مدیریت زمان

مدیریت زمان : «وقت طلاست» اصطلاحی است که تقریبا همه ما آن را بارها از کودکی شنیده‌ایم و هرچقدر بزرگ‌تر شده‌ایم اهمیت آن را بیشتر درک کرده‌ایم. موفقیت در تمام جنبه‌های زندگی در گروی درک ارزش زمان است. افرادی که وقت خود را تلف می‌کنند، معمولا نمی‌توانند طعم موفقیت را بچشند.

یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که به ما در رسیدن به موفقیت و رضایت در زندگی می‌رساند، مدیریت زمان است. احتمالاً باید بدانید که مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که بتوانید زمان مناسبی را به فعالیت‌های درست اختصاص دهید.

زمان یک مفهوم محدود است بنابراین باید بتوانید آن را به‌صورت بهینه استفاده کنید. مدیریت زمان مؤثر به شما این امکان را می‌دهند که بازه‌های زمانی مشخصی را صرف فعالیت‌های با اولویت بالاتر کنید.

به‌عنوان‌مثال از خود بپرسید کدام فعالیت مهم‌تر است و انجام آن به چه مدت‌ زمانی احتیاج دارد؟ مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها بلکه در زندگی شخصی هم از اهمیت بالایی برخوردار است.

مدیریت زمان شامل موارد زیر می‌شود:

• برنامه‌ریزی مؤثر
• تعیین اهداف و مقاصد
• تعیین مهلت‌های زمانی
• تفویض مسئولیت‌ها
• اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس اهمیت آن‌ها
• صرف زمان مناسب برای یک فعالیت درست

 

مدیریت زمان یک مهارت بسیار مهم است که روی تمام جنبه‌های زندگی شخصی، اجتماعی، شغلی و غیره تأثیر می‌گذارد. آموزش مدیریت زمان مکتب‌خونه به شما کمک می‌کند که بتوانید اهمیت مدیریت زمان را به‌خوبی درک کنید، علل کمبود زمان خود را بیابید و با کمک تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت زمان آن‌ها را برطرف کنید. پس با مکتب‌خونه همراه باشید.

هدف از یادگیری دوره آموزش مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان شما را وقت‌شناس، منظم و سازمان‌یافته‌تر می‌کند. این مهارت حتی مدیریت سایر امور را هم بهبود می‌بخشد. مدیریت زمان مؤثر به شما کمک می‌کند وظایف خود را در چارچوب زمانی تعیین شده انجام دهید که خود این کار روحیه و اعتمادبه‌نفس شما را بهبود می‌بخشد.

رابطه مدیریت زمان و بهره‌وری بر همه مشخص است. با استفاده از این مهارت می‌توانید در کمترین و سریع‌ترین زمان ممکن به اوج موفقیت برسید. اگر بتوانید زمان خود را به‌خوبی مدیریت کنید، میزان بهره‌وری شما به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.

حتی تحقیقات نشان می‌دهد که افرادی که مدیریت زمان بهتری دارند، کمتر در معرض استرس و اضطراب قرار می‌گیرند. همین موضوع هم‌روی بهره‌وری تأثیر به‌خصوصی دارد؛ بنابراین هدف از یادگیری دوره آموزش مدیریت زمان این است که شما بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن، به بهترین نحو ممکن و در آرامش فعالیت‌های خود را انجام دهید و به موفقیت برسید.

دوره آموزش مدیریت زمان مناسب چه کسانی است؟

• کسانی که در برنامه‌ریزی ضعف دارند.
• کسانی که حس می‌کنند هرچقدر کار می‌کنند، بازهم زمان کم می‌آورند.
• تمام کسانی که می‌خواهند زندگی شخصی، شغلی، اجتماعی و ... خود را نظم دهند.
• کسانی که وقت خود را تلف می‌کنند.

بعد از فراگیری دوره آموزش مدیریت زمان چه مهارت‌هایی کسب خواهید کرد؟  

• برنامه‌ریزی و سازماندهی دقیق و صحیح فعالیت‌ها
• مهار اهمال‌کاری و کمال‌طلبی
• انجام کارها با اثربخشی و کارایی بالاتر
• هدف‌گذاری، اولویت‌بندی، زمان‌بندی و تمرکز
• مدیریت انرژی
• کار با نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت زمان

پیش‌نیازها و نرم‌افزارهای لازم برای فراگیری دوره آموزش مدیریت زمان چیست؟

دوره آموزش مدیریت زمان برای تمام افراد در هر شغل، رشته و زمینه کاری مفید و مناسب است؛ بنابراین برای شرکت در این دوره و فراگرفتن آموزش‌های آن هیچ پیش‌نیازی تعریف نشده است.

در این دوره نرم‌افزارهایی برای مدیریت زمان به شما معرفی می‌شود که بهتر است آن‌ها را دانلود و نصب کنید. این نرم‌افزارها عبارت‌اند از:

• To Do list
• Ever Note
• One Note
• Wunderlist

سرفصل‌های دوره آموزش مدیریت زمان چیست؟

دوره آموزش مدیریت زمان شما را به طور کامل با مفهوم مدیریت زمان و اهمیت آن آشنا می‌کند. با گذراندن این دوره می‌توانید علل کمبود زمان خود را در زندگی یا شغل پیدا کنید و با کمک تکنیک‌های مختلف این مهارت آن‌ها را برطرف کنید.

یکی از این علت‌ها اهمال‌کاری است. آموزش مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که با موفقیت با آن مقابله کنید و بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهید. سرفصل‌های این دوره عبارت‌اند از:

فصل اول: مفاهیم پایه

فرایند سازماندهی و چگونگی برنامه‌ریزی برای اختصاص هر زمان به یک فعالیت مهم‌تر را مدیریت زمان می‌گویند.

مدیریت زمان تعاریف گوناگونی دارد که از هرکدام از آن‌ها می‌توانید یک نکته مهم کسب کنید و احتمال موفقیت خود را افزایش دهید.

فصل دوم: عناصر مدیریت زمان

همه ما می‌دانیم که ضعف در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان چه مشکلات فراوانی برایمان به وجود می‌آورد. بااین‌حال، بازهم ممکن است این مشکل را جدی نگیریم و آن را به سایر شرایط ربط دهیم. با گذراندن این فصل اهمیت مدیریت زمان را به‌خوبی درک می‌کنید و با مشکلات و پیامدهای نداشتن این مهارت آشنا می‌شوید.

علل کمبود زمان

تابه‌حال فکر کرده‌اید که همه انسان‌های روی زمین در شبانه‌روز 24 ساعت زمان دارند، اما چرا بعضی به موفقیت‌های بزرگ می‌رسند و بعضی همواره از کمبود زمان اعتراض می‌کنند؟

در واقع مشکلی که بسیاری از افراد با آن روبه‌رو هستند کمبود زمان نیست، بلکه نداشتن مهارت مدیریت زمان است. در این فصل به بیان دلایلی می‌پردازیم که باعث می‌شود یک فرد با کمبود زمان مواجه شود.

رابطه مدیریت زمان با اثربخشی و کارایی

یکی از اهداف مدیریت زمان این است که اثربخشی و کارایی را افزایش دهد. در این فصل با مفهوم کارایی و اثربخشی بیشتر آشنا می‌شوید و درمی‌یابید که مدیریت زمان و بهره‌وری چه ارتباط تنگاتنگی با هم می‌توانند داشته باشند.

المان‌های اصلی مدیریت زمان

مدیریت زمان چهار عنصر اصلی دارد. این عناصر عبارت‌اند از: هدف‌گذاری، اولویت‌بندی، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی و تمرکز. در این فصل به تعریف عناصر مدیریت زمان می‌پردازیم و اهمیت و ضرورت هرکدام از آن‌ها را بیان می‌کنیم.

فصل سوم: اهمال‌کاری و راهکار بهبود آن

یکی از علل کمبود زمان اهمال است. احتمالاً تاکنون برایتان پیش‌آمده است که یک کار مهم را باید انجام بدهید، اما مدام آن را به تعویق می‌اندازید. در این فصل بیشتر در مورد اهمال و چیستی آن صحبت می‌کنیم و ریشه‌های آن را مورد بررسی قرار می‌دهیم. 

راهکارهایی برای مقابله با اهمال

با دانستن ریشه‌های اهمال‌کاری می‌توانید راحت‌تر آن‌ها را برطرف کنید؛ بنابراین در این فصل سعی می‌کنیم اهمال را به‌خوبی به شما معرفی کنیم تا بتوانید آگاهانه با این موضوع برخورد کنید.

مقابله با اهمال‌کاری راه‌های زیادی دارد؛ تکنیک جابه‌جا کردن وظایف ناخوشایند با هم، توجه به نظم شخصی، تغییر عادت و غیره از جمله راهکارهایی است که در این فصل به آن می‌پردازیم.

فصل چهارم: تکنیک‌ها و نکات کاربردی

مدیریت زمان تکنیک‌هایی دارد که با کمک آن‌ها قطعاً این مهارت در شما تقویت خواهد شد. چک‌لیست و جدول برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی، فهرست کردن کارها، روتین روزانه و غیره بعضی از این تکنیک‌هاست که در این فصل به شما آموزش می‌دهیم.

همچنین روش‌هایی را یاد می‌گیرید که می‌توانید با کمک آن‌ها برای آینده خود بهتر برنامه‌ریزی کرده و هم‌زمان با مدیریت زمان، انرژی خود را هم مدیریت کنید.

نکات کاربردی برای مدیریت زمان

در این فصل نکاتی را فرامی‌گیرید که با به‌کارگیری آن‌ها می‌توانید مدیریت زمان خود را تقویت کنید. 

معرفی نرم‌افزارهای مدیریت زمان

برای مدیریت بهتر زمان خود می‌توانید از ابزارها و نرم‌افزارهای مختص این کار استفاده کنید. در این فصل نرم‌افزارهایی را به شما آموزش می‌دهیم که از پرکاربردترین و پرطرف‌دارترین نرم‌افزارهای مدیریت زمان هستند. این نرم‌افزارها علاوه بر مدیریت زمان، به شما در مدیریت پروژه هم کمک می‌کنند.

اهمیت مدیریت زمان، برکسی پوشیده نیست. احتمالاً برای شما هم پیش‌آمده که هنگام انجام فعالیت و یا پیشبرد پروژه‌ای، وقت کم آورده‌اید یا آرزو کرده‌اید که کاش شبانه‌روز بیشتر از 24 ساعت بود. اهمیت مدیریت زمان درست آن جایی مشخص می‌شود که اگر از افراد مختلفی پرسیده شود که از بین منابع موجود و در دسترسشان کدام منبع اهمیت بیشتری دارد؟ احتمالاً زمان را در کنار آب‌وهوا در زمره‌ی پراهمیت‌ترین منابع در دسترس قرار خواهند داد.

اما سؤال‌هایی در اینجا مطرح است که روش‌های مدیریت زمان چه چیزهایی هستند و در واقع چگونه می‌توان از این منبع محدود به بهترین شکل ممکن استفاده کرد؟ آیا نحوه مدیریت زمان درست این‌گونه است که کارهایی متنوع، به‌صورت پشت سر هم و تا آنجایی که امکانش وجود دارد لازم است انجام شود؟ سختی انجام این کارها، کیفیت انجامشان و رضایت درونی ما از انجام این کارها تا چه اندازه بر نحوه مدیریت زمان تأثیر خواهد گذاشت؟

مدیریت زمان چیست ؟

مدیریت زمان به معنای هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های فردی است .مدیریت زمان یکی از با ارزش‌ترین مهارت‌هایی است که شما را در زندگی شخصی و حرفه‌ای به پیش می‌راند.

اگر شما نمی‌توانید زمان خود را به طور مؤثر و درست مدیریت کنید، دیر یا زود دچار هرج و مرج و سرگردانی می‌شوید. زمان، به عنوان یک جنبه مهم و اساسی از زندگی، استحقاق این را دارد که توجه زیادی به آن اختصاص داده شود. تنها اگر هنر مدیریت زمان را یاد بگیریم، زندگی ما تغییرات مثبتی را تجربه خواهد کرد. برای استفاده درست از هر دقیقه از زندگیتان، باید بدانید مدیریت زمان چه تاثیرات مثبتی را به همراه دارد. 

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان  آن‌قدر مهم است که یادگیری این مهارت می‌تواند تأثیر مثبتی بر زندگی حرفه‌ای شما بگذارد؛ در مسائل کاری که ما بیشتر با محدودیت زمانی رو به رو هستیم اهمیت این موضوع بیشتر احساس می‌شود، این که بتوانید وظایف و مسئولیت‌های کاری خود را با مدیریت زمانی مناسب به اتمام برسانید. در اینجا به برخی از مزایای مدیریت زمان نگاهی بیندازیم:

مزایای مدیریت زمان :

• مدیریت بهتر وظایف
• بهره‌وری بالاتر
• سطح استرس پایین‌تر
• تعادل بهتر میان کار وزندگی

با مدیریت زمان به شکلی کارآمد، کارکنان می‌توانند به راحتی ساعت خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. هنگامی که کارها طبق برنامه پیش می‌روند، کارکنان با خلاقیت و انگیزه بیشتری کار می‌کنند و کمتر مستعد فرسودگی و خستگی در محل کار خود هستند. برای اینکه از زمان خود به نحو درست‌تری استفاده کنیم انجام دادن کارهای زیر به شما کمک می‌کند.

اهدافتان را به روش درست تنظیم کنید.

روشی درست و یا اشتباه برای تعیین اهداف وجود دارد. اگر اهداف خود را به روش صحیح تنظیم نکنید، اهداف درستی نخواهید داشت که باعث می‌شود از مسیر درست خارج شوید.

اما اگر به درستی آن‌ها رامشخص کنید. محدودیتی نخواهید داشت و هرچه بخواهید به دست می‌آورید.وقتی که اهداف را به درستی شناختید و درک کردید مطمین شوید که آن را به طرزی قدرتمند و عمیق می‌خواهید، به گونه‌ای که هیچ چیز مانع شما برای رسیدن به هدف نباشد.

به مدت ۷ روز زمان‌بندی خود را به طور دقیق بررسی کنید.

به مدت ۷ روز بررسی کنید که زمان خود را صرف چه چیزی کرده‌اید و چه فعالیت‌هایی انجام می‌دهید. این کار را به کمک یک ساعت یا ضبط صوت انجام دهید و هر ۳۰ دقیقه بررسی کنید چه کارهایی را به پایان رسانده‌اید؟ چقدر زمان به هدر داده‌اید؟ آیا از وقتتان به درستی استفاده کرده‌اید؟ در پایان هفت روز، تمام این ارقام را محاسبه کنید . بیشترین وقت را کجا گذراندید؟ نتایج بدست آمده ممکن است شما را بسیار متعجب کند.

در مدیریت زمان از قانون ۸۰-۲۰ پیروی کنید.

یکی از دیگر راه‌های مدیریت زمان استفاده از قانون ۸۰-۲۰ است که آن را با نام اصل پارتو نیز می‌شناسند.

این قانون توضیح می دهد که۸۰ درصد تلاش‌ها از ۲۰ درصد دلایل آن تلاش‌ها بوجود می‌آیند. این به این معناست که مثلا در مسئله فروش ۸۰ درصد فروش تنها از ۲۰ درصد مشتری‌ها تامین می‌گردد. آن بیست درصد تلاشتان را که ۸۰ درصد نتایج را در بردارند، شناسایی کنید و مقیاس آن را مشخص کنید، این کار را با بررسی دقیق و تجزیه و تحلیل درست انجام دهید. 

عادت‌های اشتباه خود را حذف کنید.

یکی از بزرگ‌ترین دلایل هدر دادن زمان، عادت‌های غلط ما است. این عادت غلط می‌تواند تماشای بیش از اندازه فیلم و سریال‌ها، وقت گذرانی‌های بیهوده در شبکه‌های اجتماعی، بازی کردن، بیرون رفتن و خوش گذراندن بیش از حد با دوستانتان و ... باشد.

این عادات بد اوقات ارزشمندتان را از بین می‌برد. اگر در رسیدن به اهداف بزرگتان در زندگی جدی هستید از وقت خود عاقلانه استفاده کنید و عادات بد خود را کنار بگذارید.

اهدافتان را هوشمندانه برگزینید.(فقط آرزو نکنید، انجام دهید)

روش‌های متفاوتی، چه درست و چه اشتباه، برای تنظیم اهدافتان وجود دارد؟ وقتی اهدافتان، آنطور که باید نتیجه‌بخش نیستند، پس حتما باید رویکردتان را بررسی کنید تا مطمئن شوید چیزی از جا نیوفتاده باشد. اگر به روشی درست هدفتان را برگزینید، بازدهی مدنظرتان چندین برابر می‌شود.

اهداف هوشمندانه مشخص،قابل اندازه گیری، واقع گرایانه و وابسته به زمان هستند. این اهداف ساختار کامل و مستحکمی را به زندگی کاری شما می‌بخشد و شما را برای امروز و فردایتان بهتر آماده می‌کند.

برای مدیریت زمان کارهای مهم را اولویت قرار دهید.

مارک تواین گفته است که " اگر اولین کاری که هر روز صبح باید انجام دهید، خوردن یک قورباغه زنده است، می‌توانید باقی روز را با این آسایش خاطر سپری کنید که بدترین چیزی که ممکن بود به سرتان بیاید، از سر گذرانده‌اید و همچنین اگر دو یا چندین قورباغه برای خوردن دارید اول بزرگترینشان را قورت دهید."

مدیریت زمان و اولویت‌بندی هایتان هر دو دست در دست هم حرکت می‌کنند. وقتی که بدانید قرار است هرکاری چه زمانی انجام شود، بهتر می‌توانید وقت خود را مدیریت کنید. نکته کلی این است که یک کار سخت یا وقت گیر خود را در ابتدا جزء اولویت خود قرار دهید، از به اتمام رساندن خاطر جمع شوید و سپس به سراغ کارهای دیگر خود بروید.

منطقه خود را کشف کنید.

حتماً توجه کرده‌اید که در ساعت‌های مشخصی به اندازه عقاب بر کارتان متمرکز هستید و انرژی شما در بالاترین سطح خود است. این اتفاق زمانی می‌افتد که ذهن شما با شرایط بیرونی هماهنگی دارد. برخی آن را "جریان" می‌نامند و برخی دیگر آ ن را با نام «منطقه» از آن یاد می کند. کشف جریان یا منطقه شما به طور مستقیم در استفاده صحیح از وقت به کمکتان می‌آید. و به شما کمک می‌کند که وقتی در حالت آگاهی مطلوب قرار گرفتید، حس کنید می‌توانید به بهترین وجه ممکن عمل کنید.

اصول مدیریت زمان

1.مشخص کردن چشم­ انداز

کسانی که از زمان استفاده بهینه می‌برند، احساس مثبت و یا اعتماد به نفس دارند و می‌توانند زندگی خود را اداره کنند. قانون کنترل بیان می­کند، شما به اندازه‌ای درباره خود احساس خوب پیدا می‌کنید که کنترل زندگی خود را در اختیار داشته باشید.

اگر فکر نمی‌کنید که در مدیریت زمان عالی هستید اما تظاهر کنید که این­گونه است، این اقدامات، احساسی از داشتن کارایی شخصی به شما می‌دهد. می‌توانید سرانجام اقدامات خود را تغییر دهید و به عادت‌های جدید برسید.

2. انجام یک کار معلوم در زمان مشخص

افرادی خود را موفق می­دانند که برتری محسوسی نسبت به دیگران ندارند. آنها تلاش می­کنند روی انجام یک کار، در یک زمان مشخص، بیشترین تمرکز را بگذارند.

فراموش نکنید ذهن ما قدرت انجام چند کار بصورت هم­زمان را ندارد و اگر هم فردی احساس می­کند که می تواند این کار را انجام بدهد، عملاً تمرکز او  بین چندین کار تقسیم می­شود و  به مرور این تمرکز کاهش می­یابد و نمی تواند اثربخشی لازم را داشته باشد.

3.مشخص بودن  محدودیت­ های زمانی

اگر توانایی انجام کار خاصی یا شروع کاری را ندارید، احتمالاً برای وجود محدویت­ های ضعیفی است که درنظر گرفته ­اید. بعنوان مثال زمانی که برای انجام کاری محدودیت­ های زمانی تعریف کنید،، بیشتر و بهتر برای به سرانجام رساندن آن کار تلاش می کنید تا اینکه برای یک کار، زمان نامحدود بگذارید.

برای غلبه بر به تعویق انداختن کارها، سعی کنید وظایف خودتان را به قسمت­ های مختلف تقسیم کنید و در زمان­ های محدود و کوتاه، هر قسمت را انجام دهید.

4.  استفاده از فهرست کاری بسته

اگر فهرستی از کارها تهیه کنید و آن­ها را مشخص کنید که کار دیگری به آن اضافه نشود، می توانید تمام تمرکز روز خود را بر همان کارها بگذارید بدون اینکه کار جدیدی وارد لیست شود و تمرکز شما بهم بریزد.

شما باید هر کدام از موارد لیست را انجام دهید و آن را از لیست حذف کنید یا خطی روی آن بکشید.

5.  کارهای تصافی را کاهش دهید.

کارهای تصادفی، مواردی هستند که مانع تکمیل کارهای روزانه ما می­شوند و تقریباً غیرقابل حذف هستند. ما روزمان را برای انجام کارهای برنامه ریزی شده شروع می کنیم اما تمایل به توجه به کارهای اتفاقی هم داریم.

ذهن ما علاقه ­مند به توجه به عوامل اطراف دارد، مثلاً این اگر صدای گوشی شما بلند شود، ذهنتان مدام درگیر است که این چه کسی بوده که پیام داده است و تا پیام را چک نکنید آرام نمی شوید. همین اقدام کوچک باعث می شود تمرکز شما به مراتب کاهش پیدا کند و مجبور شوید زمان بیشتری برای کارتان صرف کنید.

6. اتمام کارهای معوقه

شما باید بتوانید کارهای یک روز خودتان را تحلیل و بررسی کنید و اجازه ندهید کارهای روزتان به تعویق بیافتند. اگر اصول گفته شده در قسمت 1 و 2 را رعایت کنید، احتمالاً در این موضوع موفق خواهید بود.

7. علاقه­ مندی و وجود تعهد

تعهدات محدودیت ایجاد می­کنند و شناخت و مشخص کردن این تعهدات، یکی از لازمه­ های تصمیم گیری است. تعهدها می تواند تغییرات جدی در کار و زندگی شما ایجاد کند.

اگر می خواهید فردی متعهد باشید سه سوال از خودتان بپرسید:

•  برای انجام کامل این کار چه باید بکنم و به چه چیزهایی نیاز دارم؟
•  برای متوقف کردن این کار و اقدام، چه کارهایی باید انجام داده باشم؟
•   آیا آمادگی این را دارم که هزینه این تعهد و اجرای کار را بدهم؟

 تکنیک‌های مدیریت زمان

1) حذف فعالیت‌های غیرضروری از مهم‌ترین روش‌های مدیریت زمان

یکی از مسائلی که همه ما انسان‌ها خواسته و یا ناخواسته درگیر آن می‌شویم، صرف زمان اضافه برای فعالیت‌هایمان است که با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توان این فعالیت‌ها را حذف کرد. حذف فعالیت‌های غیرضروری از مهم‌ترین روش‌های مدیریت زمان است که با مدیریت و برنامه‌ریزی درست زمان می‌توان از اتلاف زمان جلوگیری کرد.

چرا که حذف فعالیت‌های غیر ضروری، زندگی شما را سازنده‌تر و ثمربخش‌تر خواهد کرد. هر چیزی که جلو شما را از رسیدن به هدف اصلی خودتان می‌گیرد، می‌تواند غیرضروری باشد. مثلاً اگر هدفتان چک کردن ایمیل است نیاز به صرف 45 دقیقه زمان برای گشتن در شبکه‌های اجتماعی ندارید، البته لازم است تا به این نکته توجه شود که هر انسانی در طول زندگی خود به اندکی تفریح و استراحت نیاز دارد و نباید هر چیزی را به منزله‌ی اتلاف وقت برداشت کرد.

در بحث مدیریت زمان باید کارها در ساعت مشخصی انجام شود بنابراین نباید زمان زیادی را برای کارهای فرعی و غیرضروری اختصاص دهید، چرا که صرف این زمان باعث می‌شود تا کارها و فعالیت‌های مدنظرتان را نتوانید به‌موقع انجام دهید. لازم است تا شما فعالیت‌های ضروری و غیرضروری زندگی خود را مشخص کرده و با انجام چنین کارهایی، نیازهای واقعی زندگی خود را بهتر بشناسید.

2) ریختن طرح و نقشه کارها، پیش از انجامشان

ایده‌پردازی قبل از انجام هر فعالیت و ریختن طرح و نقشه برای انجام آن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است تا روزانه قبل از انجام کارهایتان، به آن فکر کنید و ایده‌های مختلفی که برای انجام آن کار به ذهنتان می‌رسد را سبک و سنگین کنید و بهترین ایده را برگزینید.

اختصاص زمان رانندگی یا پیاده‌روی تا محل کار برای فکر کردن و ایده‌پردازی سبب می‌شود تا قبل از انجام کارهای روزانه خود ایده داشته باشید تا کارهایتان درست انجام شود. در واقع می‌توانید از زمان‌های مرده خود برای فکر کردن در مورد کارهای آینده استفاده کنید. مثلاً اگر قصد دارید تا یک مهمانی برپا کنید، می‌توانید زمانی که در مترو هستید را به ایده‌پردازی برای انتخاب غذای مهمانی اختصاص دهید.

زمان قبل از خواب نیز یکی از مواقعی است که می‌توانید درباره کارهای روز بعد یا روزهای آینده خود اندیشه کنید و روز بعد با ذهنی بازتر و آماده‌تر به سمت محل کار خود روانه شوید. در نظر داشته باشید که زمانی را که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند.

3) انجام چند کار به طور هم‌زمان

برخی از افراد توانایی انجام چند کار به طور هم‌زمان را دارند. این استعداد که شخصی چند کار را با یکدیگر انجام دهد باعث می‌شود که از دیگران جلوتر باشد. اما کسانی هستند که توانایی انجام کارها را به طور هم‌زمان ندارند ولی این روش را در پیش می‌گیرند که همین امر باعث می‌شود که آنان هیچ‌کدام از کارهای خود را به‌درستی به پایان نرسانند و در نهایت از تمام شدن کارها ناامید و مأیوس شوند.

4) تقویت مهارت مدیریت زمان با شناسایی وظایف

در وهله اول، مشخص کردن زمان‌هایی برای انجام کارهای چندوجهی و کارهای تکی بسیار پراهمیت است. برفرض مثال: تکمیل چک‌لیست‌ها در محل کار از کارهایی است که باید به‌صورت چندوجهی باشد تا در زمان صرفه‌جویی شود. اما انجام پروژه‌های ویژه و خاص باید به‌صورت تکی باشد تا در بالاترین سطح انجام شود و حواس و زمان ویژه‌ای به آن اختصاص داده شود.

به بیان ساده‌تر، فعالیت‌هایی که در آن‌ها کیفیت حرف اول را می‌زند و از اهمیت بالایی برخوردار هستند، لازم است تا با تمرکز بالایی انجام شده و به‌صورت تکی انجام شود. اما فعالیت‌هایی که به تمرکز بالا نیاز ندارند و از درجه اهمیت پایین‌تری برخوردارند را می‌توان در کنار یکدیگر انجام داد.

5) کاهش وقفه در حین انجام کارها

بهتر است تا در زندگی خود، عوامل بازدارنده را بشناسید و این عوامل را کاهش دهید. شاید نتوانید از این موارد بکاهید ولی احتمالاً می‌توانید از روش درست برخورد و مواجهه با آن‌ها را مطلع شوید و تغییرشان دهید. برای مثال اگر یکی از دوستانتان فعالیتی را در حین انجام پروژه مهم کاری‌تان به شما داد، پیشنهاد می‌شود تا در ابتدا پروژه‌ای را که شروع کرده‌اید، به پایان برسانید و سپس کار جدید را شروع کنید. البته در برخی از مواقع شرایط به گونه دیگری رقم می‌خورد. بر فرض مثال اگر کارفرمای شما انجام کاری را از شما درخواست کرد اولویت کاری شما کار رئیستان خواهد بود. صرف وقت بیشتر در هر شغلی، چه اداری و چه آزاد سبب تمرکز بیشتر در وظایف کاری و کسب نتیجه‌ی بهتر خواهد شد.

روش‌های گفته شده را می‌توان از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان نام برد اما از آنجایی که در حوزه منابع انسانی هیچ امری قطعی نیست، به دلیل وجود تفاوت در بین انسان‌ها تأثیر روش‌های گفته شده برای هر شخص متفاوت است. شاید حتی روش‌های مدیریت زمان دیگری را بتوان معرفی کرد که بر روی افرادی خاص، تأثیر بالاتری دارند. اما به‌طورکلی  5 روش گفته شده از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان هستند که اکثریت افراد می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند.

بهترین کتاب‌های مدیریت زمان :

افزایش سرویس‌های اجتماعی و گسترش رسانه‌ها باعث حواس پرتی روزانه انسان‌ها شده است. بسیاری از ما کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم و جای خالی مدیریت زمان را در زندگی خود احساس می‌کنیم. در این راستا، کتاب‌های مدیریت زمان کمک شایانی به ما خواهد کرد.

مدیریت زمان و برنامه ریزی از مهم‌ترین فاکتورهای رسیدن به موفقیت است و بسیاری از افراد در این مورد ضعف دارند و نمی‌دانند که چگونه زمان خود را به خوبی مدیریت کنند تا موفق به انجام تمام کارهای خود در طول روز شوند. به همین خاطر تصمیم گرفتیم تا در این قسمت به معرفی کتاب‌های مدیریت زمان بپردازیم.

1.کتاب برنامه ریزی روزانه نوشته شده توسط جان سی مکسول :

یکی از بهترین کتاب‌های مدیریت زمان، کتاب جان سی مکسول است که در حوزه مدیریت زمان و برنامه ریزی روزانه نوشته شده است. جان سی مکسول در این کتاب به معرفی تکنیک‌های برنامه ریزی می‌پردازد.

در این کتاب با رمز موفقیت در برنامه ریزی آشنا خواهید شد. جان سی مکسول، اصول و تکنیک‌های برنامه ریزی روزانه را در سرفصل‌های زیر گنجانده است :

1. نگرش صحیح

2. اولویت بندی

3. سلامت

4. خانواده

5. تفکر سالم

6. تعهد به برنامه

7. امور مالی

8. روابط

9. سخاوت

10. ارزش‌ها

11. رشد

اگر تمام مراحل و کارهای فوق را به طور صحیح انجام دهید، می‌توانید برای زمان خود و برای وقت دیگران  ارزش قائل شوید و روزی موفق داشته باشید. بنابراین اگر می‌خواهید به صورت روزانه و دقیق برنامه ریزی کنید و نهایت استفاده را از زمان خود داشته باشید، مطالعه کتاب فوق را به شما توصیه می‌کنیم.

2.کتاب قورباغه‌ات را قورت بده نوشته شده توسط برایان تریسی :

کتاب فوق یکی از آثار تاثیر گذار برایان تریسی است  که در حوزه  برنامه ریزی تنظیم شده و اسم آن باعث شد که سر و صدای زیادی برپا کند. به همین دلیل است که اسم این کتاب در لیست بهترین کتاب‌های مدیریت زمان قرار گرفته است.

تریسی در این کتاب یک نقل قول از مارک بیان می‌کند و آن این است که " هر روز صبح یک قورباغه زنده قورت دهید؛ با اینکار هیج اتفاق بدی برای شما در طور روز نخواهد افتاد. " به نظر شما منظور مارک و تریسی از این عبارت چیست ؟

اگر نظر ما را بخواهید می‌گوییم که قورت دادن غورباقه یعنی کارهایی را در طول روز انجام دهید که آن‌ها را دوست ندارید. اینکار کمک می‌کند تا کارهای استرس زا و سخت از لیست روزانه‌تان حذف شود و روزتان را راحت‌تر آغاز کنید.

کتاب فوق که در لیست کتاب‌های مدیریت زمان قرار دارد، دارای 21 سرفصل جذاب است و در آن  چندین روش‌ و تکنیک‌ جذاب و کاربردی در راستای برنامه ریزی حرفه‌ای به شما پیشنهاد می‌دهد و شما می‌توانید با استفاده از آن‌ها بر تنبلی غلبه کنید و کارهایتان را در زمانی کوتاه انجام دهید.

3.کتاب مدیریت زمان نوشته شده توسط مارک منچینی :

یکی دیگر از بهترین کتاب‌های مدیریت زمان، کتاب مارک منچینی « Marc Mancini » است که به مخاطبین کمک می‌کند تا مهارت‌های مختلف خود را در حوزه مدیریت زمان تقویت کنند. تقویت مهارت‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را آسان‌تر و در زمانی کوتاه‌تر انجام دهید.

همانطور که می‌دانید زمان محدود است و شما تنها چند ساعت وقت دارید تا مسئولیت‌ها و وظایف خود را انجام دهید و به موفقیت برسید.

بعد از خواندن این کتاب موفق خواهید شد تا محیط کارتان را راحت‌تر مدیریت کنید و بر اوضاع مسلط شوید. هدف  مارک منچینی از نگارش این کتاب، دگرگون سازی زندگی شما است.

4. کتاب قدرت برنامه ریزی نوشته برایان تریسی :

برایان تریسی زندگی را مانند یک سفر تصور کرده و باید در طول این سفر از افکار منفی پرهیز کرد و با برنامه ریزی صحیح، مقصد نهایی را مشخص نمود و برای رسیدن به هدف نهایی باید یک برنامه ریزی دقیق کرد. 

در کتاب فوق با نحوه مدیریت زمان و استفاده صحیح از آن آشنا خواهید شد. همچنین نحوه اولویت بندی کارها، هدف گذاری، توانایی رد کردن کارهایی که از آن‌ها سودی نصیب شما نمی‌شود و … در اختیار شما قرار می‌گیرد.

مجموع تمام مهارت‌های فوق کمک می‌کند تا مهارت‌های کاری و شخصی‌تان را ارتقاء دهید و به موفقیت‌های بیشتری برسید. سرفصل‌های این کتاب به شرح زیر است :

1. هدف و مقصدتان را انتخاب کنید.

2. گرینه‌های پرواز خود را بررسی کنید.

3. طرح پروازتان را بنویسید.

4. برای سفر آماده شوید.

5.  با تمام نیرو و انرژی‌تان حرکت کنید.

6. برای غلبه بر اختلالات، برنامه ریزی کنید.

7. اصلاحات را به طور مداوم انجام دهید.

8. سرعت یادگیری و پیشرفت خود را افزایش دهید.

9. ذهن توانمند خود را فعال کنید.

10. از انجام میانبرها دوری کنید.

11. بر ترس درونی تسلط پیدا کنید.

12. تا زمان رسیدن به موفقیت مداومت کنید.

5. کتاب مدیریت زمان مورچه‌ای نوشته شده توسط مهرنوش خرّم و محمد مهدی دهقان:

همه ما در جامعه‌ای زندگی می‌کنیم که بر پایه اطلاعات استوار است و به اشتباه تصور می‌کنیم که آدم‌ها موفق با ما فرق زیادی دارند. گفتنی است که آدم‌های موفق زمان و وقت زیادی را برای اهداف خود و رسیدن به مهارت‌ها صرف می‌کنند. همانطور که می‌بینید باز رسیدیم به بحث زمان!

کتاب مدیریت زمان مورچه‌ای از دیگر کتاب‌های مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند تا بر روی زندگی‌تان کنترل بیشتری داشته باشید و عمر گران‌بهایتان را الکی هدر ندهید. سرفصل‌های این کتاب شامل موارد زیر می‌شود :

1. داستان یک روز زندگی

2. من نیاز به مدیریت زمان ندارم!

3. قانون پارکینسون در مدیریت زمان

4. زمان کم و کار زیاد

5. اهمیت زمان در پیشرفت ما

6.  اهمیت هدف گذاری

7. اولویت بندی اهداف

8.  پیشنهادهایی برای مدیریت موثر زمان

9.  برنامه ریزی هلکوپتری

10.  زندگی‌تان را در تعادل نگه دارید.

11.  معتادان به کار

12.  دزدان زمان

13.  تکنیک‌های مدیریت زمان

14.  10 گام تا موفقیت 

در فصل‌های فوق یاد خواهید گرفت که همیشه برای انجام کارهای مهم، وقت هست. اما باید ارزش‌گذاری کارها و مدیریت زمان را یاد بگیرید تا زندگی بهتری داشته باشید.

6. کتاب برنامه ریزی روزانه اصل گرایی نوشته شده توسط گرگ مک کیون:

کتاب بعدی که قصد معرفی آن را داریم، کتاب برنامه ریزی روزانه اصل گرایی است. گرگ مک کیون « Greg McKeown » در این کتاب یاد می‌دهد که چگونه فرع را رها کنید و به اصل بچسبید.

هدف اصلی این کتاب تمرکز بر روی انجام کارهای درست است. همین امر باعث شده است که کتاب فوق در دسته بهترین کتاب‌های مدیریت زمان قرار بگیرد و در مدتی کوتاه طرفداران و خوانندگان زیادی پیدا کند.

اگر به دنبال کتابی هستید که به شما کمک کند تا کارایی خود را بالا ببرید و ارزش بیشتری برای کارهای ضروری قائل شوید، کتاب برنامه ریزی روزانه اصل گرایی را به شما توصیه می‌کنیم. بعد از مطالعه این کتاب متوجه خواهید شد که چگونه در زندگی خود ثابت قدم باشید.