طراحی گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی منابع انسانی با گوگل شیت

یکی از چالش‌های واحدهای منابع انسانی، تهیه و ارائه گزارش‌های تحلیلی و به‌روز از داده‌هاست. در بسیاری از مواقع، مسئله، نداشتن داده‌های کافی نیست، بلکه نبود نگاهی یکپارچه به داده‌هاست. وقتی اطلاعات پرسنلی در فایل‌ها و منابع مختلف ثبت می‌شوند و ساختار تحلیلی مشخصی ندارند، تهیه گزارش‌های دقیق و تصمیم‌ساز دشوار می‌شود. در چنین شرایطی، پاسخ به ساده‌ترین سؤال‌ها مانند «الان چند نفر هستیم؟» یا «نرخ خروج امسال چقدر بوده است؟» نیز زمان‌بر و وابسته به محاسبات دستی خواهد بود.

اتکا به روش‌های سنتی برای ثبت و مدیریت اطلاعات پرسنلی (از جمله ثبت اطلاعات در فایل‌های اکسل)، محدودیت‌هایی ایجاد می‌کند؛ از جمله:

• عدم امکان انجام عملیات همزمان چند کاربر روی یک فایل؛
• نبودن امکان تعریف سطوح دسترسی؛
• عدم دسترسی به نسخه‌های قبلی اطلاعات؛
• مشخص نبودن تاریخچه تغییرات؛
• و نبودن امکان اتصال به فرم‌های آنلاین و ایجاد یک سیستم یکپارچه.

یکی از راهکارهای عملی برای برطرف کردن این محدودیت‌ها، استفاده از ابزاری مانند گوگل ‌شیت است.

در این دوره یاد می‌گیرید چگونه یک فایل خام اطلاعات پرسنلی را به یک سیستم گزارش‌گیری ساختاریافته و تحلیلی در گوگل‌ شیت تبدیل کنید.

مسیر دوره کاملاً عملی و پروژه‌محور است. شما:

• فایل اکسل اطلاعات همکاران را در گوگل شیت بارگذاری می‌کنید؛
• یک گوگل‌فرم طراحی کرده و آن را به همان فایل متصل می‌کنید؛
• یک ساختار یکپارچه و پویا برای ثبت اطلاعات ایجاد می‌کنید؛
• ستون‌های کمکی تحلیلی تعریف می‌کنید (وضعیت همکاری، نوع و علت قطع همکاری و …)؛
• با استفاده از Query و یک شیت واسط (Helper)، داده‌ها را برای تحلیل آماده می‌کنید؛
• Pivot Table می‌سازید و اطلاعات مورد نیاز گزارش‌های منابع انسانی را استخراج می‌کنید؛
• داشبوردهای مدیریتی شامل گزارش دموگرافیک، استخدام و خروج طراحی می‌کنید؛
• و در نهایت یک صفحه اصلی (Cover) تعاملی برای دسترسی سریع به گزارش‌ها ایجاد می‌کنید.

در پایان این دوره، شما صرفاً چند نمودار نخواهید داشت، بلکه ساختاری طراحی خواهید کرد که با ورود هر فرد جدید به شرکت، اطلاعات به‌صورت خودکار در گزارش‌ها منعکس شود و با ثبت اطلاعات خروج نیز گزارش‌ها به‌روزرسانی شوند. ساختاری که امکان گزارش‌گیری یکپارچه، سریع و به‌روز را برای تصمیم‌گیری دقیق‌تر فراهم می‌کند.

این دوره مناسب تمام افرادی است که در حوزه منابع انسانی فعالیت می‌کنند (از کارآموزان و کارشناسان تا مدیران منابع انسانی) و می‌خواهند گزارش‌های دقیق، سریع، به‌روز و قابل ارائه به مدیریت تهیه کنند.

این دوره صرفاً آموزش قابلیت‌های ابزار گوگل شیت نیست، بلکه آموزش طراحی یک ساختار گزارش‌گیری در قالب یک سناریوی واقعی منابع انسانی است.