اختلاف‌ها و دعاوی قراردادی جزئی گریز ناپذیر از قراردادهای کسب و کاری محسوب‌ می‌شوند، که معمولا حل و فصل آن‌ها زمان و هزینه بسیاری را متوجه طرف‌های قرارداد می‌کند.

مدیریت دعاوی دارای مراحل و گام‌های مختلفی است به طوریکه در این مسیر زنجیر گونه به یکدیگر متصل هستند و هر جای خالی ممکن است منجر به بی نظمی و همینطور مشکلات بزرگی شود. گام‌های مدیریت دعاوی به ترتیب از گردآوری مستمر اطلاعات داده‌ها شروع شده و با پردازش مستمر داده‌ها و اطلاعات شناسایی دعاوی محتمل ادامه پیدا کرده و با عبور از مراحل ارزیابی اولیه، سازماندهی و تنظیم دعاوی، تسلیم دعاوی، پیگیری برای بررسی اعلام نظر و در نهایت با مدیریت اختلاف ها پایان می‌پذیرد.

تمامی مراحل ذکر شده نیازمند  ایجاد سازو کار ارتباطی و اطلاع رسانی مستمر است ودر طول عبور از این مسیر برای بالابردن درصد موفقیت در مستند سازی دعاوی قراردادی به نکاتی مثل مقایسه روزانه پیشرفت واقعی و برنامه‌ای و تحویل برنامه بروز شده دقت کرد.

پردازش مستمر داده‌ها در مستند سازی اختلاف‌ها  و دعاوی قراردادی  از اهمیت بالایی برخوردار است. در مستند سازی اختلاف‌ها  و دعاوی قراردادی ما ملزوم به آشنا ساختن خواننده با سابقه  موضوع و آمادگی  ذهنی وی برای پیگیری متن هستیم؛ به طوریکه در مراحل مختلف و مفاهیم مختلف کاری مانند دست اندرکاران، مناقصه، پروژه، ادعا/دعاوی تشریح مولفه‌های مختلف حايز اهمیت است.

به طور مثال تشریح برنامه‌ها، برآوردها، روش‌ها، برآورها و بودجه پیمانکار برای اجرای پروژه، که چگونه پیمانکار برای اجرای پروژه براساس اسناد و مدارک پایه برنامه‌ریزی کرده است می‌تواند تعیین کننده باشد. در صورت تغییر، ممکن است پیمانکار خود را محق در تعدیل زمان یا هزینه بداند.