مرحله از پروژه هستیم؟
آیا در زمان مقرر پروژه را تحویل می‌دهیم؟ اگر نه، چه برنامه‌ای برای آن داریم؟

این همان کاری است که یک کنترل کننده پروژه انجام می‌دهد. مدیریت هزینه و برنامه در یک پروژه.

"مدیریت پروژه، نظم، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده سازی معیارهای نهایی مورد نظر است."

بگذارید نقش مدیر پروژه را با یک مثال از کشتی برای شما بهتر بیان کنیم.

استراتژی:

مالک کشتی تعیین می‌کند که دامنه مشخص شود، یعنی اینکه کشتی کجا باید برود، کی باید حرکت کند و چه چیزی را حمل کند.

مدیریت:

ناخدا کشتی را به مقصد می‌رساند و خدمه را هدایت می‌کند.

بنابراین، اگر مدیریت پروژه مربوط به شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن یک پروژه است، فکر می‌کنید نقش کنترل پروژه در این چرخه کجاست؟

از آن‌جا که در «کنترل پروژه» کلمه «کنترل» وجود دارد، ممکن است مردم به اشتباه تصور کنند که کنترل پروژه فقط در مورد کنترل و مدیریت یک پروژه است وظیفه یک کنترل کننده پروژه فقط شامل مرحله نظارت و کنترل یک پروژه است که البته این اشتباه رایجی بین مردم است.

تیم کنترل پروژه برای اطمینان از اجرای درست پروژه، باید از مرحله آغاز کار تا مرحله اتمام در پروژه درگیر شوند.

زمانی که در ابتدای یک پروژه، برای ارائه کلی و پروپوزال آماده می‌شوید، به تخمین هزینه کلی پروژه و برنامه کامل و دقیق درمورد اینکه چطور به اهداف پروژه دست پیدا خواهید کرد، نیازی دارید.

چه کسی هزینه و برنامه یک پروژه را بر عهده دارد؟

هنگامی که پیشنهادی (پروپوزال) را ارائه می‌دهید، کنترل کننده پروژه باید از همان ابتدای پروژه درگیر شود. همانطور که مرحله برنامه‌ریزی یک پروژه را شروع می‌کنید، کنترل پروژه به شما در برنامه‌ریزی هزینه و برنامه ریزی برای زمان‌بندی پروژه کمک می‌کند. وقتی پروژه چرخه عمر خود را طی می‌کند، تیم کنترل پروژه در جنبه‌های مختلف هزینه‌ها و مدیریت برنامه در پروژه حضور دارد.

با این کار، ممکن است فکر کنید، "خوب، پس چه تفاوتی بین کنترل کننده پروژه و مدیر پروژه وجود دارد؟"

تفاوت بین Project Controller و Project Manager به تعریف نقش کنترل کننده پروژه برمی‌گردد که دو فاکتور اصلی را در یک پروژه تعریف می‌کند: هزینه و برنامه

یکی از مسئولیت‌های اصلی یک مدیر پروژه مدیریت محدودیت‌های یک پروژه برای دستیابی به نتیجه نهایی و هدف یک پروژه است.

محدودیت‌های اصلی «هزینه»، «زمان» و «کیفیت» هستند. یکی از چالش‌های بزرگ مدیر پروژه ایجاد تعادل بین این محدودیت‌ها در یک پروژه است.

حدس بزنید چه کسی برای کمک به مدیر پروژه در مدیریت عنصر هزینه و زمان یک پروژه حضور دارد. بله، یک کنترل کننده پروژه.

و حالا بگذارید با مثال کشتی تفاوت این دو را روشن‌تر کنیم.

اگر پروژه‌ای را به عنوان كشتی در نظر بگیرید، نقش مدیر پروژه در یك پروژه مانند كاپیتان كشتی است كه كل كشتی را به سمت مقصد نهایی خود كه توسط صاحب پروژه تعیین می‌شود، هدایت می‌كند.

کنترل کننده پروژه مانند یک "افسر ناوبری" در یک کشتی عمل می‌کند. دقیقاً مانند یک افسر ناوبری که کنترل مسیر، سرعت و تغییرات کشتی را کنترل می‌کند، همین مورد برای Project Controller در یک پروژه صدق می‌کند.

در نظر داشته باشید تنها بخشی که کنترل پروژه در یک پروژه کنترل می‌کند، هزینه و زمان می‌باشد.

در طول دوره پروژه، کنترل کنندگان پروژه اطمینان حاصل می‌کنند که این دو عنصر را مدیریت و کنترل کنند و در صورت وجود انحراف، آن‌ها به تیم پروژه درمورد اینکه چه کاری می‌توانند انجام دهند یک برنامه بهبود ارائه می‌کنند.

تعامل تیم کنترل پروژه با تیم پروژه :

تیم کنترل پروژه از سرپرست تیم فنی، تهیه، ساخت و ساز، مدیر پروژه، فروشندگان، پیمان‌کاران فرعی، مشتری، بخش دارایی اطلاعات کسب می‌کند.

از آن‌جا که کنترل کننده‌های پروژه کنترل کل هزینه و زمان‌بندی پروژه را بر عهده دارند، باید بدانند که به عنوان مثال بودجه تیم مهندسی برق در پروژه چقدر است، عملکرد آن‌ها در برابر آن بودجه چگونه است و زمان تحویل آن چه تاریخی است. بنابراین، آن‌ها کنترل و مدیریت هزینه و برنامه زمان بندی کل پروژه را حفظ می‌کنند. برای این کار، آن‌ها تقریباً باید با همه اعضای تیم تعامل داشته باشند.

تیم Project Controls داده‌های دریافتی از اعضای تیم پروژه را تجزیه و تحلیل می‌کند و برنامه‌های پروژه را تهیه می‌کنند که معمولاً شامل موارد زیر است:

WBS / CBS
زمان بندی پروژه
منابع
برآورد هزینه پروژه
بودجه پروژه
هزینه و برنامه زمان‌بندی شده

پس از تدوین هزینه و برنامه پروژه، تیم کنترل پروژه ورودی مداومی از تیم پروژه دریافت می‌کند و انواع مختلفی از گزارش‌های تحلیلی مانند:

هزینه پروژه و زمان‌بندی وضعیت وعملکرد
پیش بینی هزینه و زمان‌بندی پروژه
هزینه پروژه و مسائل مربوط به برنامه، نگرانی‌ها و برنامه‌های بهبودی

تمام این اطلاعات به مدیر پروژه و اعضای تیم پروژه بازمی‌گردد تا آن‌ها بتوانند تصمیمات درستی برای پروژه بگیرند.

هدف از کنترل پروژه چیست؟

هدف اصلی کنترل پروژه به حداقل رساندن واریانس هزینه‌ها و برنامه‌های زمانی است که در ابتدا برنامه ریزی شده بود.

نظارت و کنترل پروژه شامل پیگیری عملکرد واقعی پروژه با فعالیت‌های برنامه ریزی شده توسط مدیر پروژه است. به طور عمده می‌توان آن را به عنوان یک تابع کنترل نگاه کرد که در تمام مراحل یک پروژه انجام می‌شود، یعنی از آغاز تا پایان.

فرایندهایی که کنترل پروژه را تعریف می‌کنند:

نقاط قوت کنترل پروژه در رویکرد داده محور و توجه به جزئیات آن‌ها نهفته است. یک مدیر پروژه به سادگی نمی‌خواهد بداند که هزینه زیادی وجود دارد‌، بلکه می‌خواهد از دلایل اصلی، اعداد دقیق و چگونگی رفع آن آگاهی یابد.

اینجاست که یک راه حل کاملاً یکپارچه برای کنترل پروژه می‌تواند به کارآیی در دریافت سریع پاسخ و نمایان شدن در عملکرد کمک کند که می‌تواند هزینه‌های پروژه را کاهش دهد. بیایید به فرایندهایی بپردازیم که کنترل پروژه را تعریف می‌کنند.

برنامه ریزی پروژه:

برنامه ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترل کننده‌ها و مدیران پروژه با هم کار می‌کنند که شامل ایجاد طرح‌های پروژه، برنامه‌ها و برآورد هزینه می‌باشد. برنامه‌ریزی، به همه افراد یک خط پایه برای کار در طول پروژه می‌دهد.

بودجه بندی ادغام :

فرآیند بودجه بندی در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و دلیل واریانس ضروری است. با بودجه بندی مرحله‌ای، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در دسترس است تا بتوانند با یک معیار در طول پروژه عمل کنند و جریان‌های نقدی مهم را درک کنند.

مدیریت ریسک:

کنترل پروژه رویکردی دقیق برای مدیریت ریسک را فراهم می‌کند. با شناسایی دقیق خطرات، پایش مداوم ریسک و تهیه برنامه‌های احتمالی برای رسیدگی و کاهش آن‌ها، کاهش اثر ریسک بر بودجه و برنامه امکان پذیر است. همچنین به جلوگیری از بروز برخی خطرات در آینده کمک می‌کند.

مدیریت تغییر:

وقتی یک پروژه از برآورد هزینه اولیه خود فاصله می‌گیرد، اغلب تنها به یک دلیل وابسته نیست، بلکه به دلیل اثر تجمعی چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نمی‌گیرند. به همین دلیل مدیریت تغییر، بسیار حیاتی است. با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آن‌ها، ضمن پیگیری روند واضحی برای ارزیابی، تأیید و پاسخگویی، پروژه‌ها می‌توانند در مسیر نمودار خود باقی بمانند.

پیش بینی:

با افزایش دقت برآورد در حالت کامل، کنترل کنندگان و مدیران پروژه می‌توانند بینش بیشتری در مورد عوامل محرکه فعلی هزینه‌ها و برنامه‌ها کسب کنند. اندازه‎‌گیری پیشرفت ورودی حیاتی برای تخمین فرایند پیش‌بینی است.

مقایسه‌ بین هزینه‌های واقعی و تعهد داده شده است که کنترلرهای پروژه را قادر می‌سازد با استفاده از ترکیبی از روش‌ها و فرمول‌های استاندارد پیش بینی، یک برنامه‌ریزی دقیقی را تدوین کنند. به‌روزرسانی‌های منظم و به موقع با امکان پاسخگویی سریع‌تر و اقدامات اصلاحی نسبت به زمان شروع یک پروژه، به کنترل کننده پروژه کمک می‌کنند.

مدیریت اجرایی :

تعریف و استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش‌بینی جهت انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است.

سازمان‌هایی که از اطلاعات عملکرد برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند، مانند محاسبات استفاده شده در مدیریت ارزش بدست آمده، به میزان موفقیت 68 درصدی دست می‌یابند، در حالی که برای پروژه‌هایی که از این داده‌ها استفاده نمی‌کنند، 7 درصد موفقیت کسب می‌کنند.

کنترل‌های‌ پروژه:

کنترل‌ پروژه یک عملکرد فرعی است و فقط بر روی دو پارامتر تمرکز دارد: هزینه و برنامه. به عنوان مثال ، مدیریت و کنترل کیفیت افراد در حوزه کنترل پروژه قرار نمی‌گیرد.

کنترل‌ها به عنوان مهار ایمنی برای مدیریت پروژه عمل می‌کنند. گاهی اوقات مدیران پروژه می‌توانند تقریباً فقط بر فرایند تحویل متمرکز شوند که این امر فرصت کمتری را برای بررسی هزینه‌ها، انحراف از برنامه پروژه و سایر متغیرهای درگیر باقی می‌گذارد. کنترل پروژه یک بررسی کلی و کامل از پروژه به مدیران می‌دهد و با استفاده از آن می‌توان اطلاعات بیشتری راجع به روند منابع و اهداف پروژه در طول زمان ارائه داد.

اهمیت کنترل پروژه:

در یک نظرسنجی که در سال 2018 انجام شد، 88٪ از پاسخ دهندگان اظهار داشتند که کنترل پروژه را مهم یا حیاتی برای موفقیت پروژه‌های سازمانی می‌دانند. این گزارش همچنین همبستگی بین کنترل پروژه و موفقیت را تأیید می‌کند: کسانی که کنترل‌ها را حیاتی می‌دانند دو برابر بیشتر از دیگران به دست‌یابی به اهداف پروژه نزدیک هستند و کسانی که کنترل پروژه را اصلاً مهم نمی‌دانند بیش از سه برابر احتمال شکست آن‌ها وجود دارد.

این نتایج بر اهمیت کنترل‌ها، به ویژه با در نظر گرفتن تعداد انحراف عمده از برآورد اولیه پروژه در گذشته، تأکید می‌کنند.

قدرت نرم افزار کنترل پروژه:

کنترل پروژه، چندین فرآیند را در بر می‌گیرد و برای تضمین موفقیت پروژه با چندین نقش تعامل دارد. آن‌ها نیاز به توجه مداوم به جزئیات در طول مدت پروژه‌ها دارند، که برخی از آن‌ها می‌توانند سال‌ها اجرا شوند.

در گذشته، استفاده از روش‌های دستی برای نظارت و ارزیابی معیارهای پروژه قابل قبول بود اما این روزها، استفاده از گزارش‌های خودکار و پیش بینی‌های مبتنی بر الگوریتم برای استفاده از بهترین داده‌های موجود پروژه بسیار مهم است. کنترل پروژه‌ به دلیل اینکه حتی مانع از فرایندها و خطاهای دستی می‌شود برای موفقیت پروژه‌های بزرگ و به طور کلی موفقیت سازمان بسیار مهم است.

یک رویکرد مدرن برای کنترل پروژه‌ها به نرم افزار کنترل استراتژیک پروژه نیاز دارد. یک راه حل قوی مانند نرم افزار EcoSys Enterprise Project Performance ابزاری را برای بودجه بندی، مدیریت ریسک، برنامه ریزی، مدیریت، پیش بینی و موارد دیگر به شما ارائه می‌دهد تا پروژه‌های شما را به موقع و هدف‌مند نگه دارد و ارزش تجاری بیشتری را برای سازمان شما ارائه دهد.

برای کنترل موثر پروژه 4 جنبه وجود دارد:

1. تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

2. محدوده کنترل

3. ارتباطات

4. تحلیل ریسک

تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده مقدار ارزش به‌دست آمده در مدیریت پروژه است که به دنبال کنترل دو متغیر اصلی یعنی برنامه و هزینه که در موفقیت یک پروژه تاثیر زیادی دارند، است و به عنوان رایج‌ترین ‌روش برای ارزیابی عملکرد پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد:

برای استفاده از تکنیک ارزش کسب شده (Earned value)، مدیر پروژه متغیرهای زیر را برای هر فرایند محاسبه می‌کند (یا آن‌ها را بدست می‌آورد):

ارزش برنامه ریزی شده (Planned Value یا PV):

در زمان هر پروژه، ارزش مقدار کارهای تعیین شده برای آن پروژه است و به بیان ساده‌تر اگر PV کل پروژه مورد نظر باشد، عدد به‌دست آمده نشان می‌دهد که تا آن لحظه از پروژه چه میزان کار باید انجام شده باشد و چه مقدار بودجه باید صرف شود که همچنین به عنوان شاخص (BCWS) به معنی بودجه در نظر گرفته شده برای کار برنامه ریزی شده نیز شناخته می‌شود.

ارزش کسب شده (Earned Value یا EV):

در هر زمان، ارزش کاری که در واقع انجام شده است و بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه (مبنای محاسبات( PV محاسبه می شود (بر حسب دلار یا تومان). همچنین به عنوان بودجه بندی هزینه انجام شده کار (BCWP) شناخته می‌شود.

هزینه واقعی (AC):

هزینه واقعی کاری که انجام شده است. هزینه واقعی صورت گرفته برای کار انجام شده (ACWP) نیز نامیده می‌شود.

بودجه در حال تکمیل (BAC):

مجموع کل بودجه‌های کاری، یعنی بودجه‌ای که پروژه مجاز به هزینه آن می باشد که از مجموع بودجه اولیه و بودجه اضافه کاری محاسبه می‌شود.

محدوده کنترل:

یکی از بزرگ‌ترین علل ایجاد مشکلات پروژه، خزش دامنه نام دارد. وقتی کارهای جدیدی به یک پروژه اضافه می‌شوند، در نهایت به آن بودجه بیشتری تخصیص داده می‌شود یا دیرتر از موعد تحویل می‌دهند. برای داشتن کنترل کافی بر دامنه پروژه، مدیر پروژه باید دو کار را به طور منظم انجام دهد. که این دو وظیفه می‌تواند همزمان با جلسات وضعیت پروژه انجام شود.

دامنه پروژه را که در برنامه مدیریت پروژه نوشته شده، بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که تغییر نکرده است و همچنان مرتبط است.
اطمینان حاصل کند که اعضای تیم پروژه روی کارهای اضافی که توسط مدیر پروژه تأیید نشده‌اند کار نمی‌کنند.

ارتباطات و کنترل سهامداران:

این که مدیران پروژه فکر کنند بهتر از آنچه مشتریان یا حامیان پروژه فکر می‌کنند کارشان را انجام می‌دهند، کاملاً متداول است. بنابراین، مدیریت ذینفعان و ارائه ارتباطات صحیح از اهمیت برخوردار است. برنامه ارتباطات، بخشی از برنامه مدیریت پروژه، برای انتقال نیازهای ارتباطی منظم هر یک از سهامداران است.

در طرح ارتباطی، بدیهی است که شما در هر زمان که مشکلی پیش آمد، باید با ذینفعان ارتباط برقرار کنید، اما بیشتر ذینفعان نیازهای ارتباطی منظمی دارند و این موارد باید از قبل برنامه‌ریزی شود. به عنوان مثال، به روزرسانی‌های پیشرفت، بخشنامه‌های سرمایه گذاران و مواردی از این دست. اکثر پروژه‌ها دارای لیست توزیع محصولات قابل تحویل پروژه نیز هستند و این موارد باید به صورت تفکیکی ذکر شوند.

خطرات:

برای پروژه‌های کوچک که توسط یک کارشناس فنی انجام می‌شود، ممکن است یک برنامه مدون مدیریت ریسک لازم نباشد. اما مفهوم اصلی آن حیاتی است. مهمترین خطرات باید همیشه شناخته شوند، اولویت بندی شوند و به طور فعال مدیریت شوند.

هر پروژه‌ای یک یا دو خطر عمده دارد که همه از آن آگاه هستند. به عنوان مثال، ممکن است یک پروژه لوله کشی با نشت در لوله‌های جدید به پایان برسد، یا یک پروژه ساخت و ساز جدید می‌تواند شرایط خاک غیر منتظره‌ای داشته باشد.

این‌ها خطرات با اولویت بالا هستند. خطراتی که پیامد زیادی برای شرکت یا احتمال وقوع دارند. ذینفعان به طور کلی نیازی به هشدار در مورد این خطرات ندارند. اما معمولاً خطرات کمتری تخصص مدیر پروژه را اثبات می‌کنند. شناسایی و اولویت بندی فعال ریسک می‌تواند موفقیت پروژه را شگفت زده کند.

ریسک‌های پروژه باید در قالب طرح مدیریت پروژه (با نام مستعار گزارش ریسک) در برنامه مدیریت پروژه تقسیم و اولویت‌بندی می‌شدند. همزمان با جلسات منظم وضعیت، یا در صورت لزوم زودتر، کنترل پروژه باید شامل ارزیابی مجدد گزارش ریسک، از بین بردن خطرات رخ داده و اولویت‌بندی مجدد خطرات در صورت تغییر شرایط باشد. از همه مهمتر، برنامه‌های پاسخ، مجدداً با تیم پروژه تایید و بررسی می‌شوند.

شما می‌توانید با استفاده از دوره‌های آموزش کنترل پروژه مکتب خونه نقش بهتری را در یک پروژه ایفا کنید.